KOMMUNIKASJONSPLAN SYNLEGGJERING OG PROFILERING AV VEST- TELEMARK Utarbeidd av Vest- Telemark Næringsutvikling v/ Eivind Kaasin og Silje Hegg 1
INNHALDSLISTE OM PLANEN... 2 DEFINISJONAR... 3 BAKGRUNN... 3 SITUASJONEN I DAG... 3 UTFORDRINGAR... 4 KOMMUNIKASJONS- OG PROFILERINGSARBEIDET... 4 MÅL... 4 MÅLGRUPPER... 5 STRATEGI... 6 TILTAK... 6 NETTPORTALEN www.vest- telemark.no... 6 SOSIALE MEDIER... 9 NYHENDEBREV... 9 SUKSESSFAKTORAR... 10 KOMPETANSEKRAV... 10 ANSVAR OG OPPFØLGING... 10 OM PLANEN 2
Me vil i denne planen trekke opp ein del tankar, og gje retning til ein del av det arbeidet som vert gjort i dag knytt til kommunikasjon og profilering av regionen, og legge ein plan for utvikling av dette. Planen vil ta for seg korleis Vest- Telemark står fram som region. Korleis kan ein syne fram aktiviteten og pulsen i Vest- Telemark på best mogleg måte, og nå måla om styrka Vest- Telemarkidentitet og auka tilflytting og arbeidsplassar? Planen vil skissere opp korleis stoda er i dag, og kva for mål, strategiar og tiltak ein har for arbeidet vidare. DEFINISJONAR Mål Med dette meinast ein tilstand, eit resultat eller eit mål ein ynskjer å nå. Dette bør vere målbare resultat eller mål. Det er viktig at måla på kvart enkelt arbeidsområde spring ut i frå dei overordna måla. Strategiar Overordna metodar, arbeidsmåtar som ein skal ta i bruk. Tiltak Konkrete aktivitetar som skal oppfylle måla. Ved å utføre tiltaka vil ein oppnå måla, eller resultata. Det er viktig at dette er konkrete oppgåver, og ikkje generelle føringar. Utfordringar Utviklingstrekk, moglegheiter, truslar m.m. som ein bør vera merksam på. BAKGRUNN Om kommunikasjon i dag Kommunikasjon, informasjon og historiefortelling står sentralt i samfunnet i dag. Dagens informasjonskvardag har vorte meir digital, og folk er tilgjengelege på nett store delar av døgnet. Alt skjer raskt, og vert fort gløymt. Ein må følgje med. Folk søker informasjon på nett, eller i sosiale medier. Informasjonssystema er heile tida i endring og ein må halde seg oppdatert og sjølv oppdatere. I dag kan ein i stor grad styre informasjonsflyt og kommunikasjon på eigenhand gjennom eigne kommunikasjonskanalar, mot eigne målgrupper som ynskjer informasjon. Variasjonane i moglege kommunikasjonskanalar er òg mykje større i dag enn tidlegare. Ein kan altså styre både form og innhald meir sjølv. Informasjon- og kommunikasjonsteknologien er heile tida i utvikling, og det er viktig at ein tek høgde for at ting kan endre seg raskt, og at ein difor må ha ein organisasjonsstruktur som er fleksibel og med allsidig kompetanse. SITUASJONEN I DAG Vest-Telemark som region Totalt har regionen om lag 14 200 innbyggarar, og omfattar dei seks kommunane Vinje, Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord og Nissedal. Desse kommunane er saman organisert i regionrådet Vest- Telemarkrådet. Regionen har elles ei felles lokalavis, Vest- Telemark Blad som omfattar alle kommunane. Saman med regionrådet er avisa eit viktig element i å samle regionen. Vest- Telemark er sett saman av mange små stader, og noko av det karakteristiske ved regionen er alle dei små bygdene og grendene; grovt reikna 70 stk. Rundt om i regionen har ein sterke lokale identitetar, med rike og levande tradisjonar innan mat, kunst, kultur og handverk. Ein har også mange enkeltpersonar, prosjekt og institusjonar som saman målber og formidlar desse tradisjonane vidare i dag. Ein har også ein sterk språkkultur med ulike dialektar som folk nyttar og er stolte av. 3
