UNIVERSITETET I TROMSØ Prosjekt Helse- miljø og sikkerhet Prosjektplan Versjon nr.1 15.02.10 1
1. INNLEDNING: Prosjektmålet: Universitetsstyret behandlet sak Orientering om oppfølging av HMS arbeidet ved UIT, 12.12.07, og sak 46 08 vedrørende Ekstern revisjon av HMS systemet ved Universitetet i Tromsø oppfølging av rapport fra det Norske Veritas, 19 september 2008 Følgende vedtak ble gjort: 1. Universitetsstyret tar rapporten UIT Vurdering av HMS system fra det Norske Veritas til etterretning. 2. Det etableres et treårig prosjekt for å utvikle et rammeverk for en virksom og effektiv HMS organisasjon ved Universitetet i Tromsø 3. Stillingen som prosjektleder utlyses. Veritas - rapporten ramser opp 11 områder med førsteprioritet samt en rekke punkter med andreprioritet. I Veritas sine foreslåtte tiltak var både strukturelle forhold som: Tydeliggjøring av roller og ansvar, rapporteringer, revisjoner og opplæring, til holdningsskapende tiltak og HMS - kulturbygging, med mer tatt med som forslag til forbedringer. Noen av de strukturelle forhold er allerede tatt grep om og iverksatt. Forutsetninger og rammer Prosjektet skal bygge på den visjon og målsetting som er vedtatt i Strategidokument for Universitetet i Tromsø 2009 2013. Prosjektperioden er satt fra august 2009 til august 2012. Universitetsdirektøren er prosjekteier. Avdeling for Personal og organisasjon (POA) står som driver av prosjektet. For at prosjektet skal kunne få den nødvendige oppmerksomhet, progresjon, involvering, prosess, koordinering og resultater her en valgt å dele inn prosjektet i årsplaner. Denne Prosjektplan vil derfor bli evaluert gjennom en delrapport som igjen danner grunnlag for ny prosjektplan for 2011 og 2012. I prosjektets arbeid med å finne de gode tiltak, uansett organisatorisk nivå i virksomheten, bør disse forhold vektlegges særskilt: a. Tiltak må være konkrete og spesifikke b. Tiltak må være knyttet til hva ansatte gjør og ikke hva ansatte er. c. Tiltak skal ha fokus på arbeidshverdagen på den enkelte enhet. d. Tiltak må være gjennomførbare i forhold til tilgjengelige ressurser. e. Tiltak skal kunne gjennomføres på den enkelte enhet. f. Tiltak skal være realistiske, motiverende, gjerne små suksesshistorier. Det å ha fokus på det som er velfungerende og forsterke slik praksis. 2
Bakgrunn for prosjektet Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Tromsø ble fra årsskiftet sammenslått til en institusjon. Det nye universitetet skal ha et sterkt fokus på helse,- miljø- og sikkerhet (HMS) ved virksomheten. Ambisjonen er å løfte nivået opp fra et akseptabelt nivå til en praksis som med større presisjon ivaretar ansatte og studenters sikkerhet og et godt psykososialt arbeids- og læringsmiljø. Helse, miljø, og sikkerhetsarbeid handler om å skape gode og sikre arbeidsvaner, klare ansvarsforhold, godt samarbeid, ryddige omgivelser og miljøvennlig aktivitet. Dette gir kvalitet i arbeidet og bedre resultater. Arbeid med HMS er å strekke seg etter å gjøre det som er det beste for de fleste. Det representerer et gode for samfunnet og for mennesker i organisasjonen og det gir positiv identitet og knytter folk sammen. På denne måten kan HMSarbeidet innvirke på hvem vi tiltrekker oss som søkere på stillinger, hva vi vektlegger av kvaliteter når vi foretar tilsetting, hvordan samarbeidet og trivselen i arbeidet er, hvem som blir eller velger å forlate/slutte og hvordan vi virker ovenfor omgivelsene, og de vi er til for. Det er således sammenhenger mellom kvaliteten i arbeidet, arbeidsmiljøet og virksomhetsmålene. Universitetet som arbeidsgiver har ansvaret for at arbeidsmiljøkravene blir gjennomført. Arbeidsmiljøloven 2-1 pålegger arbeidsgiver ansvaret for å påse at arbeidsmiljøet i den totale virksomheten er i samsvar med de bestemmelsene som er gitt i og i medhold av arbeidsmiljøloven og må drive et systematisk arbeidsmiljøarbeid. 