HR-kontoret Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 26.02.2013 13675/2013 2013/1263 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/8 Komitè for levekår 07.03.2013 Råd for funksjonshemmede 05.03.2013 Statusrapport Samhandlingsprosjektet Sammendrag Bodø kommune vil se på nye måter å øke kvaliteten på det samlede kommunale tilbudet til barn og unge med særlige behov. Barn og unge med særlige behov stiller store krav til kommunal tilrettelegging, da de ofte har behov for sammensatte og koordinerte tjenester. Fra politisk hold er det uttrykt forventninger om at tjenestetilbudet til denne gruppen må gjennomgås med tanke på mer helhetlige løsninger. Helhetlige tjenester på individnivå innebærer at tjenestemottaker får tjenester som er godt samordnet, og som tar tak i den helhetlige situasjonen til individet, og ikke de enkelte utfordringene hver for seg. Det er derfor opprettet et prosjekt som skal utrede hvordan den kommunale organisasjonen kan tilrettelegges for å kunne tilby helhetlige tjenester. I dette ligger det bl.a.: Samarbeidet mellom tjenestemottaker og tjenesteapparatet blir bedre for flere av de som trenger det mest. Tjenestemottakerens mål, ressurser og behov for tjenester skal avklares. Flere tjenestemottakere får mer målrettede tiltak og redusert «behandlingstid» Ansvarsforhold tjenestetilbyderne imellom er tydeliggjort fra sak til sak. Det skal til en hver tid være en tjenesteyter som har hovedansvaret for oppfølgingen av tjenestemottakeren. Dersom kvaliteten på tjenestetilbudet skal økes for denne målgruppen kreves det stor innsats på alle nivå i organisasjonen. Problemstillingen kan kreve at kommunen gjør svært store endringer i sin måte å organisere tjenester på, og i ansvars- og myndighetsforhold. Det er derfor behov for at det gjøres strategiske valg hos kommunens toppledelse. Utredningen i dette prosjektet kan bidra til et godt beslutningsgrunnlag for strategiske valg. Prosjektet avsluttes med en rapport som gir anbefalinger til linjeorganisasjonen. Beslutning om implementering av foreslåtte endringer foretas av rådmannen, eventuelt politisk nivå. Selve implementeringen må foretas i linjeorganisasjonen. Prosjektet igangsettes i løpet av november 2012, og avsluttes innen juni 2013. Prosjektgruppen er nå kommet fram til den krevende øvelsen med å jobbe ut et konkret forslag til hvilke endringer som må gjøres. Foreløpige konklusjoner dreier seg først og fremst om å etablere familiesentrene som «en dør inn» for denne målgruppen. Side72
Saksopplysninger Bakgrunn Når Bodø kommune nå ønsker å se på nye måter å øke kvaliteten på det samlede kommunale tilbudet til barn og unge med særlige behov, kan det betraktes som en videreføring av en stor innsats på oppvekst-/ levekårfeltet over mange år. Dette fornyingsarbeidet ses bl.a. i sammenheng med Oppvekstplanen, «rett tjeneste til rett tid», «Familieveiviseren», Levekårssaken (2011), «Vårres unga vårres framtid», ny politisk organisering i Bodø kommune og nylig utredningsarbeid (omorganisering 2012). Vi ser også at Samhandlingsreformen griper inn i dette arbeidet i stadig større omfang. Bodø bystyre vedtok følgende 14. april 2011: «I Bodø kommune skal hensyn til barn og unges levekår ivaretas på tvers av alle programområder. Det kommunale tjenestetilbudet overfor barn og unge skal fra brukernes side oppleves som helhetlig. Ulik organisasjonsmessig tilhørighet og ansvarsområder skal ikke bidra til at opplevd kvalitet på tjenestetilbudet reduseres.» Et vedtatt fokusområde for levekårsarbeid i perioden 2011-2014 gir retning til utviklingsarbeidet: «Videreutvikle familiesentrene, herunder styrke foreldreveiledningstilbudet samt forebygge psykiske lidelser». I tillegg