Innkalling til møte i Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtedato: 09.12.2016 Tidspunkt: Kl 12.00 Møtested: Innkalles: Andre: Faste medlemmer av utvalget Melding om forfall gis til: politisk.sekretariat@moss.kommune.no Politiske saker Saksliste Sak nr. Sakstittel 005/16 Godkjenning av møteprotokoll 006/16 Etablering av digitalt koordingerings- og utviklingsprosjekt for nye Moss kommune 007/16 Overordnet tidsplan for prosjektarbeidet våren 2017 008/16 Avklaring knyttet til drøftingsmyndighet angående frikjøp av tillitsvalgte 009/16 Prosjektorganisering nye Moss kommune 010/16 Prosess knyttet til utlysning og tilsetting av fast prosjektleder/ evt. rådmann
PARTSSAMMENSATT UTVALG NYE MOSS KOMMUNE 2016-2017 MEDLEMMER: Hans Jørn Rønningen (AP) Inger-Lise Skartlien (AP) Gerd Louise Myhre Molvig (SP) Harald Fløgstad (H) Grete Olsen () Tommy A. Christensen () Venche Sandstad () Sissel Rundblad (H) Tage Pettersen (H) Tomas Colin Archer (AP) Ulf Leirstein (FRP) Hilde Torgersen () Toril Flakstad () Brita Normann Edfeldt () utvalgsleder medlem medlem medlem medlem Fagforbundet medlem Utdanningsforbundet medlem Delta nestleder medlem medlem medlem medlem Fagforbundet medlem Delta medlem Utdanningsforbundet VARAMEDLEMMER: Lars Stølen (MDG) Finn Erik Blakstad (V) Leif Christensen (SV) Michael Torp (FRP) Trine Waldussen () Nina Therese Jacobsen () Ellen Sofie Brunslid () Anne Bramo (FRP) Sindre Westerlund Mork (V) Sverre Alhaug Høstmark (H) Benedicte Lund (MDG) Maria Aarum Molteberg (AP) Eirik Tveiten (R) Helene Eriksen (AP) Frank Bergflødt () Silje Grønfoss () Fagforbundet Utdanningsforbundet Fagforbundet Fagforbundet Utdanningsforbundet
Nye Moss kommune Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll Saksbehandler: Tonje Albrecht Dato: 21.11.2016 Arkivref.: 16/57246/FE - 033 Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.12.2016 005/16 Dokumenter vedlagt saken Dato Dok.nummer Tittel 10.11.2016 87611 Protokoll - Partssammensatt utvalg nye Moss kommune - 09.11.2016 Rådmannens forslag til vedtak: Møteprotokollen godkjennes slik den foreligger Prosjektleder for Nye Moss kommune, 21.11.2016 1
Møteprotokoll for Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtedato: 09.11.2016 Møtetid: Kl 14.00 Sted: Formannskapssalen - Rådhuset Moss Parti: Medlemmer: AP Hans Jørn Rønningen utvalgsleder SP Gerd Louise Myhre Molvig medlem H Harald Fløgstad medlem Grete Olsen medlem Fagforbundet Tommy A. Christensen medlem Utdanningsforbundet Venche Sandstad medlem Delta H Sissel Rundblad nestleder H Tage Pettersen medlem FRP Ulf Leirstein medlem Hilde Torgersen medlem Fagforbundet Toril Flakstad medlem Delta Brita Normann Edfeldt medlem Utdanningsforbundet Parti: Forfall: AP Inger-Lise Skartlien medlem AP Tomas Colin Archer medlem Parti: Varamedlemmer: V Finn Erik Blakstad AP Maria Aarum Molteberg Innkalling og saksliste: Det var ingen anmerkning til innkalling eller sakskiste Orienteringer: Prosjektleder for midlertidig fellesnemnd Ivar Nævra presenterte seg og informerte videre om planer og visjoner for arbeidet med ny kommune.
Politiske saker Saksliste Saksnr. Sakstittel 001/16 Godkjenning av møteprotokoll 002/16 Møteplan for første halvår 2017 003/16 Mandat for midlertidig prosjektleder 004/16 Prinsipiell avklaring rundt fast tilsetting av prosjektleder - alternativt rådmann/prosjektleder
001/16: Godkjenning av møteprotokoll Prosjektleders forslag til vedtak: Møteprotokollen godkjennes slik den foreligger 09.11.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Grete Olsen (Fagforbundet) fremmet følgende endringsforslag til protokollen: Siste avsnitt under sak 2. ble fremmet som en protokolltilførsel fra de tillitsvalgte i partssamensatt utvalg, dette må fremkomme tydelig i protokollen fra 06.10.16 Administrasjonen retter protokollen. Toril Flakstad (Delta) tok opp følgende i møtet : Saker unntatt offentlighet som behandles av midlertidig fellesnemnd,og som har betydning for partssammensatt utvalg må tilgjengeliggjøres for utvalget. Leder av midlertidig fellesnemnd tar ansvar for at utvalget får sakene. Votering: Prosjektleders forslag med endringsforslag lagt frem i møtet ble enstemmig vedtatt. PSU- 001/16 Vedtak: Møteprotokollen med endringsforslag lagt frem i møtet godkjennes. Siste avsnitt under sak 2. ble fremmet som en protokolltilførsel fra de tillitsvalgte i partssamensatt utvalg, administrasjonen retter protokollen. Leder av midlertidig fellesnemnd tar ansvar for at partssammensatt utvalg får tilgang til saker fra midlertidig fellesnemnd som er unntatt offentlighet,der sakene har betydning for partssammensatt utvalg 002/16: Møteplan for første halvår 2017 Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: Møteplan for vår 2017 tas til orientering.
