Avvikshåndtering etter NS 8406 og Håndbok 066 Krav til kvalitet, sanksjoner og tiltak ved avvik Hvordan få entreprenøren til å levere rett 1. gang? Liv Nordbye, Byggherreseksjonen, Vegdirektoratet, 09.10.2012
1. Krav til entreprenør iht kontrakt Entreprenørens ytelse (Hb 066, C1 alminnelige kontraktsbestemmelser (NS 8406 pkt. 11)) Kontraktsarbeidet skal oppfylle de krav som er angitt i kontrakten. Er ikke kvalitetskrav til materialer og utførelse angitt i kontrakten, gjelder slike kvalitetskrav som er vanlige for tilsvarende arbeider.
NS 8406 pkt. 27 Mangler ved kontraktsarbeidet. Erstatningsansvar Det foreligger mangel dersom kontraktsarbeidet ved overtakelsen ikke er i den stand byggherren har krav på etter kontrakten, og dette skyldes forhold entreprenøren svarer for.(27.1) Mangel ved kontraktsarbeidet som byggherren har påberopt i rett tid, har entreprenøren rett og plikt til å utbedre for egen kostnad, med mindre kostnadene til utbedringen vil bli uforholdsmessig store i forhold til det som oppnås.(27.2) Kan ikke byggherren kreve utbedring, kan han i stedet kreve prisavslag. (27.3)
Krav til entreprenør i kontrakter med SVV Generelle krav (Hb 066, C2 Spesielle kontraktsbestemmelser for Statens vegvesen) Kap. 14.1: Entreprenøren skal utarbeide en kontraktsspesifikk kvalitetsplan som beskriver prosesser, prosedyrer og tilhørende ressurser som skal anvendes av hvem og når for å oppfylle kravene i kontrakten. Krav til entreprenørens kvalitetssikring (Hb 066, del C2 og C3, Spesielle kontraktsbestemmelser)
Krav til entreprenørens kvalitetssikring Kvalitetsplan (Hb 066 kap. C2 14.2 og C3 kap. 2.1) Dokumentasjon (Hb 066 C2 kap. 14.3 og C3 kap. 2.2) Sanksjoner knyttet til mangelfull kvalitetsrapportering(hb 066 C3 kap. 2.3) Bruarbeider (Hb 066 C3 kap. 2.4++)
Hb 066, C2 kap. 14.2 Kvalitetsplan Entreprenøren skal overlevere kvalitetsplan til byggherren før arbeidene starter. Byggherren kan nekte oppstart av aktiviteter hvor ikke tilstrekkelig arbeidsprosedyre eller arbeidsbeskrivelse foreligger, eller hvor entreprenøren ikke etterlever kontraktens krav til kvalitetssikring. Kvalitetsplanen skal vise entreprenørens systematiske ivaretakelse både av kvalitet og HMS. Kvalitetsplanen skal dekke alle arbeidsoperasjoner og minst inneholde følgende: Organisasjonsplan Kontrollplan Arbeidsprosedyrer Avviksbehandling Dokumentbehandling
Entreprenørens organisasjonsplan: Nøkkelpersonell Stillingsbeskrivelser Ansvar Fullmakter Formelle linjer
Entreprenørens kontrollplan: Prosesser for overvåking, måling, analyse og forbedring for å: Bevise overenstemmelse for produkt Sørge for overensstemmelse for systemet for kvalitetssikring Kontinuerlig forbedre virkningene av systemet for kvalitetssikring Skal minimum vise: Prosess/arbeidsoperasjon Kontraktsmengde Prøveomfang krav/toleranse ansvarlig for kontrollen Skal innholde: kontrollresultat og godkjenning/utsjekking for de enkelte prosessene henvisning til avviksmeldingsnummer merknader
Entreprenørens arbeidsprosedyrer: Skal dokumentere at arbeidsoperasjonene er gjennomtenkt og planlagt slik at alle kvalitetskrav kan overholdes.
Entreprenørens avviksbehandling: Det skal etableres egne prosedyrer for avviksbehandling Avviksbehandlingen skal: sikre kontinuerlig forbedring gjennom korrigerende og forebyggende tiltak sikre overensstemmelse med krav og byggherrens aksept ved utbedring av avviket dokumentere eventuelle endringer i forhold til planene.
Entreprenørens dokumentbehandling: Entreprenøren skal ha et system for dokumentbehandling som sikrer at alle nødvendige opplysninger tilflyter rette vedkommende. Det skal kunne dokumenteres /kontrolleres at det alltid arbeides etter siste tegningsrevisjon/dokumentrevisjon.
