Informasjonsstrategi for Nannestad kommune Behandlet i Forvaltnings- og økonomiutvalgets møte 04.06.14, sak 54/14
Innledning. Nannestad kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet er en forutsetning for et levende folkestyre. Nannestad kommune vil tilstrebe meroffentlighet i sin virksomhet. Det innebærer en målrettet satsing på både ekstern og intern informasjon. Innbyggerne skal være sikret innsyn i saksbehandlingen, og sikres tilgang på informasjon om sine rettigheter og plikter. Informasjon er et viktig og nødvendig ledd i hele kommunens virksomhet, og skal integreres som et strategisk verktøy på samme måte som andre viktige funksjoner (f.eks. økonomistyring og personalforvaltning). Det å kunne gi god og relevant informasjon er et lederansvar og noe som bør gjennomsyre hele organisasjonen. Informasjonsarbeidet må synes i virksomhetsplanene. Det er virksomhetsleders ansvar å bringe kravene til informasjon videre til de ansatte i virksomhetene. Informasjon til mediene er et ledelsesansvar og begrenset av de rammer som lovverket gir, herunder taushetsplikt og saker som er unntatt offentlighet. Som hovedregel legges til grunn at det er politisk ledelse (ordfører, varaordfører og politiske utvalgsledere) som svarer på politiske spørsmål, rådmannens ledergruppe som svarer på administrative spørsmål, mens virksomhetsledere og fagansvarlig kan gi faktaopplysninger.
Organisering. Det er rådmannen som har det overordnede informasjonsansvaret, herunder redaktøransvaret. Informasjonsoppgavene i det daglige er delegert og tillagt den enkelte kommunalsjef. Alle ledere har med dette et selvstendig ansvar for å informere om sitt eget område. Dette gjelder både informasjon på grunnlag av henvendelser, og aktiv informasjon på eget initiativ internt eller eksternt. Lovgrunnlag. Forvaltningens ansvar for å drive informasjon om sin virksomhet er hjemlet i en rekke lover, her gjengis de mest sentrale: Kommuneloven 4. Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Offentlighetsloven 1. Formålet med loven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakingen, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmenheten. Loven skal også legge til rette for videre bruk av offentlig informasjon. Offentlighetsloven, 3 og 10, omhandler rett til innsyn i dokument, journaler og register, samt offentlige organers plikt til å føre journal. Forvaltningsloven Loven omhandler bl.a. bestemmelser som regulerer hvordan saksbehandling skal foregå og informasjon til part(er) under saksbehandlingen. Videre er det en rekke andre lover som understreker kravet om at kommunen skal informere og veilede, eksempel på slike lover er: Kommunehelsetjenesteloven Helsepersonelloven Sosialtjenesteloven Opplæringsloven Barnehageloven
Miljøinformasjonsloven Plan- og bygningsloven Informasjonskanaler Innbyggerportal Nannestad kommune har flere kanaler for både ekstern og intern informasjon, de ulike kanalene omtales nedenfor. https://www.nannestad.kommune.no/ Overordnet ansvar for innbyggerportalen ligger hos rådmannen. Redaktøransvaret er desentralisert til de enkelte virksomheter. Nannestad kommunes innbyggerportal skal være det mest prioriterte medium for ekstern informasjon. Informasjon til facebookside deles fra innbyggerportalen. Dette betyr at ledere i virksomheten skal ha et aktivt forhold til å formidle relevant informasjon til publikum og de som er brukere av de kommunale tjenestene. Virksomhetslederne har et selvstendig ansvar for å utnytte innbyggerportalen til distribusjon av nyheter fra eget fagområde. Innbyggerportalen inneholder bl.a. sider som presenterer de enkelte virksomhetene i kommunen, og har i tillegg samlesider (miniportaler), emneord og tjenestebeskrivelser som definerer hvilke tjenester som ytes. Det er et lederansvar å påse at de ulike områdene er oppdatert. Virksomhetene må derfor foreta en gjennomgang av utlagte dokumenter på innbyggerportalen minst en gang pr. år, dette for å kvalitetssikre den informasjon som er lagt ut. Postlister Postlisten publiseres daglig på innbyggerportalen. Inngående post legges kun ut med dokumenthenvisning. Offentlige dokumenter som ikke er publisert, kan likevel gjøres tilgjengelig ved henvendelse til Dokumentsenteret. Det er Dokumentsenteret som er ansvarlig for publisering av postlistene. Møteinnkallinger og protokoller Offentlige saksdokument, saklister og protokoller fra møter i politiske utvalg publiseres også på innbyggerportalen. Politisk sekretariatet har ansvar for dette.
