Workshop 2-3.desember 2011 Funksjonalitet for stilarter og klubber Pål Erik Hansen
Agenda 02.12.2011 Vedtak gjort på forbundsstyremøte 02.12.11 Hvordan kan stilartene utnytte systemet? Kommunikasjonsmuligheter Grunnlag for medlemskontingent Graderinger fletting mot Word (diplomer) Graderingsstatistikk/ oversikt (Dommere) 2
Funksjoner for klubbene Funksjon Basisløsning Fullskalaløsning Bli medlem Definere ulike parti x x Registrere nye medlemmer x x Kommunikasjon mot medlemmer m/mail eller SMS Masseregistrering av graderinger x x Medlemsstatistikk x x Integrert m/sportscover x x x x x Basisløsning Klubber u/betalingsløsning Fullskalaløsning Klubber m/betalingsløsning Administrasjon av frivillige Sponsorer Web-shop/ varesalg Verving / premieønsker Komplett betalingsløsning Oppmøteregistrering med medlemskort/ treningsstatistikk x x x x x x
Funksjonstilgang Basisløsning Fullskala Nye funksjoner som oppmøteregistrering via kortløsning og annen ny funksjonalitet, vil komme kun i fullskalaløsningen
Kommunikasjonsmuligheter Stilartsledere/ styret i stilarten kan sende E-post og -/eller SMS til: Klubber (kun E-post) Valgt verv i alle klubber (E-post/SMS) Leder, kasserer, instruktører Et utvalg av eller alle medlemmer i klubbene (E-post/SMS) Eks. konkurranseutøvere, nye medlemmer etter en gitt dato mm. (informere nærmere om stilarten), informasjon om samlinger mm. Kan også nå utmeldte medlemmer med f.eks. spesielle tilbud om trening/ samlinger 5
E-post til klubber Velg fra meny Liste grupper alle klubber kommer opp 6
E-post/SMS til verv i klubber Velg Liste styreverv fra menyen Velg deretter f.eks. styret og en gitt funksjon Deretter kan en velge type E-post eller SMS 7
E-post/ SMS til medl.massen Her er mulighetene flere mange mht utplukk bl.a. : Innmeldt dato f.eks. > 01.08.2011 (Alle nye medlemmer H-2011) Fødtdato f.eks. > 01.01.1999 (Alle som er 12 år og yngre) 8
E-post med henvisning til sider/ dokumenter I den vanlige mailen som sendes ut, er det ikke mulig å legge ved vedlegg. En kan derimot legge inn linker som på denne måten: 9
Mottaker av E-post (Gmail) For mottaker vil E-posten se slik ut (i Gmail) Med hyperlink direkte til dokumentet 10
Grunnlag for medlemskontingent Pål Erik Hansen 11
Grunnlag for medlemskontingent Nå er det slutt på å sende mail til klubbene for å rapportere medlemstall til stilartsorganisasjon Dette kan tas rett ut fra systemet og gir de samme tallene som rapporteres til Kampsportforbundet Systemet kan ta ut rapporten flere ganger i året (f.eks. i mars og i oktober) Systemet vil da kunne oppdatere de medlemmer som er meldt inn på kjøretidspunktet slik at de ikke rapporteres flere ganger NB! Husk å kjør rapporten (normal m/oppdatering) for nyttår! 12
Grunnlag for medlemskontingent Når en starter opp rapporten, må en velge hvilken type kjøring man ønsker: Prøve gjør ingen oppdatering og vil plukke ut alle medlemmer som ikke er merket som kjørt (les betalt) Normal vil plukke ut grunnlaget for alle medlemmer som ikke tidligere er merket og oppdatere disse Reprint henter alle medlemmer som er merket ( i aktuelt år) 13
Grunnlag for medlemskontingent (1) Gir utskrift med én linje pr. klubb og antall (2) Gir utskrift med sum pr. klubb og alle medlemmene pr.klubb (3) Gir samme som (1), men i Excel (4) Gir samme som (2), men i Excel 14
Graderinger Pål Erik Hansen 15
