Møteinnkalling Tvedestrand kontrollutvalg Dato: 10.11.2016 kl. 9:00 Møtested: Kommunehuset, datarommet Arkivsak: 15/10154 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: sander.haga.ask@temark.no eller på tlf. 99358599 Vara møter kun på eget varsel. I tillegg møter følgende: Rådmann Jarle Bjørn Hanken sak 28-31/16 Sakskart Side Møteinnkalling 5/16 15/10154-38 Godkjenning av møteinnkalling 10.11.2016 3 Møteprotokoll 5/16 15/10154-39 Godkjenning av protokoll fra møtet 31.08.2016 4 Saker til behandling 28/16 16/13017-1 29/16 15/15516-3 Orientering om andre tertialrapport 2016 - Tvedestrand kommune Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser 5 6 30/16 16/06602-8 Kontroll av boplikten - Tvedestrand kommune 8 31/16 16/13076-1 Orientering om behandling av klager på byggesaker 10 32/16 16/13010-2 Plan for selskapskontroll 2016-2019 Tvedestrand kommune 12 33/16 16/12813-2 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 15 1
34/16 16/12454-1 Møte- og arbeidsplan 2017 Tvedestrand kontrollutvalg 16 35/16 16/03205-9 Orienteringer fra revisor 10.11.2016 19 36/16 16/03169-13 Eventuelt 10.11.2016 20 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 03.11.2016 Svein Hansen For kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 5/16 Godkjenning av møteinnkalling 10.11.2016 Arkivsak-dok. 15/10154-38 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 5/16 Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 5/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 31.08.2016 Arkivsak-dok. 15/10154-39 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 5/16 Protokoll fra møtet 31.08.2016 godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Tvedestrand kontrollutvalg 31.08.2016 Vedlegg til sak Protokoll Tvedestrand kontrol 4
Saker til behandling 28/16 Orientering om andre tertialrapport 2016 - Tvedestrand kommune Arkivsak-dok. 16/13017-1 Arkivkode. 200 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 28/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandler ikke tertialrapporter fra rådmannen, bare årsregnskapet. Som et ledd i å sikre egenkontrollen knyttet til at kommunenes økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmer og vedtak mv. (kommuneloven 77 punkt 7), vil det likevel være naturlig at kontrollutvalget holder seg oppdatert om den økonomiske situasjonen og utfordringer gjennom året. Rådmannen er invitert til kontrollutvalgets møte for å orientere om kommunens økonomi pr. 2. tertial 2016. Vedlegg: - Saksframlegg formannskapet 66/16 andre tertial 2016-2. tertialrapport 2016 Tvedestrand kommune Vedlegg til sak 2 tertialrapport 2016 - Tvedestrand k Saksframlegg formannskapet sak 6 5
29/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser Arkivsak-dok. 15/15516-3 Arkivkode. 217 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 29/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i sak 114/15 i kommunestyret 08.09.2015. Følgende vedtak ble fattet: «Kommunestyret tar rapporten «Offentlige anskaffelser» til orientering. På bakgrunn av revisjonens funn og anbefalinger i rapporten foretar kommunen en helhetlig gjennomgang av sine rutiner på anskaffelsesområdet for å undersøke hvordan man kan sikre at anskaffelsesprosessene blir gjennomført i henhold til regelverket. I dette bør det vurderes iverksetting av nødvendige grep i forhold til ansvarsdeling og kompetansebygging blant innkjøpsaktørene. Det skal lages en plan for gjennomføring av tiltak, som følges opp av kontrollutvalget, første gang senest i november møtet 2015.» Problemstillingene i forvaltningsrevisjonsrapporten var: 1. I hvilken grad tilfredsstiller Tvedestrand kommune lov om offentlige anskaffelser når det gjelder krav til konkurranse ved kjøp under nasjonal terskelverdi? 2. I hvilken grad tilfredsstiller Tvedestrand kommune kravene til kunngjøring ved anskaffelser over nasjonal og internasjonal terskelverdi? 