Kommunikasjonsstrategi

Transkript

1 Kommunikasjonsstrategi

2 1. INNLEDNING OVERORDNEDE MÅL... 3 ÅPENHET... 3 GODT OMDØMME... 3 ØKT KUNNSKAP OM KOMMUNENS AKTIVITETER... 3 LEVENDE LOKALDEMOKRATI... 4 REALISTISK FORVENTNINGSNIVÅ... 4 TILGJENGELIGHET VERDIER, OMDØMME OG BRUKERTILFREDSHET HVEM SKAL VI KOMMUNISERE MED?... 4 EKSTERN KOMMUNIKASJON... 5 INTERN KOMMUNIKASJON KOMMUNIKASJONSKANALER... 5 INTERNETT... 5 INTRANETT... 5 SOSIALE MEDIER... 5 AKTIV INFORMASJON VIA TRYKTE MEDIER... 5 TELEFON/E-POST... 5 DET PERSONLIGE MØTET HOVEDPRINSIPPER... 6 AKTIV KOMMUNIKASJON... 6 ANSVARLIGE LEDERE... 6 ANSVARLIGE MEDARBEIDERE... 6 SAMSPILL... 6 ÅPENHET... 6 KUNNSKAP OM BRUKERE, INNBYGGERE OG MEDARBEIDERE HVEM GJØR HVA? KRISEKOMMUNIKASJON... 7 VEDLEGG 1. PRESSEKONTAKT... 8 VEDLEGG 2. RETNINGSLINJER FOR Å ETABLERE NETTSTEDER OG BLOGGER... 9 VEDLEGG 3. RETNINGSLINJER FOR SOSIALE MEDIER VEDLEGG 4. BILDER OG VIDEO VEDLEGG 5. SKRIV KLART VEDLEGG 6. NYTTIG INFORMASJON

3 1. Innledning Kommunens informasjonsplikt er fastsatt i Kommunelovens 4. Her sies det at kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet og at forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn. Informasjon og kommunikasjon er også en forutsetning for å løse kommunens oppgaver som tjenesteleverandør, myndighetsutøver, demokrati- og samfunnsutvikler. Denne strategien skal være førende for arbeidet og sikre innbyggere, ansatte og andre tilgang til informasjon om Oppegård kommunes virksomhet, i tillegg til mulighet for medvirkning og påvirkning. En strategi betyr fravær av tilfeldigheter. Ikke planlagt kommunikasjon betyr ofte «brannslukking», og gir få muligheter til å styre tiltakene. Ved god planlegging kan vi bruke ressursene systematisk og målrettet, etablere et godt forhold til omverdenen og dele kunnskap. Informasjon og kommunikasjon er et lederansvar, noe som framgår av lederavtaler og rollebeskrivelser. Det betyr ansvar for å bruke informasjon og kommunikasjon som virkemidler for å nå mål. Å innarbeide mål, målgrupper, strategier og tiltak i egne planer er en forutsetning for å lykkes. Informasjons- og kommunikasjonsvirksomheten kan ikke leve isolert. 2. Overordnede mål Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til: Åpenhet Godt omdømme Økt kunnskap om kommunens aktiviteter Levende lokaldemokrati Realistisk forventningsnivå God tilgjengelighet Åpenhet Det skal legges til rette for innsyn og praktisere meroffentlighet ved spørsmål om innsyn i dokumenter, så sant de ikke strider mot personvern, er konkurransevridende eller andre forhold tilsier at dokumentene skal unntas offentlighet. Godt omdømme Kommunen skal ha en profil som styrker innbyggeres, politikeres, samfunnets og ansattes opplevde verdi av Oppegård kommune. Økt kunnskap om kommunens aktiviteter Innbyggere og andre interesserte skal kjenne til hvilke tjenester kommunen tilbyr og hvilken service de kan forvente. De skal ha nok kunnskap til å delta i demokratiske prosesser, og politiske beslutninger skal være kjent. Medarbeiderne skal ha kunnskap om kommunens mål, rammebetingelser og virksomhet. Dette er en forutsetning for å kjenne delaktighet, forstå sin plass i helheten og deretter formidle korrekt og utfyllende informasjon. Innbyggere, medarbeidere og andre skal vite hvor de kan henvende seg når de ønsker mer informasjon. 3

