Møteinnkalling Kontrollutvalget

Like dokumenter
Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Møteinnkalling Kontrollutvalget i ØFK

Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Møterom - 211, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 15:00

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Møterom Kongsten Tidspunkt: kl. 10:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Møteinnkalling Kontrollutvalget

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom Tidspunkt: kl. 14:00

Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Hulda Tronstad MEDL V

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom Tidspunkt: kl. 15:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget i ØFK

Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget i AFK Møtested: Møterom 211, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 14:30 16:15

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom Tidspunkt: kl. 14:00

Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud Leder AP Hallstein Flesland Nestleder H Ingunn Ulfsten Medlem KRF

Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: 211, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 14:00

Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Møterom - 275, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 14:00

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Glassrom 1, 7 etasje Tidspunkt: kl.

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Møterom Kongsten Tidspunkt: kl. 10:00

Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Ingunn Ulfsten Medlem KRF

Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet

Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Representerer Kjersti Marie Stensrud MEDL SV

Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud Leder AP Hallstein Flesland Nestleder H Hulda Tronstad Medlem V

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rømskog

Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Møterom - Rånåsfoss, Akershus Energi AS, Pausvegen Rånåsfoss Dato: Tid: 12:00

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

ÅRSTIMETALL I HENHOLD TIL OPPLÆRINGSLOVEN

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rømskog

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 212 Tidspunkt: kl. 14:00

NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING. Paul Stenstuen

KONTROLLUTVALGET I LØRENSKOG KOMMUNE

FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

Møteinnkalling Kontrollutvalget Marker

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Onsdag 17. september 2014 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Fjergen

Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: eller mobil:

Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

MERÅKER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Onsdag 15. februar 2012 Tid: Kl. 10:00 Sted: Meråker rådhus, Møterom Funnsjøen

Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Akerø, Fylkeshuset, Sarpsborg Dato: Tid: 10:00

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling.

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. DATO: Onsdag 20. februar 2008 TID: Kl. 18:00 STED: Møterom Herredshuset

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 016/09 Referatsaker 017/09 Selskapskontroll Valg av utfører og rullering av plan

Møteinnkalling. LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget. TID: kl STED: Liss-salen Nordli Samfunnshus

Møteinnkalling Kontrollutvalget Aremark

Vedlegg til sak 4/2015. Årsrapport Kontrollutvalget i Rælingen kommune

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 019/10 Referatsaker

Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8.

INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget

KONTROLLUTVALGET I VADSØ KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2012 KONTROLLUTVALGET I VADSØ KOMMUNE

Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN

Vegårshei kontrollutvalg

Kontrollutvalget i Hasvik kommune MØTEUTSKRIFT

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Namdal samkommune

Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

STRAND KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2019

FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. DATO: Onsdag 30. april 2014 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta kommunehus Møterom A

GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget

GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEINNKALLING

STRAND KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2018

Møtedato: Møtetid: Kl Møtested: Teknisk enhet og Kommunestyresalen, Overhalla Rådhus

Møteprotokoll Kontrollutvalget Rømskog

Møteprotokoll Kontrollutvalget Aremark

LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Møteinnkalling Kontrollutvalget Rakkestad

Møteinnkalling Kontrollutvalget Trøgstad

HAMMERFEST KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEUTSKRIFT

ARENDAL KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET

SAKNR. SAKSTITTEL TID TYPE

RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2018

FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget

RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2015

INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget

Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel

LUND KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2018

Arkivkode: 4/1 04 Journalnr.: 2018/

OVERHALLA KOMMUNE Kontrollutvalget

MØTEINNKALLING. Side1. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Naustet, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00

Jøa/Grong, 18. september Eva W. Tranås leder. Per Morten Bjørgum kontrollsekretær

Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet

ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK. REFERATER Ref. 04/12 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor

Først i møtet vil utvalget få informasjon om kommunens års- og skatteregnskap for 2011, samt en kort opplæring i bruk av ipad.

