ÅMLI KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEINNKALLING Kontrollutvalget blir med dette innkalt til møte: Møtedato: 24.04.2012 Tid: Kl. 0830 1030 Møtestad: Administrasjonsbygget Evt. forfall meldes snarest mulig til sekretæren, tlf. 37 01 73 92 evt. 37 01 73 97 Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Sak nr: 09/12 10/12 11/12 12/12 13/12 14/12 Saker: Protokoll fra møtet 21.02.12 Referatsaker Orienteringer Kommuneregnskapet for 2011 Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget Eventuelt Neste møte Åmli 16. april 2012 Tobias Wessel-Hansen Tangen leder Aust-Agder fylkesrevisjon Jens Olav Myre sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann. SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALET: AUST-AGDER FYLKESREVISJON Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 37017392 E-postadresse: jens.olav.myre@austagderfk.no Postboks 788 Stoa Ragnvald Telefax: 37017303 Organisasjonsnummer: 974 644 657 4809 ARENDAL Blakstadsvei 1
Sak nr: 09/12 Sak: Protokoll fra møtet 21.02.12 Protokollen fra møtet 21.02.12 tatt til orientering. Sak nr: 10/12 Sak: Referatsaker A : Diverse referat. A.1 : A.2 : A.3 : Tatt til orientering. Sak nr: 11/12 Sak: Orienteringer A A.1 Årsregnskap og årsrapport for skatt 2011 fra skatteoppkreveren og kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Åmli kommune fra skatteetaten. Kontrollutvalget har fått oversendt disse dokumentene, men skal ikke behandle disse. De blir lagt ved til orientering. A.2 Lokal kontrollutvalgssamling januar 2013. Innspill til tema? A.3 Tatt til orientering. Sak nr: 12/12 Sak: Kommuneregnskapet for 2011 Kommuneregnskapet for 2011 og kommunens årsmelding blir oversendt av økonomisjefen til behandling. Revisors revisjonsberetning for 2011 ligger ved innkallingen. Likedan ligger revisors oppsummering for regnskapsåret 2011datert 16.04.12 til kontrollutvalget ved. Etter forskriftene for årsregnskap, er det kontrollutvalgets oppgave å gi uttalelse til regnskapet. Uttalelsen skal stiles til kommunestyret. Formannskapet skal fremme innstilling til regnskapet. Kontrollutvalgets vedtak skal være kjent når formannskapet behandler årsregnskapet. Kontrollutvalget skal vurdere om regnskapet er ført i samsvar med lover og regler, og om kommunestyrets mål er oppfylt. Kontrollutvalget har rett til å knyte kommentarer til vedtaket/uttalelsen, jfr. forskrift for kontrollutvalg 7. Som grunnlag for uttalen, bør kontrollutvalget benytte seg av vedtatt økonomiplan, årsmelding og revisjonsberetning. Sekretæren viser til revisor si revisjonsberetning, og setter frem slikt Kontrollutvalget har ingen merknader til kommuneregnskapet for 2011, og slutter seg til revisjonsmelding av 13.04.12.
Sak nr: 13/12 Sak: Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget I møte i kontrollutvalget 21.02.12 i sak nr. 08/12 tok leder opp spørsmålet om åpne møter i utvalget. Det ble gjort slikt vedtak: Sekretæren lager en sak til neste møte med forslag om at møtene i kontrollutvalget i Åmli skal være åpne. Gjeldende bestemmelser om åpne eller lukkede dører for møter i kontrollutvalget framgår av kommunelovens 77 nr. 8, som har følgende ordlyd: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Tilsvarende bestemmelse framgår av forskrift om kontrollutvalg, 19 første ledd. I departementets merknader til 19 i forskriften framgår at denne bestemmelsen er identisk med kommunelovens 77 nr. 8 og fastslår at utvalgets møter som hovedregel holdes for lukkede dører. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til selv å bestemme at møtene skal være åpne for offentligheten generelt eller for den enkelte sak med de unntak som framgår av forskriftens 19 første ledd. I henhold til 31 nr. 3 i kommuneloven har kontrollutvalget både rett og plikt til å holde møtet for lukkede dører dersom det foreligger lovbestemt taushetsplikt. Hensynet til personvern kan imidlertid gå lenger enn det reglene om taushetsplikt krever. Videre framgår det av 31 nr. 3 at private interesser, eksempelvis forretningsmessige eller opphavsrettslige hensyn, kan tilsi lukking. Offentlige interesser anføres også som grunnlag for lukking av dørene. Personalsaker (spørsmål som angår enkeltpersoners tjenestemessige forhold) skal alltid behandles for lukkede dører. Dersom kontrollutvalget har bestemt at et møte, eller møtene i sin alminnelighet, skal holdes for åpne dører, vil kommunelovens regler om åpne møter gjelde, herunder reglene i lovens 32 om at sakslista skal være tilgjengelig for allmennheten og at møtet skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Det er reist spørsmål til juridisk rådgiver i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) om kontrollutvalget må ha hjemmel for å lukke et møte dersom kontrollutvalget har bestemt at møtene i sin alminnelighet skal holdes for åpne dører. Svaret fra NKRF er at kontrollutvalget ikke må ha særskilt hjemmel for å lukke et enkelt møte. Kontrollutvalget bør imidlertid ha vurdert de praktiske sidene på forhånd da et åpent møte som nevnt foran i henhold til kommuneloven skal bekjentgjøres på hensiktsmessig måte. I e-info nr. 10/23 fra NKRF, datert 21.09.10, svarer juridisk rådgiver følgende: Hvis kontrollutvalget har bestemt seg for å ha åpne møter, må det da ha hjemmel for å lukke et møte? Det er her en forskjell mellom situasjonen for kommunestyret med flere organer på den ene sida og kontrollutvalget på den andre. De førstnevnte har en lovbestemt plikt til å ha åpne møter, jf. lovens 31 nr. 1, og må derfor ha en lovbestemt hjemmel for å lukke et møte. Kontrollutvalget har i tilfelle gjort sitt valg om å holde åpne møter på frivillig grunnlag. Dette innebærer etter vår mening at kontrollutvalget står fritt til å oppheve en slik avgjørelse i sin helhet og også til å avvike fra prinsippet i enkelttilfelle.