09.11.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Votering: Prosjektleders forslag ble enstemmig vedtatt. PSU- 002/16 Vedtak: Møteplan for vår 2017 tas til orientering. 003/16: Mandat for midlertidig prosjektleder Leder av midlertidig fellesnemnds forslag til vedtak: Beskrivelsen av midlertidig prosjektleders viktigste oppgaver/mandat vedtas. 09.11.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Gerd Louise Molvig (SP) fremmet følgende forslag: Kulepunkt 8 under "Den midlertidige prosjektleders viktigste oppgaver/mandat frem til 31.12.2017" endres til: - Representere ny kommune i ulike regionale fora Votering: Leder av midlertidig fellesnemnds forslag med endringsforslag lagt frem i møtet, ble enstemmig vedtatt. PSU- 003/16 Vedtak: Beskrivelsen av midlertidig prosjektleders viktigste oppgaver/mandat vedtas med følgende endring: Kulepunkt 8 under "Den midlertidige prosjektleders viktigste oppgaver/mandat frem til 31.12.2017" endres til: - Representere ny kommune i ulike regionale fora
004/16: Prinsipiell avklaring rundt fast tilsetting av prosjektleder - alternativt rådmann/prosjektleder Leder av midlertidig fellesnemnds forslag til vedtak: Fellesnemnda for nye Moss kommune tilsetter rådmann/prosjektleder med fast tilsetting fra 1.1.2018. 09.11.2016 Partssammensatt utvalg nye Moss kommune Møtebehandling: Hilde Torgersen (Fagforbundet) fremmet følgende endringsforslag til utlysningsteksten: Nytt kulepunkt: God rolleforståelse for partene i kommunesektoren Videre må kvalifikasjonskrav fremgå i utlysningsteksten Votering: Leder for midlertidig fellesnemnds forslag med enringsforslag lagt frem i møtet ble enstemmig vedtatt. PSU- 004/16 Vedtak: Fellesnemnda for nye Moss kommune tilsetter rådmann/prosjektleder med fast tilsetting fra 1.1.2018. Endring til utlysningsteksten: Nytt kulepunkt: God rolleforståelse for partene i kommunesektoren Videre må Kvalifikasjonskrav må fremgå i utlysningsteksten Moss 09.11.16 Hans Jørn Rønningen Sissel Rundblad
Nye Moss kommune Saksutredning Etablering av digitalt koordingerings- og utviklingsprosjekt for nye Moss kommune Saksbehandler: Ivar Nævra Dato: 28.11.2016 Arkivref.: 16/58297/ Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.12.2016 006/16 Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge 13.12.2016 018/16 Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: 1. Det etableres et digitalt koordinerings- og utviklingsprosjekt for «Nye Moss kommune» slik det fremkommer i denne saken. 2. Det ansettes en egen delprosjekt leder frem til sammenslåingstidspunktet. Stillingen gjøres fast og vedkommende tilbys passende stilling i den nye kommunen etter endt prosjektperiode. 3. Det søkes om ekstern finansiering av prosjektet i tillegg til de midlene fellesnemda avsetter til formålet. Saksopplysninger: Et av delprosjektene det bør vies ekstra stor oppmerksomhet rundt er IKT og digitalisering. Under punkt 2.2.1 i den inngåtte intensjonsavtalen mellom Moss og Rygge kommuner, er følgende formulering vedtatt: «Være pådriver for digitalisering av tjenester og ta i bruk ny teknologi som kommer innbyggere og næringsliv til gode.» Digital tilgjengelighet og samhandling er avgjørende for å lykkes med å etablere kostnadseffektive tjenester og velfungerende kommunikasjon mellom kommunen, innbyggere, næringsliv og andre aktører. Gode digitale tjenester som blant annet legger til rette for god kommunikasjon i endringsprosessen, vil kunne spille en helt nødvendig rolle i å bygge en ny samlet kommunal organisasjon med felles kultur, kompetanse og tjenester. I denne saken beskrives forslag til etablering av et digitalt koordinerings- og 1
utviklingsprosjekt, hvor oppstart skjer så snart som mulig. Vurderinger: Digitalisering berører i dag alle tjenesteområder i en kommune, og tjenesteproduksjonen foregår i økende grad digitalt. Det vil oppstå utfordringer ved en kommunesammenslutning da kommunene har valgt ulike løsninger og har ulikt ståsted i forhold til hvordan og hva som er digitalisert. Det er også viktig at kommunene nå ser fremover og tenker nytt for å kunne utnytte IKT for å få til en effektiv og god tjenesteproduksjon. PA Consulting Group har på oppdrag for KS dokumentert digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing. (http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/fou/digitaleutfordringer) Utredningen inneholder erfaringer fra andre og gir verdifulle råd til kommuner. Det er naturlig for oss å støtte oss til dette dokumentet. Et overordnet råd som blir gitt er følgende: «Det er viktig å komme tidlig i gang med kartleggingen