Rådgivers organisasjon: ARK: ARK Lunder+Slaatto v/ Alexandra Elstner RIE: Rådg. ing. Elektro Norges Bank v/ Terje Høstland

Transkript

1 Prosjekt: 1406 Ombygging av skrå- / kobberpersienner PA-BOK PA-boken er oversikt over prosjektets administrative rutiner. PA-boken vil bli komplettert gjennom prosjektet. Inntil videre skal følgende være gjeldende: Følgende prosjektadministrative rutiner legges til grunn i prosjektet: Byggherres organisasjon: BH: Byggherre (tiltakshaver) Norges Bank KF Eiendom og Service PE: Prosjekteier NB KF ES v/ Leif Eliot Henriksen Arealplan: NB KF ES v/ Jens Arne Morken Fagansvarlig: Bygg NB KF ES v/ Steinar Vik Fagansvarlig: EL / Sterkstrøm / Brann NB KF ES v/ Tom Tollefsen Fagansvarlig: VVS, Ventilasjon NB KF ES v/ Terje Hennum Fagansvarlig: VVS, Røranlegg NB KF ES v/ Frank Selje Fagansvarlig: Sikkerhet Bygg NB KF ES v/ Øyvind Smedsrød Møbler: NB KF ES v/ Kari Tovseth Renhold: NB KF ES v/ Gerd Heyerdahl Flyttebistand: NB KF ES v/ Robert Leirpoll PL: Prosjektleder NB KF ES v/ Øystein Aasprong BL: Byggeleder NB KF ES v/ Øystein Aasprong Brukerorganisasjon: LBR: Leder for Brukere NB KF PR Møte og Arr. Pernilla Richardsen BR: BR: Rådgivers organisasjon: ARK: ARK Lunder+Slaatto v/ Alexandra Elstner RIE: Rådg. ing. Elektro Norges Bank v/ Terje Høstland Entreprenørorganisasjon: HB: Hovedbedrift Tilpasses etter avrop Viser til vedlagte organisasjonsplan vedlegg 1, og adresseliste vedlegg Fullmakter Det er kun PE, fagansvarlige og PL / BL som har bestillingsfullmakt i prosjektet. 2. Sikkerhetsplan Det er utarbeidet en sikkerhetsplan for prosjektet. Planen skal gi informasjon om klassifisering av prosjektet og hvordan korrespondanse, dokumenter og informasjon skal behandles. Det vises PA Bokens vedlegg 3. Versjon: 1

2 3. Korrespondanse Det vises til Sikkerhetsplan for prosjektet. Korrespondanse stiles til firma og saksbehandler. Distribusjon av referater skal følge gjeldende distribusjonsliste angitt på referatene. PL / BH og BL skal alltid ha kopi av referater. All øvrig korrespondanse i prosjektet skal skje med kopi til PL / BL. Viktig mail skal merkes med lesebekreftelse av mottaker. Formelle brev og korrespondanse av økonomisk og fremdriftskarakter kan pr. e-post med bekreftelse av mottak. Byggeplassens postadresse er: Bankplassen 2, 0151 OSLO. All mail merkes: 1406 Ombygging av skrå- / kobberpersienner All mail til PL sendes til oystein.aasprong@norges-bank.no 4. Arkivering Prosjektleder, byggeleder og konsulentene skal etablere og opprettholde et elektronisk arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferat, notater fakturaer, etc. Prosjekteier har ansvar for at bankens elektroniske arkiveringssystem benyttes iht. Norges Banks rutiner. Tegninger skal arkiveres i eget arkiv. Det henvises også til sikkerhetsrutiner og sikkerhetsplan vedlegg 12 til PAboken. Tegningsarkivet skal fortløpende ajourføres med de sist reviderte tegninger. Utgåtte tegninger skal merkes med UTGÅTT, dato og skal arkiveres i eget arkiv. 5. Møter og befaringer Generelt Det skrives referater fra alle møter og befaringer. Referatet skal angi konklusjon på hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet/på befaringen, skal saken følges opp i etterfølgende møter/befaringer av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Referater/protokoller skal sendes ut normalt senest 3 arbeidsdager etter at møtet/befaringen er avholdt. Referater anses som godkjent hvis kommentarer ikke foreligger senest 7 dager etter mottak eller senest i det følgende møtet av samme art, hvis neste møte er avtalt. Prosjekteringsmøter: Møteleder: Sted: Tid: Arbeidsområde : Skrives av PL/BL PE og fagansvarlige, Prosjekterende, PL, BL. PL innkaller. PL Etter avtale Hovedregel hver 14. dag ev. etter behov I referat fra foregående møte og møteinnkalling i Outlook. Sikre at program, fremdrift, kvalitet og økonomi ivaretas, samt behandle/avklare alle forhold som har betydning for prosjekteringen. SHA skal være punkt i alle referater. Entreprenørmøter / Fremdriftsmøter: Skrives av BL BL, HB, entreprenører og evt. andre aktører etter nærmere avtale Versjon: 2

