STYREMØTE Gjennomføring av Strategiplan innkjøp og logistikk 2009-2012 (styresak 128/2008) - status handlingsplan 2009 (styresak 011/2009) - handlingsplan 2010 (styresak 11.12.2009) 23. september 2009
Agenda Status hva er gjennomført Registerte avvik Risikomatrise Tiltak -1-
Status gjennomføring 2009 Hovedmål 2009-2012 Delmål En samordnet og samhandlende bestillerorganisasjon for å frigjøre midler til pasientbehandling 1. Alle anskaffelser rammeavtaler og investeringer over EØS terskelverdi (kr 1,65 ) skal kunngjøres samlet regionalt for gjennomføring i regionale eller nasjonale konkurranser 2. Alle innkjøp/avrop skal gjennomføres i virksomhetens elektroniske innkjøpssystem 3. Forsyningsstrukturen skal optimaliseres med utgangspunkt i aktiv forsyning internt og bruk av felles forsyningssenter eksternt alle helseforetak skal bruke forsyningssenteret som primærleverandør 4. Innkjøpsarbeidet skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke fremkommer avvik i forhold til LOA/OFA 5. Produktråd skal sikre bruk av den samlede fagkompetansen i foretaksgruppen slik at standardisering av varer og tjenester på tvers ivaretar kjernevirksomhetens krav til bruksegenskaper og kvalitet, samtidig som dette er et verktøy for å bidra til standardisering av pasientforløp og et likeverdig helsetilbud for alle Strategisk mål 2009 (jf styresak 69/2007, 128/2008 og 011/2009) Samlet realisert gevinst for innkjøp og logistikk skal være kr 250 mill for 2009 (styresak 069/2007 - gjenstående del av mål om kr 400 mill) -2-
Status (1) elmål 2009-2012 Nøkkelindikator 2009-2012 lle anskaffelser ammeavtaler og investeringer over EØS terskelverdi (kr,65 ) skal kunngjøres samlet egionalt for gjennomføring i egionale eller nasjonale onkurranser Helseforetakene skal ha en avtaledekning på 80 % av totalt innkjøpt volum i kr. Alle investeringer over EØS terskelverdi innenfor IKT, MTU og FDVU skal være gjenstand for regional samordning og anskaffelse gjennom rammeavtaler. Alle anskaffelser med verdi over kr 500.000 skal varsles Helse Sør-Øst RHF for vurdering av regional/nasjonal samkjøring og felles kunngjøring. I 2010 skal enkeltforetak derfor kun unntaksvis kunngjøre anskaffelser over EØS terskelverdi på www.doffin.no - dette gjelder alle typer anskaffelser, unntak er bygg entrepriser. Status/ Prognose 2009 Gjennomførte tiltak Regionale og nasjonale innkjøpsprosjekter har tilrettelagt for et gevinstuttak på ca kr 240 mill (årlig potensial).det forvaltes regionale og nasjonale innkjøpsavtaler for i overkant av kr 3 mrd (årlig verdi).arbeidet med samkjøring av investeringer er startet opp.kpi/nøkkelindikator rapportering er iverksatt gjennom regionalt rapporteringssystem Ikke gjennomførte tiltak Samkjøring av investeringer (spesielt MTU) har ikke latt seg gjennomføre nasjonalt/regionalt.gevinstrealiseri ng i helseforetakene blir i liten grad dokumentert. Risikovurdering måloppnåelse 2012 lle innkjøp/avrop skal jennomføres i virksomhetens lektroniske innkjøpssystem Volum i kr gjennom innkjøpssystem mot volum i kr gjennom leverandørreskontro skal være >90 %.Alle helseforetak skal ha tatt i bruk Norkat innen 30.6.2009 - og lokal drifts-, vedlikeholds- og supportavdeling skal være etablert. Kortløsning til håndtering av direkte småkjøp og til reiseadministrasjon skal innføres i alle helseforetak. Helseforetakenes bruk av innkjøpssystem inngår i KPI-rapportering.Foretaksgruppen (HF og RHF/SP) deltar aktivt i nasjonalt prosjekt for anskaffelse av felles ERP løsning.felles regional varekatalog forvaltes av Sykehuspartner og er tilgjengelig for alle HF. -3- Alle helseforetakene har innkjøpssystemer men bruken er sterkt varierende.effektiv håndtering av elektroniske varekataloger er ikke etablert i alle helseforetak.alt for lang implementeringstid - effektiv implementering av avtaler må videreutvikles.