og velge de smarteste løsningene. Kommunene må tenke helhetlig og forenkle der de kan. Organisasjonsutvikling må vektlegges» Alle tjenesteområder i de to eksisterende kommunene benytter seg i dag av en rekke IKT løsninger. De to kommunene har nær 100 ulike IKT systemer. Utfordringen er at disse på flere områder ikke er like. Den nye kommunen må ha som målsetting å etablere felles konsept/ løsninger samt at prosjektet også må avklare fremtidig driftsmodell for sine IKT-systemer. Når vi nå skal bygge en ny kommune, vil det være en god mulighet til å kunne hente ut «beste praksis» fra de to kommunene, slik at man samlet sett kommer ut med en bedre IKT-portefølje enn hva hver av kommunene har i dag. I tillegg vil det være fornuftig å se fremover. Det vil måtte bli en balansegang og prioritering av hvor mye nytt det er hensiktsmessig å innføre. I prosessen frem til at den nye kommunen er en realitet, må det sikres digitale løsninger til de eksisterende organisasjonene og med en gradvis overgang til «Nye Moss kommune». For å sikre korrekt dokumentasjon, informasjonsforvaltning og historisk arkivering ved oppstart av en ny organisasjon og avvikling av organisasjoner, og fordi det henger svært tett sammen med organisasjonens mange IKT systemer, anbefales det at strukturering av dokumentasjon, informasjonsforvaltning og arkivering tas inn som en del av dette prosjektet. Det er i dag større og mindre IKT prosjekter i gang i de to kommunene. I tillegg er det igangsatt et større fellesprosjekt: Digitaliseringsprosjektet. Disse prosjektene må vurderes lagt inn under den samme prosjektparaplyen. Økonomi Etter hva vi erfarer, vil det være muligheter for noe ekstern finansiering av et slikt prosjekt. For å kunne være i forkant av eventuelle midler som regjering og fylkesmann stiller til disposisjon, foreslås det at det allerede nå ansettes en person med god IKT kompetanse til å lede delprosjektet. Det er imidlertid viktig å merke seg at digital sammenslåing er en vesentlig kostnadspost ved en kommunesammenslåing. Erfaringer viser at kostnadene ofte er undervurdert. Selv om det vil bli søkt om ekstern finansiering må nok prosjektet også 2
få tildelt ressurser via prosjektets budsjett og de eksisterende kommunenes budsjetter. Organisering Prosjektet blir en del av midlertidig fellesnemds ansvarsområde (og senere Fellesnemnda når denne er formelt opprettet), administrativt underlagt prosjektleder. Dette blir mest sannsynlig et av «Nye Moss kommunes» største delprosjekt. For å sikre god fremdrift, foreslås det å ansette egen prosjektleder så snart dette er praktisk mulig. Videre bemanning og utarbeidelse av prosjektplan/mandat delegeres til administrativ prosjektgruppe i tråd med forslag til organisering av hovedprosjektet. I en viss grad må det også vurderes innleie av eksterne konsulenter. Tidsplan Dette delprosjektet er en del av «Prosjekt Nye Moss kommune» og vil måtte bli tett integrert og koordinert mot hovedprosjektet. Tidsplan med milepæler vil bli utarbeidet og godkjent av administrativ prosjektgruppe. Miljøkonsekvenser: Folkehelsekonsekvenser: Konklusjon: Å bli digitalt enhetlige i den sammenslåtte kommunen er en svært omfattende oppgave. Rask etablering av et slikt prosjekt er avgjørende for at «Nye Moss kommune» skal lykkes i å kunne levere gode tjenester til innbyggerne. Prosjektleder for Nye Moss kommune, 28.11.2016 3
Nye Moss kommune Saksutredning Overordnet tidsplan for prosjektarbeidet våren 2017 Saksbehandler: Tale Westvik Dato: 29.11.2016 Arkivref.: 16/58555/ Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.12.2016 007/16 Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge 13.12.2016 019/16 Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: Tidsplanen for prosjektarbeidet våren 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Gjennomføring av en kommunesammenslutning er en svært krevende oppgave. Det er derfor viktig at man allerede tidlig i prosessen skisserer en framdriftsplan, slik at man kan tilpasse tidsbruken i de ulike faser underveis på en fornuftig måte. Erfaringsmessig vil en så stor og kompleks prosess som å bygge en ny kommune fylle den tida som settes av til det, nær sagt uansett hvor lang denne perioden er. En sammenslutningsprosess på tre år forutsetter detaljerte planer for tiltak og framdrift og klar ansvarsfordeling mellom ulike aktører og instanser. Det er viktig å ha et bevisst forhold til hvilke oppgaver som må løses tidlig og hvilke som kan forskyves. Prosjektorganisasjonen for nye Moss kommune har derfor utarbeidet en overordnet tidsplan for de oppgaver man skal prioritere våren 2017, og som det er nødvendig å ta stilling til på et tidlig tidspunkt i prosessen: Prosesser som vil gå over hele vårhalvåret: Rekruttering og ansettelse av prosjektleder/evt. rådmann Rekruttering og ansettelse av prosjektansvarlig IT Utarbeide overordnet organisasjonskart for nye Moss kommune Jevnlig informasjon mot ansatte Utarbeide kriterier knyttet til innplassering/ansettelser av ledere under rådmannen i nye Moss kommune Januar 2017 - Seminar for den midlertidige fellesnemnda - Drøftinger med tillitsvalgte om frikjøp 1
