Protokoll fra styremøte i NAL (5/2014) Tid: 27.8.2014 klokken 09.00-16.30 Sted: Sanden pensjonat, Øyragata 9, Lærdal Styret Kim Skaara, Maria Molden, Rose Marie Steinsvik, Per Anda, Michael Lommertz og Anette Helstad Forfall Gudmund Hoel, Sissil Gromholt og Per Morten Ekerhovd NALs administrasjon Pål Stephensen, Petter N. Haug og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 63/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte 27.8.2014 godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. 64/2014 Protokoll fra styrets møte 23.6.2014 Protokollen vedlå til saken. Protokollen fra styrets møte 23.6.2014 godkjennes. Del 2 Orienteringssaker 65/2014 Orienteringer Presidenten orienterte om følgende saker: - Regjeringskvartalet Saken har høy interesse i media, både nasjonalt og internasjonalt. NALs hovedbudskap er at begge byggene må ses i sammenheng og at det bør gjennomføres en åpen idékonkurranse. - Nytt arkitekturhus NAL fikk avslag på å leie Militærhospitalet grunnet sikkerhetsaspektet. Media interessert i saken.
- Bemanningssituasjonen i Arkitektnytt Michael Godø er ansatt i vikariatet som journalist. Ansettelsesprosess på gang for ny redaktør. - Opprettelse av et studentråd i NAL eller Norges Arkitekter Anette Helstad orienterte. Hovedmålet er å gi studentene en tydeligere plass i organisasjonen, og få en mer dedikert representant inn i styret som både kan være en ressurs for NAL og studentmedlemmene. Det foreslås tre personer ved hver skole som kan være ambassadører for NAL. Administrativt ansvar hos leder og nestleder ved skolene. Det skal etter planen arrangeres møter hvert halvår. Styret er positivt til forslaget. Ideen videreutvikles av Anette Helstad i samarbeid med administrasjonen. Saken settes opp til videre behandling i styrets møte 24.9.2014. - Medlemsstatistikk Administrasjonslederen orienterte. En liten økning i medlemstallet fra i fjor. Fortsatt utfordringer i forhold til å beholde medlemmer. Sommervervekampanje pågår frem til 11.9.2014. Skolebesøk planlagt utover høsten. Styret ønsket tilsendt en prognose over fremtidige pensjonister. - Styrets stemme Presidenten har sendt ut en oversikt over tidsplan og fordeling av ansvarsområder. Anette Helstad skriver til neste nummer. Michael Lommertz overtar ansvaret for området lover, forskrifter og høringer. Per Anda overtar WildCard. - Stasjonsmestermøte på Akershus slott 22.8.2014 Presidenten representerte NAL. - Ny rektorinnsettelse på AHO Presidenten og administrerende direktør deltok. Karl Otto Ellefsen fratrådte som rektor, og Ole Gustavsen tiltrådte. - Frokostmøte i Statsbygg 2.9.2014 Temaet er blant annet samarbeid med Statsbygg om arkitektkonkurranser. Presidenten holder innlegg. - Arkitekturdagen 11.9.2014 Presidenten innleder dagen. -Lokalforeningsledermøte 10.9.2014 Agendaen til møtet blir Norges Arkitekter: Status og oppdatering. 2
I tillegg skal det diskuteres hvilket forhold lokalforeningene skal ha til NAL i fremtiden. Presidenten ber om innspill fra styrets medlemmer til diskusjonen. Det er viktig å ta vare på frivillighetskulturen. Styret diskuterer spørsmålet om avlønning av lokalforeningslederne på prinsipielt grunnlag. Saken settes opp på neste styremøte. Forankring av fanesaken er vanskelig og krever bedre samspill lokalt-sentralt. Øremerking av midler til fanesak diskuteres. - FutureBuilt FutureBuilt satser mye på sin årskonferanse i juni 2015. Etter programstyrets beslutning kommer ikke FurtureBuilt til å fortsette samarbeidet med NAL om videreføring av prosjektet Fremtidens byer etter 2015. - Dialog med departementene Framtidens bygder hva skjer i 2015 når prosjektet utløper? God dialog med KMD og positive signaler rundt nye pilotprosjekter. - DogA Presidenten og administrerende direktør har avholdt et møte med ny administrerende direktør Patrick Tepfers. 