Prosjektadministrative rutiner Side 1 Del IIII D - PA BOK Følgende rutiner skal følges: 1. FORKORTELSER BH: Byggherre (BH) PA: Byggherrens prosjektadministrator PL: BHs prosjektleder TE: Totalentreprenør UE: TEs underentreprenør. BL: BHs byggeleder 2. FULLMAKTER PL vil få fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger innenfor en gitt beløpsgrense. BH har engasjert en byggeleder BL, som vil ha visse mandater til å ta beslutninger på vegne av BH. BH vil dermed være representert med en person som har myndighet til å ta nødvendige beslutninger på vegne av ham. BH vil ha en organisasjon som kan ta raske beslutninger underveis i prosjektet. 3. KORRESPONDANSE 3.1 Adressering Korrespondanse stiles til firma, ikke til saksbehandler. Distribusjon skal følge gjeldende distribusjonsliste, som ajourføres løpende. All korrespondanse til myndigheter o.l. skal skje med kopi til PL og BL. Den som mottar svar, pålegges å sende kopi av dette til PL og BL. 3.2 Arkivering Entreprenøren skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferat, notater, fakturaer, etc. 4. MØTER OG BEFARINGER Det holdes jevnlige prosjektmøter, og BL skriver referat fra disse. TE skriver referat fra møter med egne folk/underentreprenører. PL/BL har rett til å delta på alle møter. Det skrives referater fra alle møter og befaringer. Referatet skal angi konklusjon på hvert punkt som behandles. Så fremt en sak ikke kan avklares i møtet/på befaringen, skal saken følges opp i etterfølgende møter/befaringer av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Referater anses som godkjent hvis kommentarer ikke foreligger senest 7 dager etter mottak, eller senest i det følgende møtet av samme art, hvis neste møte er avtalt.
Prosjektadministrative rutiner Side 2 4.1 Byggemøter Heisleverandøren plikter å stille på byggemøter og kostnadene for dette skal være inkludert i tilbudet. Møteplan settes ved oppstart av arbeidene, med 14 dagers intervaller. 5. ØKONOMI/FAKTURERING Fakturaer merkes med prosjektnavn og BHs bestillingsnummer. Fakturaene nummereres fortløpende. Kontraktsarbeider merkes A1, A2 etc. Tilleggsarbeider merkes T1, T2 etc. I sluttfaktura skal medtas også alle avsluttede tilleggsarbeider. Fakturaen settes opp med: den totale forpliktelse (kontraktsummen) total opparbeidet verdi, med fradrag for tidligere fakturert det totale innestående beløp totalt tidligere utbetalt Fakturaoppsett skal godkjennes av BL. Faktura skal på BLs forlangende gjennomgås med BL i kladd før renskriving og oversendelse. Ved avtalte faktureringsplaner faktureres tidligst den første i måneden for arbeider utført måneden før. Ved forsinkelse i fremdriften skal faktureringen utsettes tilsvarende. Separat faktura for tilleggsarbeider skal som bilag ha original rekvisisjon, kopi av eventuelt bestillingsbrev, henvisning til referater eller annen skriftlig referanse. Øvrige bilag som dokumenterer fakturasum skal være originalbilag. Hvis ikke, returneres fakturaen. Notaer beheftet med formelle feil, manglende attestasjon, regnefeil, feil beregningsmåte, manglende underbilag, avvikende oppsett i forhold til avtale etc., vil kunne bli forsinket under behandlingen. Primært vil notaer med slike feil bli returnert. Originalbilag skal vedlegges ved fakturering. Hvor tilleggsarbeider er basert på rekvisisjoner fra BH, skal fakturaen vedlegges den originale rekvisisjon. Fakturering skal ikke skje oftere enn én gang pr. måned. Faktura skal stiles til: Fellestjenester Hamar, Fakturasenteret Postboks 4394 2308 Hamar men sendes BL for kontroll og attestasjon. Betalingsfristen er 30 dager, og løper fra fakturaen er mottatt (stemplet inn).