Februar 2017-15. februar: møte i midlertidig fellesnemnd - Ordning for frikjøp av tillitsvalgte vedtas - Samarbeid på merkantile områder Mars 2017 - Første utkast til organisasjonskart for nye Moss kommune sendes på høring April 2017-5. april: møte i midlertidig fellesnemnd - Forslag til organisering av Kfer og IKSer forelegges midlertidig fellesnemnd Mai 2017 - Seminar for ledere i Moss og Rygge kommuner Juni 2017-7. juni: møte i midlertidig fellesnemnd - Presentere organisasjonskart for nye Moss kommune - Sak om kriterier knyttet til innplassering/ansettelser av ledere under rådmannen i nye Moss kommune - Sak om omtaksering og felles sats på eiendomsskatt Prosjektleder for Nye Moss kommune, 29.11.2016 2
Nye Moss kommune Saksutredning Avklaring knyttet til drøftingsmyndighet angående frikjøp av tillitsvalgte Saksbehandler: Rolf Klokkerud Dato: 28.11.2016 Arkivref.: 16/58264/ Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.12.2016 008/16 Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge 13.12.2016 021/16 Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: Forslaget til gjennomføring av drøftinger med arbeidstagerorganisasjonene om frikjøp av tillitsvalgte gjennomføres slik det er beskrevet. Saksopplysninger: Midlertidig fellesnemnd behandlet frikjøp av tillitsvalgte i sak 06/16 og fattet følgende vedtak: «Rådmann i Moss og rådmann i Rygge gis fullmakt til å gjennomføre drøftinger når fremdriftsplan er fastlagt». Medbestemmelse, tillitsvalgtordning og frikjøp er hjemlet i Hovedavtalen (HA). Bestemmelsene finnes i HA del B: «1-3: Former for medbestemmelse Medbestemmelse utøves ved representasjon i lovbestemte utvalg og styrer og gjennom ordningen med tillitsvalgte. Partene skal som hovedregel være representert i ad hoc-utvalg o.l. som utreder administrative spørsmål 3-4 Rett til fri fra ordinært arbeid Tillitsvalgte har rett til tjenestefri for å utføre sine oppgaver» For å sikre medbestemmelse må nye Moss kommune etablere hensiktsmessige og gode samarbeidsarenaer med arbeidstakernes tillitsvalgte. Det må søkes å få etablert gode rutiner mellom partene. Dette ivaretas i bl.a. prosjektorganisasjonene ved at alle hovedtillitsvalgte (HTV) fra begge kommunene og hovedverneombudene (HVO) (en fra hver kommune) sitter i referansegruppen som etableres. Det vil delta to hovedtillitsvalgte i den administrative prosjektgruppen, i tillegg til representasjon fra 1
tillitsvalgte og verneombud i arbeidsgrupper som etableres. Vurderinger: Tillitsvalgtordningen må utformes slik at det gir både tillitsvalgte, medlemmene de representerer og arbeidsgiver forutsigbarhet. Likeledes må det tas hensyn til antall medlemmer og tariffavtalens omfang. Tillitsvalgtstrukturen skal tilpasses kommunens/fylkeskommunens geografiske spredning samt styrings- og organisasjonsstruktur. Partene lokalt må drøfte behovet for antall tillitsvalgte og frikjøpsressurser. Det er avgjørende for suksess og effektivitet at det etableres ordninger som gir de berørte aktører trygghet for nåværende og fremtidig situasjon, slik at innsats og evner stimuleres best mulig. På bakgrunn av en slik erkjennelse følger det at ordningene må være mest mulig inkluderende, slik at de ansatte gjennom sine tillitsvalgte blir gitt informasjon så tidlig som mulig og så omfattende som mulig. Det må også være trygghet for at informasjon gis begge veier. Videre må de ansattes interesser ivaretas gjennom deres tillitsvalgte med ordninger for samarbeid i prosesser. Ordninger for medbestemmelse skal sikre at de tillitsvalgte får ta del i beslutninger som berører de ansattes forhold og bidrar til å forplikte de ansatte og deres tillitsvalgte i utviklingen av virksomheten. Kommunene Moss og Rygge har etablert en tillitsvalgtordning internt i kommunene. Denne saken må handle om hva som skal til for at tillitsvalgte også skal få utført sine verv sett i forhold til å etablere nye Moss kommune. Det vil være umulig å skille disse to ordningene fra hverandre. Dette fordi at de ansatte, som de tillitsvalgte