Noen momenter til en gjennomgang av Universitetsbibliotekets økonomi og organisering

Notat Til Universitetsdirektøren Fra Bibliotekdirektøren Noen momenter til en gjennomgang av Universitetsbibliotekets økonomi og organisering Innledning De siste årene har det skjedd store endringer i Universitetsbibliotekets tilbud og tjenester. Vi ser et UB i vekst, med økning på alle de viktigste aktivitetsindikatorene. Bruken av elektroniske tjenester har økt kraftig. Ressursbruken til manuelle rutiner i forbindelse med registrering og utlån av litteratur er redusert, mens det benyttes vesentlig større ressurser enn før til opplæring og annen direkte brukerkontakt. Overgangen til elektroniske ressurser har også ført til at presset på UBs mediebudsjett har økt betydelig de senere år. Arealer til litteraturformål kan reduseres i takt med digitaliseringen, mens behovet for arealer til læringssenterformål øker. UBs utgangspunkt er at bibliotekets tjenester til enhver tid må være tilpasset brukernes og UiBs behov, samt være i tråd med den rådende utvikling både innenfor fagene og utviklingen innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. UB får også stadig større oppgaver innenfor forskningsdokumentasjon, digitalisering og formidling. Dette er oppgaver som krever tett kontakt både med berørte fagmiljøer, og med andre avdelinger ved UiB som Forskningsavdelingen, Utdanningsavdelingen, Formidlingsavdelingen og IT-avdelingen. UB har også en spesialsamling med bilder, håndskrifter, antikvariske bøker, kart og aviser. Figur 1 nedenfor gir en grov skisse av hvordan UBs ressurser fordeles mellom disse ulike delene. Figuren angir også at innenfor UBs rammebudsjett kan det være vanskelig å prioritere mellom de ulike delene i forhold til det oppdraget som er gitt ut fra UiBs prioriteringer. En satsing på læringssenter innenfor UBs eget budsjett vil nødvendigvis måtte gå utover tilgang til fag- og forskningslitteratur og vise versa. Dette må tas hensyn til i en mulig fremtidig modell for fordeling av midler til UB. Universitetsbiblioteket som læringssenter UiB har som ett av sine mål å bedre læringsmiljøet for studentene og peker på UBs læringssentre i den sammenhengen. Det er antatt at tilgangen til digitale informasjonsressurser kan bidra til en isolering av brukere. Som en konsekvens vil de søke steder hvor de kan samhandle med hverandre 1. Den digitale utviklingen kan dermed føre til at etterspørselen etter bibliotekets arealer øker 2. Dette ser vi allerede ved UiB hvor biblioteket har utviklet seg til å bli en viktig fysisk arena for læring og kulturell utvikling, spesielt for studenter. Brukerundersøkelsen som UB gjennomførte våren 2009 viser at studentene ønsker seg flere arbeidsplasser i biblioteket, både stille arbeidsplasser og gruppearbeidsplasser. 1 Academic Libraries: Social or Communal? The Nature and Future of Academic Libraries http://tinyurl.com/d3kg9z 2 http://www.ub.uib.no/felles/dok/strategi/rapport_fra_fremtidsgruppen.pdf, (s. 11) 1

Figur. 1. UBs funksjons- og oppgaveinndeling Opplæring i informasjonskompetanse står sentralt i UBs læringssentermodell. Informasjonskompetanse kan defineres som evnen til å vite når og hvor man finner informasjon, og hvordan man vurderer, bruker og kommuniserer informasjonen på en etisk måte 3. Universitetsbiblioteket skal, i følge UiBs strategi, bidra til opplæring og undervisning for at studenter skal kunne finne fram til relevante ressurser og vite hvordan disse kan brukes i forskning og utdanning. Dette er en etterspurt og nødvendig kompetanse i utdanning, forskning, næringsliv og ellers i samfunnet. På dette feltet har det de senere år vært en sterk utvikling. Antall undervisningstimer (organisert brukeropplæring) på UB har økt fra 150 i 2001 til 1.163 i 2009 (Figur 2). 3 CILIP, 2009 2