En arbeidsgruppe nedsatt i november 2008 av Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) la i desember 2009 fram en rapport med tittelen: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Denne rapporten er oversendt fra departementet til kommuner og fylkeskommuner. Flere av de 85 anbefalingene vil være gjenstand for videre arbeid i Kommunal- og regionaldepartementet i forbindelse med vurderinger av mulige endringer i lov og/eller forskrifter, mens andre anbefalinger håndteres direkte i den enkelte kommune/fylkeskommune. I rapporten behandles i kapittel 7.7 spørsmålet om åpne møter i kontrollutvalget. Dette kapitlet gjengis i sin helhet nedenfor. 7.7 OPNE MØTE I KONTROLLUTVALET Arbeidsgruppa fekk som eit tilleggsmandat å greie ut om møta i kontrollutvalet bør gå for opne dører. Det ville innebere ei spegelvending av det som er hovudregelen i dag, jf. kommunelova 77 nr. 8. Bakgrunnen for tilleggsmandatet var Dokument nr. 8:59 (2008 2009) og Innst.O. nr. 62 (2008-2009). Alle partia på Stortinget gjekk inn for opne møte i kontrollutvalet, men fleirtalet ønskte arbeidsgruppa skulle greie ut spørsmålet nærare først. Arbeidsgruppa meiner at møte i folkevalde organ prinsipielt bør vere opne så langt som råd. Openheit er ein verdi i seg sjølv, men opne møte bidreg òg til å førebyggje mistankar om kva som går føre seg bak dei lukka dørene. For kontrollutvala kan det vere ein særskild fordel om opne møte verkar til å avmystifisere arbeidet deira. Arbeidsgruppa viser til at kommunelova opnar for at kontrollutvalet kan la møta går for opne dører dersom utvalet vedtek det. Arbeidsgruppa viser vidare til at erfaringa, så langt medlemmene i gruppa kjenner til, er at det stort sett har gått greitt der ein har opne møte i kontrollutvalet. Opne møte kan vere med å endre forma på møta. Som grunnlag for eit eventuelt høyringsnotat og seinare lovframlegg for Stortinget er det behov for å sjå nærare på korleis arbeidet i kontrollutvala blir påverka av at møte er opne. Før det blir gjort ei lovendring, er det vidare behov for rettleiing eller eksempelsamlingar som viser korleis ei god møteleiing kan handtere typiske spørsmål om lukking av møte i kontrollutvala. Dette er spesielt viktig av omsyn til dei som har krav på at opplysningar ikkje blir offentlege. Arbeidsgruppa meiner at møta i kontrollutvalet bør vere opne og, at kommunelova bør endrast, men det må vurderast om lukkingsgrunnane er gode nok. Det er derfor naudsynt å sjå lovendringa i samanheng med den varsla gjennomgangen av reglane i kommunelova om opne møte. Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. I forbindelse med overleveringen av rapporten til departementet sier Kommunal- og regionaldepartementet i en pressemelding (datert 15.12.2009) blant annet : Kommunalministeren fekk overlevert ein rapport om kontrollen internt i norske kommunar frå ei arbeidsgruppe departementet har sett ned. Rapporten peiker ut 85 måtar å styrkje eigenkontrollen på. Rapporten vil no bli sendt til alle kommunane i landet. Departementet vil gå grundig gjennom rapporten før det blir konkludert med korleis dei mange tilrådingane skal følgjast opp. På bakgrunn av gjeldende bestemmelser i kommuneloven, forbeholdene i tilrådingen fra forannevnte arbeidsgruppe samt det forhold at Kommunal- og regionaldepartementet ikke har gått igjennom rapporten og konkludert med hensyn til spørsmålet om åpne eller lukkede møter, legger sekretæren saken fram for kontrollutvalget til drøfting. Sekretæren
viser til departementets arbeidsgruppe som tilrår at aktuelle problemstillinger knyttet til åpne/lukkede møter, offentlighet, saksutredning, møteledelse mv. bør vurderes og drøftes nærmere. Kontrollutvalget i Åmli kommune vedtar at møtene i kontrollutvalget f.o.m. møtet 25.09.12 skal være åpne. Sak nr: 14/12 Sak: Eventuelt A : Eventuelt Ingen saker B : Neste møte Dato : 25.09.12, møterom teknisk