4 Levende lokaldemokrati Kommunen skal legge til rette for at innbyggere, private aktører og andre interesserte kan delta i utviklingen av lokalsamfunnet, bl.a. gjennom partnerskap, høringer, brukerråd, dialog og medvirkning. Realistisk forventningsnivå Våre målgrupper skal ha realistiske forventninger til kommunens tjenester og service. De skal også ha positive forventninger til hvordan de blir møtt. Tilgjengelighet Målgruppene skal oppleve at det er enkelt å komme i kontakt med, og få informasjon om kommunen. Informasjon skal finnes i de kanaler og på de steder den etterspørres, og Oppegård kommune skal være lett gjenkjennelig som avsender. Kommunen skal bruke et klart språk, sørge for universell utforming og legge til rette for dialog. Digital kommunikasjon skal være hovedregelen. Massemediene skal oppleve at de har en åpen dialog med kommunen. De skal få tilgang til nødvendig informasjon for å gi et korrekt bilde av kommunens virksomhet. 3. Verdier, omdømme og brukertilfredshet Oppegård kommune skal stå for verdier som gir kommunen godt omdømme. Vi skal møte våre omgivelser med åpenhet, ansvarlighet og samarbeide om å gi god service. Vi skal heller ikke være redd for å gjøre ting på nye måter. Gjennom dette skal vi bl.a. vekke tillit og tilfredshet hos målgruppene. Vi ønsker diskusjon internt, men utad opptrer vi enhetlig med lojalitet til mål, strategier og beslutninger. De ansatte er ambassadører for Oppegård kommune i alle sammenhenger. Om vi har tilfredse brukere bestemmes i stor grad av kvaliteten på tjenestene vi leverer, og av relasjonen og kommunikasjonen med omgivelsene. Kommunen skal legge vekt på å skape gode relasjoner og etablere arenaer for dialog og medvirkning. Det er spesielt viktig å ha gode kanaler for tilbakemelding. Måling av brukertilfredshet er et godt verktøy for kunnskap om brukernes synspunkter og behov, og for å finne ut hvor relasjonene bør forberedes. 4. Hvem skal vi kommunisere med? Aktiv og systematisk kommunikasjon er den viktigste arbeidsmåten. Det betyr å være føre var, tenke langsiktig, legge premissene og ta initiativ. Vi har størst innvirkning på resultatet når kommunen selv er initiativtaker og velger tidspunkt og arena med omhu. For å målrette informasjonen, må både målgrupper og virkemidler prioriteres. I valg av målgrupper legges det vekt på målet, hvilken relasjon vi ønsker å ha til gruppen, og hvilket potensiale det ligger i å forbedre kommunikasjonen. Målgruppene er innbyggere, brukere av kommunens tjenester, ansatte, politikere, myndigheter, pressen og offentligheten, som er opptatt av hva vi gjør. Kommunen skal drive aktiv og planmessig kommunikasjon med alle disse gruppene. 4

