US 7/2017 Status fra Prosjektstyret Universitetsledelsen Saksansvarlig: Olaf Melbø Saksbehandler(e): Trond Furuberg Arkiv nr: 17/0031 Forslag til vedtak: Saken tas til orientering 10.01.2017 Mari Sundli Tveit Rektor
2 Innledning Nedenfor følger en kort oppsummering over status for Statsbyggs byggeprosjekter og NMBUs Prosjekt Campus og Campusplanarbeidet. 1. Statsbyggs Byggeprosjekter Statsbygg meldte i Prosjektrådsmøtet den 6 desember 2016 om fortsatte utfordringer med kostnadsoverskridelser spesielt innen prosjektering. Hovedårsaken for dette er fremdeles basert i at dette er et meget komplisert bygg og at utfordringene har vært undervurdert. Statsbygg vil utarbeide ny kostnadsprognose sommeren 2017 og etter Statsbygg rapporterte i Prosjektrådsmøtet den 6. desember 2016 at deres prognose viser at prosjektet ligger 67 mill kroner over styringsrammen. Det vil utføres en usikkerhetsanalyse av budsjettet sommeren 2017 etter tekniske og innredningsentrepriser er mottatt, forhandlet og signert. Det utredes samtidig eventuelle kutt i prosjektet og NMBU, Statsbygg og KD er i tett dialog rundt denne prosessen for å sikre en omforent løsning. NMBU er informert om at KD sammen med KMD vurderer konsekvensene av den forventede kostnadsøkningen. Den fysiske byggingen og kontrahering av tekniske og innredningsentrepriser er forsinket i forhold til fremdriftsplanen. Utvidelsen av arbeidstiden på anlegget fra sommeren 2016 har så langt ikke innhentet forsinkelsen og pågår fremdeles. Statsbygg informerte i møtet 6. desember om at det før utgangen av mars 2017, vil bli gjennomført en grundig vurdering av den overordnede fremdriftsplan for prosjektet. Resultatet av dette vil bli presentert i neste prosjektrådsmøte mot slutten av februar. NMBU Prosjekt Campus vil etter dette rapportere status og eventuelt konsekvenser av revidert fremdriftsplan. 2. NMBU Prosjekt Campus De ukentlig samarbeidsmøte mellom Prosjekt Campus og ledelsen ved det nye Veterinærfakultetet har nå funnet sin form og fungerer som ønsket. Dette gir nå et tett og godt samarbeide mellom prosjektet og den operative delen av fakultetet. 2.1. SLP - Samlokaliseringsprosjektet Overordnede brukermøter har nå kun vært knyttet til sentrale prosjekteringsproblemer som gjenstår. Det har dels vært møte med Statsbygg alene eller med Statsbygg og Prosjekteringsgruppen, men i begrenset omfang for ikke å belaste prosjekteringsgruppen ytterligere. Prosjekteringsarbeidet er nå forlenget med tre måneder. En ny status fra Statsbygg for dette er forventet til påske. Følgende temaer har hatt fokus i perioden: utforming av prosessanlegget for håndtering av avløpsvann fra inneslutningsakvarier og modellfisk avdelingen, håndtering av hestegjødsel, gjødsel fra produksjonsdyrklinikken og forsøksdyr avdelingen, sug-løsninger for levering av strø fra gnageravdelingene, luthydrolyseanlegget og rørpostsystemet. Forprosjektet for Fellesbygget pågår, og det arbeides med et skisseprosjekt.
