Eventuelle forfall meldes til Inger Anne Storli, telefon 40040120, e-post inak@fredrikstad.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Møteinnkalling Kulturutvalget Møtested: Fredrikstad rådhus, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 22.04.2009 kl. 16:30 Eventuelle forfall meldes til Inger Anne Storli, telefon 40040120, e-post inak@fredrikstad.kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad, 15.april 2009 NB! Omvisning på Blå Grotte kl. 16:00 til kl.16:30 Saksbehandlingen begynner kl. 16:30 Sakliste Side PS 22/09 Protokoll 4.03.09 - Kulturutvalget 1 PS 23/09 Fredrikstad idrettslag - søknad om driftstilskudd for 2009 3 PS 24/09 Kulturskolen - nye retningslinjer fra 1.8.09 7 PS 25/09 Søknad om støtte til utbedring av kjørerampe 11 PS 26/09 Orientering om situasjonen på Østsiden 15 PS 27/09 Orientering fra den sentrale 17. mai komiteen 2009 17 PS 28/09 Fredrikstad Bibliotek - status mars 2009 19 PS 29/09 Nye veinavn - Glemmen Gård næringspark 27 Nytt veinavn - Heigård Rolvsøy PS 30/09 Fra prosjekt til fast virksomhet - evaluering av fremtidig driftsform for 29 Blå Grotte og overføring av prosjektstillinger til faste stillinger i virksomheten Blå Grotte PS 31/09 Møteplan Kulturutvalget 2. halvår 2009 35 PS 32/09 Søknad om midler til utstilling i Østfløya på Elingaard 39 PS 33/09 Økonomisk støtte til Musikal om rusforebygging 45 PS 34/09 Rapport pr februar 2009 - Kultur- og næringsseksjonen 47 PS 35/09 Høringsutkast reiselivsplan for Østfold 49 PS 36/09 Invitasjoner og billetter til ulike kulturarrangement og tilbakemelding 51 på tolkning av frikortsaken ved kinoen PS 37/09 Oppfølging av politiske vedtak vedtatt i HP 2009-2012 og Budsjett 55 2009 PS 38/09 Interpellasjon - Bendik Riis' gravsted 59 Fredrikstad, 15. April 2009 Anita Vik

Kulturutvalgets møte 22.04.2009 Sakliste PS 22/09 Protokoll 4.03.09 - Kulturutvalget PS 23/09 Fredrikstad idrettslag - søknad om driftstilskudd for 2009 PS 24/09 Kulturskolen - nye retningslinjer fra 1.8.09 PS 25/09 Søknad om støtte til utbedring av kjørerampe PS 26/09 Orientering om situasjonen på Østsiden PS 27/09 Orientering fra den sentrale 17. mai komiteen 2009 PS 28/09 Fredrikstad Bibliotek - status mars 2009 PS 29/09 Nye veinavn - Glemmen Gård næringspark Nytt veinavn - Heigård Rolvsøy PS 30/09 Fra prosjekt til fast virksomhet - evaluering av fremtidig driftsform for Blå Grotte og overføring av prosjektstillinger til faste stillinger i virksomheten Blå Grotte PS 31/09 Møteplan Kulturutvalget 2. halvår 2009 PS 32/09 Søknad om midler til utstilling i Østfløya på Elingaard PS 33/09 Økonomisk støtte til Musikal om rusforebygging PS 34/09 Rapport pr februar 2009 - Kultur- og næringsseksjonen PS 35/09 Høringsutkast reiselivsplan for Østfold PS 36/09 Invitasjoner og billetter til ulike kulturarrangement og tilbakemelding på tolkning av frikortsaken ved kinoen PS 37/09 Oppfølging av politiske vedtak vedtatt i HP 2009-2012 og Budsjett 2009 PS 38/09 Interpellasjon - Bendik Riis' gravsted U.off.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2009/3745 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 39973/2009 Klassering: 033 Saksbehandler: Inger Anne Kilde Storli Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kulturutvalget 22.04.2009 22/09 Protokoll 4.03.09 - Kulturutvalget Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møte 4. mars 2009 tas til orientering Fredrikstad, 2. april 2009 Sammendrag Det vises til møteprotokoll i Kulturutvalget 4. mars 2009. Vedlegg 1. Protokoll fra møte 04.03.2009 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Jfr. Møteprotokoll. Økonomiske konsekvenser Ikke relevans i saken. Ansattes medbestemmelse Ikke relevans i saken. Vurdering saken tas til orientering.