representerer og skal ivareta, pt er ansatt i de to opprinnelige kommunene og er omfattet av den tillitsvalgtordningen som allerede eksisterer. Det vil være nødvendig å gjennomføre drøftinger med arbeidstakerorganisasjonen om omfang og behov for frikjøp i tillegg til det som pt gjelder i Moss og Rygge. Midlertidig Fellesnemnd vedtok i sak 06/16 at rådmennene i Moss og Rygge skulle gjennomføre drøftinger med arbeidstagerorganisasjonene. Nå som prosjektleder er tilsatt, vil det være naturlig at det er prosjektleder som gjennomfører drøftingene på vegne av nye Moss kommune. Dette i nært samarbeid med rådmennene. Prosjektleder bør gjennomføre drøftinger med arbeidstagerorganisasjonene innen utgangen av januar 2017 og melde tilbake resultat i første møte i PSU og midlertidig Fellesnemnd i 2017. Omfanget av en slik tilleggs ordning for frikjøp av tillitsvalgte er vanskelig å fastsette før drøftinger har vært gjennomført. Direkte kostnad som følger av økt frikjøp må dekkes over prosjektets budsjett. Kostnader for tillitsvalgte fra de mindre arbeidstagerorganisasjonene som deltar uten direkte frikjøp, men med nødvendig tjenestefri for å utføre sine oppgaver i hht hovedavtalen, dekkes over kommunenes budsjett. Det samme vil gjelde for hovedverneombud (HVO) /verneombud som i hht rettigheter hjemlet i arbeidsmiljøloven, skal delta i referansegruppe og ulike arbeidsgrupper. Økonomiske konsekvenser: Ramme for frikjøp innarbeides i Årsbudsjettet for nye Moss kommune 2
Miljøkonsekvenser: Ikke vurdert Folkehelsekonsekvenser: Ikke vurdert Konklusjon: Forslaget til gjennomføring av drøftinger med arbeidstagerorganisasjonene om frikjøp av tillitsvalgte gjennomføres slik det er beskrevet. Prosjektleder for Nye Moss kommune, 28.11.2016 3
Nye Moss kommune Saksutredning Prosjektorganisering nye Moss kommune Saksbehandler: Ivar Nævra Dato: 28.11.2016 Arkivref.: 16/58300/ Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.12.2016 009/16 Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge 13.12.2016 015/16 Prosjektleder for Nye Moss kommunes forslag til vedtak: Forslaget til prosjektorganisering vedtas slik det er beskrevet Saksopplysninger: Å bygge en ny kommune er en omfattende og kompleks prosess. Det er derfor viktig å ha en tydelig rollefordeling mellom politisk og administrativt nivå i gjennomføringsfasen av prosjektet. Klare mandater og fullmakter til fellesnemnda (herunder midlertidig fellesnemnd), partssammensatte utvalg, arbeidsutvalg, prosjektledelse og arbeidsgrupper er erfaringsmessig viktig for å få til en klar politisk styring og en effektiv og god prosess uten for store konflikter. God fremdrift i prosjektet er avhengig av at beslutninger kan tas på en effektiv måte. Det må etableres tydelige beslutningsveier for ulike typer beslutninger. Beslutningstakere bør defineres på administrativt ledelsesnivå og evne å se løsninger på tvers. Vedtaket om å bygge nye Moss kommune er en stor organisasjonsendring som krever at byggeprosjektet er godt forankret og organisert. Det er nødvendig å organisere arbeidet slik at man både sikrer god forankring i de to eksisterende kommuner, samt avklarer roller og ansvar for å sikre god fremdrift og minimerer risikoen i prosjektet. På bakgrunn av dette foreslås det derfor en prosjektorganisering med et tydelig mandat og en klar rollefordeling. Vurderinger: Intensjonsavtalen mellom Moss og Rygge kommuner har vedtatt følgende hovedmålsetting for nye Moss kommune (her omtalt som K2): «K2 skal yte helhetlige og inkluderende tjenester og tilbud til alle innbyggere, brukere og næringsliv. K2 skal tilby felleskap for alle og muligheter for den enkelte. Kommunen skal være en regional kraft som gjøre den til den mest attraktive kommunen langs Oslofjorden å 1
bo og besøke, og et sted hvor lokalt, regionalt og internasjonalt næringsliv finner gode vekstog utviklingsmuligheter. Utviklingen skal bygge på de fortrinnene K2 har med nærheten til Oslo, fantastisk kulturlandskap og et næringsliv i utvikling» Prosjektet med å bygge den nye kommunen har dermed en klar målsetting og tidsavgrensning i det den nye kommunen skal være etablert senest 31.12.2019. Den midlertidige fellesnemnda konstituerte seg i september 2016. Det er nedsatt et arbeidsutvalg og et partssammensatt utvalg, samt etablert en prosjektledelse med midlertidig prosjektleder tilsatt fra november 2016. Når stortinget med all sannsynlighet vedtar kommunesammenslåing mellom Moss og Rygge kommuner våren 2017, vil den midlertidige fellesnemnda bli erstattet av den permanente fellesnemnda. Denne vil da stå som styringsgruppe