3 Møteleder: Sted: Tid: Arbeidsområde : Særmøter: Møteleder: Sted: Tid: Arbeidsområde : BL Etter avtale Hovedregel hver 14. dag ev. etter behov I referat fra foregående møte og møteinnkalling i Outlook. Registrere og behandle forhold av betydning for utførelse, SHA, fremdrift, økonomi, kvalitet, etc. Skrives av PL/BL Avtales i hvert enkelt tilfelle PL/BL Etter avtale Etter behov Iht. avtale med PL / BL Saker som er årsak til særmøtet 5.2 Befaringer: Registreringsbefaringer: Kontrollbefaringer: SHA befaringer / Vernerunder: Ferdigbefaring: Overtagelse: Ved oppstart prosjektering samt i hht behov under prosjektering Under arbeidets utførelse Under arbeidets utførelse. Vernerunder gås minimum hver 14 dag og før entreprenørmøter / fremdriftsmøter Ved varslet ferdigstillelse Innstilling etter gjennomført ferdigbefaring pr entreprenør med utarbeidelse av protokoll og mangelliste Før reklamasjonstidens utløp. BH kan også innkalle til besiktigelse innen ett år etter overtakelse dersom BH anser at utbedringer er påkrevet Skrives normalt av BL, evt. av andre etter avtale. Avgjøres av hver part Reklamasjon og garantibefaringer Leder: Leder : Den som innkaller PL/BL evt. av HB. 5.3 Overlevering til bruker: Befaring: Ved varslet overlevering og før innflytting skal PL/BL gjennomføre en befaring med bruker. Skrives av PL/BL, evt. av andre etter avtale. Bruker, PE og PL/BL evt. andre etter avtale Leder: PL PL Distribusjon av referat: Deltakerne eller ifølge distribusjonsliste. 6. Fremdrift: Rådgiver utarbeider egen underfremdriftsplan for egne arbeider tilpasset felles prosjekteringsfremdriftsplan. Her synligjøres avhengigheter mot øvrige rådgivere, samt BH avklaringspunkter i hht eget KS system og omforent fremdriftsplan og kvalitetsplan for prosjekteringen. Fremdriftsplan prosjektering skal inneholde milepæler samt tverrfaglig koordineringsmøter i alle faser. BH avklaringspunkt-frister skal fremkomme tydelig i fremdriftsplan prosjektering. Entreprenørene skal sette opp en fremdriftsplan for sine arbeider. Fremdriftsplanene skal være oppdelt i de enkelte aktiviteter og de enkelte bygningsavsnitt (del / etasje mv.). Hovedbedrift setter sammen fremdriftsplanene fra de enkelte entreprenører til en samlet fremdriftsplan som omfatter alle arbeider. Versjon: 3

4 I fremdriftsplanene skal det avsettes tid til innregulering av tekniske installasjoner, samt sluttrengjøring / byggvask, inventar, overlevering av FDV-dokumentasjon mv før overtagelse. NB! FDV-dokumentasjon skal være overlevert og kontrollert før overlevering / overtakelse. Såfremt det ikke er inngått kontrakt med / om Hovedbedrift, skal den samlede plan settes sammen av byggeleder. 