RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 27.05. 2014 Møtetid: Kl. 10.00 16.00 Møtested: Røyrvik kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Møtet er åpent SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 010/14 Referatsaker 011/14 Orientering fra Rådmannen 012/14 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens regnskap og årsberetning 2013 013/14 Forvaltningsrevisjon / samhandlingsreformen 014/14 Rapport etter besøk ved ROS Sak 014/14 behandles i lukket møte, jf koml. 31.2 og fvl. 13 Steinkjer, den 20.05. 2014 Solveig Haugen (sign.) Leder Jorunn Sund Kontrollsekretær Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 95985828 e-post: jorunn.sund@komsek.no
SAK 010/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget 27.05. 2014 Jorunn Sund 010/14 424-1739-5,3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1. Direktoratet for Avslutning av overgangsordning i vedlegg mineralforvaltning mineralloven 2. KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 3. KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 4. KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotatet fra årsregnskapet 2013 vedlegg SAK 011/14 ORIENTERING FRA RÅDMANN Kontrollutvalget 27.05. 2014 Jorunn Sund 011/14 424-1739-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Viser til gjenstående punkt fra møte den 27. 01.14 sak 04/14 punkt 4 saken: Hva er kommunens regler og rutiner for midlertidige ansettelser og vikariater i skole og oppvekst? Utlysning av vikariat internt og eksternt, tilsetting uten utlysning. Tillitsvalgs medvirkning. Utvidet vandelsattest, intervju, referanseinnhenting. Det gjenstår for rådmannen å utdype og informere kontrollutvalget i forhold til prosedyrer rundt ansettelse ved skole og oppvekst.
Vedtak fra siste møte: Bruk av vikarer/midlertidige ansettelser ved skole og oppvekst? Kontrollutvalget gis orientering om dette i neste KU møte 12.mai 2014 Vurdering Det er viktig at kontrollutvalget og rådmannen har en god dialog. Kontrollutvalget vil be rådmannen orientere i enkelte saker etter behov. Det vil gi kontrollutvalget bedre innblikk i egen kommunen. SAK 012/14 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNES REGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2013 Kontrollutvalget 27.05. 2014 Jorunn Sund 012/14 424-1739-7,8 Formannskapet Kommunestyre. Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Røyrvik kommunes årsregnskap for 2013. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Røyrvik kommunes årsregnskap for 2013. 2. Negativ revisjonsberetning til årsregnskapet for 2013fra datert 22.04.14 3. Nr. brev nr. 2; For sent avlagt regnskap 22.04.2014 4. Revisjonsberetning 2013 datert 21.05.14 5. Røyrvik kommunes årsregnskap for 2013 utsendt fra kommunen 6. Røyrvik kommunes årsberetning for 2013 utsendt fra kommunen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner
3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet ses i sammenheng med kommunens årsmelding - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og for hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2013 Regnskapet er gjort opp i balanse. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis kr. 79 867 568 og kr. 78 299 515 tusen, noe som ga et brutto driftsresultat på kr 1 568 52 kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall (alle tall i 1000 kr) Regnskap 2013 Budsjett 2013 Regnskap 2012 Til fordeling drift 50.649.270 57.449.524 51.807.520 Netto 269.612 6.052.424 1.987.463 driftsresultat Bruk av tidligere 9.517.669 15.124.424 12.246.813 års avsetninger Årets avsetninger 9.787.281 9.072.000 10.259.350 Regnskapsmessig 0 0 0 mindre forbruk Investeringsregnskapet for 2013 Investeringsregnskapet for 2013 er gjort opp i balanse med et en sum på kr. 2.826.697,- Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den 21.05. 2014. Årsregnskapet for Røyrvik kommune som viser kr 50.649.270,- til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk kr 0.- Revisor mener at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk. Om frister for årsavslutningen Følgende frister gjelder, jfr. Forskrift om årsregnskap og årsberetning og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars.
Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsberetningen Kommunens årsberetning for 2013 redegjør for kommunens drift og aktivitet gjennom året. Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet / kommunerådet eller fylkesutvalget / fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret / fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Røyrvik kommunes årsregnskap for 2013 er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor la fram sin uavhengighetserklæring og revisjonsstrategien for kontrollutvalget den 16.09. 2013 sak 011/ 13 for regnskapsåret 2013. Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt revisjonsforskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og kap. 6 (krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter og eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollutvalget også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Revisjonsberetningen er avgitt uten merknader og forbehold. Saksbehandler har intet å bemerke utover revisors beretning. Vil likevel poengtere at revisjonsnotatet for 2013 hadde noen poengteringer i de forskjellige regnskapspostene i regnskapet, men dokumentet skal ikke besvares av rådmann før 20.juni 2014.