Telemark som region og omgrep er vel etablert. Det er ei merkevare og eit omgrep som mange kjenner til og har assosiasjonar til på ulikt vis. Slik sett har ein eit godt utgangspunkt for formidling. Arbeidet som er gjort Profileringa og marknadsføringa av Vest- Telemark som region er, og har vore, delt ut over mange ulike prosjekt og tiltak på fleire ulike måtar. www.vest- telemark.no, Vandreregionen og Bygdelivsmeklaren er og har vore prosjekt gjennom regionrådet. Saman skal prosjekta og tiltaka, på ulikt vis, vera med på å nå målsetningane til rådet og regionen som i korte trekk handlar om meir tilflytting, sterkare identitet, utvikling og god infrastruktur. Kvart enkelt prosjekt har i stor grad hatt eit profilerings- og kommunikasjonsansvar på vegne av seg sjølv. Viktige element i kommunikasjonen som allereie er etablert er: Etableringa og bruken av ein felles grafisk profil Etableringa av nettportalen Vest- Telemark.no Både Vest- Telemark.no, Vest- Telemarkrådet, Vest- Telemark Næringsutvikling og Vandreregionen nyttar same ikon/logo. Dette har vore med på å knyte prosjekta og regionen saman. Samtidig kan det gjere det meir vanskeleg å skilje dei ulike organisasjonane og prosjekta frå kvarandre. Etableringa av Vest- Telemarkportalen har vore viktig. Her ynskjer ein å sjå kommunikasjonen om og frå regionen i ein heilskap. Arbeidet som er lagt ned her er godt, men grunna manglande ressursar og uklar prioritering, er ikkje arbeidet med portalen kome heilt i mål. UTFORDRINGAR Utfordringar for regionen Mykje lokalt engasjement, men liten eller manglande regional merksemd og glød. Dårleg folketalsutvikling. Regionen er lite synleg? Utnytte potensialet som ligg i den sterke Vest- Telemarkkulturen. Utfordringar for kommunikasjonen Nå fram til dei rette målgruppene, med rett bodskap. At kommunikasjonen utløyser handling dra på arrangement, flytte heim etc. Få folk til å engasjere seg og delta. Å vera levande og engasjert i kommunikasjonen. KOMMUNIKASJONS- OG PROFILERINGSARBEIDET I Vest- Telemarkrådet sin overordna visjon heiter det; Vest-Telemark ein levande region. Korleis vert ein oppfatta som levande, og kven ser at det er ein levande region? Kven formidlar livet og det levande? Dette er spørsmål me skal forsøke å svare på i denne delen. MÅL Måla i denne planen er knytt til måla i strategisk næringsplan for Vest- Telemark og arbeidsprogrammet og visjonen til Vest- Telemarkrådet. Dei to fyrste hovudmåla i desse planane er: Sterk regional samkjensle og styrka Vest- Telemarkidentitet Oppretthalde og auke folketalet og busetnaden i heile Vest- Telemark. 4
I lys av dette kan ein spesifisere dei overordna måla for arbeidet med følgjande: Folk er stolte av regionen. At folk er nyfikne på regionen og det som skjer. Eit styrka Vest- Telemarkfellesskap tommelen opp for naboen. Folk er kjend med aktiviteten og tilboda i regionen. Auka engasjementet i og for regionen. Tettare kontakt og jamn dialog med målgruppene. Folk flyttar til regionen. Folk besøker regionen. Folk blir verande i regionen. Regionen er synleg. Effektar på kortsikt Auka lesartal på heimesider, og følgjarar og aktivitet på sosiale medier. Auka blest, og engasjement i og for regionen. Tettare kontakt og dialog med målgruppene. Regionen er meir synleg. Effektar på lengre sikt Tilflytting Nye arbeidsplassar Eit sterkt fellesskap i Vest- Telemark Det er viktig å ha med seg at informasjons- og kommunikasjonsarbeidet i seg sjølv ikkje er nok til å utløyse desse effektane, men at dette er eitt av fleire element