2. Prosjektets resultat mål Prosjektets overordnede mål er å få et godt velfungerende HMS system ved Universitetet i Tromsø innen prosjektslutt høsten 2012. 3. Målsetting Prosjektets hovedmål er å etablere og iverksette et system som styrer de ulike aktivitetene i det systematiske HMS arbeidet, og som sikrer de ulike krav hjemlet i lover blir fulgt opp. I tillegg sikre at det skjer et kontinuerlig forbedringsarbeide i virksomheten. 4. Prosjektets gevinster Prosjektets forventede resultater fra aktivitetene er at det innen høsten 2012: Skal ha etablert en HMS struktur og et HMS system som samhandler med Universitetets øvrige styringssystemer. I samsvar med HMS internkontrollforskriften skal prosjektet ha øke kompetansen og forståelsen om innholdet i det systematiske HMS arbeidet og krav til dokumentasjon. Skal gi økt trygghet i forhold til ulike miljøfaktorer man kan møte på Universitetet, gjennom informasjon, bedret tilgjengelighet til HMS verktøy og støttefunksjoner, på HMS området. Skal gi holdningsendring og utvikling av god HMS sikkerhetskultur og utvikling av godt omdømme. Skal føre til en helhet og samhandling med både interne og eksterne interessenter (se vedlegg nr.1). Skal føre til at HMS arbeid ses på som en del av ordinær drift. Bidra til at de erfaringer som erverves kan være overførbare til andre virksomheter. 3
5. Prosjektets tidsplan Prosjektet er inndelt i tre faser. Aktiviteter i de ulike faser er beskrevet under. Prosjektperioden er satt fra august 2009 til august 2012. Denne prosjektplan vil bli evaluert gjennom en delrapport, som igjen danner grunnlaget for ny prosjektplan for 2011 og 2012. For hvert år vil det bli skissert nye utviklingsområder. Figur 1. Tidsplan År 2010 2011 2012 Kvartal 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 FASE 1: Systemutvikling HMS FASE 2: Prosess - HMS Kultur FASE 3: - Drift x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x FASE 1: Systemutvikling - HMS Systemutvikling HMS er representert ved HMS personell POA, samt et utvalg representanter fra Fakultet og Instituttnivå. Gruppen skal bistå prosjektadministrasjonen og skal ha fokus på HMS systemet, ta stilling til hva som er bra, hva kan bedres, samt komme med forslag til forbedringer. HMS systemet består både av dokumentstyring, styringsdokumenter, grunnlagsdokumenter, prosedyrer, som setter krav til, og gir retningslinjer for, planlegging, organisering og gjennomføring av aktiviteter. Arbeidsgruppe systemutvikling skal arbeide med å utvikle HMS systemet og dokumentstyringen, bidra til å skape en intern HMS standard og Internkontroll, og vil ha primært organisatorisk HMS perspektiv rettet på stab - ledelsesnivå, inkludert interne interessenter. FASE 2: Prosess - HMS kultur Skal bistå prosjektadministrasjonen med å utvikle en god HMS kultur gjennom fokus på sikkerhet og holdninger, ha et helhetlig fokus og: - Etablere et godt rapporteringssystem for HMS gjennom prinsipper, prosedyrer og praksis. - Sikre legitime rettferdige og fleksible løsninger. - Etablere kollektive og individuelle HMS forbedringer - Opplæring kurs i HMS - Dele kunnskap og erfaringer innen HMS - Kvalitetssikre prosessarbeidet på fakultet institutt Arbeidsgruppe prosess skal samarbeide med prosjektadministrasjonen om å velge gode løsninger og se til at implementering er tilpasset organisasjonen. Arbeidsgruppe prosess tar høyde for i større grad påkople og involvere eksterne interessenter ( se vedlegg nr. 1). FASE 3: - Drift Arbeidsgruppene skal bidra til at de enkelte enheter med respektive verneområder involveres. Organisering av lokale ressurser må tilstrebes å få et eierforhold og en egenmotivasjon som gjør prosjektet slik at det fungerer. Driftsfasen skal ha gjennomgående kunnskap og lokal tilpasset forutsigbar HMS dokumentasjon. 4