Ledige stillinger Alle offentlige utlysninger av ledige stillinger publiseres på kommunens innbyggerportal. Til hver utlysning knyttes elektronisk søknadsskjema som søkerne oppfordres til å benytte. Facebook. Sosiale medier innebærer nye muligheter for å nå innbyggere. Sosiale medier egner seg derfor godt som supplement til og i samspill med det tradisjonelle informasjonsarbeidet og som alternativ til at innbyggerne må oppsøke kommunen Nannestad kommune har egen konto på Facebook, https://www.facebook.com/nannestadkommune -offisiell facebookside. Kontoen ivaretas og driftes av ØRU e-tjenester og lokale redaktører. Tjenesten er aktiv i kommunens ordinære åpningstid, hverdager kl. 08.00-15.30. Det er laget gode råd til ansatte for administrering og drift av Facebook. I tillegg til å besvare løpende henvendelser fra publikum, er Facebook å betrakte som en kanal for aktiv informasjon til kommunens innbyggere. Chat Nannestad kommune har egen Chat-kanal som betjenes av Servicekontoret mellom 09.00 og 15.00 på hverdager. Innkomne henvendelser behandles på lik linje med en telefonsamtale og eventuelle arkivverdige henvendelser oversendes til postmottak@nannestad.kommune.no Ansattportal - intern informasjonsformidling. Nannestad kommune har en egen ansattportal-løsning. Alle ansatte i Nannestad kommune skal ha egen tilgang til ansattportalen. Via ansattportalen formidles informasjon beregnet for kommunes ansatte. Ansattportalen inneholder også et kvalitetssystem. Her publiseres prosedyrer for hvordan arbeidsoppgaver skal utføres. Via kvalitetssystemet kan medarbeidere bl.a. melde avvik ved brudd på prosedyrene, avvikene behandles i neste omgang av ansvarlig leder / rådmann. Kvalitetssystemet er i tillegg å anse som et oppslagsverk. En finner her oppslag til lover, forskrifter, reglement, fullmakter, rapporter og annen dokumentasjon som er nyttige verktøy for saksbehandlerne i det daglige arbeid.
Ledige stillinger som skal utlyses internt, publiseres på ansattportalen. I den interne informasjonsformidlingen benyttes også e-post. E-post og Lync (intern chat-kanal) er kommunens løsninger for direktekommunikasjon mellom ansatte i den interne informasjonsflyten. Ansatte bør imidlertid være varsomme med formidling av sensitiv informasjon via slike åpne kanaler. Det et selvstendig ansvar å påse at også intern kommunikasjon i mange tilfeller er gjenstand for forsvarlig oppbevaring i kommunens fagsystem for dette. Sosiale medier og krisekommunikasjon Sosiale medier er et samlebegrep for en rekke ulike digitale tjenester, kanaler og nettsteder, som har hver sin egenart og tjener ulike formål. Sosiale medier har blitt en etablert kommunikasjonskanal for publikum og blant mange offentlige virksomheter. Det betyr at sosiale medier kan være et egnet verktøy for noen budskap, som fortløpende varslinger om hendelses- og risikoforløp som man må spre raskt. Sosiale medier bør være en integrert del av krisekommunikasjon, og derfor omtales i samme strategi som resten av krisekommunikasjonen. For at sosiale medier skal fungere godt som en varslingskanal ved kriser, bør kommunene informere innbyggerne om at sosiale medier vil brukes på denne måten. Det er også en forutsetning at kommunene når flest mulig innbyggere med denne informasjonen.