5 Ekstern kommunikasjon Kommunens innbyggere og brukere av tjenester er den viktigste målgruppen for ekstern kommunikasjon. Det er viktig å sikre at de får: Tilgang til informasjon om kommunens aktiviteter Informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter Mulighet til å delta aktivt i demokratiske prosesser og i utviklingen av sitt lokalsamfunn En velfungerende kommunikasjon om kommunale tjenester og service skal føre til at innbyggerne vet hvor de kan henvende seg, hvilke tjenester som tilbys, hvilke vilkår som gjelder og hva de kan forvente. Kommunikasjonen skal bidra til å gjøre det enklere å komme i kontakt med kommunen og benytte seg av tjenestene. Kommunen ønsker engasjement og medvirkning. Korrekt, oppdatert og helhetlig informasjon er en forutsetning for saklig debatt på grunnlag av faktiske forhold. Skal man oppnå god dialog, må omgivelsene holdes løpende orientert om hva som skjer og når det er mulig å komme med innspill. Videre må det skapes realistiske forventninger til hva medvirkningsprosesser innebærer, og vurderinger og beslutninger må gjøres kjent. Intern kommunikasjon Velinformerte, kunnskapsrike og motiverte medarbeidere er kommunens viktigste verktøy for god kommunikasjon med eksterne målgrupper. Det er derfor viktig at medarbeiderne har tilstrekkelige forutsetninger for korrekt og effektiv kommunikasjon med øvrige målgrupper. Det er et lederansvar å videreformidle sentral og relevant informasjon, samtidig som alle ansatte har et eget ansvar for å gi og innhente informasjon. For pressekontakt gjelder egne retningslinjer, se vedlegg Kommunikasjonskanaler I arbeidet benyttes kanalene nedenfor. Her tilbyr vi service på dagtid via personlig kontakt/telefon, samt hele døgnet via digitale medier. Internett Kommunens nettsted, er en felles, overordnet portal for kommunikasjon om tjenester, politiske prosesser og annen aktuell informasjon. Her får målgruppene oversikt over kommunens aktiviteter og tilbud, og har mulighet til dialog og innsyn. Intranett Kommunens Intranett er en felles, overordnet portal for intern kommunikasjon. Her skal ansatte finne relevant og oppdatert informasjon, i tillegg til tjenester som understøtter det daglige arbeidet. Sosiale medier I sosiale medier skal vi oppfordre til aktivitet, dialog og spredning av budskap. Effektiv bruk av sosiale medier krever også at vi overvåker og følger opp det som sies om kommunen. Se Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Oppegård kommune Aktiv informasjon via trykte medier Ikke alle har tilgang til Inter- og Intranett. Det er derfor nødvendig med informasjonsformidling via trykte medier i tillegg. Det er også viktig å utnytte de to mediene til henholdsvis aktiv og passiv/utfyllende informasjon. Telefon/e-post Våre målgrupper skal få kontakt med oss via telefon og e-post, og få svar i løpet av kort tid. 5