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2009/6553 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 39398/2009 Klassering: 223 Saksbehandler: Tom Hermansen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kulturutvalget 22.04.2009 23/09 Fredrikstad idrettslag - søknad om driftstilskudd for 2009 Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Søknad fra Fredrikstad Idrettslag om driftstilskudd på kr. 205.000 for 2009 imøtekommes. 2. Tilskuddet dekkes med kr. 185.000 fra budsjettpost idrettstiltak funksjonshemmede og kr. 20.000 fra budsjettpost driftstilskudd idrettsforeninger. Fredrikstad, 2. april 2009 Sammendrag Fredrikstad Idrettslag (FIL) gir et idrettstilbud til mennesker med bistandsbehov i Fredrikstad. FIL teller vel 50 medlemmer av begge kjønn, fra 16 år og eldre. Idrettslagets aktiviteter er håndball, fotball og innebandy som drives i Kongstenhallen og på Kongstenbanen. FIL deltar hvert år i Østlandsserien i håndball og fotball. Fredrikstad Idrettslag har behov for å øke antall ledere/trenere, men vil ikke klare det uten å øke inntektene. Fredrikstad kommune har siden starten bidratt med det meste av FIL`s inntekter. Tilskuddet for 2008 var kr. 185.000, mens det i år søkes om et tilskudd på kr. 205.000. Fredrikstad Idrettslag gir et så viktig tilbud til bistandstrengende i Fredrikstad at det foreslås å imøtekomme søknaden ved omdisponering av midler over Park og Idrettsbudsjettet. Vedlegg 1. Søknad fra Fredrikstad Idrettslag dat. 6.1. 2009. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) 2. Orientering om aktiviteter i Fredrikstad IL`s regi. 3. Økonomisk oversikt pr. 31.12.08. Saksopplysninger Fredrikstad Idrettslag (FIL) ble stiftet for ca. 9 år siden, som et tilbud til mennesker med bistandsbehov, fortrinns i alderen fra 16 år og eldre.

Idrettslaget har siden starten hatt en stabil medlemsmasse og teller i dag vel 50 medlemmer. Aktivitetene er håndball for damer, fotball og innebandy for menn. FIL har fast treningstid en kveld i uka i Kongstenhallen og på Kongstenbanen (sommersesongen). FIL deltar i Østlandsserien som er en serie i håndball og fotball for utviklingshemmede. FIL har en fast ansvarlig leder og 2-3 trenere. I tillegg benyttes ekstra hjelp på turer og turneringer. Initiativet til å starte FIL ble tatt av kommunens idrettsavdeling, som også er økonomisk ansvarlig for det årlige tilskuddet til idrettslagets drift. I 2008 mottok FIL kr. 185.000 i driftstilskudd fra kommunen. Inntekter totalt utgjorde 228.000 kr. Utgiftene går til å dekke trenerutgifter, halleie, reiser og turneringsdeltakelse. Foreløpig årsregnskap for 2008 viser et lite overskudd. For å kunne opprettholde aktiviteten har FIL behov for å engasjere en trener til, da flere av medlemmene har til dels store hjelpebehov og tilleggshandikap. På arrangementer og turer er idrettslaget pålagt å ha med en kvalifisert medisinansvarlig person. Idrettslagets økonomi gir imidlertid ikke rom for å øke utgiftene, med mindre også inntektene kan økes. FIL søker kommunen om et tilskudd på 205.000 kr. i 2009, som er 20.000 kr. høyere enn fjorårets tilskudd. I budsjettet for inneværende år er det avsatt kr. 225.000 i en egen budsjettpost idrett funksjonshemmede. Fra denne budsjettposten utbetales også tilskudd til andre idrettsklubber som driver aktiviteter for funksjonshemmede og bistandstrengende personer. Økonomiske konsekvenser Det foreslås å overføre kr. 20.000 fra posten driftstilskudd idrettsforeninger til posten idrettstiltak funksjonshemmede. For Park og Idrettsbudsjettet får omdisponeringen ingen konsekvenser. Ansattes medbestemmelse Ikke relevant i saken. Vurdering Fredrikstad Idrettslag gir et viktig tilbud om fysisk aktivitet til