Møteprotokoll fra møte i styringsgruppen for DMS Inn-Trøndelag Møtedato: 26.01.2009 Møtested: Steinkjer rådhus Tidspunkt: Kl. 12.00 Deltakere: Forfall: Jacob Br. Almlid (Verran kommune), Dagfinn Thorsvik (Helse Nord-Trøndelag HF), Jon Arve Hollekim (Inderøy kommune), Erling Bergh (Steinkjer kommune), Ruth Borgan (Norsk sykepleierforbund), Britt Gulli Rones (Fagforbundet) Mari Holien (INVEST) Henrik A. Sandbu, HMN SAKSLISTE: Saksnr Sakstittel 1/09 Styringsgruppens arbeidsmåte 2/09 Rapporterings- milepæl plan for hovedprosjekt 3/09 Økonomi hovedprosjekt 4/09 Organisering av hovedprosjekt 5/09 Informasjon 6/09 Møteplan Eventuelt
Sak 1/09 STYRINGSGRUPPENS ARBEIDSMÅTE Dato: 26.1.09 Saksbehandler: Jacob Br. Almlid For å sikre en optimal arbeidsmåte og prosess for styringsgruppens arbeid, er det hensiktsmessig at forberedelse, saksutredning og presentasjon er formell. Arbeidet skal derfor skje på følgende måte: 1. Alle saker skal fremmes formelt ved at det utarbeides saksfremlegg og saksbehandler skal normalt fremme forslag til vedtak. 2. Det innarbeides et system på hvert møte i styringsgruppen hvor prosjektleder orienterer (orienteringssak) om de forhold som ikke behøver å fremmes som egen sak. 3. Det skal utarbeides skriftlig protokoll fra styringsgruppens møter. Ansvarlig for dette er prosjektleder. 4. Det skal utarbeides egen sakliste, som skal gjennomgås i formøte mellom prosjektleder og leder i styringsgruppen. Sakliste og saksfremlegg skal normalt sendes ut senest 3 dager før saken/e skal behandles i styringsgruppen. Det legges opp til at all utveksling av dokumenter og saksunderlag oversendes pr. e-post. 5. Ansvarlig for saksbehandling og presentasjon av saker er prosjektledere, prosjektmedarbeidere, innleide konsulenter fra kommunene og helseforetaket, samt eventuelt fra andre instanser eller privat virksomhet (for eksempel arkitekt). 6. Prosjektleder er i nært samarbeid med styringsgruppens leder ansvarlig for å koordinere prosjektets aktivitet. 7. Det skal avholdes møte i styringsgruppen hver 14 dag. Det fremmes forslag til møteplan. Styringsgruppen godkjenner de vurderinger som er gjort i saksfremlegget. Styringsgruppen godkjenner de vurderinger som er gjort i saksfremlegget.
Sak 2/09 Rapporterings- milepælplan for hovedprosjekt Dato: 26.1.09 Saksbehandler Jacob Br. Almlid For å sikre tilstrekkelig fremdrift og stor bevissthet om de kritiske faktorer ønsker styringsgruppen at det utarbeides en konkret fremdriftsplan for hovedprosjektet. Planen skal tydeliggjøre milepæler og kritiske faktorer. Styringsgruppen ønsker at denne fremdriftsplanen fremmes som egen sak i samtlige ordinære møter i styringsgruppen. Prosjektleder er i samråd med lederne av alle underprosjekter ansvarlig for at denne presenteres i oppdatert form. Avvik skal tydeliggjøres og forklares. Det skal alltid fremgå forslag til kompenserende tiltak for avviket.