Status (2) Delmål 2009-2012 Nøkkelindikator 2009-2012 Forsyningsstrukturen skal optimaliseres med utgangspunkt i aktiv forsyning internt og bruk av felles forsyningssenter eksternt alle helseforetak skal bruke forsyningssenteret som primærleverandør Forsyningssenteret er primærleverandør innenfor de varekategoriene som tilbys - >80 % av dette volum skal leveres i denne forsyningskanal.aktiv forsyning skal innføres fullt ut i alle helseforetak. Status/ Prognose 2009 Gjennomførte tiltak Ikke gjennomførte tiltak Risikovurdering måloppnåelse 2012 Ny operatør av Forsyningssenteret er etablert per 1.7.2009.Nytt lager har alle fasiliteter inkludert sterillager.helseforetakene har definert sine krav til leveranser. KPI rapportering etablert (første rapportering 2. tertial). Helseforetakenes bruk av Forsyningssenteret er fortsatt lav.arbeidet med å rulle ut aktiv forsyning i helseforetakene er ikke gjennomgående iverksatt. Alle ledere skal ha bekreftet at de har lest og forstått de etiske retningslinjer for Helse Sør- Øst.Det skal gjennomføres 10 miljørevisjoner hos leverandører årlig fom. 2010.Det skal Innkjøpsarbeidet skal være gjennomføres 10 revisjoner av preget av høy etisk standard der etisk handel fom. 2010.Alle ledere rollen som pådriver for miljøkrav skal ha bekreftet at de har lest og og en etisk leverandørkjede er forstått lov om offentlige tydelig, og der det ikke anskaffelser før godkjenningsrett fremkommer avvik i forhold til (innkjøp, attestasjon, anvisning) LOA/OFA tildeles.alle innkjøp over gitt terskelverdi skal være godkjent av både fullmaktsberettiget linjeleder og merkantilt ansvarlig for anskaffelsen. En person ansatt i RHF per 1.8.09 med ansvar for miljø og samfunnsansvar herunder etikk.etiske retningslinjer revideres høsten 2009.System for sertifisering av innkjøpere/ledere utredes (regionalt/nasjonalt) og planlegges iverksatt for 2010. Revisjoner av leverandører planlegges høsten 2009 og gjennomføres i 2010.HSØ deltar aktiv i arbeid i regi av Helse Vest mht. miljøkrav til innkjøp, og etablering av kompetansesenter på offentlige anskaffelser, i hht. krav i foretaksprotokoll. Konsernrevisjonen registrer fortsatt mye avvik knyttet til innkjøp i helseforetakene.helseforetakene har etablerte fullmaktsstrukturer men delegeringen av innkjøpsfullmakter er uklar og følges ikke opp konsekvensmessig ved avvik (kjøp utenfor økonomiske rammer, regelverk og/eller inngåtte avtaler). -4-
Delmål 2009-2012 Nøkkelindikator 2009-2012 Status/ Prognose 2009 Gjennomførte tiltak Ikke gjennomførte tiltak Risikovurdering måloppnåelse 2012 Produktråd skal sikre bruk av den samlede fagkompetansen i Produktrådene etableres foretaksgruppen slik at fortløpende, antall etablerte standardisering av varer og produktråd inngår i tjenester på tvers ivaretar rapporteringen. Volum i kr på det kjernevirksomhetens krav til anskaffelsesvolum produktrådene bruksegenskaper og kvalitet, behandler inngår i rapporteringen samtidig som dette er et verktøy for å bidra til standardisering av pasientforløp og et likeverdig helsetilbud for alle Produktråd er etablert og deltar aktivt i regionale og nasjonale innkjøpsprosesser.opplæring i LOA/FOA gjennomført for deltakerne. Produktrådene bistår i aktivt markedssøk høsten 2009. Produktrådene er etablert men aktiviteten må forankres sterkere inn mot fagmiljøene i alle helseforetakene. Dette arbeidet må støttes av ledelsen (AD) og fagmiljøene i helseforetakene. Strategisk mål 2009 (jf styresak 69/2007, 128/2008 og 011/2009).Samlet realisert gevinst for innkjøp og logistikk skal være kr 250 mill for 2009 (styresak 069/2007 - gjenstående del av mål om kr 400 mill) kr 250 mill Tilstrekkelig stor innkjøpsportefølje Gjennomført regionale og nasjonale er ikke konkurranseutsatt for å nå fellesanskaffelser med gevinstpotensial på kr målet.(nivå i dag 3 mrd av 12 mrd). 