gir Nyholmenerklæringen (okt. 2011) åpning for modige organisatoriske endringer: «Ingen muligheter bør stå uprøvd for å sikre en mest mulig hensiktsmessig organisering». Det synes som det er bred enighet om hvilke utfordringer som preger dette feltet i dag, utfordringene er nærmere beskrevet både i interne rapporter og i sentrale utredninger. Kort oppsummert kan man si at kommunens organisering og systemer ikke i stor nok grad legger til rette for brukere med behov for tverrfaglige vurderinger og koordinerte tjenester. Problemstillingen har vært kjent i lengre tid og det har pågått arbeid over flere år for å tilnærme seg løsninger, både sentralt og lokalt. Verken Bodø kommune eller andre kommuner har funnet tilfredsstillende løsninger så langt, selv om man kan se bevegelser i riktig retning. I det siste har det også blitt mer fokus på den endring av fokus som man står overfor i helsearbeidet i Norge, fra kostbar og høyspesialisert behandling til helsefremmende og sykdomsforebyggende tiltak. De nasjonale føringene er lovfestet gjennom Stortingsmelding nr.47 (2008-2009), Lov om folkehelsearbeid (2011), samt Lov om kommunale helse - og omsorgstjenester (2011). Samhandlingsreformen aktualiserer problemstillingen rundt kommunens håndtering av barn og unge med psykiske vansker, spesielt innenfor den kompetansen og de ressurser kommunen stiller til rådighet for behandling av barn og unge med lettere psykiske lidelser. I prosjektarbeidet er det synliggjort at Bodø kommune sliter med manglende oppfølging og behandling av barn og unge med psykiske lidelser. Tall fra spesialisthelsetjenesten gir grunn til bekymring; ingen norske kommuner har flere henvisninger (pr. innbygger) til barne- og ungdomspsykiatrien enn Bodø kommune, med i overkant av 400 henvisninger i 2012. Den samlede situasjonen er at 11 12% av barn og unge i Bodø kommune har en påvist psykisk diagnose. Det statlige ansvaret for behandling omfatter barn og unge med moderate og alvorlige psykiske lidelser. Kommunen har ansvar for forebygging, utredning og behandling av lettere tilfeller. Det kan imidlertid virke som at kommunen henviser for mange barn og unge direkte til spesialisthelsetjenesten. Barne- og ungdomspsykiatrien avviser halvparten av henvisningene fra Bodø kommune med bakgrunn i manglende kommunal utredning, eller fordi det er snakk om tilfeller med lettere psykiske lidelser som kommunen skal håndtere selv. Til sammenligning meldes det inn 200 250 saker pr. år til kommunens egen pedagogisk-psykologiske tjeneste (PPT). Side73
Samhandlingsreformen vil etter hvert omfatte områdene barn og unge, psykisk helse og rus, og vil med all sannsynlighet føre til større økonomisk ansvar for den enkelte kommune. Dersom staten legger gjennomsnittsberegninger til grunn for fordeling av midler (som ellers i Samhandlingsreformen), vil Bodø kommune økonomisk sett kunne komme svært dårlig ut. Det foreligger statlige forventinger om økonomiske konsekvenser allerede for 2014. De konkrete følgene av reformen er ikke utarbeidet og gjort kjent, men skal være implementert innen 2016. Opprettelse av kommunepsykologstillinger har vært et viktig grep for å øke kommunens evne til å løse de utfordringene man står overfor. Kommunepsykologene er viktige ressurser både når det gjelder behandling av lettere tilfeller og innenfor utviklingsarbeidet. Bodø kommune bør videreføre denne satsingen for å ruste organisasjonen slik at den er i stand til å ivareta en større andel av oppgavene enn det som utføres i dag. Pr. i dag opplever kommunen blant annet følgende endringer fra spesialisthelsetjenesten: BUP stiller større krav til hva kommunen må utføre av arbeid i forbindelse med at et barn henvises til