Hb 066 C3, kap. 2 Kvalitetssikring 2.1 Kvalitetsplan 2.2 Dokumentasjon 2.2.1 Sjekklister 2.2.2 Avviksmelding 2.2.3 Teknisk avklaring 2.2.4 Varsel om krav om endringer 2.2.5 Rapportering 2.3 Sanksjoner knyttet til mangelfull kvalitetsrapportering 2.4 Bruarbeider
C3 2.1 Kvalitetsplan Kvalitetsplanen skal være så enkel og kortfattet som mulig og ikke være i strid med bestemmelsene i NS-ISO 9000- serien.
Hb 066, C2 kap. 14.3 Dokumentasjon Entreprenøren skal levere dokumentasjon på overenstemmelse for produktet, dvs. at kontraktens kvalitetskrav er oppfylt, til byggherren fortløpende. Eventuelle avvik skal tydelig fremgå av entreprenørens kvalitetsdokumentasjon.
C3 2.2 Dokumentasjon 2.2.1 Sjekklister Kvaliteten på utførelsen skal dokumenteres med sjekklister. Entreprenøren utarbeider sjekklisten. Sjekklisten skal inneholde plass for kontrollsignatur og skal undertegnes av den person som har utført kvalitetssikringsarbeidet samt entreprenørens ansvarlige representant. Entreprenøren skal fremlegge kopi av sjekklisten ved viktige milepæler, før videre arbeid kan startes. Kopi kan kreves oversendt byggherren fortløpende for alle arbeider. Sjekklisten skal om mulig utfylles med måleverdier og dokumentere krav gitt i kontrakten.
C3 2.2.2 Avviksmelding Fastsatt skjema Avviksmelding skal brukes, jfr. Kap. A1.
C3 2.2.3 Teknisk avklaring Teknisk avklaring skal inneholde: Entydig merking Entreprenørens beskrivelse av problem Entreprenørens dato og underskrift Skjemaet skal ha plass for byggherrens kommentar samt byggherrens dato og underskrift.
C3 2.2.4 Varsel om krav om endringer Krav om endring ihht kontraktsbestemmelsen gjøres ved bruk av fastsatt skjema «Krav om endringsordre», jf. Kap. A1 Kostnadskonsekvens må spesifiseres i underpunkter: -enhetspris i kontrakt, fastpris eller regningsarbeid. Eventuelle fremdriftsmessige konsekvenser må spesifiseres.
C3 2.2.5 Rapportering Dokumentasjon på at kontraktens kvalitetskrav er oppfylt, skal leveres byggherren fortløpende. Eventuelle avvik skal tydelig fremgå av entreprenørens kvalitetsdokumentasjon. Avviksmeldinger og endringsforslag leveres byggherren på egne skjema, jf. Kap. A1 For hver kalendermåned skal entreprenøren levere en statusrapport. Denne skal som et minimum redegjøre for framdriftsmessig status iht. gjeldende fremdriftsplan. Dette gjelder også økonomisk og kvalitetsmessig status samt en redegjørelse for HMS og ytre miljø. Statusrapporten skal inneholde samleskjema på utført materiale og massekontroll, geometrisk kontroll og «som bygget»-målinger. Dokumentasjonen på geometrisk kvalitet leveres byggherren undervegs på digitalt format etter nærmere avtale. Denne dokumentasjonen legges på eget filutveklingsområde av entreprenøren, og vil legge grunnlaget for ferdigvegstegninger.
C3 2.3 Sanksjoner knyttet til mangelfull kvalitetsrapportering Dersom entreprenørens dokumentasjon til byggherren er mangelfull, og entreprenøren ikke framskaffer den avtalte dokumentasjonen innen 14 dager etter å ha blitt gjort oppmerksom på forholdet, ilegges entreprenøren en mulkt på 2.000 kr per hverdag for hvert forhold inntil dokumentasjonen foreligger. Entreprenøren ilegges en mulkt på 5.000 kr dersom byggherrens stikkprøvekontroll avdekker vesentlige avvik i utførelsen som forringer kvaliteten og som ikke er meldt inn til byggherren innen 2 dager etter at avviket inntraff, på tross av at entreprenøren visste om eller burde ha visst om avviket. Trekk i form av sanksjon er ikke begrensende for byggherrens håndtering av mangler i henhold til kap. C1.