Møteinnkalling Kontrollutvalget

Transkript:

Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom - 211 Tidspunkt: 23.09.2015 kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon 98 20 48 70 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jens Petter Hagen LEDER AP Inger -Marit Øymo NESTL H Arne Melsom MEDL FRP Finn Tellsgård MEDL KRF Anne-Line Kjos Sollie MEDL SP Sted, 16. september 2015 Jens Petter Hagen Leder Side1

Side2

Saksliste Saksnr. Sakstittel Saker til behandling PS 32/2015 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 23. september 2015 PS 33/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport - Årstimetallet i henhold til Opplæringsloven Akershus fylkeskommune. PS 34/2015 Foranalyse - Fylkeskommunes system for å sikre god vurderingspraksis - Akershus fylkeskommune PS 35/2015 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2016 PS 36/2015 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 23. september 2015 Godkjenning av protokoll fra møte 3. juni 2015 Side3

Sakertilbehandling Side4

Sakertilbehandling Side5

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 07.09.2015 2015/3-5 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 23.09.2015 32/2015 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 23. september 2015 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Fakta 1. Under sak PS 22/2015 orienteringssaker ble møtet lukket under behandlingen jfr. Kommuneloven 31.1 Informasjonen ble tatt til etterretning. Kontrollutvalget ba om en tilbakemelding i saken fra fylkesrådmannen til kontrollutvalgets møte den 23. september 2015. Fylkesrådmannen kommer og orienterer i dette møtet. 2. Orientering om hovedtrekkene i ansvarlig revisors plan for regnskapsrevisjon 2015 Det fremgår av avtale om levering av regnskapsrevisjon 2015 at den valgte revisor skal gi en orientering om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2015) i første møte etter sommerferien. Det vil bli gitt en orientering fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon i møtet. 3. Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) for 2015 Brev fra AØF av 18.08.2015 vedlegg 1 AØFs virksomhetsplan for 2015 vedlegg 1 Vedlegg 1 og 2 til virksomhetsplanen vedlegg 3 NB unntatt offentlighet Oslo, 10.09.2015 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Side6

Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg: 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 18.08.2015 2 Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for 2015 3 Vedlegg 1 og 2 til virksomhetsplanen - NB Unntatt offentlighet Side7

Side8

Side9

Side10

Side11

Side12

Side13

Side14

Side15

Side16

Side17

Side18

Side19

Side20

Side21

Side22

Side23

Side24

Side25

Side26

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 15.09.2015 2015/15-4 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 23.09.2015 33/2015 Forvaltningsrevisjonsrapport - Årstimetallet i henhold til Opplæringsloven Akershus fylkeskommune. Sekretariatslederens forslag til innstilling: Rapport 8/2015 Årstimetall i henhold til Opplæringsloven Akershus fylkeskommune oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomgå fylkeskommunens forsvarlige system for planlegging av minste årstimetall, både når det gjelder skoleeiernivået og virksomhetsnivået. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen å innføre enkelte faste tidspunkter for virksomhetene for oppdatering og kontroll av timeplanlegging og gjennomførte timer. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere om alle skolene har gode nok vikar-rutiner. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere omfanget av bruken av organisert studiearbeid ved skolene ved lærerfravær. Saksredegjørelse Bakgrunn for saken: I opplæringslova 3-2 om omfanget av den videregående opplæringen i tid heter det: Departementet gir forskrifter om samla tid til opplæring i den vidaregåande opplæringa, også om samla læretid for lærlingar og lærekandidatar. Opplæringa i skole skal strekkje seg over minst 38 skoleveker innanfor ei ramme på 45 samanhengande veker i skoleåret. Fylkeskommunen gir forskrifter om skole- og feriedagar i skoleåret for elevane. Forskrifta skal vere tilpassa avviklinga av nasjonale prøver. Kravet i 38 første leddet bokstav c i forvaltningslova om kunngjering i Norsk Lovtidend gjeld ikkje. Departementet kan gi forskrifter om rammer for dagleg skoletid og for pausar for elevane. Side27