som saman skal skape endring. MÅLGRUPPER Kven vil vi nå? TYPE ALDER INTERESSEFELT STRATEGI EFFEKT Moglege tilflyttarar 25-50 Jobb, bustad, arrangement, historie, kultur Heimatt- flyttarar 20-50 Jobb, bustad, kultur, arrangement, historie, kultur, nytt frå regionen og heimstaden Fastbuande Vesttelar 0-100 Arrangement, nytt i regionen og om heimstaden, historie, kultur Folk med tilknyting til regionen. (slekt, vener etc.) 25-100 Kultur, historie, og arrangement Vera inkluderande, inviterande og open. Bygge på stadkjendsle, synleggjere på kjende saker og personar. Bygge på stadkjendsle, synleggjere gode intitiativ, personar og prosjekt. Vera inkluderande, inviterande og open. Tilflytting, at folk blir nyfikne på regionen. Tilflytting, folk er stolte av staden og regionen Folk er stolte av staden og regionen, blilyst Besøk. 5
Desse målgruppene har ulike kanalar, og nokre kanalar vil vera meir aktuelle enn andre. Dersom ein skal nå alle desse målgruppene må ein ta i bruk fleire kanalar, med ulikt innhald, og tilpasse kommunikasjonen i dei ulike kanalane til målgruppene. STRATEGI Overordna strategiar og arbeidsmetodar i profileringa av regionen. Synleggjere Marknadsføre Profilere Skryte Dele Inspirere Forankre Involvere Samarbeide Engasjere Være oppdatert på aktivitet og utvikling TILTAK Nettportalen - www.vest- telemark.no Sosiale medier Nyhendebrev NETTPORTALEN www.vest-telemark.no Vest- Telemarkportalen vart lansert i ny drakt i 2011, og har sidan vore ei samleside for aktivitetar i regionen. Gjennom portalen har ein samla fleire regionale prosjekt og organisasjonar inn under same paraply. Portalen er sentral for korleis regionen står fram og har potensiale til å bli eit sterkt knutepunkt og ein viktig kommunikasjonskanal for regionen ut mot fleire målgrupper. Gjennom ei styrking av arbeidet med Vest- Telemark.no vil ein kunne få inntrykk av livet og pulsen i regionen, og portalen kan vera ein arena for formidling av dei gode historiene, og synleggjering av aktivitet. Inndeling av portalen Hovudside www.vest-telemark.no Denne sida skal synleggjere aktivitet, og samle informasjon om og frå Vest- Telemark. Sida skal være aktuell for alle, og bør rette seg mot alle målgruppene som er sett i planen. Aktørsider Vest-Telemarkrådet, VTNU m. fl. Desse sidene er retta mot målgrupper som allereie er knytt til regionen, og med eit spesielt 6
engasjement og interesse for regional utvikling og samarbeid. Eller med konkrete planar for etablering osv. Telejobb Telejobb er eit prosjekt som er eigd av Vest- Telemark Næringsforum (VTNF). Telejobb flytta i 2011 heimesida si inn under vest- telemark.no. VTNF har aldri kome heilt i mål med ambisjonane for heimesida, og ein bør vurdere dette arbeidet på ny. Det er nærliggande å tenkje at eit oversyn over bedrifter og ledige jobbar i regionen bør vera ein integrert del av portalen, og ikkje eit prosjekt for seg sjølv. Dette er eit viktig arbeid, og ei viktig teneste å ha. Bygdelivsmeklaren og regional vertskapsrolle Ein viktig funksjon knytt til Bygdelivsmeklaren har vore å rekruttere tilflyttarar, og meklaren har hatt ei regional vertskapsrolle. Arbeidet med å skaffe tilflyttarar til regionen bør i sterkare grad sjåast i samanheng med utviklinga av Vest- Telemarkportalen. Samstundes er det viktig at ein framleis har klare retningsliner for oppfølging når interesserte melder seg. Forankring og samarbeidspartnarar Det er viktig at ein samarbeider med dei ulike kommunane, Vest- Telemark Blad, Vest- Telemark Museum og