Sak 3/09 ØKONOMI HOVEDPROSJEKT Dato: 26.1.09 Saksbehandler Jacob Br. Almlid Søknad fra HNT og Invest kommunene til HOD og KRD, datert 08.01.2009 Søknad fra HMN til HOD ang. investeringsmidler fra regjeringens krisepakke, datert 08.01.2009 HNT og Invest kommunene har valgt å søke HOD og KRD om støtte til det forestående hovedprosjekt knyttet til utvikling og etablering av Inn-Trøndelag DMS. Etter de opplysninger som foreligger pt. ser det ut til at søknaden blir behandlet i et fellesmøte mellom departementene den 12.2.09. Styringsgruppens leder vil i samråd med ordfører i Steinkjer kommune avklare behovet for og eventuelt følge opp søknaden ovenfor beslutningstakerne. Prosjektleder i Invest samarbeidet, Mari Holien vil i møtet den 26.1.09 foreta en kort gjennomgang av søknadene. Prosjektet har videre sammen med og via HMN søkt om 30 mkr fra regjeringens krisepakke. Søknadene gjennomgås kort i møtet. Styringsgruppen ber prosjektleder om å avtale med Invest sin felles økonomienhet om å etablere rutiner og systemer for budsjettering og regnskapsførsel av hovedprosjektet. Dette må etableres på en måte som gjør at man kan opprette et hovedprosjekt og et tilstrekkelig antall underprosjekter. Prosjektleder skal månedlig fremme en økonomirapport for prosjektet. Styringsgruppen vil med bakgrunn i søknadene om prosjektstøtte til HOD og KRD igangsette prosjektet før søknaden er behandlet. Styringsgruppen anser det som påkrevd å intensivere arbeidet i størst mulig grad. Prosjektleder skal så snart svar fra departementene foreligger fremme en sak for styringsgruppen, som viser hvordan hovedprosjekt skal finansieres.
Sak 4/09 Organisering av hovedprosjekt Dato: 26.1.09 Saksbehandler Mari Holien Rapport fra forprosjekt Distriktsmedisinsk senter i Inn-Trøndelag, fra arbeids-gruppen datert 1.oktober 2008 Hovedprosjektet skal videreføre arbeidet som i forprosjektet ble skissert for etablering av et Distriktsmedisinsk Senter for regionen. Det er et prosjektløp som skal forestå: dannelse av en organisatorisk enhet/selskap for etablering og drift av DMS Inn-Trøndelag detaljplanlegging av innhold, bemanning, økonomi, organisering, lokaler, utstyr, IKT (investeringsbehov og driftsbudsjett). Helseforetaket vil stå for driften av spesialistpoliklinikken, røntgen og dialyse, samt ha et medisinsk veilednings- og tilsynsansvar i sengeposten. Sengeavdelingen, de øvrige funksjoner og administrasjon og ledelse legges til kommunenes ansvar. Det skal i hovedprosjektet avklares hvilke kommunale helse- og omsorgstjenester det kan være aktuelt å samarbeide om, og legge disse til DMS Inn-Trøndelag. Styringsgruppen skal bestå av Medisinskfaglig rådgiver Dagfinn Thorsvik fra HNT, Helsefaglig direktør fra HMN (p.t. Henrik Sandbu, fra april Daniel Haga), rådmenn fra deltakende kommuner, samt tillitsvalgte fra arbeidstakerorganisasjonene. Styringsgruppen ledes av rådmann Jacob Br. Almlid. Hovedprosjektet frem til oppstart av ordinær drift av DMS et organiseres med tre større delprosjekt, som igjen har arbeidsgrupper både under seg og på tvers av delprosjektene. Styringsgruppe Prosjektleder Innhold Sengeavdeling Dialyse/dagenhet Spesialistpoliklinikker Røntgen Kommunale helsetjenester Administrasjon/støtte -funksjoner Legefunksjoner Organisering Forberede og etablere det interkommunale driftselskapet (vedtekter, politisk sak,med mer.) Økonomi/finansiering Kompetanseutvikling Kompetanseallokering mellom sykehus, DMS og kommunal helse/pleie Infrastruktur Bygg/areal/lokalisering Omrokkering arealbruk/ pasientplasser SK IKT