3. I hvilken grad tilfredsstiller Tvedestrand kommune kravene til protokollføring ved anskaffelser over kr. 100 000? Rapporten konkluderte med at Tvedestrand kommune ved flere tilfeller ikke overholdt reglene om offentlige innkjøp. Dette inkluderte manglende dokumentasjon på flere prosjekter, blant annet manglende protokollføring, og ikke tilfredsstillende kunngjøring. Gjennomgående var avtaler foretatt i samarbeid med OFA gjort i henhold til regelverket. I rapporten konkluderer revisjonen etter gjennomgangen med at Tvedestrand kommune, i et overordnet perspektiv, ikke håndterer anskaffelser over nasjonal terskelverdi på en tilfredsstillende møte i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Revisjonen vurderte i rapporten at kommunen heller ikke har en tilstrekkelig praksis for å sikre at grunnleggende krav til konkurranse og protokollføring ved anskaffelser under nasjonal terskelverdi blir håndtert i henhold til regelverket. 6
På bakgrunn av dette kom revisjonen med anbefaling om følgende tiltak: Kommunen bør foreta en helhetlig gjennomgang av sine rutiner på anskaffelsesområdet for å undersøke hvordan man best kan sikre at anskaffelsesprosesser blir gjennomført i henhold til regelverket. I dette bør det vurderes iverksetting av nødvendig grep i forhold til ansvarsfordeling og kompetansebygging blant innkjøpsaktørene. Saksopplysninger: Kontrollutvalget fulgte opp rapporten i møtet 25.11.2015 sak 29/15. I møtet orienterte assisterende rådmann Øyvind Johannesen kontrollutvalget om arbeidet med å følge opp rapporten og kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget ønsket å følge opp rapporten videre i siste møte i 2016. Kontrollutvalget har invitert rådmannen for å orientere om hvordan administrasjonen jobber med å følge opp anbefalingen i rapporten og at lov og forskrift om offentlige anskaffelser blir overholdt i kommunen. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ikke kommet med forslag til vedtak i saken i påvente av administrasjonen sin orientering. 7
30/16 Kontroll av boplikten - Tvedestrand kommune Arkivsak-dok. 16/06602-8 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 30/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fikk en henvendelse fra Lyngør vel v/ Olaf Johan Svendsen datert 07.04.16 hvor de ba kontrollutvalget om å undersøke hvordan kommunen følger opp og kontrollerer boplikten i Lyngør. I kontrollutvalgets møte 15.06.16 orienterte administrasjonen kontrollutvalget om hvordan kommunen følger opp og kontrollerer boplikten i kommunen. Det ble i møtet orientert om kommunen på den tiden arbeidet med fem tilfeller hvor det var mulig brudd på boplikten, hvorav to var i Lyngør og tre på Borøya. Kontrollutvalget fattet på bakgrunn av orienteringen følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning og ber om at boplikt vedtaket blir fulgt opp ovenfor de frem aktuelle tilfellene. Kontrollutvalget ber om en status i arbeidet på siste møte før jul» Saksopplysninger: Kontrollutvalget har fått en ny henvendelse fra Lyngør vel v/olaf Johan Svendsen datert 15.10.16. I eposten som er sendt til sekretariatet mener Svendsen at det er flere tilfeller enn det kommunen har informert om hvor boplikten ikke overholdes. Han stiller også følgende to spørsmål til kontrollutvalget: - Hvor lang utsettelse gis det ved overtak av et hus med boplikt? - Ved meldt flytting er det da reell flytting at vedkommende har sin døgnhvile i Lyngør? Eiendommene han stiller spørsmål ved om har brutt boplikten har følgende gårds og bruksnr: Lyngørsiden: 81/114, 81/118, 81/131, 81/130, 81/119 og 81/75 Holmen/Odden: 82/173, 82/108, 82/9, 82/73 og 82/91 Steinsøya: 80/16 8