andre relevante innhaldsleverandørar. Ein må arbeide for å skape ein delingskultur knytt til innhald, kompetanse og system. Origo felles arrangementskalender Vest- Telemark Næringsutvikling (VTNU) har leia arbeidet med å etablere ein felles arrangementskalender for regionen og kvar enkelt kommune. Felleskalenderen koplar alle kommunekalenderane saman, og distribuerer informasjonen vidare til reiselivsider, infoboksar og aviser i Telemark. Dette er ein svært god og viktig reiskap og eit prosjekt det er viktig å halde fram med. NETTPORTALEN www.vest- telemark.no FORSLAG TIL FREKVENS Hovudmål: Vest- Telemark.no er den viktigaste kjelda til informasjon om regionen. Vest- Telemark.no verkar samlande og oppbyggande for regionen. Delmål Heilskapleg og ryddig samling av informasjon om regionen Portalen syner aktivitet og engasjementet i og for regionen Vest- telemark.no er kjent blant vest- telar og utflutte vest- telar. 250 unike besøk dagleg på heimesidene Retningsliner Portalen skal: Innehalde stoff frå alle delar av Vest- Telemark, og balansere mengda stoff frå ulike delar av regionen. Synleggjere mangfaldet i Vest- Telemarkkulturen, og det som skjer i regionen. Vera på nynorsk, og halde eit god språkleg nivå. Synleggjere ulike stemmer, knytt til alder, bakgrunn og stad. Strategi Samarbeid med relevante aktørar om innhald og system. Innhald og nytt frå heile Vest- Telemark. God internkommunikasjon, og gode publiseringsplanar. Vera merksam på andre aktørar og grenseoppgangen mot dei, som t.d. VTB Tiltak - redaksjonelt Viktig og relevant nytt om og frå regionen Eigne aktuelle saker, samt vidaresending til andre aktuelle saker frå andre kjelder. Dagleg / ved høve Arrangementskalender / Origo Kontinuerleg 7
Arbeide for bruk av kalenderen hjå arrangørar og publikum. Integrasjon med andre kalendersystem. Kringkaste / bleste kalenderen. Synleggjere arrangement. Forsøke å få eit utdrag av kalenderen på VTB sine heimesider, og andre relevante stader. Systemutvikling (teknisk forbetring) Komplett oversikt over aktuelle verksemder / ledige jobbar i regionen Halde oversikta over verksemder oppdatert, i samarbeid med Vest- Telemark Næringsforum. Synleggjere ledige stillingar i regionen til ei kvar tid. Kontinuerleg Komplett oversikt over ledige bustadar og tomter i regionen Presentere bustader, og kor ein finn ledige bustader og tomter Kontinuerleg Presentere stader / stadnamn osv. Presentasjon av alle bygdene i Vest- Telemark Presentasjon av ulike stadsnamn i regionen. Ei bygd annakvar veke Vest- Telemarkbloggen ulike personar skriv blogginnlegg Fritt val av tema knytt til regionen. Ta kontakt med personar med ulike interesser, uliks ståstad og alder (6 personar) Samarbeid med VTB / TA / Varden om publisering av innlegg. Presentere matkultur / tradisjonsmat Synleggjere lokal matproduksjon, produkt, og utsal m.m. Presentere oppskrifter m.m Samarbeid med inkubator / Høgskulen i Telemark / andre relevante organisasjonar og personar. Intervju med ulike personar knytt til mat i Vest- Telemark. Eit blogginnlegg annakvar veke. Ei sak annakvar veke. Presentere dialekt og språk Samarbeid med ulike ressurspersonar, mållag, historielag m.m. Presentere dialekt, ord og uttrykk Skriftleg, samt ein enkel videopresentasjon av personar som forklarar uttrykk. Kvar veke Presentere prosjekt / institusjonar / arrangement Oversikt og presentasjon av t.d, større idrettsarrangement (årlege), kunstgalleri m.m. Løfte fram organisasjonar / arrangement ved aktuelle høve. Ei ny sak annakvar