Anbefalinger Stilartsledere bør anbefale sine klubber om og åpne for at medlemmene selv kan registrere sine graderinger (inntil klubben er ajour) Viktig for at aktivitet blir registrert (stor betydning for tildeling av midler fra departement). Medlemmene blir fortrolig med personlig profil og medlemsopplysningene vil være mere oppdaterte Medlemmer kan verve andre medlemmer Medlemmer kan kjøpe seg tilleggsforsikringer (ny funksjonalitet) Medlemmer kan benytte webshop Medlemmer kan selv sjekke antall treninger i en gitt periode (kommer) 16
Aktiver mulighet for å registrere graderinger 17
Prosess for graderinger og utskrift av diplomer Medlemssystem (innlogget som del av klubbstyre eller som stilartsleder) WORD Masseregistrering av graderinger Graderingsrapport i Excel DIPLOM 18
Sørg for basisregisteret er ok Det som er spesielt viktig er at rekkefølgen er korrekt Det er den som gjør at neste grad automatisk blir foreslått 19
Registrering av graderinger Velg funksjonen masseregistrering (1) og tildel grader (2) 20
Uttak av graderingsstatistikk I medlemssystemet velges graderingsstatistikk Datoer for aktuelle graderingsdatoer legges inn 21
Lagre.CSV-filen som en vanlig Excelfil Filen som lages er en såkalt.csv-fil - lagre denne som en vanlig Excelfil med f.eks. standard navn som Rapport_graderinger.xlsx 22
Lag Worddokumentet for selve utskriften Start opp Word og knytt sammen Word og Excel som forberedelse til fletting 23
Knytte sammen Word og Excel Velg filen som du nettopp har lagret i Excel. Hvis du bruker samme navn på filen hver gang du skal skrive ut, er dette en engangsjobb 24
Aktuelle flettefelter De feltene som er aktuelle og flette inn i utskriften er disse: Merk at Grad dato må skrives som Grad_dato 25
Sett inn flettefelt 26
Alternativ metode Fra menyen i Word velges følgende menypunkt: 27
Plassering av felt Plasser feltene slik at de passer med utskriften (diplomet) Tips: Ta med Medl.nr på diplomet slik at de har en referanse til Id for pålogging til medl.systemet 28
Spesielt mht formattering av datofelt Klikk høyre mus på Grad_dato feltet Velg deretter rediger felt (1) Klikk på Feltkoder (2) 29
Hvordan skal datofeltet se ut? Ulike brytere: \@ "dd.mmmm yyyy" gir resultatet på formen: 15.desember 2011 \@ "dd.mmm yyyy" gir resultatet på formen: 15.des 2011 \@ "dd.mm.yyyy«gir resultatet på formen: 15.12.2011 \@ "dd.mm.yy" gir resultatet på formen: 15.12.11 30
Utskrift av alle diplomene 31
Fletting i Word (oppsummert) Ta ut grunnlag fra graderingsrapport Lagre filen som Excelfil (gjerne fast navn) Knytt sammen Worddokumentet med Excelfilen Ta opp Word Sett inn flettefelter Spesielt for formattering av datofelt Klikk på feltkoder Legg inn formatet som ønskes \@ dd.mmmm yyyy gir 15.april 2011 Kjør ut diplomer 32
Work-shop 3.des del 2 av 2 Funksjonalitet for klubbene Pål Erik Hansen 33
Funksjonstilgang Basisløsning Fullskala Nye funksjoner som oppmøteregistrering via kortløsning og annen ny funksjonalitet, vil komme kun i fullskalaløsningen
Agenda 03.12.2011 Benyttes systemet optimalt på klubbplan? Tips for hvordan man kan lage pakkeløsninger Differensiering av treningsavgifter Oppfølgingsmuligheter på økonomisiden Graderinger Web-shop 35
Pakkeløsninger Det er mulig og sette opp en pakkeløsning for nye medlemmer Den kan inneholde alt fra hansker, gi (dobok), treningstid mm. Fordelen med og ta med noe treningstid, er forsinkelsen mht avtalegiro (det tar gjerne 1 måned+ før det er oppe) Pakken kan aktivt benyttes i markedsføring som et tilbud Funksjonen startes opp fra: 36