- drift vil ha HMS perspektiv på alle organisatoriske nivå inkludert interne og eksterne interessenter. 6. HMS - prosjektets utviklingsområder 2010 I løpet Av 2010 skal det arbeides med 5 utviklingsområder. Beskrivelsen av aktivitetene for å nå målene foreligger i vedlegg nr. 2 1. Oppstart forankring av prosjektet 2. Skal etablere en HMS struktur og et HMS - system som samhandler med Universitetets øvrige styringssystemer. 3. Etablere en hensiktsmessig HMS dokumentorganisering og styring. 4. Skal sørge for en hensiktsmessig integrering av HMS opplæring og plan for dette. 5. Vurdering og forslag til løsninger knyttet til HMS rapporteringer årsmeldinger. Faglig støtte, evalueringer. Rapporteringer. 7. Prosjektorganisering 1. Universitetsdirektøren 2. Styringsgruppe Interessenter - NAV - BHT - AMU - Fakultet /Institutt - Verneombud - Fagtillitsvalgte - Læringsmiljøutvalget (studenter) - Arbeidstilsyn, myndigheter - Andre Univ. - Andre 3. Prosjektadministrasjon 6. Arbeidsgrupper - drift 4. Arbeidsgruppe Systemutvikling 5. Arbeidsgruppe HMS kultur Prosess 5
Styringsgruppe Sammensetning av styringsgruppen (SG) Universitetsdirektøren er prosjekteier. Personal og organisasjon (POA) står som driver av prosjektet. Prosjektleder fungerer som sekretær for styringsgruppen. - Universitetsdirektør Lasse Lønnum (leder) - Helsefakultetet, Dekan Arnfinn Sundsfjord - Tromsø Museum, Museumsdirektør Marit Anne Hauan - Fakultet for humanoira, samfunnsvitenskap og lærerutdanning, Fakultetsdirektør Jørgen Fossland. - Avdeling for bygg og eiendom, Bygg- og eiendomsdirektør Kathrine Julin Pettersen - Ledende hovedverneombud, Wenche Bakkelund - Fra organisasjonene, Torill Nustad. Prosjektadministrasjonen har møte- og talerett i styringsgruppen. Styringsgruppen har 4 møter i året. Oppgaver for styringsgruppen - Godkjenne prosjektplaner og mandat for prosjektet. - Godkjenne forutsetninger og mål, sørge for at eventuelle avtalte ressurser stilles til prosjektets disposisjon. - Treffe beslutninger og ta avgjørelser som gjelder prosjektet - Etablere og avtale rapporteringsrutiner med prosjektet og vurdere resultater. - Prioritere deltakelse i treffpunkter underveis. Prosjektadministrasjon (PA) Odd Arne Paulsen, Personal og organisasjonsdirektør, Bjarte Toftaker, personalsjef, Anita Pettersen, HMS rådgiver og Tore A. Hansen prosjektleder, fra avdeling for personal og organisasjon (POA). Prosjektadministrasjonen har møter hver 14 dag. Oppgaver for prosjektadministrasjon - Utarbeide prosjektbeskrivelse og prosjektplan og detaljplaner - Koordinere prosjektet, vurdere løsninger og anbefalinger fra prosjektmedlemmer - Innkalle til møter - Innhente annen kompetanse som er nødvendig - Sikre prosjektets framdrift i samsvar med prosjektplan - Sikre at leveranser innehar avtalt kvalitet - Fortløpende varsle styringsgruppen dersom det er vesentlige endringer i forutsetninger for måloppnåelse - Prosjektleder skal ha sekretærfunksjon og sørge for fremdrift i prosjektet. Arbeidsgrupper I arbeidet med å få en felles organisatorisk forståelse og fokusere på verdien med å delta både gagner de enkelte enheter og virksomheten som helhet, må en sterk forankring av prosjektet sikres. Involvering, medvirkning, kartlegginger, prosessarbeid, ansvar, roller, opplæring er stikkord som kan nevnes som kritiske suksessfaktorer. I arbeidet med å gjennomføre dette er prosjektet delt inn arbeidsgrupper og tre faser. De ulike faser vil totalt sett også ivareta de 6
