Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: KJØP AV BRØD OG BRØDPRODUKTER (FERSKE, IKKE TIDLIGERE FRYST) TIL FENGSLENE I AKERSHUS, OSLO, HEDMARK, OPPLAND OG ØSTFOLD 1 av 9
1. INNLEDNING... 3 1.1 OM OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG... 3 1.2.1 Anskaffelsens formål... 3 1.2.2 Anskaffelsens omfang... 3 1.3 RAMMEAVTALE, OPPDRAG OG VARIGHET... 4 2. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 4 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 2.2 OPPBYGGING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 2.3 OM VEDLEGG 2 - TILBUDSMAPPEN... 4 2.4 SPRÅK... 4 FREMDRIFTSPLAN... 4 2.5 RETTELSE, SUPPLERING OG/ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 2.6 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 2.7 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 3. OFFENTLIGHET OG TAUSHETSPLIKT... 5 4. KRAV TIL TILBUDET... 6 4.1 TILBUDSFORMAT... 6 4.1.1 Innbinding, pakking og merking... 6 4.1.2 Antall kopier... 6 4.2 VEDSTÅELSESFRIST... 6 4.3 TILBUD PÅ HELE ELLER DELER AV LEVERANSEN... 6 4.4 FORBEHOLD OG AVVIK... 6 4.5 TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV TILBUD... 7 5. TILBUDSREGISTRERING OG TILBUDSÅPNING... 7 5.1 TILBUDSFRIST... 7 5.2 LEVERINGSMÅTE OG LEVERINGSADRESSE... 7 6. KVALIFIKASJONSKRAV... 7 6.1 OM KVALIFIKASJONSKRAVENE... 7 7. TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING... 8 7.1 TILDELINGSKRITERIER... 8 8. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 8 8.1 MEDDELELSE OM VALG AV LEVERANDØR OG KARENSPERIODE... 8 9. VEDLEGG... 9 2 av 9
1. Innledning 1.1 Om Oppdragsgiver "Kriminalomsorgen gjennomfører de strafferettslige reaksjonene som blir idømt av domstolene. Kriminalomsorgen er organisert i tre nivåer; Kriminalomsorgsdirektoratet (KDI), fem regionadministrasjoner som administrativt er overordnet lokale fengsler og friomsorgskontor. I tillegg kommer Kriminalomsorgens utdanningssenter (KRUS). Til sammen har etaten 4500 tilsatte og et budsjett på 4,3 mrd. kroner. Nærmere informasjon om Kriminalomsorgen, se www.kriminalomsorgen.no 1.2 Anskaffelsens formål og omfang 1.2.1 Anskaffelsens formål Kriminalomsorgsdirektoratet (heretter kalt KDI) skal på vegne av kriminalomsorgens fengsler i Oslo, Akershus, Hedmark og Oppland og Østfold inngå rammeavtale med en leverandør for kjøp av brød og brødprodukter (ferske, ikke tidligere fryst), se Bilag 2 til rammeavtalen Pris og tilbudsskjema og Vedlegg 3, Virksomhetsoversikt fengslene. 1.2.2 Anskaffelsens omfang Antatt volum på avtalen: Anskaffelsens anslåtte årlige omfang er på om lag 3 millioner kroner og er angitt i Bilag 2 til kontrakt hvor antatt årlig forbruk av hvert produkt er angitt. Det anslåtte omfang vil legges til grunn ved sammenligning av tilbudene. Kategorier av brød og brødprodukter (ferske) Brød hel Brød oppskåret Brødprodukter Kaker Omfanget er utelukkende et estimat og er ikke bindende for kriminalomsorgen. Behovet vil kunne variere fra år til år. Såfremt valg av leverandør også kan tilby leveranser utover de forespurte fylkene (Oslo, Akershus, Hedmark, Oppland og Østfold), skal det være mulighet for andre fengsler å knytte seg til samme avtale med samme betingelser. For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til spesifikasjonen, se Bilag 2 til rammeavtalen - Pris og tilbudsskjema, og Vedlegg 3, Virksomhetsoversikt. 3 av 9
1.3 Rammeavtale, oppdrag og varighet For oppdraget skal det inngås rammeavtale med en leverandør. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Oppdragsgiver skal ha opsjon på forlengelse av rammeavtalen i ytterligere 2 år/1+1, til sammen maksimalt 4 år. Leverandøren skal basere sitt tilbud på rammeavtalen som følger vedlagt, se vedlegg 1. 2. Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å levere tilbud. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dette dokumentet med følgende vedlegg: Vedlegg 1. Rammeavtale m/ bilag Vedlegg 2. Tilbudsmappe Vedlegg 3. Virksomhetsoversikt 2.3 Om vedlegg 2 - tilbudsmappen Vedlegg 2 Tilbudsmappe skal fylles ut og signeres av tilbyder. Dokumentet er ment å gi en oversiktlig fremstilling over all dokumentasjon og informasjon som må være inkludert i tilbudet. Les derfor dette dokumentet nøye. 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også for tilbudet med vedlegg. Fremdriftsplan Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin /TED 11.11.2014 Frist for å stille spørsmål til 15.12.2014 kl. 12.00 konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist 22.12.2014, kl. 12.00 Tilbudsåpning 23.12.2014 Tilbudsevaluering Uke 2 Meddelelse om kontraktstildeling 9.1.2015 Karensperiode 20.1.2015 Kontraktssignering 21.1.2015 4 av 9