mennesker med bistandsbehov i Fredrikstad. Idrettslagets medlemmer kan i liten grad bidra økonomisk til idrettslagets drift, og mulighetene for sponsorstøtte og lignende er også begrenset. Kommunal støtte vil fortsatt danne grunnlaget for idrettslagets drift og aktivitet. Kulturutvalget vedtok i budsjettbehandlingen for 2009 å øke posten driftstilskudd idrettsforeninger fra kr. 450.000 til 610.000. Budsjettet for idrettstiltak funksjonshemmede har vært uendret de senere år, og gir ikke rom for økte tilskudd. For at Fredrikstad Idrettslag skal kunne opprettholde aktiviteten foreslås det å øke kommunens tilskudd for 2009 til kr. 205.000. Økningen i tilskuddet foretas med omdisponering fra budsjettposten driftstilskudd idrettsforeninger.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2009/6559 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 39615/2009 Klassering: 071 Saksbehandler: Mattias Lundqvist Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kulturutvalget 22.04.2009 24/09 Kulturskolen - nye retningslinjer fra 1.8.09 Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kulturskolens retningslinjer vedtas som gjeldende fra 01.08.2009. Fredrikstad, 2. april 2009 Sammendrag Kulturskolens retningslinjer er foreldet og altfor kortfattet i sin nåværende form. Brukere av Kulturskolens tilbud må kunne forvente tydeligere informasjon vedrørende tjenestetilbud og tjenesteleveranse. De nye retningslinjene beskriver rammer og prinsipper for opptak, utmelding, elevbetaling og klageadgang. De viser også til en egen serviceerklæring; denne er under utarbeidelse og vil foreligge før nye kontrakter underskrives for kommende skoleår. Vedlegg 1. Vedlegg: 2. 1 3. Nåværende retningslinjer 4. 5. 2 6. Reviderte retningslinjer fra 1.8.09 7. 8. Gjeldende retningslinjer 9. Nye retningslinjer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kulturskolen har, etter flytting til nye lokaler på Værste, økt sin kapasitet til å ta inn flere elever. Kulturskolen har også fått alt større oppmerksomhet fra publikum, noe som bl.a innebærer flere henvendelser og spørsmål angående skolens tilbud. Foreldre/foresatte har krav på informasjon vedrørende grunnlaget for den avtale som inngås skriftlig med Kulturskolen, og denne informasjon er samlet i retningslinjene. Den formelle informasjonen som finnes tilgjengelig idag, og som beskriver rammer og prinsipper for Kulturskolens undervisningstilbud, kan synes altfor mangelfull. Dagens retningslinjer inneholder dessuten betalingssatser, noe som vedtas separat av Bystyret i

forbindelse med årsbudsjett-behandling i desember. Gjeldende prisliste er under revidering, og planlegges forelagt Bystyret ifm budsjettbehandlingen 2010. Kulturskolen har pr i dag ingen tjenestebeskrivelse/serviceerklæring. Økonomiske konsekvenser Ikke relevans i saken Ansattes medbestemmelse Ikke relevans i saken Vurdering Forslag til nye retningslinjer for Kulturskolen inneholder oppdaterte opplysninger som er tilpasset Kulturskolens nye forutsetninger og muligheter. De tydeliggjør grunnleggende premisser for hva brukeren kan forvente av Kulturskolen, og hva brukeren må forholde seg til med hensyn til frister, oppfølging, betaling og klageadgang. Retningslinjene viser også til nærmere informasjon i prisliste (vedtas av Bystyret) og serviceerklæring. Det arbeides nå med en serviceerklæring for Kulturskolen som skal foreligge ved semesteroppstart i august 2009. Retningslinjene kan anses som grunnlag for den skriftlige kontrakt som tegnes mellom brukeren og Kulturskolen, og bør derfor inneholde relevante opplysninger. Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å vedta foreslåtte nye retningslinjer for Kulturskolen som gjeldende fra 1. august 2009.