veke. Presentere kunstnarar / kulturpersonlegdomar / gründerar / eldsjeler Etablere eit kunstnarregister over aktuelle kunstnarar Presentasjonar / intervju m.m Presentere musikk, kunst, verksemder m.m. Ei ny sak annakvar veke. Presentere kulturminner / handverk / tradisjonskunst / byggeskikk Bakgrunn, historikk, foto og intervju I samarbeid med Vest- Telemark Museum, og andre ressurspersonar / organisasjonar. Ein gong i månaden Presentere vandrevegar / turtips I samarbeid med VandreTelemark / Vandreregionen Presentere destinasjonar og organisasjonar Turtips både sommar og vinter Annakvar veke Tiltak teknisk Halde portalen i teknisk stand, og bidra til å vidareutvikle den. Kontinuerleg 8
Visuelt og teknisk. Google- optimalisering Integrasjon med sosiale medier Tiltak - marknadsføring Marknadsføring av portalen Annonser i sosiale medier, Vest- Telemark Blad og andre relevante stader. Plakat / flygeblad Anna relevant og aktuell marknadsføring Etter behov Tiltak som krev ekstern finansiering Etablering av heimesider for bygder under Vest- Telemarkportalen Hjelp til å opprette heimesider, overføre gamal informasjon etc. Opplæring og enkel support. Marknadsføre tilbodet til aktuelle bygder Kritiske punkt Ressurskrevjande / finansiering. Balansegangen mot Vest- Telemark Blad. God internkommunikasjon. Uregelmessig publisering grunna andre oppgåver i organisasjonen. SOSIALE MEDIER Det er allereie etablert profil på Facebook, Twitter og Instagram for Vest- Telemark.no. Svært mange er aktive i sosiale medier, og her er det viktig å vera aktiv og til stades. SOSIALE MEDIER Mål: Auka dialog og kontakt med følgjarar Vest- Telemark er ein synleg og aktiv aktør 2000 følgjarar på Facebook. 400 følgjarar på Twitter 200 følgarar på instagram Oppgåver Drifte profilane til Vest- Telemark.no Dagleg løfte fram og like dei som er gode på nett og sosiale medier. Følgje og like prosjekt, institusjonar og bedrifter på sosiale medier. Involvere brukarane i konkurransar, spørsmål etc. Vera aktiv og engasjerande. Halde seg oppdatert på utviklinga innan sosiale medier. NYHENDEBREV Ikkje alle er tilgjengelege eller held seg oppdatert gjennom sosiale medier. Det er difor viktig at ein tek omsyn til dette, og kjem i hug å informere og oppdatere også denne gruppa. NYHENDEBREV Mål Målretta kommunikasjon til enkeltpersonar, bedrifter, og organisasjonar. Folk som ikkje er på sosiale medier er oppdatert på aktiviteten i Vest- Telemark. Oppgåver Utsending av nyhendebrev annakvar veke Etablere lister over kontaktinformasjon, og rutiner for oppdatering av kontaktinformasjon. Halde kontaktlistene oppdatert 9
SUKSESSFAKTORAR Kva er viktig for at ein når måla? Engasjement både politisk og administrativt. Vilje til satsing og ynskje om utvikling. Trua på Vest- Telemark som region. Rett kompetanse / rette folk i jobben. Rett tiltak God intern kommunikasjon og felles forståing. Godt arbeid i dei andre prosjekta i organisasjonen. Godt samarbeid med andre aktørar som Vest- Telemark Blad, dei ulike kommunane osv. Engasjement på lokalt plan. KOMPETANSEKRAV Kva for kompetanse trengst? Journalistikk. Lokal og regional kunnskap. Kommunikasjons- og informasjonsfagleg kompetanse. Kompetanse på marknadsføring. Kompetanse på språk. ANSVAR OG OPPFØLGING Vest- Telemarkrådet er eigar og ansvarleg for portalen. Vest- Telemark Næringsutvikling driftar portalen i tråd med denne planen. Redaktøransvaret for www.vest- telemark.no vil liggje hjå den som vert ansvarleg for portalen og / eller regionrådsleiar. 10