66/2014 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør avla en rapport om status i administrasjonen, herunder: - Informasjon til styret Trenger styret mer informasjon rundt prosjekter NAL er involvert i? Styret mener det er tilstrekkelig at de viktigste sakene settes opp på agendaen, og at det orienteres jevnlig om andre saker av betydning. - OAT Ny strategiplan ble vedtatt. Planen sendes styret. Endringer i styresammensetting. Erik Collett representerer OAF og Ole Gustavsen AHO. Workshop i forrige uke rundt tema for neste triennale, samt utlysning av kuratorstilling. Arbeidstittel The Future. Ordning med assosierte medlemmer utredes. Stor interesse fra flere aktører om å knytte seg til OAT. Finansieringen av OAT en utfordring. Mulig økning av kontingenten. 3
- Personal Journalist i Arkitektnytt, Mette Svensen, går ut i permisjon 1.9.2014 Michael Godø ansatt som vikar. Grete K. Hennissen sluttet som redaktør 1.8.2014. Ansettelsesprosess i gang. 19 søkere til stillingen som redaktør. Stud.arch. Peer Bull-Hansen ansatt som praktikant i Fagavdelingen. Høyt tempo og god stemning i administrasjonen. Mange aktiviteter i høstsemesteret. 67/2014 Norges Arkitekter Presidenten orienterte. Dialog med lokalforeningene er i prosess. Innspill savnes fra enkelte. De viktigste punktene i tilbakemeldingene er å beholde lokalforeningsnavnet, representasjonen i Representantskapet, samt deres posisjon i forhold til organisasjonen sentralt. Punktene er forelagt styringsgruppen. To arbeidsgrupper er etablert: 1. Fagforeningsspørsmålet (Robert Kjønes (leder), Bente Irminger, Pål Stephensen og Egil Skavang). To møter avholdt. 2. Organisering og økonomi (Øyvind Sørbrøden (leder), Petter N. Haug, Dag Sagafoss og Mona Lise Lien). Ett møte avholdt. Gruppene skal ha et fellesmøte i 9.9.2014.Rapporten fra arbeidsgruppene skal være ferdig til 16.9.2014. Arbeidet i styringsgruppen går fremover. NLA er ikke med i styringsgruppen, men ny president er observatør i styringsgruppemøtene. Styringsgruppen avholder neste møte 22.9.2014. Et åpent debattmøte om Norges Arkitekter arrangeres i Arkitektenes Hus 30.9.2014. Møtet skal streames. Ekstraordinært møte i Representantskapet avholdes 31.10.2014. Uravstemming i månedskifte november-desember. 68/2014 Arkitekturhuset Presidenten orienterte. Kontrakt om Militærhospitalet var nesten på plass, men Forsvarsbygg fikk kontrakten grunnet sikkerhetsaspektet. Saken er formidlet i nyhetsbrev og gjennom Arkitektnytt. Visjonen om Arkitekturhuset lever videre. Videre strategi er å gå i dialog med Grønn Byggallianse for å undersøke hva deres medlemmer kan 4
frembringe av alternativer. Prosjektet vurderes tatt inn som et forbildeprosjekt i FutureBuilt. Afag signaliserer at de på jakt etter nye lokaler. Administrasjonen ser på løsninger internt for å gi Afag større plass. 69/2014 Arkitekturdagen Programmet ble omdelt. Rundt 200 betalende påmeldt. Administrasjonen arbeider godt med markedsføringen i sluttfasen. Maria Molden skrev kronikk i BT 4.9.2014 om tettstedsutvikling. 70/2014 Regnskap per 30.6.2014 Ref. sak 57/2014. Regnskapet per 30.6.2014 samt oversikt over fordeling av faglig arbeid kontra administrasjon vedlå til saken. Administrerende direktør orienterte. Regnskapet viser et driftsresultat på kroner -1.426. Et avvik på kroner - 1.929 i forhold til budsjett. Fokus fremover på inntjenende aktiviteter for å bedre resultatet. Fagavdelingen har brukt mye tid på å hente inn nye prosjekter og lage prosjektsøknader. Noen prosjekter avvikles på nyåret. Godt potensiale innen konkurransefeltet. Kursvirksomheten bidrar positivt. Streaming av kurs lanseres på Arkitekturdagen. Annonsesalget går bra. Styret diskuterte formen på regnskapsrapportene. Styret uttrykker bekymring for driftsresultatet per 30.6.2014 og ber om en tiltaksplan til neste styremøte. Styreinitierte prosjekter som for eksempel Norges Arkitekter og Arkitekturhuset skal rapporteres med egne prosjektregnskap per kvartal. Styret ber om en bedre og mer forklarende rapportering på hovedpostene i regnskapet. Styret er fornøyd med rapporteringsgrunnlaget og oppsettet forøvrig. 71/2014 Budsjett 2015 tidsplan og prosess Notat fra administrasjonen med tidsplan og prosess for utarbeidelse av et budsjett for 2015 vedlå til saken. Administrerende direktør orienterte. Styret hadde ingen bemerkninger til planen. 5
