Protokoll styremøte 16/12-14 onsdag 11. desember 2013 kl 1700-1830 Stasjonsgaarden Kafe, Sande. Til stede: Rolf Gunnar Haagensen, Trude Halvorsen, Tommy Svendsrud, Torbjørn Nilsen, Jan Olav Hay, Inger Ness, Torbjørn Lia. Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen. Saker Sak104/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte 17.10.13. Sak105/12-14: Resultatregnskap per 30.11.2013 Sak106/12-14: Gjennomgang av statutter VIKs Hedersmerke Sak107/12-14: Budsjett 2014. saken ble behandlet som siste sak. Sak108/12-14: Handlingsplan 2014 Sak109/12-14: Møteplan 2014. Sak110/12-14: Adm.gebyr på administrasjon av mva-komp.ordningen Sak111/12-14: Referatsaker Sak112/12-14: Orienteringssaker Sak113/12-14: Eventuelt Sak104/12-14: Godkjenning av protokoll fra styremøte 17.10.13 Protokollen fra styremøte 17.10.13 er sendt styret tidligere. Protokollen godkjennes. Sak105/12-14: Resultatregnskap per 30. november 2013 Regnskapet viser et overskudd per 30. november på kr 97 000, jf. vedlegg 1. Som tidligere er det lønnskostnadene som er lavere enn budsjett og representerer det største avviket i forhold til budsjett.. Samtidig er det tilkommet noen ikke budsjetterte kostnader (arb.miljøundersøkelsen) samt at Idrettsgallaen 2014 er betalt. Det er gitt signaler om at årets MVA-kompensasjon blir noe høyere enn budsjett. MVA-kompensasjonen vil bli utbetalt rundt 20. desember. Tas til etterretning.
Sak106/12-14: Gjennomgang av VIKs hedersmerkestatuetter Statuttene fremgår av vedlegg 2. Behandling: Styreleder ga innledningsvis en forklaring på hvorfor saken ble satt opp, og mente at dagens statutter er for snevre og at det bør være mulig å hedre langt flere enn det dagens statutter gir mulighet til. Det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av Trude Halvorsen, Tommy Svendsrud og Inger Ness som skal legge frem et forslag til nye statutter på styremøte i mars. Administrasjonen ber om innspill til mulige kandidater via nyhetsbrev til alle klubber hvor de bes melde kandidater inn til sitt lokale idrettsråd. Sak108/12-14: Handlingsplan/årshjul 2014 For 2014 er årshjul og handlingsplan samme dokument. For å skille på typiske årshjulhendelser, dvs. datofastsatte hendelser av typen frister eller gjentakende hendelser er disse kategorisert som årshjul. Øvrige hendelser er forsøkt kategorisert mest mulig likt avdelingene i budsjettet. De ulike kategoriene kan sorteres for eksempel etter dato, område, oppgave, ansvarlig. Behandling: Styret gir administrasjonen honnør for arbeidet med årshjul/handlingsplan og mener disse gir et godt styringsgrunnlag for 2014. Styret godkjenner handlingsplan/årshjul for 2014 slik det fremgår av vedlegg 4. Styret ønsker en gjennomgang av handlingsplanen på hvert styremøte i 2014. Det er ønskelig å i størst mulig grad koble budsjettet på handlingsplanen. Sak109/12-14: Møteplan 2014 Følgende 8 styremøter berammes (kretstinget er berammet til 26. april): 23. januar 27. mars 24. april 26. april Kretsting Mai dato ikke berammet 26. juni 546601v1 Side 2 av 7