Prosjektadministrative rutiner Side 3 Alle fakturaer skal merkes med innkjøpsordrenummer (IO) som leverandør får av Forsvarsbygg. IO skal oppføres under feltet «deres ref». 6. ARBEIDSTID Ordinær arbeidstid på byggeplass skal være mellom kl. 07.30 og 15.30 mandag-fredag. BH skal på forhånd forespørres dersom TE ønsker å arbeide utenom ordinær arbeidstid. BH kan nekte dette dersom BH finner det til særlig ulempe. 7. SPESIELLE FORHOLD 7.1 Informasjon Alle brukere skal behandles med oppmerksomhet og serviceinnstilling. BH/BL utarbeider informasjonsskriv til brukerne Brukernes deltakelse under gjennomføringsprosessen. TE henger opp varseloppslag før igangsettelse av prosjektet god synlig for brukerne BL skal innkalle til oppstartsmøte hvor entreprenørens leder av byggeplassen presenteres og redegjør for prosjektets gjennomføring og konsekvenser for brukerne Møtet avholdes på byggeplassen. 7.2 Nøkkel- og låserutiner/sikkerhetsklarering TE må få nødvendig tilgang til alle arealer som er vesentlige for dennes arbeider. Dersom nøkkel ikke kan skaffes, eller tilkomsten av annen grunn er hindret rapporterer TE dette til BL. BL tar dette opp med PL/BH, som bestemmer hvilke aksjoner som skal igangsettes. 7.3 Informasjon profilering All kontakt med media og publikum skal håndteres av byggherren. Henvendelser fra media, eller forespørsler om innsyn, skal henvises til byggherrens prosjektleder eller annen oppgitt kontaktperson for slike henvendelser. Dersom entreprenøren eller noen av entreprenørens kontraktsmedhjelpere for reklameformål eller annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om oppdraget, skal dette alltid forelegges byggherren på forhånd til godkjennelse. 7.4 Opprydding Heisleverandør må selv sørge for container for avfall, kilde sortering forutsettes. På anleggsplassen er det full aktivitet og entreprenøren plikter å rydde fortløpende etter egne arbeider. Container plasseres etter avtale. Elektromateriell deponeres av entreprenøren i henhold til gjeldende lov om EE avfall.
Prosjektadministrative rutiner Side 4 Kvitteringer og sluttrapport med fraksjon og mengde overleveres sammen med FDV dokumentasjonen. 7.5 Ut/inn transport av materiell. Heisleverandøren må selv stå ansvarlig for ut og inn transport av eget materiell. 7.6 Parkering Byggherre stiller til disposisjon parkeringsplasser for inntil 2 biler i anleggsperioden. Kun stans for av og pålessing utenfor bygget- egne oppmerkede plasser benyttes til parkering. 7.7 Autorisasjon Det forutsettes at tilbyder har nødvendige autorisasjoner for utskifting av heis tekniske installasjoner. Tilbyder skal dokumentere at slik autorisasjon forefinnes. Tilbyder må kunne stå som ansvarlig søker og forestå hele byggesaken. 7.8 Sikkerhetsklarering Det stilles krav til sikkerhetsklarering/ eller at slik klarering kan oppnås for aktuelt personell. Evt. kostnader ved klarering påhviler tilbyder. Prosessen kan ta 1-3 måneder slik at det er viktig å få satt i gang prosessen umiddelbart etter kontraheringen. 7.9 Varme arbeider Leverandøren er selv ansvarlig for at de ansatte har nødvendig opplæring i varme arbeider og at gjeldende regelverk følges ved utførelse. Dokumentasjon/ sertifikat for aktuelt personell, fremlegges på oppstartmøte. 7.10 Branntetting Leverandøren er selv ansvarlig for å utføre nødvendig branntetting etter egne arbeider. All branntetting skal merkes. Dokumenteres med produkt, lokal merking og samleskjema med stedsangivelse og overleveres sammen med øvrig FDV dokumentasjon 7.11 Henvisninger For tilbudet og leveransen gjelder EN 81-1 (21), EN 81-70, EN 81-28, EN 81-73, samt TEK 10. Leveransen skal tilfredsstille kravene i Heisdirektivet, Heisdirektiv 95/16 EC 7.12 Overlevering. Ferdigbefaring og garantibefaring avholdes i henhold til NS 84-07 Dersom ny befaring må gjennomføres på grunn av vesentlige heistekniske mangler skal ny befaring bekostes av heisleverandøren. 7.13 Sikring Leverandøren må selv besørge nødvendig sikring av eget anleggsområde.
Prosjektadministrative rutiner Side 5 Ansvaret for dette pålegges leverandøren. 7.14 Anmeldelse Leverandøren er selv ansvarlig for nødvendige godkjenninger i forbindelse med montasje av ny heis, alle kostnader relatert til dette skal være inkludert i tilbudet. Heisleverandør er ansvarlig søker på prosjektet og kostnader for dette skal inkluderes i tilbudet. 7.15 Tiltransport Maler, branntetter og elektriker Grunnet strenge krav til sikkerhetsklarering, må tiltransport av byggherrens egne rammeleverandører på byggetekniske arbeider kunne pålegges. Det er så tidkrevende å sikkerhetsklarere personell at dette vil kunne forlenge prosjektet unødig. 7.16 Støysikring av styring og frekvens omformer. Styresystemet og frekvensreguleringen skal dokumenteres i henhold til kravene i EMCdirektivet og NEK 400 for sikring mot støy i TN-S anlegg. Kun 4 linjers filter til frekvensomformer aksepteres. Det skal leveres skjermet kabel fra frekvensregulering til motor for å hindre støyoverføring fra kablene. 7.17 Generelt Elektriske installasjoner skal tilfredsstille gjeldende forskrifter for elektriske installasjoner. Alle nødvendige skilt skal medfølge leveransen. Heisleverandør skal ved overlevering sørge for tilstrekkelig opplæring av tilsynspersonell.