7. Rapportering: PL utarbeider rapport hver måned. Rapporten skal inneholde egne punkter på SHA, Ytre miljø samt UU. Prosjekter eller delprosjekter med høy risiko og eller bestillingskritiske elementer defineres. BL utarbeider rapport hver måned etter at produksjon er igangsatt. HB skal utarbeide månedsrapport som spesifisert i etterfølgende punkter. Rapporten skal være ansvarlig PL/BL i hende senest en uke etter periodens (månedens) avslutning. Rapporten skal inneholde følgende: 1. Fremdrift: Orientering om situasjonen sammenholdt med kontrakt og sist vedtatte endringer Beskrivelse av eventuelle avvik, med forslag til tiltak for forsering Opplisting av eventuelle forhold BH må ta stilling til, med frist for svar (med referanse til byggherrens beslutningsplan) Produksjonsplan for kommende måned 2. Økonomi: Regnskap over påløpte og bestilte arbeider Rapport om eventuelle endringer av kontrakt Forhold som BH må ta stilling til, med frist for svar Rapport om eventuelle avvik med økonomiske konsekvenser Påløpte timer siste periode 3. SHA: Antall evt. skader med angivelse av fravær (>/=3 dager) Årsak til ev. skade og forslag til korrektive tiltak Status SHA-plan, hovedaktiviteter i foregående og kommende periode Protokoll fra vernemøter/vernerunder Rent og tørt bygg 4. Kvalitet: Hvilke kvalitetssikringstiltak (sjekklister/protokoller) er utført i perioden? Dette kan være sjekklister og billeddokumentasjon, for utførelse lukking av konstruksjoner, trykktesting, systemtesting, brannsikring, justering og tildekking detektorer o.l. 5. Andre forhold: Forhold til off. myndigheter, frister for rettelser mv Behov for godkjenning av tegninger mv Avfallshåndtering med angivelse av innlevert avfall ved byggemeldingspliktige arbeider 8. SHA: Byggherren er ansvarlig for at det utarbeides SHA-plan for prosjektet. Byggherren er ansvarlig for at det utpekes en byggherrerepresentant (BHR), Koordinator i prosjekteringsfasen (KP) og en koordinator i utførelsesfasen (KU). BHR skal ivareta Byggherrens plikter iht byggherreforskriften og sørge for at det utarbeides en SHA-plan for prosjektet. Byggherren eller BHR har ansvar for at planen er oppdatert. Versjon: 4

5 SHA-plan utarbeides i prosjekteringsfasen. SHA planen utarbeides av KP. Denne legges til grunn for og videreføres i utførelsesfasen. Hovedbedrift eller den utførende entreprenør viderefører SHA-planen for utførelsesfasen. Hovedbedrift skal i samarbeid med Koordinator for prosjektering (KP) og Koordinator for utførelse (KU) kartlegge/identifisere SHA-risiki for prosjektet. Som et verktøy for å kunne identifisere disse risiki skal Hovedbedrift utarbeide en SJA for hver risikofylte aktivitet i løpet av byggeperioden. VIKTIG: Alle SJA ene skal inn i fremdriftsplanen. KU sitt ansvar er å påse at dette blir utført. Koordinator for utførelse (KU) må sørge for at SHA blir tema i alle byggemøter. Vesentlige mangler påpekt i vernerunde skal tas opp og evt. kvitteres ut som egne saker i byggemøte. KU skal dersom det er nødvendig innkalle til separate SHA-møter der innholdet kan være vernearbeid, ulykker/skader, gjennomgang av nestenuhell, motivasjonsarbeid, m.m. Det avklares ved oppstart om det er behov for særmøter om vern/sikkerhet for spesielle arbeider KU skal gjennomføre rutinemessige verneinspeksjoner (vernerunder) med deltakelse av SHA-ansvarlig og/eller verneombud i de ulike firma etter behov. KU fører referat fra vernerundene og distribuerer disse til samtlige firmaer på byggeplassen. Vernerundene avvikles i forkant av byggemøte slik at evt. vesentlige mangler påpekt i vernerunde, kan tas opp som sak i det etterfølgende byggemøtet. Hvert firma skal utpeke sitt verneombud på bygge-plassen. Verne og sikkerhets-ansvarlig skal ha kopi av skjemaet, og ellers ha ansvar for kontakt med arbeidstilsynet. 