Retningslinjer for kulturskolen i Fredrikstad Elevplass Elevens plass bekreftes skriftlig for hvert skoleår innen 1. juni. Eleven kan risikere å miste sin elevplass hvis ikke kontingenten eller hvis oppmøtet er mangelfull. Det er anledning til å si opp en elevplass for vårsemesteret med frist 1. desember. Priser En elevplass koster kr 2400,- per år. Deltar en elev på mer enn ett tilbud, koster det fra og med andre tilbud kr 1560,- per år. Instrumentleie koster kr 500,- per år inkl. mva. Fakturering skjer ved semesterstart høst og vår. Administrasjonsgebyr på kr 200,- belastes hvis man sier fra seg bekreftet plass før skolestart. Permisjon Permisjon kan søkes fra og med 4. skoleår ved Kulturskolen. Permisjon søkes for ett skoleår og kan bare innvilges en gang. Skriftlig søknad må være Kulturskolens i hende innen 1. juni.

Retningslinjer for Kulturskolen i Fredrikstad Opptak Hovedopptak for nytt skoleår skjer fra 15. mai. Tilbud ved Kulturskolen gis for ett skoleår av gangen og må bekreftes på nytt hvert år. Det tilbys også kortere kurs hvor opptak også skjer i løpet av året. Elevplass Bekreftelse av elevplass skjer skriftlig ved førstegangsopptak og ved tilbud om fotsatt plass for nytt skoleår. Permisjon innvilges bare i spesielle tilfeller etter vurdering av skriftlig søknad. Eleven kan risikere å miste sin elevplass hvis ikke kontingenten betales eller hvis fremmøtet er mangelfullt. Førstegangselever som sier opp plassen senest to uker etter oppstart, belastes med et administrasjonsgebyr (gjelder ikke ved kortere kurs). Skriftlig oppsigelse av elevplass gjeldende fra 1. januar, har frist 1. desember. Elevbetaling Elevbetalingen er en egenandel for tilbud ved Kulturskolen og fastsettes årlig av Fredrikstad kommune. Elevbetalingen faktureres to ganger pr år. Det gis 25% søskenmoderasjon på full pris fra barn nr. to, forutsatt samme betaler. Innenfor fagområdet dans gis det 25% moderasjon fra tilbud nr to ved deltagelse på flere tilbud. Det gis ingen moderasjon på korte kurs eller på allerede moderert pris. Det vises for øvrig til gjeldende prisliste Klageadgang Kulturskolen har egen serviceerklæring. Denne er tilgjengelig på Kulturskolens kontor samt på hjemmesiden. Det er vanlig klageadgang etter forvaltningsloven. Eventuell klage rettes til Fredrikstad kommune. Retningslinjene er reviderte med virkning fra 01.08.2009

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2009/3936 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 29170/2009 Klassering: 223 Saksbehandler: Turid Syversen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kulturutvalget 22.04.2009 25/09 Søknad om støtte til utbedring av kjørerampe Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Søknad om støtte til utbedring av kjørerampe i Moloområdet i Engelsviken avslås. Fredrikstad, 12.03.09 Sammendrag Engelsviken Havnenemd søker om støtte til utbedring av kjørerampe i moloområdet i Engelsviken. Det finnes ikke midler på kulturbudsjettet til slike tiltak, og rådmannen foreslår at søknaden avlås. Vedlegg Søknad Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Engelsviken Havnenemd søker om støtte til utbedring av kjørerampe i moloområdet i Engelsviken. Den eksisterende kjørerampen er i dag i bruk men den har begrenset nytteverdi da den er for bratt for de fleste vanlige biler. Det er mange i Engelsviken og omegn som ikke har båtplass, og det er derfor et fint supplement til allmenheten å benytte seg av en slik mulighet. Prisoverslag for kjørerampe er kr 103 000. I tillegg kommer en del dugnad som båtforeningens medlemmer vil ta seg av. Det er søkt i Kystverket, Fylkesmannen og kommunen og planene er godkjent. Økonomiske konsekvenser Ingen