1 400 Figur 2: Brukeropplæring (antall undervisningstimer) 2001-2009 1 200 1 000 800 600 400 200 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 En sammenlikning med UB Oslo viser at UB Bergen har hatt en sterkere økning i mengden formalisert brukerundervisning enn Oslo, og ligger høyest av de fire gamle universitetsbibliotekene i 2009 (figur 3) 4. 14,0 Figur 3: Antall timer per årsverk brukt til formalisert brukerundervisning (Oslo-Bergen) 12,0 10,0 8,0 6,0 Bergen Oslo Trondheim Tromsø 4,0 2,0 0,0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 UB har ved flere fakultet blitt en del av det helhetlige læringsmiljøet ved institusjonen ved å tilby kurs, seminarer og undervisning som en integrert del av studentenes studieprogram på alle nivåer, bl.a. som en del av kvalifikasjonsrammeverket. Omfang av denne virksomheten, herunder samhandling og arbeidsdeling mellom fagmiljø og bibliotekansatte, må utredes. Biblioteket har videre som oppgave å bidra til at studentene får et godt og helhetlig læringsmiljø, dette er et ansvar vi deler med fakultetene, og samarbeidet på dette feltet bør intensiveres. 4 http://www.ub.uib.no/felles/dok/strategi/kval-indik-ubb-ubo-ubit-ubtoe-2003-09.xls - indikator 7 3

Betydningen av læringssenter og rollen UB skal ha når det gjelder det fysiske arbeidsmiljøet til studenter (spesielt lavere grads studenter) bør utredes med tanke på en satsing på læringssenter på bekostning av tradisjonelle lesesalsplasser 5. Omfang av undervisning og opplæringsvirksomheten innenfor informasjonskompetanse ved UB, herunder samhandling og arbeidsdeling mellom fagmiljø og bibliotekansatte, må utredes. Mediebudsjettet Mediebudsjettet er de ressursene som brukes årlig til å opprettholde og videreutvikle UBs samling av fag- og forskningslitteratur. Biblioteket er en viktig formidler av informasjon og kan sees på som en viktig infrastruktur for forskning og utdanning. Dette omfatter også UBs ansvar som forvalter og formidler av vitenskapelige arbeider. Mediebudsjettet kan ha betydning for hvordan UiB rangeres på internasjonale rankinglister 6. Dersom Universitetet i Bergen skal kunne nå sin målsetning om å være et internasjonalt synlig forskningsuniversitet, må biblioteket ha faglig relevante samlinger og kunne skaffe det aller meste av elektroniske informasjonsressurser. Denne målsettingen vanskeliggjøres av at prisstigningen på litteratur, særlig tidsskrifter, i mange år har vært høyere enn den generelle prisstigningen ellers. I tillegg har ugunstige valutasvingninger og merverdiavgift på elektroniske ressurser bidratt til å gjøre situasjonen vanskeligere. Ved overgang til elektroniske litteraturtilbud har leverandørene i stor grad gått over til å lisensiere innholdet i pakker. Dvs. biblioteket kjøper/abonnerer på adgang til en samling elektroniske bøker eller tidsskrifter og ikke som tidligere at man kjøper/abonnerer på enkelttitler. Prismodellene fra leverandørene gjør at det sjelden svarer seg å kjøpe enkelttitler av tidsskrifter i stedet for pakker der titlene inngår. Også for bøker ser vi lignende tendenser. Dette har resultert i at det elektroniske tidskrifttilbudet i stor grad består av et antall sentrale pakker, som samlet omfatter et betydelig antall flere tidsskrifttitler enn hva vi tidligere hadde i trykt form. Med en økende andel av lisensierte elektroniske ressurser, blir det mye likt innhold i bibliotekene. Dette er et gode for forskerne. I tillegg til å ha tilgang til de samme forskingsressursene i elektronisk format ser vi det som en stor fordel at UB Bergen kan ha de samme sentrale trykte forskingsressurser som de andre norske universitetsbibliotekene. Tidsskriftpakkene er imidlertid blitt så omfattende at det nå er svært vanskelig, for ikke å si umulig, for biblioteket å si opp pakkene uten at det vil få betydning for store deler av forskningsmiljøene ved UiB. Pakkene har også som nevnt hatt en større prisstigning enn den generelle prisstigningen, og biblioteket har kommet i en pressituasjon der vi bl.a. har måtte redusere bokkjøpet for å unngå å si opp noen av tidsskriftpakkene. 5 Jf. utredningen Bedre arealutnyttelse ved UiB, som var vedlegg til Universitetsstyresak 8 2010, Innføring av ny ordning for internhusleie ved UiB. 6 http://www.hsv.se/download/18.3127d9ec12496ad89237ffe857/0927r.pdf#search='ph.d%2a' (s. 65) 4