Kontraktstart 31.1.2015 For anskaffelsen er det lagt opp til følgende fremdriftsplan. Datoene etter tilbudsfrist er tentative. 2.5 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil gjøres tilgjengelig for alle som har meldt interesse for konkurransen på Doffin/TED. 2.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver oppfordrer leverandøren til å sette seg tidlig inn i konkurransedokumentene og stille spørsmål dersom noe er uklart. Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 2.5 Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til Oppdragsgivers kontaktperson, se punkt 2.8. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har meldt interesse for konkurransen på Doffin/TED. 2.7 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: E-post: Stig Erik Karlsen stig.erik.karlsen@kriminalomsorg.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 3. Offentlighet og taushetsplikt Lov 2006-05-19 nr.16:: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentliglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder om å vedlegge en sladdet versjon av tilbudet (må merkes sladdet tilbud). For hver sladding som gjøres i tilbudet, skal det oppgis en begrunnelse for hvorfor tilbyder mener opplysningen er å anse som en forretningshemmelighet. Kriminalomsorgsdirektoratet kan overprøve tilbyderens sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. 5 av 9
I henhold til offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandør er valgt, ref. offentleglova paragraf 23 tredje ledd. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsformat 4.1.1 Innbinding, pakking og merking Tilbudet skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i ringperm. Tilbudets disposisjon og innhold skal følge strukturen angitt i tilbudsmappen, vedlegg 1 Det skal være skilleark for hvert punkt. Arkene skal ikke være stiftet. Tilbudet skal pakkes i lukket (forseglet) konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: Tilbud brød og brødprodukter (ferske) Adresse som nevnt i pkt. 5.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt. 2.8. 4.1.2 Antall kopier Tilbud skal leveres i originalformat på papir og i en elektronisk versjon. Den elektroniske versjonen skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office 2003- kompatibelt format og leveres på Minnepinne eller annet elektronisk medium. Pris og tilbudsskjema (Kontraktens bilag 2) skal være i excel format, ikke PDF. I tilfelle en eventuell begjæring om innsyn ønsker oppdragsgiver at forhold leverandør mener er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, se pkt. 4, markeres tydelig. Dette kan gjøres i en egen elektronisk versjon, eller slik dette er angitt i tilbudsmappen- vedlegg 2 til dette konkurransegrunnlaget. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 4.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud i henhold til den fristen som fremkommer av side 2 i Tilbudsmappen. 4.3 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 4.4 Forbehold og avvik Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant 6 av 9
vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudsmappen, jf. Vedlegg 2 punkt 5. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 4.5 Tilbakekalling eller endring av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 5. Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen som er angitt i pkt. 2.5. Tilbudsfristen er absolutt. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under. Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Kriminalomsorgsdirektoratet v/stig Erik Karlsen Postboks 344 2001 Lillestrøm Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden kl.08.00 15.00 til følgende adresse: Kriminalomsorgsdirektoratet v/stig Erik Karlsen Skedsmogata 5 2000 Lillestrøm 6. Kvalifikasjonskrav 6.1 Om kvalifikasjonskravene For å være kvalifisert for deltakelse i konkurransen må Leverandøren oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav oppgitt i tilbudsmappen (konkurransegrunnlagets vedlegg 2). Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. 7 av 9
7. Tildelingskriterier og evaluering 7.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor: TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT % Pris Tilbyder skal fylle ut prisskjema. Dette skal gjøres i Excel-skjemaet og legges elektronisk med tilbudet (i tillegg til papirversjon). Det er ikke anledning til å endre skjemaet. Det er tilbyders ansvar å levere et korrekt og komplett 60 tilbud. Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, installasjon, opplæring, godtgjørelser, frakt og lignende). Prisene skal være fritt levert oppdragsgivers oppgitte leveringsadresse. Rabatt øvrig sortiment Vedlegg prisliste på øvrig sortiment 20 Service, kurs og oppfølging Utvalg av produkter som er beregnet på personer med cøliaki, diabetes, laktoseintoleranse og de som har behov for fettfattig diett. Tilbyder skal beskrive hvordan de vil ivareta kunden i avtaleperioden, herunder kundekontakt, kurs, informasjon. Vedlegg produktliste Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 0 er lavest. 10 10 8. Avslutning av konkurransen 8.1 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem Oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en karensperiode fra tildelingen gjøres kjent til kontraktssignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom Oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 8 av 9
9. Vedlegg Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Vedlegg 1: Rammeavtale m/bilag Vedlegg 2: Tilbudsmappe Vedlegg 3: Virksomhetsoversikt 9 av 9