28. august 30. oktober 18. desember Møteplanen godkjennes. Det avholdes et ekstra styremøte rett i etterkant av kretstinget, dvs. i begynnelsen av mai. Det blir et styreseminar 5. januar på Oslo Plaza Hotell i forbindelse med Idrettsgallaen. Org.sjef vil ikke delta på dette møtet men følger med inviterte gjester tilbake til Tønsberg. Møtene innkalles via Outlook. Sak110/12-14: Adm.gebyr mva-komp.ordningen Ann Kristin Aanstad i Larvik IR har utfordret NIF i forhold til størrelsen på NIFs adm.gebyr på deres forvaltning av ordningen, jf. vedlegg.7 NIF har i e-post (vedlegg 8) besvart Aanstads henvendelse. Aanstad ønsker at Idrettstinget 2015 behandler saken og ber om at kretsen fremmer saken for idrettsstyret som tingsak. Behandling: Styreleder mente at det ikke var naturlig å fremme saken som en tingsak i 2015, hvilket fikk tilslutning fra øvrige styremedlemmer. Styret mente imidlertid at NIF burde synliggjøre bedre hva administrasjonsgebyret anvendes til. VIK ber NIF og tydeliggjøre behovet for og bruken av administrasjonsgebyret som tildeles NIF i forbindelse med administrasjon av mvakompensasjonsordningen. VIKs administrasjon bes formulere et svar til Larvik IR. Sak111/12-14: Referatsaker (I=inngående, U=utgående) R.sak229/12-14: I Møtereferat styremøte Stokke IR mottatt 17.10.13. R.sak230/12-14: I Brev fra Larvik IR til NIF vedr. adm.gebyr på mvakomp.ordningen. R.sak231/12-14: I Brev fra NIF vedr. søknad 2014 KUD vedr. tilskuddsordningen Inkludering i idrettslag. R.sak232/12-14: I Invitasjon til Borre IF sin 80 års dag. skjenkebevilgningssøknaden på Viking Stadion (vedlegg 4). 546601v1 Side 3 av 7
R.sak233/12-14: I Mottatt ny lov for Strømm ILL til godkjenning. R.sak234/12-14: U - Godkjenning av Strømm IL sin lov. R.sak235/12-14: I Mottatt lov for Nesbygda IF til godkjenning. R.sak236/12-14: U- Godkjenning av lov for Nesbygda IF. R.sak237/12-14: I Disp.søknad fra Nøtterøy Golfklubb gjeldende reperesentasjon på Golftinget. R.sak238/12-14: U Dispensasjonsbrev til Nøtterøy Golfklubb. R.sak239/12-14: I Referat fra Stokke IR sitt stormøte 17. oktober. R.sak240/12-14: I Brev fra NIF vedr. revisjon av retningslinjer for dugnadsretter.. R.sak241/12-14: U Innspill fra VIK til NIF vedr. høringen av retningslinjer av dugnadsretter. R.sak242/12-14: I Invitasjon fra Antidoping Norge til nettverksseminar 03.12. R.sak243/12-14: I Søknad om opptak i NIF fra Horten Capoeira klubb. R.sak244/12-14: I Rapport styrkeløftregionen østafjells om bruk av tildelte aktivitetsmidler. R.sak245/12-14: I Informasjon fra NIF vedr. tidsfrister gjeldende idrettsregistreringen 2014. R.sak246/12-14: I Utlysningsbrev fra NIF innen idrett og folkehelse. R.sak247/12-14: I Rapport NHF, region Sør om bruk av tildelt aktivitetstilskudd. R.sak248/12-14: I Mottatt lov for Holmestrand IR til godkjenning. R.sak249/12-14: U Godkjenning av lov for Holmestrand IR. R.sak250/12-14: U Brev til Tønsbergs Turnforening og Gogstad Bowlingklubb om stikkprøvekontroll av mva-komp. 2013. R.sak251/12-14: I Mottatt lov fra Botne Skiklubb til godkjenning. R.sak252/12-14: U Godkjenning av Botne Skiklubb sin lov. R.sak253/12-14: U- Referat fra samarbeidsmøte med VFK. R.sak254/12-14: U Høringsuttalelse forvaltningsplan Mølen