ulike organisatoriske nivå. Arbeidsgruppene skal bistå prosjektadministrasjonen og skal ta stilling til hva som er bra, hva kan bedres, samt komme med forslag til forbedringer. Arbeidsgruppene har møter en gang i måneden og etter behov. 7
Vedlegg nr. 1 Interessentanalyse: Analysen gir en oversikt over aktører som vil kunne ha interesser for og i prosjektet Interessent Suksesskriterier Bidrag til prosjektet EKSTERNE Bedriftshelsetjeneste Faglig utvikling Faglig støtte NAV Realisering av IA-arbeidet Kunnskap/økonomiske midler Arbeidstilsynet, andre Samarbeid Tilsynsbesøk, rapporter myndigheter Politiet Samarbeid Kunnskap - støtte Andre universiteter Samarbeid Kunnskap - støtte Studentsamskipnaden Samarbeid Samarbeid INTERNE Universitetsdirektøren Styringsgruppe Prosjektadministrasjon Arbeidsgrupper Fakulteter - institutter Avdeling for personal og organisasjon - POA Arbeidsmiljøutvalget Hovedverneombud - verneombud Fagforeningene Læringsmiljøutvalget Sette krav til prosjektet og lede styringsgruppen. Identifisere og styrke HMS - faktorer og revitalisere universitets HMS - system Kvalitetssikre produkt og prosjektrapport Egen motivasjon i å sitte i Prosjektgrupper Gi faglige bidrag og bidra til koordinering av prosjekt og drift Vellykket produkt og prosjektrapport Gi viktige bidrag til universitetets arbeid med HMS Ivaretakelse av de tilsattes interesser i prosessen Ivaretakelse av studentenes interesser i prosessen Beslutninger Kunnskap/beslutninger/forankring Forvaltningen av eksterne interessenter ivaretas gjennom å gi informasjon om prosjektet, invitere til samarbeid og faglig støtte. Interne interessenter involveres og orienteres alt avhengig av type utfordringer og problemstillinger prosjektet kommer i berøring med 8
Vedlegg nr. 2 HMS utviklingsområder, fremdrift, aktiviteter 2010 Forkortelser: PA = Prosjektadministrasjon PL = Prosjektleder SG = Styringsgruppe SU = Systemutviklingsgruppe AMU = Arbeidsmiljøutvalget Andre = * 1. UTVIKLINGSOMRÅDE: Start Slutt Ansvar Oppstart forankring. Aktiviteter: a) Forankring av prosjektet Høst 09 Jan - 10 PA/ PL b) Utarbeidelse av prosjektskisse okt 09 Nov PL 09 c) Orientering i AMU Høst 09 løpend e PL d) Notat Orienteringssak Univ. styret Des 09 Des 09 PA e) Tilslutning til prosjektplan Febr. - SG d) Prosjektseminar - Bli kjent med hverandre - Få felles forståelse av oppgavene - Etablere spilleregler - Bestemme det videre arbeidet (styringsgruppe, prosjektadministrasjon, arbeidsgruppemedlemmer) 2. UTVIKLINGSOMRÅDE: Etablere en HMS struktur og et HMS system som samhandler med Universitetets øvrige styringsdokumenter. 15 April April ALLE Aktiviteter: a) Første møte i systemutviklingsgruppa Mars Mars SU b) Hva er bra og hva bør bedres? c) Hvilke forbedringsområder foreligger d) Gjennomgang av foreslåtte tiltak Mars Mars PA e) Kvalitetssikring av innkomne forbedringsområder tiltak beslutning om HMS - systemet Mai Juni SG 9
3. UTVIKLINGSOMRÅDE: Etablere en hensiktsmessig HMS dokumentorganisering og styring. Aktiviteter: d) Første møte i systemutviklingsgruppa. Febr Mars SU e) Hva er bra og hva bør bedres? f) Hvilke forbedringsområder foreligger. d) Gjennomgang av foreslåtte tiltak Mars Mars PA e) Kvalitetssikring av innkomne forbedringsområder tiltak beslutning. Mai Juni SG 4. UTVIKLINGSOMRÅDE: Skal sørge for en hensiktsmessig integrering av HMS opplæring og plan for dette. Aktiviteter: a) Gjennomgå og etablere HMS opplæringsplan. Aug Sept SU b) Justere og kvalitetssikre foreslåtte plan. Sept Sept PA c) Kvalitetssikre og beslutte. Sept Sept SG AMU 5. UTVIKLINGSOMRÅDE: Vurdering og forslag til løsninger knyttet til HMS rapporteringer årsmeldinger. Aktiviteter: a) Vurdere og etablere rutiner for HMS rapporteringer - årsmeldinger. Okt Nov SU b) Justere og kvalitetssikre Nov Nov PA c) Kvalitetssikre - beslutte Nov Des SG Godkjent i styringsgruppemøte den 15.02.10 10