6 Det personlige møtet Mulighet til personlig kontakt må alltid være til stede. Det er også viktig at alle som møter publikum er tilstrekkelig rustet til å informere godt. Førstelinjetjenesten må få nok informasjon til å svare publikum, eller henvise til riktig person/instans. 6. Hovedprinsipper Kommunens overordnede kommunikasjonsmål er: Åpenhet, Godt omdømme, Økt kunnskap om kommunens aktiviteter, Ønsket samfunnsutvikling, Realistisk forventningsnivå og God tilgjengelighet. Dette skal oppnås via: Aktiv kommunikasjon Kommunen skal drive aktiv, planmessig kommunikasjon med alle sentrale målgrupper. Informasjon om rettigheter, plikter og politiske prosesser skal prioriteres. I tillegg skal det legges til rette for dialog og for at publikum selv kan søke informasjon. Aktiv kommunikasjon betyr også å planlegge for det uventede. Ansvarlige ledere Seksjons- og virksomhetsledere har det overordnede ansvaret for informasjon og kommunikasjon innenfor eget ansvarsområde. Ansvarlige medarbeidere Ansvar for de enkelte informasjons- og kommunikasjonstiltakene ligger der saksansvaret ligger. Dette skal sikre at informasjon som gis er korrekt, gis til riktig tid og er tilpasset målgruppens behov. En sak er ikke ferdigbehandlet før de som er berørt av den er informert om resultatet, og hvilke konsekvenser det har for dem. Samspill Kommunens kommunikasjonsvirksomhet skal være helhetlig og samordnet, ut fra en felles profil. De som henvender seg til kommunen skal slippe å bli sendt videre fra person til person. Åpenhet Kommunen skal praktisere meroffentlighet ved spørsmål om innsyn i dokumenter, så sant de ikke strider mot personvern, er konkurransevridende eller andre forhold tilsier at dokumentene skal unntas offentlighet. Kunnskap om brukere, innbyggere og medarbeidere Kommunen skal innhente kunnskap om innbyggeres, brukeres og ansattes behov og synspunkter, blant annet ved hjelp av brukerundersøkelser, møter, høringer og statistikkverktøy. 7. Hvem gjør hva? Seksjons- og virksomhetsledere har ansvar for kommunikasjonsarbeidet i det daglige. Sammen med sine medarbeidere skal de sørge for at arbeidet ivaretas i tråd med denne strategien. Et spesielt ansvar ligger hos Kommunikasjon og service, som skal legge premisser og være pådriver og rådgiver for resten av organisasjonen. Seksjonen skal koordinere og følge opp kommunens samlede kommunikasjonsvirksomhet, utforme felles, overordnede budskap og legge til rette for gode informasjons- og kommunikasjonskanaler. Redaktøransvaret for Internett, Intranett og felles sosiale og trykte medier ligger også her. For øvrig bidrar seksjonen med opplæring, råd og veiledning, i tillegg til å produsere og formidle informasjon i ulike medier. 6