238 mill per 2. tertial 2009 (planperioden I tillegg må gevinster på andre 2008-2009 - var det samlede mål kr 400 områder dokumenteres. Mangler mill). På andre områder er ikke gevinster etablering av gevinster for kr 160 dokumentert. mill (per 2. tertial 2009) Andre tiltak handlingsplan 2009 Styringsgruppe Strategisk forum for Innkjøp og Logistikk (SIL) er etablert og aktiv.det er gjennomført regionalt avrop på konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og kontraktsadministrativt stystem dette forvaltes regionalt av Sykehuspartner.De.t er gjennomført ulike opplæringstiltak (lovverk, ledelse, prosess etc) for personell i helseforetakene.felles KPI rapportering er etablert fra 2. tertial Alle helseforetak har ikke organisert innkjøp og logistikk under felles ledelse med forankring i helseforetakets ledergruppe. Tilbudt bistand fra RHF til helseforetakenes ledelse er ikke blitt omfattende etterspurt. -5-
Gevinstområder innkjøp og logistikk 1. Konkurranseutsetting gir lavere priser. Jo større volum, jo bedre er mulighetene til å oppnå gode priser gjennom forhandlinger. Mye ansvar for dette vil ligge sentralt, men ansvaret for avtaledekning ligger i det enkelte HF (kun om lag 25% av totalt innkjøpsvolum forvaltes i dag sentralt). 2. Styring av avtalelojalitet dvs. at kjøp gjøres ihht. de avtalene man har og man ikke velger andre (og evt. dyrere) leverandører eller artikler fra leverandøren som det ikke er gjort avtale på. Høy avtalelojalitet påvirker muligheten til å oppnå gode priser i markedet. Foretaksgruppen ligger i dag på ca. 50% 1. Høy avtalelojalitet er en forutsetning for å høste gevinstene hentet ved konkurranse. 2. Dette må styres gjennom linjen i det enkelte HF 3. Elektroniske systemer som ikke gjør det mulig å bestille feil gjør styringen enklere 3. Styring av avtaleuttak. Lavere innkjøpspriser uten tilhørende styring av innkjøpsrammer, kan gi utslag i merforbruk i form av forhøyet standard på det man kjøper inn, eller at det kjøpes inn flere artikler innenfor rammen. Det er ikke gitt at dette frigjør ressurser til pasientbehandling. 1. Ansvar for oppfølging av dette ligger i kostnadsstyringen i det enkelte HF. 4. Sortimentsstyring og standardisering. Færre artikler gir lavere forbruk (mindre svinn), lavere lagerkostnader, lavere overhead -kostnader i forhold til personale som må forholde seg til ulike standarder samt bedre styring i forhold til hvilken standard man skal legge seg på (opp mot punkt 3). BU ønsker større grad av standardisering også av vare/tjenester siden dette vil medvirke til likeverdige helsetjenester. I neste omgang vil dette også øke muligheten for bedre innkjøpspriser (flere artikler pr. avtale). Ansvar for dette ligger ved konkurranseutsetting sentralt (produktråd), ellers i linjen i det enkelte -6- HF.
Gevinstområder forts. 5. Effektiv forsyning så få hender som mulig på varene. Så få lager som mulig varene rett fra lager til bruker. -Det er tilrettelagt for dette gjennom forsyningssenteret (bruk styres av HF), kombinert med konsept for aktiv forsyning i det enkelte HF. 6. Effektiv fakturahåndtering mange små bestillinger mot mange leverandører på mange artikler - mange fakturaer. Og høye håndteringskostnader i både klinikk og regnskapsavdeling samt i gebyrer fra leverandører. Det er sentralt tilrettelagt for dette. Men det betinger høy avtalelojalitet og høy bruk av forsyningsenteret, noe som styres lokalt. Styring av bestillerorganisasjonen i det enkelte HF, som tilrettelegges for gjennom formaliserte fullmaktssystemer, bruk av elektroniske innkjøpssystemer og godt forvaltede varekataloger, er viktige verktøy for dette. 7. Effektiv og helhetlig organisering av innkjøpsarbeidet - klar rolledeling mellom HF, Sykehuspartner og HINAS slik at vi får utnyttet de samlede ressursene best mulig og sikrer god og gjennomgående avtaleforvaltning. Det vil startes et utviklingsarbeid nå i høst som skal tydeliggjøre hvilket ansvar som skal ligge på de ulike ledd i verdikjeden. Målet er å ha en innstilling på dette klar til styremøtet i desember. 8. Make or buy dvs. gjøre selv eller sette ut til andre? Bevisst holdning til dette kan også medvirke til gevinstrealisering. Dette området vil imidlertid ikke ha høyest prioritet i strategiperioden, men kan være et virkemiddel på lengre sitk. SÅ LANGT HAR VI BARE MÅLT/DOKUMENTERT GEVINSTER PÅ PUNKT 1. konkurranseutsetting. Det anslås at man i 2010 vil kunne realisere ytterligere 60-80 mnok på konkurranseutsetting av nye områder. KPIer vil gi oss bedre grunnlag for å dokumentere gevinster også på områdene 2-7. Til handlingsplan 2010 vil vi sette kvantitative årsmål for det enkelte gevinstområde. -7-