Det anbefales at kontrollutvalget avgir en uttalelse i tråd med forslaget gitt i vedlegg. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet følger vedlagt. SAK 013/14 FORVALTNINGSREVISJON / SAMHANDLINGSREFORM ØNSKE OM OMPRIORITERING Kontrollutvalget 27.05. 2014 Jorunn Sund 013/14 424-1739 Kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget ber kommunestyret vedta en endring av innstilling vedtar endring i plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: 1. 2. 3. 4. 2. Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering Vedlegg Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert 24.02.14 Ikke trykte vedlegg ikke vedlagt. Saksopplysninger Selve planen for forvaltningsrevisjon for 2012-2015 ble behandlet i kontrollutvalget den 29.05. 2012 som sak 015/12. og vedtatt i kommunestyret, den 30.08. 2012 som sak 51/12. 1. Økonomirapportering, rutiner og oppfølging 2. Helse og omsorg vinkling mot samhandlingsreformen 3. Kommunal eiendom Oppfølging av vedlikeholdsplaner. Hva skjer med overflødig bygningsmasse. I kommunestyre ga kontrollutvalget fullmakt til å kunne gjøre endringer og omprioriteringer i vedtatt plan om forvaltningsrevisjon for 2012 2015. Bakgrunnen for kontrollutvalgets vedtak vil være å sikre en effektiv utnyttelse av ressurser, med økt kvalitet på prosjekte i den enkelte kommune. KomRev Trøndelag IKS har ut fra ønske, behov og nødvendighet vurdert forvaltningsrevisjon av samhandlingsreformensom som et felles bestillingsprosjekt for Lierne, Grong Høylandet
Namsskogan og Røyrvik. KomRev ber om at det blir foretatt nødvendig rulleringer slik at det neste prosjektet omhandler samhandlingsreformen Vurdering Forvaltningsrevisjon er et godt verktøy for å sikre at kommunen etterlever lov, forskrift og egne vedtak, og med gode forvaltningsrevisjonsprosjekter vil det kunne oppnås en enda mer effektiv og målrettet virksomhet. Vi tror også at ved å samordne prosjektet i disse kommunene vil gi en gevinst i form av effektivitet og økt kvalitet. Det fremgår klart av kontrollutvalgsforskriften at virksomheten skal vurderes på et overordnet nivå, og at temaer og problemstillinger skal vurderes mot hverandre ut fra vesentlighet og risiko for avvik. Saksbehandler er av den oppfatning at KomRev Trøndelag IKS sitt notat av 24.2.14 legger et godt grunnlag for de vurderinger kontrollutvalget må gjøre ved utvelgelse av aktuelle områder som bør gjøres gjenstand for forvaltningsrevisjon. Saken legges frem for kontrollutvalget med forslag til prioritering. SAK 014/13 RAPPORT ETTER BESØK VED «ROS» Kontrollutvalget 12.05. 2014 Jorunn Sund 424-1739-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar besøket ved ROS til orientering. Vedlegg Sendt i eget brev til kontrollutvalget. Ikke offentlig, jfr. 14 og 16 i off.loven. Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget gjennomførte den 10.03. 2014 besøk ved «ROS» Røyrvik omsorgssenter. Ved besøket deltok 2 av kontrollutvalgets faste medlemmer, og utvalgets sekretær. Besøkene var delt i 3 sekvenser: 1. Møte med avdelingsleder for Helse og omsorg. 2. Møte med avdelingssykepleier, tillitsvalgte og vernetjenesten. 3. Møte med brukere / pårørende og ev. eldrerådet. Kontrollutvalget fikk en god orientering fra alle ved «ROS» KU fikk svar på spørsmål de ønsket å få svar på. I tillegg fikk kontrollutvalget omvisning ved ROS.
Besøket var ikke et formelt tilsynsbesøk, men ga kontrollutvalget nyttig informasjon og kunnskap. Brukere, pårørende og ansatte var positivt til besøket fra kontrollutvalget. Vi fikk et innblikk i hverdagen sett fra brukernes og ansattes ståsted. Beboerne var meget godt fornøyd med god norsk mat, et høydepunkt i hverdagen for mange. Vurdering Kontrollutvalget oppfordret til dialog og samarbeid med de som kan bidra til å løse utfordringer om det gjelder arbeidsmiljø, aktivitet i beboernes hverdag. Saksbehandler legger saken frem for kontrollutvalget til diskusjon.