for prosjektet. Fellesnemndas hovedoppgave blir å sikre nødvendig kontroll og fremdrift på et overordnet nivå. God styring skal sikre at prosjektet blir ledet i henhold til beste praksis, og gjøre de øvrige organene i prosjektet i stand til å ta riktige beslutninger og utøve overordnet kontroll, samtidig som den daglige ledelsen av prosjektet blir delegert til prosjektlederen. En god prosjektorganisasjon skal legge til rette for tverrfaglig samarbeid. Organisatoriske, tekniske og juridiske oppgaver henger sammen, og det er viktig å ivareta helheten gjennom tett samarbeid mellom fagfolk, IKT, innkjøp, personal og økonomi. Prosjektleder bør ha klare fullmakter fra fellesnemnda for å kunne jobbe effektivt. Prosjektleders mandat fremmes derfor som egen sak til fellesnemnda. Dennes oppgaver er definert på et operativt nivå, og vedkommende skal sørge for planlegging, organisering, bemanning, ledelse og kontroll av prosjektet. Prosjektleder har i henhold til modellen under ledelsesansvaret for prosjektgruppen, som for øvrig foreslås bemannet med rådmennene og kommunalsjefene for administrasjon, (økonomi) og personal i de to kommunene. I tillegg foreslås det at gruppa har en representant hver fra de tillitsvalgte i de to kommunene. Dette er et stort prosjekt som krever betydelig grad av involvering. Det legges derfor opp til hyppige møter i de to foreslåtte referansegruppene bestående av henholdsvis toppledergruppene i de to eksisterende kommunene, og hovedtillitsvalgte i de to kommunene. Prosjektet vil også jevnlig måtte orientere bystyre i Moss og kommunestyre i Rygge. Forslag til modell for prosjektorganisering: 2
Fellesnemnda I Inndelingslova er det få regler om hvilke oppgaver fellesnemnda skal ha, men det slås fast at nemnda skal ta hånd om det forberedende arbeidet med kommunesammenslutningen, økonomiplan og med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er iverksatt. Ytterligere arbeidsoppgaver og fullmakter for fellesnemnda er fastsatt i intensjonsavtalen og i egne vedtekter. Disse er vedtatt i begge kommunestyrene. Den midlertidige fellesnemnda skal: Etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende byggingen av ny kommune Se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning og medbestemmelse blir ivaretatt Etablere arbeidsutvalg, underutvalg og arbeidsgrupper etter behov Uttale seg i saker som er til behandling i kommunenes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som fellesnemnda anser for å kunne ha konsekvenser for den nye kommunen Et særlig ansvar for å vurdere saker som kan ha økonomiske og arealpolitiske konsekvenser for den nye kommunen Disponere engangsstøtten Holde kommunestyrene orientert om sitt arbeid Legge til rette for et godt samarbeid mellom prosjektleder og rådmennene i de to kommunene, frem mot etablering av den nye kommunen Hver av kommunene har i perioden fram til ny kommune ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør drøftes i den midlertidige 3
fellesnemnda før endelig vedtak i de respektive kommunestyrer. Dette gjelder spesielt tiltak knyttet til kommunens kommuneplan og handlingsprogram/økonomiplan. Kommuneplan samordnes gjennom å etablere en felles prosess. Investeringer må vurderes spesielt. Partssammensatt utvalg (PSU) De fleste kommuner som har slått seg sammen, har etablert et partssammensatt utvalg sammensatt av representanter fra fellesnemnda og tillitsvalgte. Å involvere tillitsvalgte så tidlig som mulig vil kunne bidra til gode prosesser. Partssammensatte utvalg er en måte å gjøre dette på. Forhold som omhandler relasjonen mellom nye Moss kommune som arbeidsgiver og de ansatte skal behandles i partssammensatt utvalg. Utvalget skal gi uttalelse i saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål og retningslinjer i forbindelse med opprettelsen av ny kommune. På vegne av den midlertidige fellesnemnda skal utvalget se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt. Saker av ikke-prinsipiell karakter kan vedtas i utvalget. Leder eller minst tre medlemmer kan anke saker til overordnet myndighet/utvalg. Arbeidsutvalget (AU) Fellesnemnda har gitt et arbeidsutvalg myndighet til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell art. Arbeidsutvalget skal følge sammenslåingsprosessen, fatte vedtak på områder fastsatt av fellesnemnda og innstille saker til denne i samarbeid med prosjektleder. Arbeidsutvalget er et koordinerende ledd mellom den administrative prosjektgruppen og fellesnemnda. Utvalget gis myndighet til å gjøre vedtak i enkeltsaker innenfor områder som ikke er av prinsipiell art, fastsatt