Figur 4: Andel av institusjonens utgifter brukt på lønn og innkjøp/tilgang i biblioteket 2,80 % 2,70 % 2,60 % 2,50 % 2,40 % 2,30 % 2,20 % 2,10 % 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Svært mye av forskningen ved UiB er eksternt finansiert, og driver mye av fagutviklingen. Nye forskningsfelt knyttes til universitetet, og disse trenger tilgang til relevant litteratur. Mye tyder på at UBs samlinger ikke dekker viktige tverrfaglige områder som f.eks. klimaforskning og geobiologi. I tillegg har vi nå tydelige problemer med å følge opp det store behovet humaniora etter hvert har for tilgang til elektronisk faglitteratur. Dette fordi UB de senere årene ikke har fornyet samlingene sine i særlig grad, men stort sett har opprettholdt status quo. Avstanden mellom forskningsfronten og det UB tilbyr, er i mange tilfeller for stor, spesielt innenfor nye og tverrfaglige områder. Når det gjelder UBs elektroniske ressurser og bruken av disse, har Bergen høyest antall nedlastinger pr bruker, og samtidig lavest egendekningsgrad for trykt materiale av de fire gamle UB-ene 7. Dette er en utvikling som må overvåkes nøye, da det kan bety at deler av UBs trykte samlinger står i fare for å bli utdaterte og dermed lite relevante for fagmiljøene. Betydningen av tilgang til fag og forskningslitteratur for et universitet som tar mål av seg å være et internasjonalt synlig forskningsuniversitet bør reflekteres i hvordan mediebudsjettet håndteres ved UiB. 7 Kvalitets- og resultatindikatorer sammenligning mellom de fire gamle universitetsbibliotekene, indikator 12 og 6. http://www.ub.uib.no/felles/dok/strategi/kval-indik-ubb-ubo-ubit-ubtoe-2003-09.xls 5

80,0 Figur 5: Antall elektroniske fulltekstdokumenter lastet ned per bruker i målgruppen 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 Bergen Oslo Trondheim 20,0 10,0 0,0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 97,0 % Figur 6: Andel av bibliotekets utlån til egne brukere som dekkes fra egne fysiske samlinger (egendekningsgrad) 96,0 % 95,0 % 94,0 % 93,0 % 92,0 % Bergen Oslo Trondheim Tromsø 91,0 % 90,0 % 89,0 % 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Forskningsdokumentasjon, -formidling og spesialsamlingene UB har en viktig rolle som tilgjengeliggjører og formidler. Først og fremst må biblioteket tilby tilgang til ny og relevant faglitteratur. Universitetsbiblioteket har samtidig et kulturbevaringsansvar for de historiske samlingene biblioteket forvalter. Biblioteket må derfor også formidle eldre materiale, bl.a. i form av digitale arkiv (backfiles) og ulike former for spesialsamlinger. Formidling fra egne samlinger er en viktig oppgave for en institusjon med store kulturhistoriske samlinger. Biblioteket disponerer i tillegg manuskripter, fotografier, sjeldne bøker og trykk, forskerarkiv og åpne institusjonelle arkiv som er unike for UiB og som speiler UiBs faglige aktivitet. Ved UB bidrar særlig Avdeling for spesialsamlinger til digitalisering av verdifullt materiale. 6