9. Virksomhet i drift: Ved forundersøkelser, samt bygge- og anleggsarbeid skal sikkerheten til virksomhetens ansatte ivaretas, ved f.eks. avsperringer, støybegrensende tiltak, tetting mot støv og lukt, ventilasjon m.m., for å unngå ulykker, farlige situasjoner og/eller helsemessig risiko. Ukentlig skal HB planlegge sine aktiviteter med PL/BL og angi neste ukes aktiviteter. Fremdriftsplan og eller Aktivitetsplan (som info til bruker) skal sendes til bruker. 10. Avvik og Endringshåndtering: Prosjektmelding: Dersom det i prosjekteringen eller produksjonen oppstår - eller har oppstått - avvik eller endring i forhold til prosjekteringsforutsetningene eller kontrakter, skal dette varsles umiddelbart til PL/BL som deretter vil varsle BH. Prosjektmelding sendes PL / BL for godkjennelse / registrering. Avvik oppdaget av BL/PL/BH meddeles rådgiverne/entreprenørene i form av prosjektmelding. Rådgiverne/ entreprenørene nummererer fortløpende med PM E og oppover for varsling av endringsarbeid. For avvik merker entreprenøren prosjektmeldingen med PM A 001 og oppover. Prosjektmeldinger utarbeidet av PL/BL/BH følger entreprenørenes nummerering. Prosjektmeldinger loggføres av PL/BL og rådgiver/entreprenør. Ved utsendelse av nye prosjektmeldinger vedlegges ajourført logg. Skjema som skal benyttes ved prosjektmeldinger er vist i PA Bokens vedlegg 4. Endringer: Hvis Prosjektmeldingen genererer en endring vil BL/PL utferdige en endringsmelding og sende denne til rådgiveren / entreprenøren. Forefinnes prisen ved fremsendelse av prosjektmeldingen, Utarbeider BL endringsmelding som sendes BH for eventuell godkjennelse. Der det ikke forefinnes pris eller at arbeid må beskrives, sendes endringsmeldingen til rådgiver for videre utarbeidelse. Endringsmelding sendes så rådgiveren / entreprenør der påføring av økonomiske og/eller fremdriftsmessige konsekvenser angis. Tilsvar/pristilbud vil bli vurdert av BL / PL og BH for evt. godkjennelse. Endringsmelding i h.t vedlagte skjema skal benyttes, vedlegg 5. Dersom et endringsarbeid skal gå på timer og materialer etter medgått tid, skal det gjøres ett prisanslag av rådgiveren / entreprenøren og endringsmelding skal godkjennes. Endringsmeldingen avregnes ved endringsaktivitetens slutt. Versjon: 5

6 NB! Endringsarbeider kan kun igangsettes når rekvisisjon eller bestilling foreligger. Endringsarbeider som er igangsatt uten godkjenning vil ikke bli godtgjort. Mengdeavregning: For mengdeavregning av regulerbare mengder i henhold til kontrakt, benyttes egne Mengdeavregningsskjemaer. Saksbehandlingen før utarbeidelse av mengdeavregningsskjema er lik som for prosjektmelding fra entreprenør og saksbehandling av endringsmeldinger. Entreprenør sender inn prosjektmeldingsskjema og merker dette med PMR 001 og oppover. Selve merkingen med mengdeavregningsnummer utføres av Byggeleder Mengdeavregningene for prosjektet starter med MA og oppover, likt som for endringsmeldingsskjemaet. Mengdeavregning i hht vedlagte skjema skal benyttes, vedlegg 6. Logg for prosjektmeldinger, endringsmeldinger og mengdeavregning er vist i vedlegg Fakturahåndtering: Entreprenør: Entreprenøren sender faktura 1 gang pr. mnd. Betalingsfristen er 30 dager etter mottak av korrekt faktura. A) Fakturaer Fakturaer merkes med, Konto 19581, Kostnadssted 3603, Prosjektnr. 