Redigere oppstartspakke Hvis en benytter oppstartspakke, vil dette komme frem på skjemaet for Bli medlem Hvis en fyller ut antall måneder (trening), må en være oppmerksom på at fakturaprogrammet oppdaterer neste betalingstermin med antallet som står der Dvs; hvis et medlem begynner i september, vil fakturaprogrammet oppdatere neste betalingsperiode med 09+2=11 Etter fakturering av oppstartspakke: 37
Differensiering av treningsavgifter Når en går over på avtalegiro kan det være lurt å differensiere treningsavgiftene mht kontraktslengde I klubben min har vi delt opp i 6 ulike kategorier: Voksen 6/12 måneder Ungdom 6/12 måneder Barn 6/12 måneder Forskjellen mellom 6 og 12 måneder kontrakt utgjøt 40,- pr.mnd Resultatet er at et fåtall velger 6 mnd kontrakt vi får medlemmet til å bli lengre i klubben slik at 2-3 graderinger kan gjennomføres Dette bidrar til at frafallet blir mindre 38
Oppfølgingsmuligheter på økonomisiden Følgende rapporter er tilgjengelig for oversikt og oppfølging av pengestrømmen i klubben Gir oversikt over fakturerte og innbetalte beløp i fjor og i år. Gir også et estimat på forventet inntekt resten av året Gir en enkel mulighet til å finne igjen fakturaer som er betalt uten KID Gir full reskontrooversikt på hvert medlem Aldersfordelt rapport over utestående beløp på 30, 60 og 90 dager. Denne kan sendes til hver enkelt instruktør (utplukk på parti) Gir mulighet for å sende purringer på SMS og mail til de som har utestående beløp. Grunnlag for innkasso for beløp > 3.gangs purring 39
Økonomisk oversikt Viser totaloversikt over utfakturert, innbetalt og restbeløp Viser også sammenligning med fjoråret (1) Full drill-down mulighet helt ned til den enkelte faktura 40
Søk faktura Fra dette bildet kan en gå direkte til detaljer rundt fakturaen Hvor en bl.a kan sende en kopi til mottaker (hvis mail har blitt slettet) 41
Kontoutskrift pr. medlem Her kan en ta ut en komplett utskrift, eller velge ut ett medlem og angi en bilagsdato Programmet gir følgende resultat: 42
Saldoliste reskontro Denne rapporten gir en meget god oversikt over dårlige betalere Rapporten kan sendes til gitt E-postadresse slik at instruktørene kan følge opp på partinivå 43
Saldoliste reskontro eks. på mail 44
Status utestående fakturaer Rapporten gir oversikt over alle som er purret 1, 2 og 3 ganger Drill-down ned til enkeltmedlem og enkeltfaktura SMS eller E-post kan sendes direkte fra resultatet 45
Graderinger Klubben kan aktivere for at medlemmer registrerer alle grader under DAN-grader selv (basert på medlemspasset eller graderingsbok) Viktig å få registrert graderinger og siden treninger (kortløsning) for å få full oversikt over tidspunkt og antall treninger siden sist Kampsportforbundet vil benytte opplysningene som grunnlag for pengestøtte fra departementet (høy aktivitet = mere penger) Det enkelte medlem får et forhold til sin personlige profil 46