Biblioteket formidler informasjon via ulike system: På Mi side, på intranett og på eksternweb BIBSYS biblioteksystem (som er under utskifting) Bibliotekportalen, som gir muligheter for å finne igjen både lisensiert og gratis informasjon på nett, bl.a. databaser og tidsskrifter BORA, for å gjøre forsknings- og studentarbeider fra UiB fritt tilgjengelig Frida og det nye systemet for dokumentasjon av forskning, kalt Cristin Billedsamlingens database over bilder Universitetsbiblioteket har på denne måten samlet og gjort tilgjengelig store mengder grunnlagsinformasjon, og dette er nødvendig for at UiB kan videreutvikle seg som et internasjonalt synlig forskningsuniversitet. UB utfører også bibliometriske analyser på publikasjonsresultatet, slik at en kan se utviklingstrender, og identifisere både forskningsmiljøer av høy kvalitet, og miljøer med forbedringspotensiale. En del av UBs virksomhet er organisert som prosjekter, ofte i samarbeid med andre avdelinger eller organisasjoner. Her er noen eksempler: I rapporten Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt 8 er UiBs enorme mengder forskningsdata og upublisert forskningsmateriale, som har blitt akkumulert gjennom årene, blitt kartlagt. UB deltar i prosjekt for å gjøre studielitteratur tilgjengelig for syns- og lesehemmede studenter BORA og Frida har i vår arbeidet med et pilotprosjekt som er en oppfølging av styrevedtaket om økt tilgjengelighet til UiBs vitenskapelige resultater Pilotprosjekt for lagring av audiovisuelt materiale ved UiB. Formålet er å vurdere en videreføring av bruk av MAM (Media Asset Management) til lagring og gjenfinning av audiovisuelt materiale. Dette prosjektet er også en del av UiBs arbeid med digitale læremidler i undervisningen. Gjennom arbeidet med kunnskapsportalen Grind.no presenteres forskningsresultater om mennesket og landskapet på en allmenntilgjengelig og formidlingsvennlig måte 9 UB er bedt om å påta seg en større rolle i å få Holbergs bøker og skrifter digitalt tilgjengelig (sammen med Det kongelige bibliotek i København). Felles for disse prosjektene er at de er døråpnere til en digital hverdag innenfor forskning, undervisning og formidling. Det neste som kommer er sannsynligvis lagring av primærdata og tilgjengeliggjøring av disse (e-research). Internasjonalt er nå de store forskningsbibliotekene med og legger til rette for dette ved institusjonene, ikke minst for det som handler om lagring, gjenfinning og systematisering. Her kreves imidlertid et tett samarbeid med både fagmiljø og øvrige berørte avdelinger/miljøer, både lokalt ved institusjonen og nasjonalt/internasjonalt. En satsing innenfor disse områdene krever også en god plan for kompetanseheving - og -tilføring - ved UB. 8 https://bora.uib.no/bitstream/1956/3135/1/faghistorisk_dokumentasjonsprosjekt.pdf 9 Høring - Handlingsplan for forholdet mellom Universitetet i Bergen og omverdenen http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/styre/2009/uib-omverdenen-handlingsplan-09.pdf 7