Tvedestrand kommune har i dag en delvis boplikt i kommunen. Det er boplikt i Lyngør, på Sandøya og Borøya. Det går frem av konsesjonsloven 6 at boplikten er oppfylt når eieren er registrert som bosatt på eiendommen etter regler fastsatt i eller i medhold av lov om folkeregistrering og forskrift om folkeregistrering 09.11.2007. Hovedregelen er at en person regnes som bosatt der personen har sin regelmessige døgnhvile og oppholder seg minimum 6 måneder av året. Krav om boplikt inntreffer først ved erverv av boligeiendom og man må da skrive under på en egenerklæring der det skal bekreftes at eiendommen vil bli benyttet til fast bosetning etter konsesjonsloven. Har eieren ervervet boligen før boplikten ble innført i kommunen vil ikke eieren bli omfattet av kravene om boplikt. Boplikten gjelder heller ikke på eiendom som er ervervet grunnet slektskap, er registrert som fritidseiendom eller ligger i området ikke er regulert for boligformål i arealplanen. Hvis man overtar en eiendom som er omfattet av boplikt og man ikke ønsker eller kan bo på eiendommen skal det søkes konsesjon hos kommunen innen fire uker etter overdragelse av eiendommen. Søknaden skal sendes til ordfører i den kommunen som eiendommen ligger jf. Konsesjonsloven 12 og 13. Kommunen er forpliktet til å følge opp og kontrollere at boplikten overholdes jf. Konsesjonsloven 17 første ledd. I kommunens årsmelding blir det hvert år lagt ved et vedlegg for oppfølgingen av bopliktsaker. I denne oversikten fremkommer det antall egenerklæringer i kommunen, erverv som er unntatt boplikt grunnet slektskap, antallet egenerklæringer hvor erverver er utenfor slektskap og saker hvor kommunen må kontrollere boplikten nærmere. Denne oversikten er vedlagt saken. Sekretariatet har oversendt henvendelsen fra Lyngør vel til rådmannen og den er også vedlagt saken. Kontrollutvalget har invitert rådmannen til møtet for å orientere om hvordan kommunen har fulgt opp de mulige bruddene på boplikten som ble orientert om i kontrollutvalgets møtet 15.06.16 og den nye henvendelsen fra Lyngør Vel. Rådmannen vil også kunne svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Vedlegg: - Epost fra Lyngør Vel - Oversikt over oppfølging av bopliktsaker. - Forskrift om nedsatt konsesjonsgrense etter konsesjonsloven 7, Tvedestrand kommune, Aust Agder Vedlegg til sak Epost fra Lyngør Vel v/olaf Johan Sve Forskrift om Oversikt over nedsatt konsesjonsgoppfølging av bopli 9
31/16 Orientering om behandling av klager på byggesaker Arkivsak-dok. 16/13076-1 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 31/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: På bakgrunn av en artikkel i Tvedestrandspoten hvor det fremkom at en klage på en byggesak ikke hadde blitt behandlet av kommunen og «blitt liggende i en skuff» har kontrollutvalget et ønske om å bli orientert om kommunens rutiner for behandling av klager i byggesaker. Saksopplysninger: Enkeltvedtak etter plan- og bygningsloven 1-9 og matrikkelloven 46 kan påklages i henhold til forvaltningsloven 28. Det er forvaltningsloven kapittel VI som legger grunnlaget for retten til å klage, klagefrist og saksbehandlingen av klager i byggesaker. Når bygningsmyndigheten har gitt tillatelse eller avslått en søknad kan vedtaket påklages av de som er «part eller annen med rettslig klageinteresse» i saken jf. fvl. 28 første ledd. Frist for å klage på et enkeltvedtak er tre uker etter vedkommende har blitt underrettet om vedtaket eller fra det tidspunktet han burde ha fått kjennskap til vedtaket jf. fvl. 29. For at klagen skal være gyldig må den være fremme hos forvaltningsorganet eller postlagt innen fristen på tre uker. Hvis fristen for å klage har gått ut kan klagen behandles hvis klager ikke er skyld i å ha oversittet fristen eller at det er andre særlige grunner til at klagen bør bli prøvd jf. fvl. 31. En klage skal fremsettes for det forvaltningsorganet som har behandlet saken, være undertegnet av klager eller fullmektig, nevnte vedtaket det klages over og den endring ved vedtaket som ønskes jf. fvl. 32. I henhold til forvaltningsloven 33 skal saksforberedelsen av klagesaker følge forvaltningsloven kapittel IV og V. Dette medfører at kommunen skal underrette øvrige parter i saken om klagen og at kommunen er forpliktet til å foreta de undersøkelser som klagen gir