C3 2.4 Bruarbeider For bruarbeider gjelder dessuten at den del av organisasjonen som har ansvar for disse arbeidene, skal ha innført og når nødvendig ajourføre et kvalitets system som er i samsvar med kravene i NS-EN ISO 9001:2008 Systemer for kvalitets styring Krav. Dette kvalitetssystemet skal også ivareta alle krav som er angitt i NA-Rundskriv 2007/11 "Kvalitetssikring av bruer. Krav til entreprenørers system for kvalitetsstyring. Bestemmelsene i NS-EN ISO 9001:2008 erstatter bestemmelsene i NS-EN ISO 9001:2000 der hvor det er henvist til disse i NA-Rundskriv 2007/11 med tilhørende vedlegg. Kvalitetssystemet med tilhørende planer skal være innført i organisasjonen ved kontraktsarbeidenes start. Systemet skal omfatte alle bruarbeider med tilhørende produkter som entreprenøren har ansvar for. I prosjektets samhandlingsfase før oppstart av arbeidene (jf. kap. C2 pkt. 8), skal kvalitetsplanene gjennomgås sammen med byggherren. I byggherrens vurdering av om kvalitetssystemet er tilfredsstillende innført, vil blant annet forhold angitt i NA-rundskriv 2007/11 inngå.
Kontrollingeniøren en nøkkelrolle Kontrollingeniøren skal Utføre stikkprøvekontroll av teknisk kvalitet Entreprenørens dokumentasjon og kontrollsystem Egne kontroller
2. Byggherrens ansvar Hb 151 kap. 1.4: Kvalitetsplanens innhold «Mens prosjektstyringsplanen skal ha fokus på krav til hva som skal leveres, skal kvalitetsplanen ha fokus på kontrollene og dokumentere at krevd kvalitet er oppnådd.» Kap. 1.4.5: Byggherrens kontrollplan «Kvalitetsplanen skal for alle faser inneholde en kontrollplan som omfatter vesentlige arbeidsoperasjoner slik at bestilt kvalitet sikres. I denne håndboken stilles det krav til byggherrens kontrollplan med mindre annet er beskrevet.»
Hb 151 Kap. 1.4.5: Byggherrens kontrollplan skal minimum inneholde: Hva som skal kontrolleres Krav som skal oppfylles Kontrollfrekvens Hvem som er ansvarlig for å utføre kontrollen Krav til dokumentasjon Planen skal beskrive kontrollomfang (her inngår egenkontroll, sidekontroll, utvidet kontroll, tverrfaglig kontroll) og definere ansvar. Det skal dokumenteres at kontrollen er utført ved kvitteringssignatur på kontrollplanen eller på annen måte (sjekklister, dagbok m.m.). Det vises til Vedlegg 7 Kontrollplan Henv. Kapittel 4.1.3 og SOPP for driftskontrakter
Håndbok 151, kap. 4.1.13 Teknisk kvalitet, miljøkvalitet og dokumentasjon Byggherren har ansvaret for at alle prosjekter har den tekniske og miljømessige kvaliteten som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Ved gjennomføring av utbyggingsprosjekter skal følgende prinsipper legges til grunn:
Byggherrens beskrivelse skal være i samsvar med gjeldende håndbøker og tekniske krav. Entreprenøren skal utarbeide en kontraktsspesifikk kvalitetsplan som skal overleveres byggherren. Entreprenørens kvalitetssikringssystem for bruarbeider skal være i overensstemmelse med kravene gitt i Kvalitetssikring av bruer. Krav til entreprenørens kvalitetssystem. Entreprenøren skal dokumentere at foreskrevet teknisk kvalitet og miljøkvalitet er oppnådd.
Entreprenøren skal avdekke eventuelle mangler, varsle byggherren (melde avvik) og gjennomføre tiltak for utbedring ved manglende kvalitet etter avtale med byggherren. Entreprenørens kvalitetsdokumentasjon skal leveres byggherren fortløpende og før økonomisk oppgjør utbetales.
Entreprenørens eventuelle drifts- og vedlikeholdsdokumentasjon skal leveres byggherren fortløpende og før økonomisk oppgjør utbetales. Byggherren mottar og gjennomgår dokumentasjon, og foretar egen stikkprøvekontroll for å verifisere entreprenørens egenkontroll og som ekstra sikkerhet.
Ved totalentrepriser har entreprenøren ansvaret for å beskrive løsningene, men byggherren har uansett ansvar for å kontrollere og påse at det beskrevne produktet er i samsvar med gjeldende håndbøker og tekniske krav. Kontrollopplegget i byggefasen blir i prinsippet likt for de to entrepriseformene. For asfaltkontrakter kreves et planverk bestående av resept, kvalitetsplan og arbeidsvarlingsplan. Det vises her til krav som er angitt i teknologiavdelingens rapport nr. 2505 under kap. 1.1 «Generelt».
Byggherrens kontroll skal alltid omfatte: entreprenørens arbeidsprosedyrer entreprenørens opplegg for avviksbehandling entreprenørens kontrollplan entreprenørens dokumentasjon av utført arbeid og av oppnådd kvalitet egne stikkprøver
Risikovurdering av teknisk kvalitet: For å bestemme risikoen skal det gjennomføres en risikovurdering som dokumenteres i eget skjema, se Vedlegg 6 i Hb 151, «Risikovurdering av teknisk kvalitet». Omfanget av stikkprøvekontrollen bestemmes ut fra denne risikovurderingen. Prosjektleder er ansvarlig for at det utarbeides risikovurdering av teknisk kvalitet. Denne skal kartlegge kritiske prosesser, nødvendige ressurser og kompetanse for å følge opp teknisk kvalitet i følge kontrakten, og fastlegge opplegg og omfang for byggherrens kontroll.