psykiatrisk utredning og behandling. BUP ønsker at Bodø kommune skal ivareta en større grad av oppfølging/ behandling etter at diagnose er satt. Større andel av barn og unge skal ha «individuell plan». Prosjektets formål: et helhetlig kommunalt tjenestetilbud Helhetlige tjenester på individnivå innebærer at tjenestemottaker får tjenester som er godt samordnet, og som tar tak i den helhetlige situasjonen til individet, og ikke de enkelte utfordringene hver for seg. Prosjektet skal utrede hvordan den kommunale organisasjonen kan tilrettelegges for å kunne tilby helhetlige tjenester. I dette ligger det bl.a.: Insentiver for samhandling Samhandling mellom ulike faggrupper fra ulike deler av organisasjonen forutsetter: legale insentiver (krav om samhandling gjennom lovverk/ forskrift/ reglement/ rutiner) faglige insentiver (faglige forventninger om samhandling) etiske insentiver (verdimessige forpliktelser om samhandling/ etiske vurderinger) økonomiske insentiver (samhandling lønner seg) Gode beslutningsprosesser Gode beslutningsprosesser kan karakteriseres av følgende: tidlige beslutninger (riktig beslutning så tidlig som mulig) beslutninger som brukeren har vært med på å forme (brukermedvirkning) beslutninger med langsiktig perspektiv (skaper stabilitet rundt beslutninger) beslutninger i et helhetlig perspektiv (individuelle behov, kompetanse og økonomiske hensyn) avklarte ansvars- og myndighetsforhold (tydelig beslutningsstruktur) God oppfølging av beslutninger I oppfølgingen av beslutninger er det viktig at alle involverte har lojalitet til de beslutninger som er fattet, samtidig som dialog og samarbeid mellom involverte aktører fremmes. Bruk av verktøy og metodikk for koordinering Individuell plan (IP) er bl.a. et verktøy og en metode for å koordinere tjenestetilbudet til den enkelte. IP er egnet som arbeidsmetodikk/prosess for den aktuelle målgruppen. Strukturer er allerede etablert, det er hjemlet i sentralt lovverk, og prosessen tar utgangspunkt i brukerens behov. Prosjektet skal vurdere SamPro som redskap for koordinering rundt IP. Side74
Intensjoner og føringer fra prosjekteier Rådmannen har som prosjekteier gitt følgende føringer for prosjektet (jf. møte i RKD 12/11-12): Beslutningsmyndighet flyttes så nær barnet/familien som mulig. Økonomien følger barnet/familien. Tilbud og tiltak i hele organisasjonen gjøres tilgjengelig for barnet/familien. Koordinering på systemnivå (koordinerende enhet) legges til tverrfaglig team. Koordinering på individnivå søkes gjennom individuell plan. Koordinator har ansvar for samarbeidet med tjenestemottakeren og for samhandlingen i tjenesteapparatet. Så mange tjenester som mulig legges inn under familiesentrene (en dør inn). Medvirkning og informasjon Prosjektgruppen består av 11 representanter fra de fleste aktuelle virksomhetene i OK- og HOavdelingen, i tillegg til to representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Representasjon fra brukerorganisasjoner er vurdert, men ikke funnet hensiktsmessig i dette arbeidet. Prosjektet bygger likevel på brukerdefinerte problemstillinger, bl.a. utredet gjennom prosjektet «Familieveiviseren». Det er opprettet et eget prosjektområde i kommunens prosjektportal (Sharepoint) for dokumentdeling i prosjektet: http://prosjekter/samhandlingsprosjektet/ Prosjektområdet er tilgjengelig for alle ansatte i Bodø kommune. Status i prosjektarbeidet Prosjektgruppen har til nå hatt 5 møter. De første møtene har blitt brukt til innledende diskusjoner, problemforståelse, casebeskrivelser og en risikovurdering av selve prosessen. Prosjektgruppen har funnet det hensiktsmessig å definere målgruppen «Barn og unge med særlige behov» slik: «Barn og unge i aldersgruppen