av den midlertidige fellesnemnda. Prosjektleder kan avklare med utvalget hvilke saker som er av prinsipiell karakter og dermed krever behandling i fellesnemnda. Utvalgets hovedoppgave er å fastsette agenda for den midlertidige fellesnemndas møter. Utvalget skal også fremme forslag om sammensetning og mandat for politiske temakomiteer og politiske arbeidsgrupper som nedsettes av fellesnemnda. Leder eller minst tre medlemmer kan anke saker til overordnet myndighet/utvalg. Prosjektledelsen Det er svært viktig at et prosjekt med så stor kompleksitet styres på en strukturert måte. Prosjektledelsen skal sikre at man møter viktige milepæler innenfor gitte frister og at man identifiserer kritiske oppgaver som må løses. Prosjektledelsen må sørge for at man jobber mot felles visjon og mål. Videre må man sørge for å ha en overordnet oversikt over prioriterte områder i prosjektet, og ha oversikt over hvilke avklaringer som må foretas for å etablere en ny kommune. Prosjektledelsen skal sørge for helhetlig planlegging, koordinering og oppfølging av delprosjekter. Kvalitet, budsjetter og risiko må styres og følges opp. Videre er det prosjektledelsens ansvar å sørge for god informasjon mot ansatte og innbyggere i de to kommunene. P.t består prosjektledelsen av prosjektleder og prosjektkoordinator i full stilling, samt et halvt årsverk avgitt fra Rygge kommune. Det kan bli behov for ytterligere bemanning etter hvert. Prosjektleder har lederansvaret for den administrative prosjektgruppen. Administrativ prosjektgruppe Prosjektgruppens mandat er å tilrettelegge for en god prosess i begge kommuner, som skal bygge på dialog, åpenhet og kultur for deling. Blant hovedoppgavene er: 4
Sørge for at det gjennomføres nødvendige utredninger, og frigi ressurser/personell til administrative arbeidsgrupper og delprosjekter Sørge for å avklare hvilke tema som bør utredes i ulike administrative arbeidsgrupper, og legge en bemanningsplan og tidsplan for dette arbeidet i de to kommunene Sørge for god informasjon og kommunikasjon overfor ansatte. Det skal legges til rette for dialog, og sørges for formidling av fakta på en forståelig måte Referansegrupper Prosjektet skal forankres godt hos berørte aktører slik at det sikres en felles forståelse av behovene, utfordringene og retningen for prosjektarbeidet. Det etableres to referansegrupper; én bestående av kommunalsjefene i Moss og Rygge kommuner, og én bestående av hovedtillitsvalgte og hovedverneombud i Moss og Rygge kommuner. Referansegruppene skal fungere som diskusjonspartner for prosjektgruppen, og skal kunne gi innspill både på eget initiativ og på forespørsel fra prosjektgruppen. Medlemmene i referansegruppene skal forankre problemstillinger etc. i egen organisasjon, slik at skriftlige innspill og drøftinger i møtene bygger på et bredt og legitimt grunnlag. Det forventes imidlertid ikke at alle muntlige innspill i møtene har vært gjenstand for drøftinger i den enkelte organisasjon. Møtene skal også skal kunne nyttes til en fri og åpen diskusjon der ulike meninger og synspunkter kan brytes mot hverandre. Det er viktig å presisere at referansegruppen med HTV og HVO ikke erstatter drøftingsplikten i henhold til hovedavtalen. Administrative arbeidsgrupper Det vil måtte nedsettes flere arbeidsgrupper på tvers av de to kommunene som skal komme med sine anbefalinger innenfor ulike fagområder. Arbeidsgruppene og eventuelle underutvalg skal gi nødvendige innspill på utforming av tjenester, systemutfordringer, organisering og valg av ulike løsninger. Arbeidsgruppene vil få egne mandat og tidsfrister for sitt arbeid fra prosjektledelsen og den administrative prosjektgruppen. Konklusjon: Forslaget til prosjektorganisering vedtas slik det er beskrevet. Prosjektleder for Nye Moss kommune, 28.11.2016 5
Nye Moss kommune Saksutredning Prosess knyttet til utlysning og tilsetting av fast prosjektleder/ evt. rådmann Saksbehandler: Tale Westvik Dato: 28.11.2016 Arkivref.: 16/58240/ Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Partssammensatt utvalg nye Moss kommune 09.12.2016 010/16 Midlertidig fellesnemnd for Moss og Rygge 13.12.2016 017/16 Leder av midlertidig fellesnemnds forslag til vedtak: Det opprettes et tilsettingsutvalg bestående av leder og nestleder i midlertidig fellesnemnd, en politiker fra opposisjonen i hver kommune, samt en hovedtillitsvalgt fra hver kommune. Utvalget gis myndighet til å inngå avtale med eksternt rekrutteringsbyrå og starte prosessen med tilsetting av ny prosjektleder/evt. rådmann. Rådmannen i Moss bistår utvalget med sekretærfunksjon v/ HR-leder. Tilsettingsutvalget får også myndighet til å kjøre prosessen som beskrevet i saksfremlegget og løpende vurdere behovet for å involvere den midlertidige fellesnemnda. Saksopplysninger: Etter Stortingets vedtak om ny kommunestruktur våren 2017 er fellesnemnda tilsettingsmyndighet når øverste administrative leder, prosjektleder/evt.rådmann for nye Moss kommune, skal tilsettes. Selve tilsettingsprosessen vil frem til dette foregå med forankring i midlertidig fellesnemnd. I en slik prosess bør man velge et tilsettingsutvalg basert på noen av den midlertidige fellesnemndas medlemmer. Dette utvalget bør gis myndighet til å drive tilsettingsprosessen i samarbeid med eksternt rekrutteringsfirma. Den midlertidige fellesnemnda må først ta stilling til to forhold: Skal stillingen lyses ut som kun prosjektleder, eller som prosjektleder/rådmann for nye Moss kommune? Dette spørsmålet avklares i egen sak som er fremmet til den midlertidige fellesnemnda i samme møte. Den midlertidige fellesnemnda må, etter at stillingstype er valgt og endelig stillingsbeskrivelse foreligger, avklare med de to eksisterende rådmennene om de ønsker å fremme rettskrav til stillingen. Se egen tidsplan for dette. Vurderinger: 1
Tilsetting av prosjektleder/evt. rådmann er en omfattende prosess, fordi det er av stor viktighet å få tilsatt riktig person med riktige kvalifikasjoner og egenskaper, og fordi det er krevende å få kunngjort og markedsført stillingen slik at den fremstår attraktiv for gode søkere. Av den grunn bør man benytte ekstern bistand fra rekrutteringsbyrå. Eksterne firma vil kunne søke etter og kontakte kandidater til stillingen på en måte kommunene vanskelig kan gjøre selv. En ansettelse av prosjektleder/evt. rådmann vil også kreve omfattende formidling av kunnskap om den nye kommunen, mål og strategier man ønsker å realisere, krav til kompetanse og personlige egenskaper og ellers spørsmål som dukker opp. Det vil også være behov for vurdering og siling av søkere før man går i gang med prosess i fellesnemnda, der endelig tilsetting av kandidat til stillingen skal skje. Det vil da komme en begrunnet anbefaling fra rekrutteringsbyrået og tilsettingsutvalget på én kandidat. Det foreslås at man velger et mindre tilsettingsutvalg som raskt kan møtes, og som representerer den midlertidige fellesnmenda på bredest mulig måte. Seks medlemmer i et slikt utvalg synes fornuftig, og medlemmer foreslås å være leder og nestleder i midlertidig fellesnemnd, en politiker fra opposisjonen i hver kommune, samt en hovedtillitsvalgt fra hver kommune. Rådmannen i Moss stiller sin HR-leder til disposisjon som sekretær for utvalget. Rådmann i Moss vil, grunnet naturlig avgang før 2020, ikke fremme rettskrav på stillingen. HR-leder fra Moss kommune vil dermed ikke være inhabil i de prosessene som skal gjennomføres. Tidsplan: Prosessen med å utlyse stillingen som prosjektleder/rådmann for nye Moss kommune bør settes i gang så snart som mulig. Med over 60 kommunesammenslåinger på landsbasis vil det bli rift om å sikre seg gode søkere til stillingen. Moss kommune har rammeavtale med rekrutteringbyrå, og det bør avklares snarlig hvorvidt dette kan benyttes. Det vil kunne sikre en tidligere oppstart av prosessen. Dersom man skal innhente flere tilbud fra rekrutteringsbyrå, foreslås det at man tar utgangspunkt i følgende tidsramme (denne vil kunne justeres dersom rammeavtale kan benyttes): 1. februar: Kontraktinngåelse med valgt rekrutteringsbyrå 1. mars: Endelig stillingsbeskrivelse og avklaring av eventuelt rettskrav foreligger 15. april: Søknadsfrist på stilling 1. juni: Innstilling av kandidat forelegges partssammensatt utvalg 7. juni: Innstilling av kandidat forelegges midlertidig fellesnemnd Kandidaten som blir valgt vil med dette kunne starte i stillingen i løpet av høsten 2017, og dermed kunne sikre videre god fremdrift i prosjektet. Økonomiske konsekvenser: - Årsbudsjett - Handlingsplan Miljøkonsekvenser: Folkehelsekonsekvenser: Konklusjon: Det opprettes et tilsettingsutvalg bestående av leder og nestleder i midlertidig fellesnemnd, en politiker fra opposisjonen i hver kommune, samt en hovedtillitsvalgt fra hver kommune. Utvalget gis myndighet til å inngå avtale med eksternt rekrutteringsbyrå og starte prosessen 2
med tilsetting av ny prosjektleder/rådmann. Rådmannen i Moss bistår utvalget med sekretærfunksjon v/ HR-leder. Tilsettingsutvalget får også myndighet til å kjøre prosessen som beskrevet i saksfremlegget og løpende vurdere behovet for å involvere den midlertidige fellesnemnda. Prosjektleder for Nye Moss kommune, 28.11.2016 3