7 8. Krisekommunikasjon Krisekommunikasjon er omtalt i kommunens beredskapshåndbok. I kriser er kriseledelsen normalt kommunens ansikt utad, også i sosiale medier. Informasjon og vurderinger som formidles, kommer herfra. Ansatte har ikke anledning til å gi egne kommentarer utover det til enhver tid gjeldende budskapet. Krisekommunikasjonen skal være proaktiv og åpen. Vi skal forsøke å svare på de vanskelige spørsmålene før de stilles, og viktig informasjon skal ikke holdes tilbake. Sosiale medier kan brukes om et supplement til andre kanaler og bidra til å håndtere det omfattende informasjonsbehovet som oppstår i kriser. Rykter sprer seg raskt i sosiale medier. Hvis kommunen ikke er raskt ute for å møte informasjonsbehovet og korrigere eventuelle feil og rykter, vil målgruppen søke informasjon andre steder. Vi kan risikere å miste kontrollen over informasjonen ved at andre aktører omtaler hendelsen, eller tar eierskap til krisen. Eksempler kan være journalister, forulempede personer, pårørende, interesseorganisasjoner osv. Kritikk og spørsmål i sosiale medier vil imidlertid gi oss et godt grunnlag for å utforme relevant informasjon. 7

8 Vedlegg 1. Pressekontakt Retningslinjene nedenfor omfatter ikke krisekommunikasjon. Dette er omtalt i kommunens beredskapshåndbok. I kriser er kriseledelsen normalt kommunens ansikt utad. Informasjon og vurderinger som blir formidlet, kommer herfra. Ansatte har ikke anledning til å gi egne kommentarer utover det budskapet som til enhver tid gjelder. Kommunikasjon og service er rådgiver i kommunikasjonsspørsmål. Kontakt seksjonen for råd og veiledning i kontroversielle saker, saker som angår pressen og for hjelp til å lage strategier, planer og gjennomføre tiltak. E-post: informasjon@oppegard.kommune.no. Retningslinjer for pressekontakt 1. Kommunen skal drive proaktiv informasjon og tilstrebe meroffentlighet. Vi skal møte henvendelser fra media med åpenhet og gi kommentarer så raskt som mulig. 2. Informasjonsansvaret ligger hos rådmann og ordfører. Ordfører og utvalgsledere skal gi politiske kommentarer og vurderinger. I saker av prinsipiell og strategisk karakter skal rådmann, kommunalsjef eller ordfører gi vurderinger og kommentarer på vegne av kommunen. 3. Virksomhets- og seksjonsledere har rett til å gi faktaopplysninger og faglige vurderinger på vegne av egen virksomhet/seksjon. Målet skal være at pressen alltid får svar. 4. Den som har best innsikt i saken, og som kan gi en helhetlig fremstilling, skal uttale seg på direkte henvendelser fra pressen. Alle ansatte har ansvar for å gi korrekte og fullstendige opplysninger innenfor eget fagområde. 5. Alle ansatte har full ytringsfrihet som privatpersoner. Ansatte som deltar i offentlig samfunnsdebatt om kommunens ansvarsområde, skal presisere overfor mediene at de uttaler seg som privatpersoner. Kritikk av eget fagområde eller egen arbeidsplass, søkes løst tjenestevei. Ansatte skal være lojale overfor politiske og administrative vedtak. 6. Tillitsvalgte skal klargjøre overfor mediene at de uttaler seg som representant for en fagforening. De må skille mellom rollene som tillitsvalgt og ansatt. 7. Kommunen skal normalt ikke besvare leserbrev i avisene. Hvis det er snakk om faktafeil, kan kommunen imøtegå dette i eget leserbrev. Dette skal eventuelt skje i samråd med kommunikasjonsansvarlig, kommunalsjef, rådmann eller ordfører. For aktivitet i sosiale medier, se vedlegg Ansatte som ønsker å gå ut med saker i pressen, skal avklare dette med kommunalsjef i forkant. De vurderer om politisk ledelse bør fronte saken. Når ansatte går ut i pressen skal de informere Kommunikasjon og service om hva som kommer. Ansatte skal også melde fra til kommunalsjef og Kommunikasjon og service når de venter negative presseoppslag.

9 Vedlegg 2. Retningslinjer for å etablere nettsteder og blogger Hvis spesielle forhold tilsier det, kan det etableres egne nettsteder og blogger for avgrensede målgrupper, tjenesteområder eller prosjekter. Det er imidlertid en forutsetning at sentral informasjon og aktuelle søkeord også finnes på Oppegård kommunes nettsted, sammen med en link til eget nettsted eller blogg. Etablering av egne nettsteder skal godkjennes av rådmannens ledergruppe og seksjonsleder i Kommunikasjon og service skal delta i arbeidet. Blogger godkjennes av seksjonsleder i Kommunikasjon og service. Følgende retningslinjer gjelder: Nettstedet eller bloggen skal: være i samsvar med kommunens profilprogram utvikles i henhold til kvalitetskriterier fra norge.no ha en lett synlig link til Oppegård kommunes nettsted ha en virksomhets-/seksjonsleder som ansvarlig redaktør Redaktøren må sørge for at: lover, regler og retningslinjer for publisering på Internett følges nettstedet/bloggen til enhver tid er oppdatert det settes av tilstrekkelige ressurser til videreutvikling det daglige arbeidet ivaretas av en person med kommunikasjonsfaglig kompetanse 9