Risikomatrise regional/nasjonal tilrettelegging Sannsynlighet 1 2 3 4 5 5 Kommunikasjo n av målbildet i strategi og handlignsplan Manglende volum på innkjøpsprosjket er som medfører manglende innkjøpsgevinste r 4 Konsekvens 3 Manglende kapasitet i H INAS/ Sykehuspartner til gjennomføring av innkjøpsprosjketer 2 Kapasitet i RHF til oppfølging av strategi- og handlingsplan NPSS anskaffelse av ERP system - forsinkelser -8-
Risikomatrise lokal gjennomføring og gevinstrealisering i helseforetaket Sannsynlighet 1 2 3 4 5 5 Manglende oppfølging av delegerte bestillingsfullmakter og fullmaktsstruktur Styrin g av bestillerorganiasjon 4 Utrulling av aktiv forsyn ing Manglende avtalelojalitet Lav bruk av forsyningssenteret Manglende gevinstrealisering Konsekvens 3 Ikke planer for investeri nger (ku n nødkjøp) En strategisk forankret felles ledelse for innkjøp og logistikk 2 1-9-
Noen vurderinger Noen generelle utfordringer Eierskap til strategi- og handlingsplan (ledelse i HF) Styring av bestillerorganisasjonen (ledelse i HF) Gjennomføring av anskaffelsesprosjekter (foretaksgruppen/nasjonalt: prosesser kapasitet/kompetanse) Faglig medvirkning og eierskap (foretaksgruppen) Gjennomgående: manglende kapasitet og kompetanse (foretaksgruppen) Noen moment Gjennomføring av strategi- og handlingsplan er basert på en nasjonal/regional tilrettelegging med gjennomføring og gevinstrealisering i det enkelte helseforetak sin drift Alle premisser for tilrettelegging og gjennomføring er ikke på plass Styring av bestillerorganisasjonen er fortsatt en stor utfordring både for omdømme og kostnadsstyringen i helseforetakene; det oppleves fra innkjøpsorganisasjonene i HF at det settes av for lite ressurser til oppfølging av bestillersiden i helseforetakene Mobilisering av ressurser (kompetanse og kapasitet) til anskaffelser er en løpende utfordring -10-
Tiltak inn mot handlingsplan 2010
Realisere det vi allerede har sagt vi skal gjøre, og måle om vi når resultatene Vi er et halvt år inne i handlingsplanen. Etablering av KPI er og klare gevinstmål på alle virkeområder, er sentralt for å motivere til gevinstrealisering. Bortsett fra ytterligere tilrettelegging av prisgevinster gjennom flere regionale/nasjonale avtaler, ligger hovedutfordringen på god virksomhetsstyring i det enkelte HF. DETTE HANDLER OM GJENNOMGÅENDE LEDELSE OG GOD VIRKSOMHETSSTYRING I DET ENKELTE HELSEFORETAK Lokale innkjøp/bestillinger er hovedutfordringen. Fullmakter må formelt delegeres og følges opp for å sikre god økonomistyring og gjennomføring av innkjøp i henhold til lover og forskrifter. Dette er styrings- og omdømmemessig en stor utfordring. Organisering først system etterpå (med gode systemer kan man ha flere bestillere). Nye og bedre systemer er ikke avgjørende for gjennomføring og gevinstrealisering, men de vil kunne hjelpe. -12-
Etablere en helhetlig og effektiv totalorganisering av innkjøpsområdet Arbeidet med innkjøp og logistikk følger 3 hovedløp Anskaffelse (kontrakter, konkurranser og rammeavtaler avtaleforvaltning og gjennomføring) (regionalt/nasjonalt) Aktiv forsyning (bestilling og mottak av varer/tjenester) (lokalt) Betaling (faktura- og regnskapsarbeidet) (lokalt i dag, egnet for fellestjeneste regionalt/nasjonalt som del av NPSS) Oppgavene gjennomføres innenfor 4 ulike områder/nivåer 1. Service og støtte til klinikk må skje lokalt, underdimensjonert i dag 2. Kontraktsarbeidet nasjonalt, regionalt, lokalt 3. Internkontroll og kostnadsstyring må skje lokalt 4. Systemforvaltning vedtatt nasjonalt som del av innføring av NPSS Det er igangsatt et arbeid for å vurdere hvordan innkjøpsarbeidet kan organiseres best mulig totalt sett (ifht. ansvar HF, SP, HINAS/LIS) for best mulig utnyttelse av ressurser og best mulig tilrettelegging for gevinstrealisering -13-
Diskusjon -14-