grunn til å undersøke. Et vedtak i en klagesak er å anse som et enkeltvedtak og skal være skriftlig med en begrunnelse av bakgrunnen for vedtaket. Det fremgår av forvaltningsloven 27 at kommunen skal sørge for å underrette partene av en sak så raskt som mulig når vedtaket er fattet. Det er byggesaksforskriften som angir behandlingstiden for klager på byggesaker. Klagesaker skal forberedes av kommunen og oversendes til fylkesmannen så snart saken er tilrettelagt og senest innen 8 uker. Den samme fristen gjelder også hvis kommunen tar klagen til følge og fatter et nytt vedtak. Fylkesmannen skal videre behandle og avgjøre klagesaken innen 12 uker jf. byggesaksforskriften 7-1. Administrasjonen er invitert til kontrollutvalget for å orientere om kommunens rutiner for behandling av klager på byggesaker. 10
Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ikke kommet med et forslag til vedtak i påvente av administrasjonens orientering i saken. 11
32/16 Plan for selskapskontroll 2016-2019 Tvedestrand kommune Arkivsak-dok. 16/13010-2 Arkivkode. 217 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 32/16 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2016-2019 som den foreligger, med følgende prosjekter prioritert: - Lisand Industrier AS - Kommunens overordnede eierskap og eierstyring Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget bestilte utarbeidelsen av plan for selskapskontroll 2016-2019 av Aust Agder Revisjon IKS i kontrollutvalgets møte 08.09.2015 sak 28/15. Kontrollutvalget kom ikke med noen konkrete innspill til plan for selskapskontroll. Gjennom selskapskontrollen fører kontrollutvalget tilsyn med at forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskap fungerer tilfredsstillende (eierskapskontroll), og/eller at selskapet er i samsvar med eiers forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Dette betyr at kontrollutvalget innen utgangen av 2016 må sørge for at det utarbeides en plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden og at planen blir vedtatt av kommunestyret. Saksopplysninger: I forslaget til plan for selskapskontroll har revisjonen utarbeidet en oversikt og foretatt en vurdering av de selskapene Tvedestrand kommune har eierinteresser i. Planen bygger på en risiko og vesentlighetsvurdering av selskapene med sikte på å identifisere behovet for en selskapskontroll i de ulike selskapene hvor kommunen har eierinteresser. Analysen bygger på informasjon om selskapene: vedtekter/selskapsavtale, årsregnskap og årsberetning, tidligere gjennomføre selskapskontroller og offentlige registre mv. Revisjonen har også innhentet informasjon fra kommunens administrasjon. Ved revisjonens prioritering av selskaper har de lagt følgende kriterier til grunn: - Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 12
- Selskapets samfunnsmessige ansvar - Kommunens eierandel - Økonomisk gevinst- og tapspotensial - Kommunens intensjon for eierskapet Analysegrunnlaget for plan for selskapskontroll blir med dette lagt frem for kontrollutvalget. Vedlagt plan for selskapskontroll er ment som et underlagsmateriale i forbindelse med utvelging og prioritering av selskapskontroller i Tvedestrand kommune. Det foreligger nå et utkast til plan for selskapskontroll, i tillegg til sekretariatets forslag til vedtak. Planen skal nå gjennomgås av kontrollutvalget før det går videre til behandling i kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken. Plandokumentet skiller mellom selskapene som faller inn under 80 i Kommuneloven (interkommunale selskaper, og aksjeselskap som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner og/eller fylkeskommuner ev. datterselskap av disse). Disse selskapene har kommunen full innsynsrett i og kontrollutvalget kan gjennomføre selskapskontroller i slike selskap. De selskapene som kommunen har eierskap i, men som ikke faller inn under 80 i Kommuneloven dvs. at det er innsalg av private eierandeler o.l. I disse selskapene har kommunen ikke mer innsynsrett enn de andre aksjonærene. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrenset selskapskontroller med hensyn til i hvilken grad selskapet opptrer i tråd med eierens intensjon, om valg og opplæring av styrerepresentanter skjer etter kommunen sine regler og rutiner, og om rapportering fra selskapet samsvarer med retningslinjer og lignende. Aust-Agder Revisjon IKS har kommet med sitt forslag til plan for selskapskontroll. Det er opp til kontrollutvalget å foreta den endelige prioriteringen av prosjekter og sikre at den er i tråd med kommunestyrets behov. Revisjonen har foreslått å se på følgende prosjekter i plan for selskapskontroll: - Lisand Industrier AS - Kommunens overordnede eierskap og eierstyring Revisjonen vil presentere planen i møtet og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet mener at plandokumentet slik det foreligger er egnet som grunnlag for kontrollutvalgets behandling av saken. Omfanget av selskapskontroll avhenger av avsatte midler til dette formålet. For 2017 har kontrollutvalget foreslått at det avsettes midler til å gjennomføre en selskapskontroll i et selskap. Skulle det være behov for å gjennomføre en forvaltningsrevisjon i et selskap må kontrollutvalget be kommunestyret om ekstra bevilgning. Forslag til vedtak følger revisjonen forslag til plan for selskapskontroll. Diskusjonen i kontrollutvalget er avgjørende for hva som blir endelig valg og prioritering av selskaper og områder for selskapskontroll. Saken er vesentlig med tanke på at selskapskontroll er ett av de lovpålagte områdene som kontrollutvalgets arbeid. For å kunne jobbe planmessig med dette gjennom hele perioden, er det viktig å tenke nøye gjennom hvilke selskaper som velges. På grunn av at det kan skje endringer i forhold knyttet til risiko- og vesentlighetsvurderinger over tid, bør kontrollutvalget be om fullmakt til å endre planen underveis i perioden, slik også forskriften åpner for. 13
Vedlegg: - Plan for selskapskontroll 2016-2019 Vedlegg til sak Plan for selskapskontroll 201 14
33/16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 Arkivsak-dok. 16/12813-2 Arkivkode. 216 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 33/16 Overordnet revisjonsstrategi regnskapsrevisjon 2016 Tvedestrand kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Kommunens revisor skal følge lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i revisjonsarbeidet. De bestemmelser revisor skal følge er i hovedsak: - Kommuneloven med forskrifter - Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner - Internasjonale revisjonsstandarder (International Standards on Auditing - ISA) Revisjon av kommunen utgjør i henhold til forskrift om revisjon to hovedoppgaver: regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Aust-Agder revisjon IKS er valgt som revisor for Tvedestrand kommune og har avtale om å levere disse tjenestene for kommunen. Overordnet revisjonsstrategi 2016 er et overordnet planleggingsdokument for gjennomføring av regnskapsrevisjon i regnskapsåret 2016. Formålet med overordnet revisjonsstrategi er å planlegge tilstrekkelige og effektive revisjonshandlinger for regnskapsrevisjon. Revisjonsstandarden ISA 300 «Planlegging av revisjon av et regnskap» ligger til grunn for vedlagt dokument. Den overordnede revisjonsstrategien, sammen med revisjonens øvrige muntlige og skriftlige rapporteringer, skal dekke kravene som stilles til dokumentasjon av revisjonens prioriteringer innen regnskapsrevisjon. Dokumentet er også en hjelp til å oppfylle kontrollutvalgets tilsyns- og påseansvar overfor revisjonen. Hovedrevisor Ivar Aanonsen vil presentere overordnet revisjonsstrategi i møtet og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Vurdering fra sekretariatet: Overordnet revisjonsstrategi er revisjonens dokument og skal bare tas til orientering av kontrollutvalget. Den vil sikre utvalget bedre forståelse og grunnlag for å ivareta sitt påseansvar overfor revisjonen. Vedlegg: - Overordnet revisjonsstrategi 2016 Tvedestrand kommune Vedlegg til sak Overordnet revisjonsstrategi reg 15