UB har i dag en organisering og kompetanse som gjør at det er naturlig å arbeide med ulike digitaliserings- og tilgjengeliggjøringsprosjekter innenfor formidling, forskning (inkludert e-research) og undervisning. UBs bestilling og fremtidige rolle innenfor disse områdene må bevisstgjøres fra både fagmiljø og UiBs ledelse. Et UB i vekst Som nevnt i innledningen har UB de senere år hatt vekst på mange viktige områder. Bruken av samlingene har økt kraftig. Dette gjelder særlig de elektroniske ressursene, men de to siste årene har også lån av fysiske dokumenter økt, etter en periode med stagnasjon (figur 7). Publikumsbesøket har hatt en markant økning med en dobling siden 2002 (figur 8). En stadig større andel av tidsskriftabonnementene er overført til elektronisk form (figur 9), og en økende andel av bibliotekets eldre verdifulle samlinger av bilder, manuskripter mv. digitaliseres og gjøres tilgjengelig på Internett (figur 10). Det brukes videre stadig større ressurser til opplæring og annen direkte brukerkontakt (figur 2). Parallelt med disse aktivitetsøkningene er det gjennomført effektiviseringer bl.a. ved hjelp av forbedrete rutiner og IT-systemer, som har ført til at antall ansatte har kunnet reduseres. Antallet utførte årsverk ved UB er de siste ti årene redusert med 9,6 årsverk, fra 107,3 i 2000 til 97,7 i 2009 (figur 11). 1 400 000 Figur 7: Lån og nedlastingar, utvikling 2000-2009 1 200 000 1 000 000 800 000 600 000 Lån Nedlast. 400 000 200 000 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 8

Figur 8: Publikumsbesøk totalt, utvikling 2000-2009 1 000 000 900 000 800 000 700 000 600 000 500 000 400 000 300 000 200 000 100 000 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 16 000 Figur 9: Trykte/digitale abonnement 2000-2009 14 000 12 000 10 000 8 000 Trykt Digital 6 000 4 000 2 000 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 9

200 000 Figur 10: Bestand av digitale dokumenter utenom tidsskrift/databaser, utvikling 2000-2009 180 000 160 000 140 000 120 000 100 000 80 000 Elektr. bøker Dig. dok. fra egne saml 60 000 40 000 20 000 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Digitale dokumenter fra egne samlinger omfatter hovedsakelig bilder (fotografier) og manuskripter. 110,0 Figur 11: Utførte årsverk, utvikling 2000-2009 105,0 100,0 95,0 90,0 85,0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Økningen fra 2008 til 2009 skyldes hovedsakelig at UB i 2009 fikk tilført 3,5 årsverk fra Forskningsavdelingen, Formidlingsavdelingen og fra UiB sentralt. Universitetsbibliotekets organisering og samlede ressurser Bibliotektjenester kan på mange måter sammenlignes med øvrige fellestjenester ved UiB som IT, personal og økonomi, ved at det leveres tjenester som er nødvendige for primærvirksomhetene innenfor forskning, utdanning og formidling. UB er også en stor systemeier for avanserte datasystemer som for eksempel BIBSYS, Bibliotekportalen, Frida og BORA. I så måte skiller UB seg fra fakultetene som faktisk driver med produksjon innenfor primærvirksomhetene med lite tjenester ut i fellesskapet. UB har videre en enhetlig ledelse, mens fakultetene og Bergen Museum har en tydeligere todelt 10