fuglefredningsområde. R.sak255/12-14: U Høring forskriftsendring motorisert ferdsel i Korvikavannet i Larvik. R.sak256/12-14: U Brev om utvidet medlemsundersøkelse Skogan Rideklubb, Sandefjord. R.sak257/12-14: U følgebrev og strategiplan er sendt på høring til alle org.ledd, med høringsfrist 1. februar 2014, vedlegg 5 og 6. Tas til etterretning. Sak112/12-14: Orienteringssaker O.sak354/12-14: Personalsituasjonen Anne Katrine Aas er ansatt i en 50% stilling ut april 2014. De budsjettmessige konsekvensene ble avklart med styret på forrige styremøte. O.sak355/12-14: 14. okt. Styringsgruppemøte Vestfold Toppidrett. Org.sjef deltok fra VIK. 546601v1 Side 4 av 7
O.sak356/12-14: 17. okt Styremøte VIK. O.sak257/12-14: 17. okt VIK deltok og hadde innlegg på Stormøte i Stokke i regi av Stokke IR. O.sak358/12-14: 18. okt Org.sjef møtte Else Blom og Tor Skytøen, VFK for å komme med innspill til ny SKP. O.sak359/12-14: 21. okt. Dagssamling for Vestfold Toppidrett på Thor Heyerdahl vgs 28 utøver samt styringsgruppa deltok. O.sak360/12-14: 22. okt. Infomøte om ny kunstisflate/hall i Tjølling. VIK deltok med org.sjef og fagkonsulent anlegg. O.sak361/12-14: 23. okt. Styreleder, nestleder og org.sjef møtte fylkesordfører og fylkesvaraordfører til infomøte hos VFK. O.sak362/12-14: 24. okt. klubbadminmøte i regi av Larvik IR og VIK. O.sak362/12-14: 25.-26. okt. VIK deltok på saksbehandlerseminar og lov og domseminar, Oslo. O.sak363/12-14: 28. okt. Org.sjef deltok på infomøte om ny forvaltningsplan for Mølen fuglefredningsområde hos Fylkesmannen. O.sak364/12-14: 30. okt. Org.sjef deltok på et møte om vinneren av Kristinastatuetten sammenmed Tønsberg Blad. O.sak365/12-14: 4. nov. - Styringsgruppemøte Vestfold Toppidrett O.sak366/12-14: 5. nov. Økonomidag Ullevål. Org.sjef deltok sammen med fagleder kompetanse. O.sak367/12-14: 6. nov. org.sjef deltok på et møte med Larvik kommune vedr. et mulig forbud mot vannskikjøring i Korvikavannet. O.sak368/12-14: 12. nov fagleder deltok i prosjektstyremøte Aktiv Larvik. O.sak369/12-14: 14. nov. Org.sjef deltok på infomøte om KiB, Statens Park Tønsberg. O.sak370/12-14: 21. nov. Juleavslutningssamling for 9 idrettsråd i Sande (20 deltakere fra IR). VIK var arrangør. O.sak371/12-14: 22. nov. - org.sjef hadde møte med varaordfører i Horten, Freddy Martinsen, om utnyttelse av Karljohansvern sine anlegg i Horten. O.sak372/12-14: 25.-26. nov VIK deltok på Ung i Vestfold konferansen, Rica Park Sandefjord. VIK hadde stand begge dagene. O.sak373/12-14: 26. nov. Markering av Vestfold Toppidretts 10 års jubileum, Park Hotell Sandefjord. O.sak374/12-14: 26. nov. Arbeidsmøte ny strategiplan for styret. O.sak375/12-14: 27. nov. org.sjef deltok på evalueringsmøte Aktivitetsdagen i Tønsberg. O.sak376/12-14: 28. nov. Styreleder og org.sjef møtte repr. fra Brunstad Idrettsbygg AS for info om status i utbyggingsplanene på Brunstad. O.sak377/12-14: 29. nov. - Org.sjef og fagleder deltok på VFK kulturdag i Horten. O.sak378/12-14: 29. nov - Juleavslutning idrettens Hus. O.sak379/12-14: 2. des. Samarbeidsmøte med VFK (4 av 4). O.sak380/12-14: 3. des. Deltakelse på Antidoping seminar på Bakkenteigen. Org.sjef og fagleder deltok. 546601v1 Side 5 av 7