Det stilles krav til at skoleeier har et system som sikrer at elevene får oppfylt retten til minste årstimetall etter opplæringsloven. Et nasjonalt tilsyn med fylkeskommunene i 2008 avdekket at elever i videregående opplæring ikke fikk oppfylt sin rett til undervisning. Det nasjonale tilsynet avdekket for øvrig avvik over hele landet. Etter tilsynet ble fylkeskommunene pålagt å etablere systemer som sørger for at elevene i videregående skoler får oppfylt rettighetene til minstetimetall. Når det gjelder årstimetallkravet foreligger det en generell risiko for at elever ikke sikres undervisning når lærere er fraværende, herunder undervisning uten lærertilsyn m.m. Det kan være en utfordring for skoleledelsen å oppfylle krav om timeantall i enkeltfag samtidig som de skal arbeide for å fremme utenlandsk forståelse, inkl. reiser/studieturer, og pedagogisk vinkling. Klare styringssignaler fra sentralt hold kan være viktige for å løse slike utfordringer. Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Årstimetall i henhold til Opplæringsloven» er gjennomført i henhold til kontrollutvalgets bestillinger av forvaltningsrevisjoner for 2015. Problemstillinger Lovkravet er at skoleeier skal ha system for å sikre at opplæringsloven overholdes. Det er viktig å påse at skolene har etablert prosedyrer for å sikre opplæring ved lærers fravær, prosedyrer for å sikre elevene opplæring i eksamensperioden og prosedyrer for å sikre elevene opplæring relatert til fagspesifikke læreplaner på alternative dager. Problemstillingene som besvares i forvaltningsrevisjonsprosjektet er: 1. I hvilken grad har Akershus fylkeskommune etablert prosedyrer for å sikre elevene opplæring? 2. I hvilken grad greier skolene å gi et godt opplæringstilbud ved lærerfravær? Avgreninger Oppnåelse av undervisningstimer i samsvar med Opplæringslovens krav er et stort og omfattende ansvarsområde. Fylkesmennene gjennomførte et landsomfattende tilsyn i 2008. I etterkant av disse tilsynene har Utdannings-direktoratet gitt ut flere rapporter og notater som behandler temaet. I forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen sett på utvalgte deler innen problemområdet. Fylkesrevisjonen har ikke hatt en full gjennomgang av systemet for sikring av minste årstimetall, men har i stedet gått grundigere inn på sentrale deler av området, slik som prosedyrer og rutiner for håndtering av årstimetall og lærerfravær. Det foregår en kontinuerlig diskusjon om hva som er «lærerløs» eller «vikarløs» time. Dette er omtalt i vedlegg 1. Fylkesrevisjonen kan ikke «løse» denne diskusjonen, den løses best på statlig nivå. Men revisjonen er av den oppfatning at man skal jobbe med å heve kvaliteten på undervisningen uavhengig av denne type tekniske definisjoner. Funn og vurderinger For problemstillingen: I hvilken grad har Akershus fylkeskommune etablert prosedyrer for å sikre elevene opplæring? Side28

Da revisjonsprosjektet startet opp, forelå det ikke et ferdig dokument som utgjorde et forsvarlig system på dette området i Akershus. Fylkesrevisjonen har fått opplyst at fylkeskommunen har nedsatt en arbeidsgruppe med kvalitetssikring som mandat. Fylkesrevisjonen synes det er positivt hvis dette systemet nå kommer på plass, men vil likevel påpeke at fylkesmannens tilsyn ble utført for 6-7 år siden. Undersøkelsene viser også at flere skoler sier de ikke har et system for å dokumentere at de gir undervisning som oppfyller minstetimetallet. Fylkesrevisjonen mener imidlertid at Avdeling for videregående opplæring har et opplegg som gir gode muligheter til å kontrollere skolenes timeplanlegging. Generelt sett har også skolene fokus på årstimetallet, og inntrykket er at det ofte finnes løsninger klare dersom et fag mister mange timer. I undersøkelsene revisjonen utførte så var det få skoler som sendte inn skriftlige rutiner for avdekking av avvik fra årstimetallet. Dette kan indikere at det er noe uformell intern kontroll på en del skoler. Flertallet av skolene svarer at de kjører ordinær undervisning i eksamensperioden. Flere skoler synes å utarbeide egne planer for avslutningen av skoleåret. Det gjøres videre mange forskjellige grep på slutten av skoleåret for at elevene skal få sine årstimetall. Svarene fylkesrevisjonen har mottatt i rutineundersøkelsen vedrørende håndteringen av eksamensperioden er ikke alltid like detaljerte, og revisjonen har i liten grad mottatt spesifikke skriftlige rutiner. At noen virksomheter mangler tilstrekkelig med dokumenterte rutiner underbygges også av svar fra tillitsvalgte som Utdanningsforbundet har spurt. For problemstillingen: I hvilken grad greier skolene å gi et godt opplæringstilbud ved lærerfravær? Lærerfravær er et område hvor en del skoler har skriftlige beskrivelser av hvordan håndteringen skal foregå. Fylkesrevisjonen er likevel av den oppfatning at fylkesrådmannen må sørge for at alle skoler har skriftlige rutiner/prosedyrer for håndtering av lærerfravær. 4-5 av de lærerfraværsrutinene som er innsendt til fylkesrevisjonen kan nok vurderes til å være detaljerte og forklarende. Tre av de 20 skolene som skulle svare på dette punktet har derimot sagt at de ikke har skriftlige rutiner/prosedyrer for lærerfraværsområdet. Flere andre har svart ganske kort (4-5 linjer) uten å legge ved rutiner ut over dette, slik at disse skolene synes kun i begrenset grad å ha skriftlige rutiner for lærerfravær. Med utgangspunkt i stikkprøver i revisjonsprosjektet, er resultatet at for 55 % av timene i de to første fraværs-dagene for korttidsfravær ved sykdom så er det satt inn vikar. For første fraværsdag var vikarandelen 42 %, for så å stige til 67 % dag to. (Fylkesrevisjonen har ikke kontrollert lærerkompetansen til vikar-lærerne). Håndtering av langtidsfravær og planlagt fravær er ikke testet, men det er rimelig å anta at vikardekningen er langt høyere ved den type fravær. Tallene samsvarer bra med de rutinene fylkesrevisjonen har fått tilgang til i sine undersøkelser. Det fremkommer fra skolenes vikarrutiner (hos de skolene som har dette skriftlig) at det kan Side29