Tips til klubber for forenkling/påmelding DnB har laget en portal som heter www.deltaker.no Her kan klubben (og privatpersoner) registrere alle typer arrangement Påmelding til f.eks. gradering kan legges inn og alle må registrere seg for å få gått opp Her kan en også legge inn kontrollspørsmål på om alle treningsavgifter er betalt (for å få medlemmer til å sjekke personlig profil) Trondheim Karateklubb har lagt det opp slik i første forsøk: https://www.deltager.no/julegradering2011 Fordeler: Alle innbetalinger går rett inn på konto (gebyr på 8,- pr. transaksjon + 2%) Ingen manuelle lister Tilbakebetalingsfunksjon for medlemmer som melder seg på, men ikke er kvalifisert Grunnlag for graderinger kan lastes over til Excel 47
Arr.støtte/ påmeldingsfunksjon 48
Eksempel fra Trondheim Karateklubb 49
Registrering for enkeltmedlemmer Medlemmene kan gå inn på sin personlige profil for å registrere alle graderinger under DAN-nivå Hvis alle medlemmene i klubben registrerer korrekt grad på seg selv, blir det veldig mye enklere ved senere gradering når masseregistrering kan benyttes 50
Registrering for enkeltmedlemmer 51
Graderingsrapport (1) Alle grader eller kun DAN-grader (2) Totalt antall graderinger i angitt periode (3) Mulighet for overføring til Excel for videre bearbeiding 52
Masseregistrering av graderinger (1) Utplukk på parti, farge, grad (2) Siste gradring og (3) neste gradering vil automatisk komme frem hvis det er registrert graderinger på medlemmet 53
Web-shop Kjempefint verktøy som kan benyttes uavhengig av om klubb har et lager eller bestiller basert på innkomne ordrer Funksjoner som er tilgjengelig i løsningen: Bestilling kan gjøres av medlem eller styremedlem (ny) All fakturering skjer sentralt (hver natt) med faktura som.pdf-fil til medlemmets E-postadresse Ikke betalte beløp blir purret på samme måte som treningsavgift 54
Web-shop En bygger opp Web-shoppen med: Varegrupper Varer (m/u opsjoner som størrelse, farge) Bestilte varer går med kopi til materialforvalter (verv i styret eller blant medlemmer) Faktura sendes til medlemmets E-postadresse som.pdf-fil Faktura betales og registreres i systemet ved innlesing av fil fra NETS hver fredag Varen sjekkes ut som levert Andre funksjoner: Beholdningsliste (for de som har lager) Varetelling/ varemottak Omsetningsrapport Bestilte varer/ historikk 55
Web-shop eksempel på vare. For de som har et lager, kan det være greit og legge inn alle størrelser på drakter, klær mm. For de som bestiller basert på ordre, må en legge inn størrelse, farge på de produkt som krever dette 56
Web-shop eksempel på bestilling 57
Andre funksjoner som ligger/ kommer i løsningen Verving Medlemmer kan verve andre og oppnå poeng som kan utløses i premier som f.eks gratis gi/dobok, treningsleir osv. Grense for poeng/ premier defineres av klubben selv (se brukermanual om verving) Frivillig Klubber kan legge ut link på nettsiden for registrering av frivillige (foreldre og andre som kan bidra til dugnader, stevner, loppemarked osv.). Adressen legges ut som: http://nkfwww.kampsport.no/portal/page/portal/ks_utv/st_frivillig?p_o3_pk_id=48 Sponsor Klubber kan ha egne sponsorer som følges opp gjennom modulen Enkel CRM-løsning med definering av sponsorpakker, aktivitet mot sponsor osv. Kan også legges ut som link: http://nkfwww.kampsport.no/portal/page/portal/ks_utv/ks_bli_sponsor?p_o3_pk_id=48 Sporscoverintegrasjon Medlemmer får tilgang til forsikringsleverandør direkte fra personlig profil Kan kjøpe tilleggsforsikring https://nkfonline.sportscover.com/ Medlemskort/ registrering av treninger Vi vil komme med en løsning i 2012 for automatisk registrering vha kort 58
Sportscover 59
Lykke til! Pål Erik Hansen 60