Ansattes medbestemmelse Ikke relevant Vurdering I henhold til retningslinjer for tilskudd til kulturarbeid finnes det ikke midler på budsjettet til slike tiltak det her søkes om støtte til. Rådmannen foreslår at søknaden om støtte til kjørerampe i Engelsviken avslås.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2006/14560 Dokumentnr.: 8 Løpenr.: 36732/2009 Klassering: Saksbehandler: Turid Reknes Løvland Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Fredrikstad ungdomsråd 21.04.2009 5/09 Kulturutvalget 22.04.2009 26/09 Orientering om situasjonen på Østsiden Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Orienteringen om situasjonen på Østsiden tas til orientering. Fredrikstad, 26. mars 2009 Sammendrag Borge fritidsklubb, Avanti: Flyttingen av Avanti ser pr. dags dato ut til å ha gått uten store problemer. Besøket har vært noe ustabilt, men ser nå ut til å være på vei opp. Det er fortidlig å si noe om hvordan dette vil utvikle seg. Det er kort tid siden man flyttet inn i nye lokaler, men det er allikevel viktig å tenke alternative steder når det skal planlegges nye bygg i området. En fritidsklubb kan sees i sammenheng med en ny idrettshall på nye Nabbetorp skole. Torsnes fritidsklubb, Drop-In: Det ble foretatt en vurdering av muligheten for å utvide åpningstiden på Torsnes fritidsklubb. Man kom da fram til at dette var mulig ved å gjøre en liten intern omrokering av personalet i virksomheten. Man har utvidet tilbudet med totalt 2,5 timer og dette har gitt et juniortilbud i tidsrommet 17.00 20.00 og et ungdomstilbud i tidsrommet 20.00-23.00. Fritidsklubben har hatt et meget godt besøk spesielt av eldre juniorer i 2008. Virksomheten følger opp ønsket om å kunne gi disse et videre tilbud på Drop-In når de nå er over i ungdomsalderen. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Borge fritidsklubb, Avanti: I midten av januar ble Avanti flyttet fra Borge ungdomsskole til Nabbetorp skole p.g.a. synlig muggsopp og generelle fuktproblemer i lokalene. Umiddelbart så flyttingen av Avanti ut til å gå uten store problemer. De første ukene kom både nye brukere fra Nabbetorp og de som hadde gått på Avanti tidligere. Per dags dato kan det se ut til at det er noen flere brukere fra

Nabbetorp området enn Borge Sellebakk området. Det er allikevel alt for tidlig å si noe om dette vil være trenden framover da vi har hatt åpent altfor kort tid. Ungdommen i Borge ønsket seg enn klubb på Sellebakk, men dette var ikke mulig i januar p.g.a. mangel på ledige lokaler i dette området. Det er kort tid siden man flyttet inn i nye lokaler, men det er allikevel viktig å tenke alternative steder når det planlegges nye bygg i området. En fritidsklubb kan sees i sammenheng med en ny idrettshall på nye Nabbetorp skole. Torsnes fritidsklubb Drop-In: Det har over lengre tid vært et sterkt ønske fra de eldre juniorene i Torsnes om et ungdomstilbud knyttet til fritidsklubben Drop-In. I løpet av 2008 hadde Drop-In et snittbesøk på 90 pr. kveld og i denne gruppen var ca 60 siste års juniorer. Disse ungdommene har tidligere gitt utrykk for sitt ønske om et ungdomstilbud gjennom en underskriftskampanje som er overlevert leder av kulturutvalget. I tillegg til dette har klubbleder ved Drop-In fått henvendelser fra foreldre som sterkt ønsker at deres ungdommer skal kunne ha et tilbud på Drop-In. Foreldrenes argument er at de ønsker at deres ungdommer blir i nærmiljøet og ikke reiser inn mot byen. Situasjonen nå er at mange henger på utsiden av lokalene i åpningstiden til juniorklubben. Det har kommet forslag fra ansatte og brukere om å dele kvelden mellom ungdom og junior da dette ikke vil medføre store ekstrakostnader. Forslaget medfører at vi må utvide tilbudet totalt med 