3 Valideringsprosjektet har fortsatt med ukentlige møter i november og desember, og vil bli ferdig før sommeren. 2.2. BUT - Brukerutstyrsprosjektet: Det er per i dag ca. 10 arbeidsgrupper (TAT-grupper, Tverrfaglige Anskaffelses Team) i gang i forskjellige faser av innkjøpene. Fra mars starter den største gruppen som inneholder over 40 innkjøpsgrupper. Det vil bli en meget stor brukermedvirkning utover i 2017. Innkjøpene så langt har gått innenfor budsjett. Campusprosjektet har bedt Statsbygg om mulighet til å kunne kjøpe inn noe utstyr sent i prosessen der det er rask teknologisk utvikling og har fått medhold i dette. Parallelt med innkjøpene pågår en gjennomgang av anbudsunderlagene som sendes ut i disse dager. Vår tilbakemelding på innredningsentreprisen som inneholder teknisk beskrivelse av alt fra resepsjonsdisker til gulvbelegg, var at den ser uferdig ut. Statsbygg har sagt at de skal ha en gjennomgang med PG om innholdet i dette underlaget. NMBU mener at anbudet ikke kan legges ut med den nåværende tekniske beskrivelsen. Underlagene for de andre områdene vi har gjennomgått har vært av tilfredsstillende kvalitet. 2.3. FIP Flytte og ibruktakelsesprosjektet: FIP vil i løpet av de 3 neste ukene vurdere de innkomne anbudene på ekstern konsulenttjeneste. Det er nå utpekt 1 intern flyttekoordinator fra BasAm i 50% stilling. Kunstutvalget og Kunstrådet har hatt første møte og omvisning med flyttekoordinator for vurdering av flyttbar kunst. 2.4. IKT: Generelt høyt aktivitetsnivå. Anskaffelse konsulenttjenester: Kontrakt med ÅF Advansia. 2-3 konsulenter er leid inn. Tilsetting: 3 stillinger med fokus på planlegging og sikkerhet er under tilsetting. TAT: Stor deltagelse i TAT-grupper, har sysselsatt 2 til 3 personer fra systemseksjonen hele høsten 2016. Kartlegging og planlegging IKT-prosjekter: Det er satt i gang aktivitet på fire områder som har hastestatus i 2016. I tillegg er det igangsatt kartlegging av arbeidsprosesser i veterinærfakultetet. Urbygningen: Kontinuerlig oppfølging på styringselektronikk og en prosjektorserie som det er reklamasjoner på. Reklamasjonsoppfølging fortsetter i 2017 Maskinhall Sagabygget: Nettverkskabling (fiber Sagabygget-TF-bygget) etablert. Maskinvare etablert.
4 2.5. SHF: Det er fremdeles et relativt stort antall uløste/åpne avvik fra entreprenør, det pågår fremdeles arbeide som skal rette opp problemene (ut-gjødsling, ventilasjon, energiforbruk og FDV, etc). Bruker er ikke fornøyd med tregheten i oppretting av feil og at det stadig påvises nye feil og mangler i utførelsen. Det er en kontinuerlig dialog med Statsbygg rundt dette. Det er oppnådd enighet med Statsbygg om nødvendige endringer i stallen. Disse endringene er under utførelse. 2.6. Urbygningen: Overtakelse fra entreprenør planlegges til utgangen av januar. Etter overtakelse av kontrakt overføres bygningen til ordinær drift ved NMBU. Statsbygg vil følge opp gjenstående reklamasjoner i samråd med NMBU. Statsbygg vil også gjennomføre ettårsbefaringer og øvrige aktiviteter i tråd med reklamasjonsrettigheter i kontrakt. Det er pr. 3.januar fortsatt en rekke punkter hvor det er feil og mangler, som gatevarmeanlegg, kortlåser, varmeanlegget, solavskjermingen, ventilasjon i Festsalen, lysstyring, energimåling og FDV-dokumentasjon. Det mangler som-bygget-tegninger og innreguleringsprotokoller, samt selektivitetsberegninger for elektriske anlegg. 2.7. Kartlegging av driftsutgifter ved SLP Rammeverket for modellen for kartlegging er nesten ferdig utarbeidet, og det er startet et samarbeide med de faglige enhetene for å fremskaffe og legge inn nødvendig informasjon. Modellen vil gi en totaloversikt over driftskostnadene i det nye SLP bygget. De tekniske ble lagt frem for US tidlig i 2016. Modellen som utvikles nå vil i tillegg legge inn de fremtidige organisatoriske/faglige kostnader som ligger til fakultetsnivå. Dette arbeidet vil pågå frem mot sommeren 2017. Det arbeides i parallell med organisasjonsutvikling frem mot innflytting. 3. Campusplanarbeidet: Arbeidsgruppene presenterte den 10.januar 2017 sine foreløpige vurderinger til Rektors ledergruppe (RLG). Vurderingen fra dette møtet er at campusplanarbeidet er i rute for å kunne levere i henhold til plan til Univeristetsstyret 9.mars 2017. Innholdsfortegnelsen i den endelige campusplanen vil ha denne oppbyggingen: 1. Innledning (bakgrunn og mandat) 2. En oversikt over NMBUs arealer og utviklingen fra 2014 til 2019, med tilstandsgrad etc. 3. Arealnormer for kontorarealer, studentarealer og prinsipper for forsknings og undervisningsinfrastruktur.
5 4. Forslag til arealdisponering fra 2019 (0-alternativer inkl. utfasing og sambruk SLP). * 5. Fremstilling av videre perspektiv for utvikling av campus 2020, til 2040 *Det skal fremlegges et forslag til fremdriftsplan og budsjett for aktivitetene som foreslås i de to 0-alternativene. 4. Risiko: Prosjekt Campus samarbeider tett med Statsbygg for å avdekke og forebygge mulig risiko. Statsbygg vil som nevnt i punkt 1 over komme med en ny vurdering rundt tid og kost etter nevnte prosjektrådsmøte.