være ulik praksis når det kommer til vikarbruk. Noen skoler viser til at elevene skal ha vikar så sant dette er praktisk mulig, mens andre har i rutinene sine at vikar først settes inn dag to eller senere. Konklusjoner og anbefalinger Selv om et dokumentert system på skoleeiernivå er i ferd med å bli innført, registrerer fylkesrevisjonen at flere skoler sier de ikke har et system for å dokumentere at den gir undervisning som oppfyller minstetimetallet. Selv om skolene generelt sett har fokus på årstimetallet, bør fylkesrådmannen gjennomgå hva som skal til for at skolene skal ha tilstrekkelige systemer. Fylkesrevisjonens undersøkelser viser at det for noen skoler er mangel på rutiner og prosedyrer når det gjelder områder som avdekking av avvik i årstimetallene, rutiner for å ta igjen avvik (tapte timer) og tiltak for å sikre opplæring i eksamensperioden. Det er viktig å påse at planleggingen og gjennomførte årstimer oppdateres jevnlig gjennom året. Det bør vurderes om man i tillegg til skolestart og skoleslutt burde hatt et lite utvalg faste, tidsbestemte kontrollpunkter (datoer) i skoleåret i hele fylkeskommunen. Fylkesrevisjonen er av den oppfatning at fylkesrådmannen må sørge for at alle skoler har skriftlige rutiner/ prosedyrer for håndtering av lærerfravær, og at disse også er godt kjente i virksomhetene. Det er antakeligvis ikke mulig å komme opp i 95% eller 100% vikardekning ved akutt lærerfravær, men man bør se nærmere på om noen skoler bør ha høyere vikarbruk enn i dag. Fylkesrevisjonen er klar over at også kvalitet i undervisningen er et moment i slike vurderinger. Fylkesrevisjonen forstår at skolene har ulike forutsetninger, men mener likevel at fylkesrådmannen bør jobbe for en mer enhetlig tilnærming i hvordan skolene praktiserer vikarbruken. Basert på rapportens vurderinger og konklusjoner fremmes følgende anbefalinger: 1. Fylkesrådmannen bør gjennomgå fylkeskommunens forsvarlige system for planlegging av minste årstimetall, både når det gjelder skoleeiernivået og virksomhets-nivået. 2. Fylkesrådmannen bør vurdere å innføre enkelte faste tidspunkter for virksomhetene for oppdatering og kontroll av timeplanlegging og gjennomførte timer. 3. Fylkesrådmannen bør vurdere om alle skolene har gode nok vikar-rutiner. 4. Fylkesrådmannen bør vurdere omfanget av bruken av organisert studiearbeid ved skolene ved lærerfravær. Fylkesrådmannens høringsuttalelse Fylkesrådmannen har i brev av 27.08.2015 gitt tilbakemelding på rapporten. Fylkesrådmannens brev ligger i sin helhet som vedlegg 7 til rapporten. Oslo, 15.09.2015 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Side30

Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev etter gjennomført rapport av 07.09.2015 2 Forvaltningsrevisjonsrapport - Årstimetallet i henhold til Opplæringsloven Akershus fylkeskommune. Side31

Side32

Side33

Side34

Side35

Side36

Side37

Side38

Side39

Side40

Side41

Side42

Side43

Side44

Side45

Side46

Side47

Side48

Side49

Side50

Side51

Side52

Side53

Side54

Side55

Side56

Side57

Side58

Side59

Side60

Side61

Side62

Side63

Side64

Side65

Side66

Side67

Side68

Side69

Side70

Side71

Side72

Side73

Side74

Side75

Side76

Side77

Side78

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 15.09.2015 2015/27-4 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 23.09.2015 34/2015 Foranalyse - Fylkeskommunes system for å sikre god vurderingspraksis - Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak. Kontrollutvalget utsetter forvaltningsprosjektet «Fylkeskommunen system for å sikre god vurderingspraksis. Forvaltningsprosjektet velges for levering... Saksredegjørelse I Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016 for Akershus fylkeskommune, er det satt opp et prosjekt om fylkeskommunens system for å sikre god vurderingspraksis. Vinklingen på forvaltningsrevisjonsprosjektet skal være å gjennomgå systemer (kvalitetssystem) og utøvelse av vurderingspraksis og vurderingskultur i skole og eventuelt lærebedrift. Hensikten med revisjonen vil være å sikre en god og rettferdig vurderingspraksis i skole og eventuelt lærebedrift. I utgangspunktet skulle følgende problemstilling besvares: «I hvilken grad har fylkeskommunen et godt system for å sikre kvalitet i vurderingspraksisen ved de videregående skolene?» I plan for forvaltningsrevisjon 2014-2016 ble det foreslått at revisjonsprosjektet startet med en foranalyse. I behandling av prosjektplanen lagt frem for Kontrollutvalget i Akershus 3. juni 2015, ble det vedtatt at det skulle gjennomføres en slik analyse. Foranalysen ligger vedlagt. Foranalysen gir følgene anbefalinger Fylkesrevisjonen anbefaler primært at prosjektet utsettes, men temaet «Vurdering for læring skolenes systemer» kan på sikt gjennomføres etter at fylkesmannen blir ferdig med sine tilsyn. Sekundært kan samme tema starte omgående, men timingen vil være dårlig. For prosjekt 3 «Vurdering av læring karaktersetting spørreundersøkelse» bør man på grunn av forskriftsendringer neste år vente minst to år før man eventuelt gjennomfører undersøkelsene. Gjenstående prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon 2014 2016 Innføring av ny anskaffelsesstrategi Side79

Fylkeskommunens system for virksomhetsstyring System for oppfølging av midler til kultur Ivaretakelse av fylkeskommunens miljøansvar Tilfredsstillelse av krav til gjennomføring av skoleskyssen Fylkeskommunens oppfølging av innfartsparkering i Akershus Eksamensavviklingen i de videregående skolene Oslo, 15. september 2015 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev etter gjennomført foranalyse av 09.09.2015 2 Foranalyse - Fylkeskommunes system for å sikre god vurderingspraksis - Akershus fylkeskommune Side80

Side81

Side82

Side83

Side84

Side85

Side86

Side87

Side88

Side89

Side90

Side91

Side92

Side93

Side94

Side95

Side96

Side97

Side98

Side99

Side100

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 07.09.2015 2015/32-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 23.09.2015 35/2015 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2016 Sekretariatslederens forslag til vedtak Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for årsbudsjett 2016 for kontroll- og tilsynsarbeidet er på 7 163 000,-. Kontrollutvalgets budsjettforslag innarbeides i Akershus fylkeskommunes budsjettdokumenter og legges fram for fylkestinget til behandling. Generelt Fra 18 Budsjettbehandlingen i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner gjengis følgende: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjettet for revisjonen. Departementets merknader til 18: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandlingen av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas. Side101

Budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonen og KU-sekretariatet Verken kontrollutvalgsforskriften eller departementets kommentarer til denne tar for seg budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonsarbeidet o l. Det må likevel antas at fremgangsmåten bør legges tett opp til den som er beskrevet for interkommunale selskaper. Ettersom kontrollutvalget i forskriften er gitt en sentral rolle ved budsjetteringen av kommunens/fylkeskommunens samlede kontrollvirksomhet, synes det formelt korrekt at kontrollutvalget (ene) gis anledning til å uttale seg om styret i AØFs og AØKS forslag til budsjetter før budsjettforslagene oversendes fylkesrådmennene. Som kjent er det kontrollutvalget (ene) som sitter med det forskriftsmessige ansvaret for at blant annet regnskapsrevisjonen blir utført på en betryggende måte, jf. kontrollutvalgsforskriftens 6. Budsjettforslag for kontrollutvalgets egen virksomhet i 2016 Generelt Det er lagt til grunn de forutsetninger som er opplyst fra administrasjonen. Budsjettforslaget for 2016 Av vedlegg 1 fremgår fordelingen på de enkelte regnskapsarter. Forslaget er utarbeidet innenfor de forutsetninger som er gitt fra administrasjonen, og foreløpige tildelte rammer. Kontrollutvalgets ramme er regulert for lønns- og prisvekst. Den foreslåtte rammen gir, etter de kjente forutsetningene, rom for samme aktivitet for utvalget som i 2015. Kontrollutvalgets forslag til budsjett blir innarbeidet i fylkeskommunens samlede budsjettdokument for 2016 under Politisk styring og kontrollorganer. Spesielle forhold Det må understrekes at de gitte rammene for 2016 er foreløpige og kan bli endret når endelige økonomiske rammer er kjent. Selv om fylkesrådmannen i prinsippet ikke uten videre kan beskjære budsjettet til kontrollutvalget, har det vært praksis at også kontrollutvalget tar sin del av kuttene dersom slike situasjoner oppstår. Akershus og Østfold fylkesrevisjons (AØFs) budsjettforslag for 2016 Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) har egne vedtekter for sin virksomhet. Disse er vedtatt av de to samarbeidende fylkeskommunene. Av punktet Saksbehandlingen i styret i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Revisjonsdirektørens forslag til budsjett for 2016, som blir behandlet på møtet i styret for AØF i september 2015, følger som vedlegg 2. Budsjettet dekker utgifter til fylkesrevisjonens stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift mv. Revisjonsdirektøren mener at den foreslåtte totale brutto budsjettramme for 2016 på kr 11 200 000,-, er tilstrekkelig til å gjennomføre både den lovpålagte regnskapsrevisjonen og kontrollutvalgets bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Budsjettrammen gjelder den samlede aktiviteten for AØF i Akershus og Østfold fylkeskommuner, og medfører et tilskudd fra hver av fylkeskommunene på kr 5 500 000,-. Det er tatt hensyn til forventet lønnsog prisvekst i 2016. Etter kontrollutvalgssekretærens vurdering bør det fremlagte forslag til budsjett 2016 for Akershus og Østfold fylkesrevisjon være tilstrekkelig til at kontrollutvalget i Akershus Side102

fylkeskommune kan gjennomføre sin kontroll- og tilsynsrolle i 2016 på en tilfredsstillende måte. Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariats (AØKS ) budsjettforslag for 2016 Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat (AØKS) har egne vedtekter for sin virksomhet. I punktet Saksbehandlingen i styret i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Sekretariatslederens forslag til budsjett for 2016, som legges fram for styret i møte i september 2015, følger som vedlegg 3. Budsjettet dekker utgifter til sekretariatets 1,5 stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift. Sekretariatslederen mener at den foreslåtte samlede budsjettrammen for 2015 på kr 1 846 000,- er tilstrekkelig til å betjene kontrollutvalget(ene) på en tilfredsstillende måte i 2016. Samlet budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet Forslag til årsbudsjett 2016 for: Kontrollutvalget i Akershus kr 740 000,- Akershus og Østfold fylkesrevisjon, AFKs del kr 5 500 000,- Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat, AFKs del kr 923 000,- Samlet ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet kr 7 163 000,- Det er tatt hensyn til forventet lønns- og prisvekst i 2016. Oslo, 14. september 2015 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Budsjettforslag 2016 for kontrollutvalget i AFK 2 Budsjettforslag 2016 for AØF 3 Budsjettforslag 2016 for AØKS Side103

Side104

Side105

Side106

Side107

Side108

Side109

Side110

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 15.09.2015 2015/2-5 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 23.09.2015 36/2015 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 23. september 2015 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 16. september 2015 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Side111