6630, Oppgave 61110, Prosjektnavn Ombygging av skrå- / kobberpersienner, og Kontaktperson Øystein Aasprong. (for Entr. Bestillingsnummer XXX). Rådgiver arbeider ed utgangspunkt i avrop på rammeavtale, samt timeestimat i hht omforent fremdriftsplan. Rådgivers timelister sendes PL for attestering. Attesterte timelister vedlegges faktura ved oversendelse. For entreprenører merkes kontraktarbeidet A1, A2 etc. Bestilte endringer/tilleggsarbeider og mengdeavregning merkes med endringen eller mengdeavregningens nummer. etc. Lønns- og prisendringer merkes P1, P2 etc. Som vedlegg til fakturaen settes det opp en oversikt med totalt opparbeidet verdi pr. avslutning av faktureringsperioden (normalt en måned), evt. akontobeløp, og med fradrag for innestående beløp og for tidligere fakturert, samt reststående kontraktsbeløp etter fakturering. Det henvises til PA-bokens vedlegg 8. Faktura skal på BL s forlangende gjennomgås med BL i kladd før renskriving og oversendelse. Ved avtalte faktureringsplaner faktureres tidligst den første i måneden for arbeider utført måneden før. Ved forsinkelse i fremdriften skal faktureringen utsettes tilsvarende. Endringer/tilleggsarbeider faktureres separat og skal som bilag ha kopi av godkjent endringsmelding eller kopi av ev. bestillingsbrev. Original, signert endringsmelding/bestilling oppbevares i BH s arkiv. Øvrige bilag som dokumenterer fakturasum skal være originalbilag. Hvis ikke, returneres fakturaen. Notaer beheftet med formelle feil, manglende attestasjon, regnefeil, feil beregningsmåte, manglende underbilag, avvikende oppsett i forhold til avtale etc., vil bli avvist, ny korrekt faktura oversendes sammen med kreditnota for. Leverandør skal levere EHF faktura. Norges Bank sitt organisasjonsnummer B) Sluttfaktura: I sluttfaktura skal medtas også alle avsluttede tilleggsarbeider. Sluttfaktura settes opp i henhold til NS 8405, 8406, 8401, 8402 eller i henhold til leverandør eller entreprenørs kontrakt / avtaledokument med Norges Bank. Tidsfrister for sluttfaktura er i henhold til NS / Kontrakt / avtaledokument. Versjon: 6

7 C) Lønns- og prisstigning: Dersom reguleringsklausul inngår i kontraktsbestemmelsene, skal entreprenørene gjennomgå beregningsmåte og oppsett i detalj med BL før første reguleringsfaktura sendes. 12. Ferdigbefaring og overtagelse: Ferdigbefaring: På ferdigbefaringen deltar HB v/ PL og fagansvarlig, BL, rådgivere samt entreprenørene. BL skal lede og referere overtagelsesbefaringen. Ferdigbefaringen skal omfatte alle arbeider som omfattes av kontrakten med entreprenøren. Tekniske installasjoner og anlegg mv. skal være igangkjørt og testet før overtagelsesbefaring avholdes. Uttestingen skal være dokumentert ved igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller. Overtagelse: Mangelliste fra ferdigbefaringen danner grunnlaget for overtakelsesforretningen. Før overtakelse skal det foreligge Dokumentasjon for entreprenørens gjennomførte egenkontroll av arbeidene Igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller Brukstillatelse fra tilsynsmyndighetene Godkjennelse av VA-anlegg fra vann- og avløpsmyndighetene FDV-materiale. FDV-materialet skal være godkjent av tiltakshaver eller tiltakshavers rådgivere Brannverndokumentasjon Opplæring av brukere skal være gjennomført Ved overtakelse skal BL sette opp overtakelsesprotokoll. Overtakelsesprotokollen skal settes opp i h.t. NS 3434: Overtakelse av bygg og anlegg - Prosedyrer. Protokollen skal utarbeides i 2 eksemplarer. Begge eksemplarer underskrives av entreprenør og BHs representant. Partene beholder 1 eksemplar hver. PA Bokens Vedlegg 9 11 viser skjema som skal benyttes ved overtagelsesbefaringer- og forretninger: Vedlegg: 1 Organisasjonsplan ettersendes ved avrop 2 Organisasjonsplan SHA ettersendes ved avrop 3 Adresseliste ettersendes ved avrop 4 Prosjektmeldingsskjema ettersendes ved avrop 5 Endringsmeldingsskjema ettersendes ved avrop 6 Mengdeavregningsskjema (punkter i grått tilhører byggefsen) 7 Eksempel på oppsett av faktura Versjon: 7