O.sak381/12-14: 4.-5. des. Org.sjefmøte Ullevål. O.sak382/12-14: AktivSkole365 (AS365) 29. oktober Tag-rugbykurs for Kvelde og Lardal u.skoler 37 deltakere 30. oktober Tag-rugbykurs for Kongseik og Tjøme u.skoler 24 deltakere 1. november - Tag-rugbykurs for Brunla u.skole 21 deltakere 5. november - Tag-rugbykurs for Ra u.skole 21 deltakere 6. november - Tag-rugbykurs for Hedrum u.skole 21 deltakere 14. november - Tag-rugbykurs for Mellomhagen og Tjodalyng u.skoler 42 deltakere 15. november - Tag-rugbykurs for Vear u.skole 21 deltakere 26. november - Tag-rugbykurs for Nøtterøy vgs 22 deltakere 28. november - Tag-rugbykurs for Stokke u.skole 22 deltakere 3. desember Søknad om midler for 2014 fra NIF O.sak383/12-14: Kurs/kompetanse 11-13 oktober - Lederkurs for ungdom, Rica Havna Tjøme 17 deltakere 14. oktober KURS Revisor i idrettslag 9 deltakere 14. oktober KlubbAdmin-kurs for idrettskretser, Gardermoen 15. oktober Klubbesøk Brunlanes IL 21. oktober KURS Anlegg generelt 28 deltakere 23.-24. oktober Fagdag og utviklingsseminar NIF, Ullevål stadion 25. oktober Saksbehandlerseminar, Rica Holmenkollen Park Hotell 26.-27. oktober KURS Aktivitetsleder barneidrett 5 deltakere 4. november KURS Møteledelse 4 deltakere 11. november KURS Lover, regler og retningslinjer 2 deltakere 18. november KURS Kontrollkomiteens arbeid 2 deltakere 27. november KURS Tilrettelegging av fysisk og aktivitet for barn og ungdom med spesielle behov 20 deltakere 2. desember KURS Sponsorarbeid 17 deltakere O.sak384/12-14: Oversikt over besøkte idrettsråd: 17/9 Stokke IR 1/10 Lardal (tildelingsmøte for LAM) IR 15/10 Horten IR 29/10 Holmestrand IR 19/11 Svelvik IR 28/11 Hof IR 9/12 Larvik IR O.sak385/12-14: Oversikt gjennomførte klubbtiltak: Gullhaug IL, Holmestrand. Svarstad IL, Lardal. Flint Tønsberg. Borre IF, Horten. Oseberg Skilag, Tønsberg. 546601v1 Side 6 av 7
Breidablikk IL, Sandefjord. Andebu IL. Vedtak Tas til etterretning. Sak107/12-14: Budsjett for 2014 Budsjettet for 2014 følger nå IRKs kontoplan, jf. vedlegg 3. I tillegg er budsjettet satt opp med 8 avdelinger. Disse er: 10. Idrettskretsstyret 11. Komiteer og utvalg 20. Administrasjon 30. Idrettens Hus 40. Folkehelse-aktivitet 50. Vestfold Toppidrett 60. Kompetanse 70. Myndighetskontakt Budsjettet legges opp til å gå i balanse med estimerte inntekter på om lag 5,6 mill. kr og estimerte utgifter/kostander på om lag 5,56 mill. kr (før finansposter). Lønnskostnadene tar utgangspunkt i 3 årsverk samt en 50% stilling ut april måned. Styret godkjenner budsjettet for 2014 slik det fremgår av vedlegg 3. 113/12-14: Eventuelt - Org.sjef la frem et forslag om å melde inn en sak til Idrettstinget 2015 hvor det lovfestes at alle klubber må oppnevne en styrerepresentant som skal ha et særlig ansvar for verdier inkludert antidoping arbeid. Denne ordningen kan innrettes på samme måte som kravet til en politiattestansvarlig og vil praksis innebære et tillegg til 18 2 f. Saken kan tas opp som ordinær sak på et senere styremøte. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef 546601v1 Side 7 av 7