minus 9 måneder (i mors liv) til 18 år som for en kortere eller lengre periode har behov for sammensatte og koordinerte tjenester fra en eller flere instanser. Tjenestene kan være innrettet mot barnet/den unge, dens familie eller nærmiljøet.» Oversikten over antall barn og unge i målgruppen er ikke uttømmende, men oppdateres fortløpende: Kilde Utvalg (ut fra prosjektets definisjon) Antall Tildelingskontoret Totalt antall barn/unge (opp til 19 år) 377 Støttekontakt og/ eller avlastning (i alt) 220 Vedtak om Individuell plan (i alt) 165 Antall barn under 18 år som mottar fysioterapi (kun 119 /200 vedtak om fysioterapi/ i alt) Antall barn (i alt) under 18 år som mottar ergoterapi 60 (store og små funksjonsnedsettelser). Særlig krevende brukere (ungdom) 5 Grunnskole Antall barn som PPT jobbet med 2012 1050 BUP Antall elever henvist til PPT i 2012 219 Andel elever med enkeltvedtak i grunnskolen 8,6 % Antall henvisninger fra fastlege (barnevern i særlige Ca. 400 tilfeller) til BUP i 2012 Side75
Vurderinger Prosjektgruppen er nå kommet fram til en krevende øvelse; å jobbe ut et konkret forslag til hvilke endringer som må gjøres. Her gjenstår det mye, men foreløpige konklusjoner kan oppsummeres slik: Familien er en svært sentral ressurs, også for denne målgruppen. Individets/familiens første kontakt med hjelpeapparatet er familieguiden (familiekoordinator). Familieguiden er ment å være en kontaktperson for individ/ familier som står i en krevende situasjon. Det vil være flere familieguider i kommunen. Familieguiden holder til på familiesentrene. 2.1. Funksjoner: 2.1.1. Ivaretar «en dør inn» i praksis. Forholder seg til et bredt spekter av kommunikasjonskanaler og aktører («en dør inn men mange veier til døra») 2.1.2. Prosjektgruppen har noe ulik mening om/ tilnærming til øvrige funksjoner. 2.2. Kvalifikasjoner (ikke nødvendigvis samlet i samme person, kan være et team): 2.2.1. God oversikt over aktører og det samlede tjenestetilbudet for målgruppen. 2.2.2. God relasjonskompetanse. 2.2.3. God forvaltningskompetanse. Plassering av koordinerende enhet (KE) endres. Prosjektgruppen skisserer en form for tverrfaglig sammensatt fora som ivaretar funksjonene til KE. Prosjektgruppen har ulike meninger om hvor i organisasjonen KE bør ligge; i familiesenter eller på et overordnet (sentralt) nivå. Det skisseres også mellomløsninger, hvor «kjernefunksjonen» ligger i familiesenter og relevant kompetanse/ myndighet «hentes inn» etter behov (sak til sak), eventuelt løftes til overordnet nivå når tiltak overskrider en viss økonomisk terskel. 3.1. Hovedfunksjon: 3.1.1. Vedtak og beslutninger på et tverrfaglig og helhetlig grunnlag (innenfor en gitt myndighet) 3.1.2. Ansvarsavklaring og -fordeling Kompetansebehovet endres: Systemkompetanse, organisasjonsforståelse og lovforståelse (jf. også kompetanse hos Tildelingskontoret) må tilføres funksjonene familieguide og ny koordinerende enhet. Konklusjon og anbefaling Videre arbeid i prosjektgruppen vil konsentreres om: Rolleavklaring «familieguide»/ «familiekoordinator». Når og hvordan et «tverrfaglig team» kommer inn i prosessen. Hvordan sikre myndiggjøring, transparens og likeverdige tjenester. Organisering og myndighetsavklaringer mellom skole/bhg., familiesenter og sentralt nivå. Hvordan dekke «mangler» i kommunal andrelinjetjeneste. Prosjektet avsluttes i løpet av juni 2013. Prosjektets leveranse vil være en rapport som beskriver en eller to alternative hovedmodeller for å legge til rette for et helhetlig kommunalt tjenestetilbud. Saksbehandler: Eirik Lie Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus / Ingunn Lie Mosti kommunaldirektør Side76
Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side77