Eksempel på risikovurdering av teknisk kvalitet er: erfaring med entreprenøren entreprenørens kvalitetsplan og avvikssystem entreprenørens bemanning prisnivå tidspress for gjennomføring av kontrakten materialkvalitet som er i grenseland for aksept hvilke tekniske elementer som inngår samt kompleksitet på kontrakten spesielle forhold kompetanse i egen organisasjon Risikovurderingen signeres av prosjektleder og byggeleder.
Byggherrens kontrollplan: Når risikovurderingen er utført, skal det utarbeides en kontrollplan for hver kontrakt med basis i risikovurderingen. Kontrollplanen inngår som en del av kvalitetsplanen på prosjektet/kontrakten, se også kapittel 1.4.5 «Kontrollplan». Vedlegg 7 i Hb. 151 viser skjema for en enkel kontrollplan.
Kontrollplanen skal omfatte alle elementene som inngår i byggherrens stikkprøvekontroll og skal inneholde en plan for det samlede kontrollarbeid og dokumentasjon som skal utføres på kontrakten. Kontrollplanen skal baseres på prinsipp for ansvarsfordeling mellom byggherre og entreprenør, og sikre at entreprenørens arbeidsprosedyrer, avvikssystem samt kontrollog dokumentasjonsopplegg fungerer som forutsatt i kontrakten. Dette gjøres ved å vektlegge kontroll og revisjoner av entreprenørens systemer.
Entreprenørens dokumentasjon skal være iht. kontrakten og retningslinjer for øvrig, og skal ha et omfang som er tilstrekkelig for å dokumentere at foreskrevet kvalitet er oppnådd. Entreprenørens kvalitetsdokumentasjon skal leveres byggherren fortløpende. Omfanget av egne stikkprøver skal være avhengig av risikoen som fremkommer i risikovurderingen og tilpasses fortløpende avhengig av resultatene av kontrollen.
Egne stikkprøver skal være målrettede og utføres i et slikt omfang at byggherren er trygg på at den samlede dokumentasjon gir et representativt og korrekt bilde av oppnådd kvalitet. Oppstartskontroll skal spesielt vektlegges. Entreprenørens mottakskontroll av leverte varer/materialer skal også følges opp nøye. Det skal settes opp sjekklister også for visuell kontroll. (Dette gir mye bedre oversikt ved senere innsamling av dokumentasjon.)
Sjekklister: Byggeleder er ansvarlig for at det utarbeides sjekklister eller tilsvarende dokumentasjon som dokumenterer at byggherrens kontroll gjennomføres som forutsatt i kontrollplanen og at foreskrevet kvalitet er oppnådd på alle vesentlige prosesser/arbeidsoperasjoner. Oppfølging og dokumentasjon skal gjøres fortløpende.
For tunnelanlegg spesielt: Byggherren skal i byggefasen sørge for at prosjektet har tilstrekkelig bemanning, med den nødvendige kompetanse ut fra forventede geologiske utfordringer. Minst en av disse skal ha bergteknisk/ingeniørgeologisk kompetanse.
Vedkommende skal ha overordnet faglig ansvar for permanentsikringen og sørge for at: det utarbeides kvalitetssikringssystem for geologisk kartlegging, sikring og dokumentasjon berget blir kartlagt for å bestemme omfang og metode for permanent sikring registrere og dokumentere geologi og utført sikring iht. gjeldende krav utarbeide ingeniørgeologisk sluttrapport med angivelse av fremtidig inspeksjonsbehov Vedkommende skal også rapportere og begrunne eventuelle avvik i sikringsomfang og sikringsmetoder i forhold til det som var forutsatt i konkurransegrunnlaget.
3. Hvordan få entreprenøren til å levere rett 1. gang?
Hvordan få entreprenøren til å levere rett 1. gang? 1. Opplæring - felles forståelse av kvalitetskrav og krav til kvalitetssikring samhandlingsprosess. 2. Enhetlig styring - følge kontrakten og håndbøkene i oppfølgingen, - kvalitetsplan, kontrollplan, å gjennomføre byggherrens stikkprøver, sanksjonere. 3. Rapportere minimumskontroll, følge opp stikkprøveomfang og resultater. 4. Analysere og ta opp resultatene med entreprenør. 5. Stille strengere kompetansekrav i konkurransene.