10 Vedlegg 3. Retningslinjer for sosiale medier Nedenfor følger et utdrag av kommunens retningslinjer for bruk av sosiale medier. Hovedbudskap Vær gjerne aktiv i sosiale medier, men husk hvor du jobber! 1. Avklar hvilken rolle du har i sosiale medier 2. Tenk gjennom konsekvensene for Oppegård kommune før du publiserer noe 3. Vær bevisst ved valg av venner og hvilke grupper du deltar i For aktivitet på vegne av Oppegård kommune, gjelder i tillegg: 4. Bruk kommunens logo og profilprogram kommunens kommunikasjonsvirksomhet skal framstå helhetlig og samordnet 5. Vær i forkant og publiser informasjon som er aktuell, relevant og basert på fakta 6. Benytt en personlig, profesjonell tone, som inviterer til aktivitet, dialog og spredning av budskapet 7. Beskytt taushetsbelagt og konfidensiell informasjon, brukere, pårørende og ansatte 8. Ikke foreta saksbehandling i sosiale medier 9. I krisesituasjoner styrer kommunens kriseledelse all kommunikasjonsvirksomhet 10. Har du spørsmål eller er du i tvil, kontakt seksjonsleder i Kommunikasjon og service Virksomheters/seksjoners aktivitet i sosiale medier Virksomhets- og seksjonsledere har ansvar for aktivitet i sosiale medier innenfor eget ansvarsområde. Lederne må godkjenne etablering, som skjer på vegne av kommunen og melde fra til seksjonsleder i Kommunikasjon og service. De må også utpeke en daglig ansvarlig. Vedkommende må ha tilstrekkelig tid til å ivareta oppgaven, da sosiale medier krever at man er til stede. Det skal komme tydelig fram at aktiviteten er kommunal og hvem som er kontaktperson/ansvarlig. Bruk alltid kommunens logo og profilprogram. Lytt til samtaler og vurder å svare Kommunens aktivitet i sosiale medier er todelt: Vi publiserer innlegg om saker når vi ønsker oppmerksomhet, deltakelse og respons Vi lytter og svarer på innlegg fra andre Vi må ikke besvare alle innlegg, men anbefaler høy grad av delaktighet. Det skaper gode relasjoner og viser at vi er til stede. Innlegg bør besvares samme dag som de er publisert. Hvis dette ikke er mulig, gir du et foreløpig svar om når det endelige svaret kommer. Kort reaksjonstid reduserer risikoen for at negative innlegg spres i sosiale medier. Underskriv alltid med fullt navn og tittel. Svar alltid når: Innlegg inneholder faktafeil Innlegg kommer fra en misfornøyd bruker Innlegg inneholder spørsmål om kommunens virksomhet 10

11 Svar på negativ omtale Hvis den negative omtalen er relevant, tar vi den på alvor og ser det som en mulighet til forbedring og dialog. Vi sletter aldri slike innlegg. Når vi svarer, holder vi oss til fakta. Vi går ikke i forsvar, men beklager og forteller hva kommunen vil gjøre med saken. Ikke gi konkrete svar på kritikk, som skal ha formell behandling i henhold til lover og forskrifter. Slike innlegg besvares med å henvise til riktig adressat. Hvis innholdet er irrelevant, ute av sammenheng, støtende, personangrep eller i strid med norsk lov, går vi ikke i dialog. Personangrep og lovstridig innhold fjernes fra sosiale medier vi selv har kontroll over. I andre medier kontakter vi den som er ansvarlig og rapporterer om overtramp og lovbrudd. Beskytt taushetsbelagt/konfidensiell informasjon, brukere, pårørende og kollegaer: Ikke identifiser eller kommenter brukere, pårørende, politikere eller ansatte, med mindre du har deres tillatelse. Legg heller ikke ut bilder uten godkjenning. Ikke publiser konfidensiell informasjon om kommunens virksomhet, og husk at intern informasjon er intern. Kommunalt ansatte er underlagt taushetsplikt i henhold til Forvaltningsloven og Offentleglovens 13 Ikke driv saksbehandling Henvendelser som krever saksbehandling henvises til kommunens offisielle adresse for journalføring og videre distribusjon til saksbehandler. Bruk følgende tekst: Vi takker for henvendelsen. Den er sendt videre til postmottak for journalføring og vil bli saksbehandlet på vanlig måte. Journalføring og arkivering Arkivverdighet er kanaluavhengig. Det er innholdet som avgjør om informasjonen skal arkiveres. Arkivforskriften krever at vi arkiverer alle inngående og utgående dokumenter, som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter og er gjenstand for saksbehandling, eller har dokumentasjonsverdi. Hvis dokumentene både er gjenstand for saksbehandling og har dokumentasjonsverdi, skal de også journalføres. Kommunen følger Riksarkivarens retningslinjer for journalføring. 11