34/16 Møte- og arbeidsplan 2017 Tvedestrand kontrollutvalg Arkivsak-dok. 16/12454-1 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 34/16 Møte og arbeidsplan for kontrollutvalget 2017 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2017: Torsdag kl. 09.00, 16.02 04.05-01.06-21.09-02.12 Saksopplysninger: Sekretariatet legger med dette frem en gen sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget i 2017. Saken skal videre legges frem som en orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon v alle de oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger verkt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å behandle. Kontrollutvalget i Tvedestrand kommune har fem møter i året, fordelt på tre møter på våren og to møter på høsten. Lengden på møtet bestemmes av antall saker som skal opp i møtet. Sekretariatet legger frem forslag til følgende møtetidspunkt og forslag til agenda for 2017: 16
Tvedestrand kommune Kontrollutvalget Møte- og arbeidsplan 2017 Torsdag 16.02.2017 kl. 09.00 - Godkjenning av protokoll og innkalling - Årsmelding kontrollutvalget 2016 - Revisor egenvurdering av uavhengighet 2017 - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Torsdag 04.05.2017 kl. 09.00 - Godkjenning av protokoll og innkalling - Årsregnskap og årsmelding 2016 for Tvedestrand kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport «Barnevernet - Østre Agder» - Statlig tilsynskalender for Tvedestrand kommune 2017 - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Torsdag 01.06.2017 kl. 09.00 - Godkjenning av protokoll og innkalling - Orientering om første tertialrapport - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Torsdag 21.09.2017 kl. 09.00 - Godkjenning av protokoll og innkalling - Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2018 - Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2017 - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Torsdag 02.12.2017 kl. 09.00 - Godkjenning av protokoll og innkalling - Orientering om budsjett Tvedestrand kommune 2018 - Møte og arbeidsplan kontrollutvalget 2018 - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp saker og avholde de møter de ønsker. Det kan være aktuelt å kalle inn representanter fra administrasjonen for å orientere om aktuelle saker/temaer utover de punktene som er nevnt ovenfor. Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Endret regelverk gjør det nødvendig å legge til rette for opplæring og kursvirksomhet for alle medlemmer av kontrollutvalget. Kunnskap om kontrollutvalgets rolle oppgaver og lovverk er nødvendig for å utføre de oppgaver som fremgår av lov og forskrift. Slik opplæring kan skje lokalt (høst og vårkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbud. Kontrollutvalget inviteres årlig blant annet Norsk 17
kommunerevisorforbund (1.-2. februar) og Forum for kontroll og tilsyn (7.-8. juni) sine landskonferanser. Dette er viktige samlinger for å tilføre kontrollutvalgets medlemmer ny kunnskap, og det er en arena der kontrollutvalgsmedlemmer fra hele landet møtes og drøfter saker og arbeidsmetoder. 18
35/16 Orienteringer fra revisor 10.11.2016 Arkivsak-dok. 16/03205-9 Arkivkode. 210 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 35/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. 19
36/16 Eventuelt 10.11.2016 Arkivsak-dok. 16/03169-13 Arkivkode. --- 1 Tvedestrand kontrollutvalg 10.11.2016 36/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret a. Sak 9/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Tvedestrand kommune enstemmig vedtatt. b. Sak 17/16 Kontrollutvalgets størrelse enstemmig vedtatt. c. PS 116/16 Valg, utvidet kontrollutvalg. 2. Neste møte blir 3. Eventuelt a. Henvendelse fra Anne Killingmo om offentlige anskaffelser. Vedlegg: - Brev fra Anne Killingmo om offentlige anskaffelser 20