ledelse. UB driver imidlertid i tillegg en bibliotekfaglig virksomhet med forvaltning av viktig infrastruktur for forskning og utdanning i form av samlinger, lokaler og elektroniske medier. Det drives også noe bibliotekfaglig forskning og mange av universitetsbibliotekarene er aktive forskere innenfor eget fagmiljø. UB har direkte brukerkontakt mot studenter, PhD-kandidater og ansatte, bl.a. med en utstrakt undervisningsaktivitet innen informasjonskompetanse og etikk, som nevnt ovenfor. Sist, men ikke minst har UB en direkte brukerkontakt mot studenter og ansatte. Disse aktivitetene bidrar til å skille UB klart fra de øvrige stabsfunksjonene. For at UBs tilbud og virksomhet skal være relevant er man helt avhengig av å ha gode samarbeidsflater og møteplasser med både faglige ledere og tunge bibliotekbrukere innenfor forskning og utdanning. I dag har UB et styre med representanter fra fagmiljøene, men det er lite organiserte møteplasser utover det. Det er varierende i hvilken grad bibliotekene har kontakt med sine respektive fakultet og kun i noen få tilfeller fungerer de fagspesifikke bibliotekutvalgene. Det er derfor på tide å tenke nytt når det gjelder gode kontaktflater mellom biblioteket og dets brukere. Universitetsbiblioteket hadde i 2009 et samlet rammebudsjett ca 115 mill kr. Figur 12 viser fordelingen av dette på ulike utgiftsposter. Figur 13 viser utviklingen når det gjelder hovedpostene på UBs budsjett 2003-2009. Det er tre store hovedposter: Lønn, mediebudsjett og internhusleie. Som vist i figur 1, og gjort rede for i teksten, er det viktig at klare bestillinger fra UiB reflekteres i rammetildelingen. For eksempel bør en økt satsning på læringssenter innebære støtte i form av internhusleie. For UB er det lett å foreta innsparinger i form av reduksjon av litteraturtilbudet eller arealer til bibliotek/læringssenter. På sikt er det også mulig å redusere bemanningen ytterligere i forhold til det som allerede er gjort de senere år. Internasjonale studier viser imidlertid at det lønner seg for et forskningsuniversitet å investere i bibliotektjenester, da dette vil gi økt kvalitet på forskning og undervisning og dermed et økt potensial også for ekstern inntjening. 10 UBs organisering og styreform bør gjennomgås med tanke på å definere UBs plass i organisasjonen samt få til gode møteplasser med tunge bibliotekbrukere. Strategiske prioriteringer og klare bestillinger til UB fra UiBs styre og ledelse må reflekteres i rammetildelingen til UB. 10 http://tinyurl.com/3yr6rb5 og http://libraryconnect.elsevier.com/whitepapers/0108/lcwp0101.pdf 11

Figur 12: UB grunnbudsjett, fordeling på hovedposter 2009 Øvrig drift Husleie Lønn Biblioteksystem Mediekjøp Utstyr 140 000 Figur 13: Hovedposter på UBs budsjett 2003-2009 (tall i hele 1.000) 120 000 100 000 80 000 60 000 Totalt Løn Mediekjøp Internhus leige Utstyr/øvrige utg. Biblioteks ys tem 40 000 20 000 0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 12

Vedlegg og henvisninger Nettsider Om strategiprosessen ved UB Bergen, 2009 : http://www.uib.no/ub/om-biblioteket/organisasjon/plandokumenter/om-strategiprosessenved-ub-bergen-i-2009 Høringsuttalelse 1 fra UB om styrings- og ledelsesformer ved UiB 31.10. 2008: http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/styre/2008/styring-ledelse-ub-hoeringsutt-10-31.pdf Høringsuttalelse 2 fra UB om styrings- og ledelsesformer ved UiB 10.02. 2009: http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/styre/2009/styr-led-former-uib-hoering-09-02- 10.pdf Høringsuttalelse fra UB om Risa-utvalgets innstilling 12.09. 2008: http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/styre/2008/s21-2008-inntektsfordeling-hoeruttal.pdf Årsmelding 2009 for UB: http://www.ub.uib.no/felles/dok/aarsmeld-2009/aarsmelding-09-ub-lang.pdf Nye nasjonale indikatorer for norske universitets- og høgskolebibliotek, tall for UB Bergen 2003-2009: http://www.ub.uib.no/felles/dok/aarsmeld-2009/indikatorer-uh-bibl-ub-2003-2009-rev- 2010.xls 13