Innhold for delprosjektene er i modellen en foreløpig skisse. Mandat for hvert delprosjekt utarbeides av prosjektlederne og legges fram for styringsgruppen for godkjenning. Prosjektlederne frikjøpes med omsøkte prosjektmidler fra departementet. Dette vil kunne være aktuelt også for andre deltakere i prosjektet. Sålangt er følgende foreslått som prosjektdeltakere: Prosjektleder: Innhold: Organisering: Mari Holien, INVEST Ingrid Hallan, HNT, prosjektleder Ann Sissel Helgesen, enhetsleder DMS Stjørdal Marit Myrhaug, kommunalsjef Inderøy kommune Lisbeth Ystmark, kommunalsjef Verran kommune Ingeborg Laugsand, avdelingsleder helse og rehabilitering Steinkjer kommune Kirsten Lange, avdelingsleder bistand og omsorg, Steinkjer kommune NN, prosjektleder Helsefaglig rådgiver Øivind Stenvik, HNT Kjetil Landsem, Verran kommune Lokaler/Infrastruktur: NN, prosjektleder Trond Hustad, HNT Styringsgruppen slutter seg til de vurderinger som er gjort i saksfremlegget, men med følgende tilføyelser: Styringsgruppen inviterer legeforeningen til å tiltre med en representant i styringsgruppen. I delprosjekt Innhold oppnevnes både lege fra HNT og primærlege. Kompetanse og kompetanseallokering flyttes fra delprosjekt Organisering til delprosjekt Innhold. Steinkjer kommune oppnevner delprosjektledere til Organisering og Lokaler/Infrastruktur i løpet av uke 5. Oppstartsmøte uke 6 for prosjektlederne hvor det skal utarbeides mandat for delprosjektene og framdriftsplan. Styringsgruppens leder deltar. Styringsgruppens leder får fullmakt til å etterspørre status i Mosvik og Snåsa kommuner mht deltakelse i prosjektet.
Sak 5/09 Informasjon Dato: 26.1.09 Saksbehandler Mari Holien For å sikre forståelse, forankring og forpliktelse underveis i prosjekter er det særs viktig med god informasjon og informasjonshåndtering. Det skal informeres om prosjektet og framdriften på kommunenes hjemmesider. Referat sendes deltakerkommunene og det lokale og regionale helseforetaket. Det påhviler styringsgruppens medlemmer ansvar for forankring og løpende orientering i sine organisasjoner. Hver prosjektleder og prosjektdeltaker skal kunne uttale seg om prosjektet. Overfor media henvises det til styringsgruppens leder. Det skal informeres om prosjektet og framdriften på kommunenes hjemmesider. Referat sendes deltakerkommunene og det lokale og regionale helseforetaket. Det påhviler styringsgruppens medlemmer ansvar for forankring og løpende orientering i sine organisasjoner. Hver prosjektdeltaker skal kunne uttale seg om prosjektet, men det er prosjektlederne som uttaler seg på vegne av prosjektet innenfor sine ansvarsområder. Overfor media på styringsnivå henvises det til styringsgruppens leder.
Sak 6/09 Møteplan Dato: 26.1.09 Saksbehandler Mari Holien Prosjektets framdrift er framskyndet, og det er et stort og krevende prosjekt. Av den grunn legges det opp til møter hver 14. dag. Det foreslås hver mandag i oddetallsuker, med møtestart kl. 13.00. Møtested Steinkjer rådhus. Møteplan 1. halvår 2009: Mandag 9. februar kl. 13.00 Mandag 23. februar kl. 13.00 Mandag 9. mars kl. 13.00 Mandag 23. mars kl. 13.00 Mandag 20. april kl. 13.00 Mandag 4. mai kl. 13.00 Mandag 18. mai kl. 13.00 Mandag 2. juni kl. 13.00 Mandag 15. juni kl. 13.00 Mandag 29. juni kl. 13.00 Styringsgruppen slutter seg til den foreslåtte møteplanen. Møteplan 1. halvår 2009: Mandag 9. februar kl. 13.00 Tirsdag 24. februar kl. 13.00 Mandag 9. mars kl. 13.00 Mandag 23. mars kl. 13.00 Mandag 20. april kl. 13.00 Mandag 4. mai kl. 13.00 Mandag 18. mai kl. 13.00 Mandag 2. juni kl. 13.00 Mandag 15. juni kl. 13.00 Mandag 29. juni kl. 13.00