12 Vedlegg 4. Bilder og video I henhold til Personopplysningsloven skal personer som avbildes eller filmes, alltid spørres om samtykke. Hvis vedkommende er under 15 år, må man også ha tillatelse fra foresatte. Det skal videre informeres om hvor materialet vil bli brukt, og det skal gis mulighet til å reservere seg. Kommunens aktivitet på nettet skal ha kontaktinformasjon for de som ønsker å bli fjernet fra bilder og videoer vi har lagt ut. Datatilsynet skiller mellom portrett- og situasjonsbilder. Situasjonsbilder er bilder der selve situasjonen eller aktiviteten er det egentlige formålet med bildet. Hvem som er med på bildet er mindre viktig enn hovedinnholdet, f.eks. en gruppe mennesker på et idrettsarrangement eller et 17. mai tog. I utgangspunktet kan situasjonsbilder offentliggjøres uten samtykke, så lenge bildene er harmløse og ikke på noen måte krenkende for de som er avbildet. Portrettbilder er bilder av en eller flere bestemte personer. Her skal man alltid ha samtykke fra de avbildede før bildet publiseres. Samtykket må være en aktiv handling. Eksempler er bilder av enkeltpersoner, klassebilder, bilder fra sosiale sammenkomster osv. I tillegg gjelder Åndsverkloven. I 45c heter det: Fotografi som avbilder en person kan ikke gjengis eller vises offentlig uten samtykke av den avbildede, unntatt når: a) Avbildningen har aktuell og allmenn interesse b) Avbildningen av personen er mindre viktig enn hovedinnholdet i bildet c) Bildet gjengir forsamlinger, folketog i friluft eller forhold eller hendelser som har allmenn interesse d) Eksemplar av avbildningen på vanlig måte vises som reklame for fotografens virksomhet og den avbildede ikke nedlegger forbud, eller e) Bildet brukes som omhandlet i 23 første ledd tredje punktum eller 27 andre ledd Vernet gjelder i den avbildedes levetid og 15 år etter utløpet av hans dødsår. 12

13 Vedlegg 5. Skriv klart Oppegård kommune er opptatt av å bruke et klart språk og følger retningslinjer for Klarspråk fra Vær klar-plakaten Hvorfor? Fordi klart språk fremmer demokratiet og rettssikkerheten. Fordi klart språk sparer tid og penger. Fordi klart språk skaper tillit. Hvordan? Tenk over hvem du skriver for. Finn ut hva du vil at mottakeren skal vite eller gjøre. Følg disse skriverådene: Innhold Kom raskt til saken. Skriv det viktigste først. Skriv kort. Da sparer du plass, og mottakeren sparer tid. Ta bare med det som er relevant for mottakeren. Velg en passe personlig tone. Avsnitt Ord Lag en tydelig struktur og del teksten inn i avsnitt. Lag overskrifter som passer til innholdet i avsnittene. Bruk heller korte ord enn lange. Forklar vanskelige ord. Ikke bruk vage og upresise ord. Setninger Begrens bruken av passiv. Fortell hvem som gjør hva. Bruk heller verb enn substantivuttrykk. Skriv heller «endre» enn «foreta endringer». Del opp lange setninger. Sørg for god logisk sammenheng mellom setningene. Tegnsetting og rettskrivning 13 Pass på tegnsettingen. Riktig tegnsetting gjør teksten ryddig og lett å lese. Ikke stol på stavekontrollen. Les korrektur eller be en kollega om å gjøre det. Bruk ordbøker!

14 Vedlegg 6. Nyttig informasjon Lover og forskrifter Forvaltningsloven (Nytt: 15 a om elektronisk kommunikasjon) Offentlighetsloven (ift. presse) Åndsverksloven og personopplysningsloven (ift. publisering på nett) Arkivloven Sentrale styringsdokumenter Direktoratet for forvaltning og IKT: Veileder for sosiale medier i forvaltningen, 2010 Fornyings- administrasjons- og kirkedepartementet: Sosiale medier i departementene i dag og framover, 2010 Fornyings og administrasjonsdepartementet: Statens kommunikasjonspolitikk, 2009 Kommunale styringsdokumenter Etikkreglement for Oppegård kommune, 2007 Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Oppegård kommune, 2010 Beredskapshåndbok Sikkerhetshåndbok IKT-strategi for Oppegård kommune, 2014 Nettsteder