Invitasjon til prekvalifisering til konkurranse med forhandling for kjøp av event- og arrangementstjeneste Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III Tilbudsfrist: 12.08.2016 kl. 12:00 1
Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 4 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen... 4 3 Generelle bestemmelser om konkurransen... 5 3.1 Kunngjøring... 5 3.2 Fremdriftsplan... 5 3.3 Taushetsplikt... 5 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget... 6 3.5 Tilleggsopplysninger... 6 4 Kvalifikasjonskrav... 6 4.1 Obligatoriske krav... 6 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 5 Utvelgelseskriterier... 8 6 Utforming og innlevering av forespørselen... 8 6.1 Innlevering av forespørselen... 8 6.2 Forespørselens utforming... 8 2
1 Innledning 1.1 Om Oppdragsgiver Kontaktinformasjon: Eksportkreditt Norge Hieronymus Heyerdahls gate 1 Postboks 1315 Vika 0112 Oslo Kontaktperson: Ellen B. Svaheim, Kommunikasjonssjef Telefon: +47 482 24 093 E-post: EBS@eksportkreditt.no Se www.eksportkreditt.no for ytterligere informasjon. Type oppdragsgiver 1 : Eksportkreditt Norge AS/ Statlig aksjeselskap Garanti-instituttet for eksportkreditt GIEK/ Statlig forvaltningsbedrift Hovedaktivitet Eksportkreditt Norge tilbyr norsk næringsliv konkurransedyktig eksportfinansiering. Vi hjelper norske eksportører med å lykkes ute i verden, og bidrar til å sikre arbeidsplasser her hjemme. Det gjør vi gjennom å tilby norske og utenlandske selskaper lån når de skal kjøpe varer og tjenester fra norske eksportører. Selskapet ivaretar hele prosessen knyttet til markedsføring av selskapets låneordning, søknadsbehandling, tilsagn av lån, utbetaling samt oppfølging av lån. 1.2 Anskaffelsens formål Eksportkreditt Norge ønsker å inngå en rammeavtale med et eventbyrå som kan bistå med planlegging og gjennomføring av «Eksportkonferansen» som arrangeres i mars/april 2017 (dato fastlegges tidlig høst 2016). Eksportkonferansen er en årlig konferanse som gjennomføres i Oslo i regi av GIEK, GIEK Kredittforsikring og Eksportkreditt Norge og mediepartner E24. Videre vil Eksportkreditt Norge/GIEK ha opsjon på forlengelsen av kontrakten for de neste tre eksportkonferansene, i henholdsvis 2018, 2019 og 2020. Opsjonene utøves for ett år av gangen. 1 Eksportkonferansen arrangeres hvert år. Eksportkreditt Norge og GIEK har hovedansvaret for gjennomføring av arrangementet annethvert år. GIEK vil også ha opsjon på kunne benytte seg den valgte leverandøren. Anskaffelsesprosessen og kontrakten administreres av Eksportkreditt Norge. 3
Eksportkonferansen er en årlig fagkonferanse som samler ca. 400 relevante aktører tilknyttet norsk eksport og næringsliv og aktører tilknyttetpolitikk og organisasjonsliv. Eksportkonferansen har en årlig budsjettramme på 1,2 millioner kroner eks. mva. Totalrammen på denne kontrakten, inkludert opsjoner, er på 4,8 millioner kroner. I tilknytning til konferansen gjennomføres også et eget «Eksportkurs» samme dag. Dette er et separat arrangement, men med muligheter for deltagere å delta på både kurs og konferanse, med ca. 100 deltakere. Eksportkurset gjennomføres fra kl.10-12, Eksportkonferansen kl.13-18 samme dag. Den faglige konferansen inkluderer også en prisutdeling. Arrangementene er gratis. Samarbeidspartneren vi søker må ha sterk kompetanse på konsept/ide, utforming og planlegging av arrangement, og må i tillegg også kunne levere på praktisk gjennomføring. Anskaffelsen omfatter invitasjons- og deltakerhåndtering, lokasjon/bevertning, sparringspartner for faglig program, multimedia (inkl. videoproduksjon), teknikk og avvikling. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på kun deler av oppdraget. 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del III 14-1(3), jfr. relevant bestemmelse i 14-3/14-4. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsen gjennomføres i to trinn. I trinn 1, prekvalifisering, sender tilbyderne inn dokumentasjon for kvalifikasjonskrav sammen med søknad om å få delta i konkurransen. Eksportkreditt Norge vil vurdere hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene. Utvelgelsen blant de kvalifiserte i trinn 1 vil bli gjort ut fra en vurdering av hvilke leverandører som er best kvalifisert, målt mot de faglige, finansielle og organisatoriske kravene. Minimum tre og maksimum fem tilbydere vil bli invitert til å delta i trinn 2 av konkurransen. Etter innsendt tilbud, vil Eksportkreditt Norge velge ut leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av tjenester til Eksportkonferansen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge ut færre leverandører, dersom det ikke foreligger et tilstrekkelig antall leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene. Alle inviterte tilbydere i trinn 2 vil få sine tilbud evaluert. En første reduksjon av antall tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jf. forskriftens 20-11 (1). Minimum to og maksimum 4 tilbyderne vil bli invitert til forhandlinger, herunder å presentere sine løsninger. Tilbydere som inviteres til forhandlinger, herunder å presentere 4