72/2014 Styrets ansvar Ref. sak 57/2014. Del 3 Beslutningssaker Administrasjonen hadde konsultert Abelia i sakens anledning. Konklusjonen er at det enkelte medlem ikke står økonomisk ansvarlig hvis virksomheten går dårlig, og kan kun bli holdt ansvarlig hvis det handler grovt uaktsomt eller forsettlig. 73/2014 NALs faglige arbeid og markedstilpasning Ref. sak 52/2014. NALs strategiplan vedlå til saken. Administrerende direktør innledet med å forklare sine ambisjoner for NAL. Han ønsker å videreutvikle NAL til en attraktiv organisasjon med god markedstilpasning. Når det gjelder den strategiske utviklingen av NAL, oppfordret han styret til å være forsiktig med å legge for stor vekt på innspill fra enkelte medlemmer eller medlemsgrupper, og heller diskutere videre utvikling av NAL basert på grundige undersøkelser blant medlemmene. Så lenge styret er av den oppfatning at administrasjonen utvikler NAL innenfor de strategiske målene som det har definert, må styret også utad være tydelig på dette. Styret mener at en kontinuerlig effektivisering og profesjonalisering er viktig og at organisasjonen driftes godt i henhold til arkitekturfaglig målsetting forankret i gjeldende strategiplan. 74/2014 Utredning om publikasjonenes fremtid Ref. sak 52/2014. Redaktørenes notater av henholdsvis 21.1 og 25.1.2014 vedlå til saken. Fremtidig organisering av publikasjonene er viktig, men krever en utredning. De nordiske landene sliter økonomisk med sine tidsskrifter. Halvårlige møter med redaktørene gjennomføres. 6
Styret er godt fornøyd med hvordan tidsskriftene driftes. Styret ber administrasjonen utarbeide et forslag til et mandat og budsjett for en utredning om publikasjonenes fremtid til styrets møte 29.10.2014. 75/2014 Nordisk styremøte Administrerende direktør orienterte. Nordisk styremøte avholdes i Oslo 10.10.2014 med Norge som vertskap. Styret diskuterte eventuelle innspill til agendaen. NAL har ingen saker til agendaen utover de faste sakene. Del 4 Eventuelt 76/2014 - Ny redaktør i Arkitektnytt Presidenten og administrerende direktør har funnet frem til en kandidat som ny redaktør i Arkitektnytt. Styret diskuterte innstillingen. XX tilbys jobben som redaktør i Arkitektnytt. - Tildelingskriterier for prosjektstøtte søknadsfrister NAL sendte ut informasjon om nye tildelingskriterier i juli. SAF har respondert på at fristene ikke passer inn i foreningens utarbeidelse av program for vår- og høstsemesteret, og ønsket fristene endret. Administrasjonen kontakter de øvrige lokalforeningene for å kartlegge om gjeldende frister er uhensiktsmessige. Styret vurderer søknadsfristene på bakgrunn av tilbakemeldingene fra lokalforeningene. - Høringsutkast - rutiner Høringer kommer inn via e-post eller vanlig post. Tidsfristene er ofte korte, mange høringer er ikke relevante for NAL eller vi kan ikke prioritere saken. Fagavdelingen besvarer disse henvendelsene, men styret må ta endelig stilling da høringer er politiske ytringer. NAL informerer medlemmene på nettsiden i etterkant av høringsinnspillene. For kommende høringssaker, sender administrasjonen et forslag til tidsplan høringsuttalelse til styret for endelig behandling. - WildCard Petter N. Haug orienterte. Avtalen med KUD løper ut året. Undersøkelse er gjennomført blant medlemmer og andre tilknyttet ordningen. En 7
evalueringsrapport er utarbeidet. Embetsverket i KUD anbefaler at ordningen videreføres i inntil fem år. Spennende politisk behandling. Saken er unntatt offentlighet. Orienteringen tas til etterretning - Lønn til administrerende direktør Administrasjonen fratrådte under behandlingen av saken. Protokollen er utsendt per e-post og godkjennes i styremøte 24.9.2014. Kim Skaara President Pål Stephensen Administrerende direktør 8