sine løsninger vil kunne kompenseres for noe arbeid i tilknytning til prosessen, maksimum NOK 10.000,- pr. tilbyder. Etter forhandlinger og eventuelle reviderte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. Det vil ikke være anledning til å inngi alternative tilbud Alle referanser til leverandør eller «tilbyder» i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 Generelle bestemmelser om konkurransen 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 3.2 Fremdriftsplan Det er lagt opp til følgende tidsramme for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Trinn Kunngjøring i DOFFIN 08.07.16 1 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 22.07.16 1 Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i 12.08.16 1 konkurransen Evaluering av prekvalifisering 15.08-18.08-2016 1 Kunngjøring av prekvalifiserte tilbydere 18.08.16 1 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag til 18.08.16 2 prekvalifiserte tilbydere Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 30.08.16 2 Tilbudsfrist 19.09.16 2 Forhandlinger 20.09-29.09-2016 2 Evaluering og valg av leverandør 03.10-06.10-16 2 Meddelelse om tildeling 07.10.16 2 Karensperiode 18.10.16 2 Kontraktsinngåelse 19.10.16 2 Tilbudets vedståelsesfrist fra leverandør 31.10.16 2 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfrist for forespørselen om deltakelse er foreløpige. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold 5
det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. Skatte- og MVA attest (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Søknadsbrev Søknad om å delta i prekvalifisering til konkurranse med forhandling for kjøp av event- og arrangementstjenester (maks 1 A4 side) 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6
4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Faglige meritter Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Med relevante oppdrag menes oppdrag av tilsvarende art og omfang for norsk næringsliv. Beskrivelsene skal inkludere oppdragets mottaker (navn, telefon og epost), beskrivelse av oppdragenes leveranser og omfang, verdi, sted, tidspunkt for gjennomføring og resultat/evaluering. Gjennomføringsevne / kapasitet Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Beskrivelse av leverandørens gjennomføringsevne og kapasitet, herunder beskrivelse av leverandørens evne til idé og konseptutvikling for fagkonferanser. Beskrivelse av bruk av eventuelle underleverandører og spesialistkompetanse. Beskrivelse av underleverandørers leveranse og omfang inn i de 3 mest relevante oppdragene angitt under faglige meritter. Beskrivelse av leverandørens kompetanse og erfaring, samt verktøy og teknisk utstyr, herunder verktøy for invitasjons- og deltakerhåndtering. Kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Herunder system for prosjektstyring, tids- og kjøreplaner og budsjettstyring. 7
Krav Eksportkonferansen foregår på norsk, primært med norske deltagere. Utenlandske leverandører vil måtte dokumentere evne til å beherske norsk, skriftlig og muntlig. 5 Utvelgelseskriterier Utvelgelsen skjer på grunnlag av kvalifikasjonskravene under pkt. 4. Det vil bli lagt særlig vekt på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner. 6 Utforming og innlevering av forespørselen 6.1 Innlevering av forespørselen Søknaden skal leveres/sendes til: Navn: Eksportkreditt Norge Attn: Ellen B. Svaheim Adresse: Hieronymus Heyerdahls gate 1 Postboks 1315 Vika 0112 Oslo Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, og tydelig merkes med: "Søknad til prekvalifisering til konkurranse med forhandling for kjøp av event- og arrangementstjeneste» v/ Ellen B. Svaheim. Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i 2 to - eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk minnepenn. 6.2 Forespørselens utforming Det bes om at søknaden utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden utformes med denne disposisjon: 8
1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Søknad om å delta i prekvalifisering til konkurranse med forhandling for kjøp av event- og arrangementstjenester 3. Skatte- og mva-attest 4. Firmaattest. 5. Kredittvurdering 6. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene, se spesifikasjon ovenfor. 7. Beskrivelse av elementer spesifisert under gjennomføringsevne/kapasitet 8. Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 9