2,5 time pr. kveld. Fredagskveldene blir da slik at juniorene får tilbud fra kl. 17.00 til 20.00 og ungdommene fra kl. 20.00 til 23.00. Virksomhetsleder har igangsatt tiltak som medfører at man kan få dette til innenfor egne rammer ved intern omrokering. Økonomiske konsekvenser En deling av kvelden mellom junior og ungdom som medfører en utvidelse på 2,5 timer pr. kveld vil få en merkostnad på Drop-In på kr. 44.000 pr. år. Dette medfører kun økning i lønnskostnader. Kostnaden tas innenfor virksomhetens egen ramme ved intern omrokering. Ansattes medbestemmelse Ansatte og tillitsvalgte har vært med i drøftingene. Vurdering Det pågår en kontinuerlig vurdering i forhold til å finne lokaler nærmere Sellebakk med bussforbindelse begge veier for å få en tilfredstillinde plassering av klubben. Selv om tendensene har vært gode etter flytting vil et lokale på Sellebakk medføre at man lettere når barn og unge i de aktuelle områdene. Det er et stort behov for en ungdomsklubb i Torsnes da det ikke er andre tilbud til ungdommen i nærmiljøet på fredagskveldene. Dette medfører at de oppholder seg på utsiden når juniorene har klubb og det kan medføre uheldige episoder. Vi har vurdert at det beste er å gå dem sitt eget tilbud. Virksomheten har mulighet til å gi dette tilbudet med små interne omrokeringer.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2008/19257 Dokumentnr.: 21 Løpenr.: 36202/2009 Klassering: X01 Saksbehandler: Kirsten Høie Gudevold Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kulturutvalget 22.04.2009 27/09 Orientering fra den sentrale 17. mai komiteen 2009 Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken tas til orientering. Fredrikstad, 26.03.09 Sammendrag Kultur- og Næringsseksjonen har ansvaret for 17. mai i sentrum og innehar sekretærfunksjonen i 17. mai komiteen. Komiteens ansvarsområde er økonomi- og budsjettstyring, sette opp 17. mai programmet, anmode skolene om å finne elever som kan holde appell ved bekransningen i Kirkeparken og på Tollbodplassen før togavgang. Videre skal komiteen bestille lydmann og lydanlegg til Kirkeparken og Tollbodplassen samt skaffe en oversikt over lag og foreninger som har jubileum. Oppgavene blir fordelt mellom komiteens medlemmer. De viktigste endringene i år er at man er tilbake på Tollbodplassen, og at man planlegger å utvide familiearrangementet i Kirkeparken. Det er også rettet en spesiell henvendelse til russen ift russetoget og dens betydning for det helhetlige arrangementet. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Den sentrale 17. maikomiteen består av: To valgte politikere, leder og nestleder 1 representant fra Fredrikstad Musikkråd 1 representant fra Fredrikstad Speiderråd 1 representant fra Fredrikstad Idrettsråd 1 representant fra Den norske kirke Sekretariatet blir ivaretatt av Kultur og Næring - stab

Komiteen har en meget hektisk vinter/vår hvor man planlegger og forbereder en meget omfattende feiring i Fredrikstads gater. Komiteen skriver blant annet brev til alle korps med spørsmål om de ønsker å delta i hovedtoget i sentrum og etablerer også kontakt med Teknisk drift ifm merking av gater. Politiet blir orientert om årets arrangement og årets togrute. Har kommunen offisielle gjester 17. mai inviteres de til å delta i hovedtoget. Russepresidentene og togsjefene ved Frederik II vgs og Glemmen vgs blir også kontaktet og deltar på noen av komiteens møter. Transport av elever/ korps som deltar i sentrum, dekkes av komiteen. Nabbetorp skole og Gudeberg barne- og ung.skole har sitt eget morgentog på Østsiden. Skolene i Borge, Kråkerøy, Onsøy og Rolvsøy også egne morgentog og blir invitert til å delta med et klassetrinn i hovedtoget. Nytt i 2008 var et stort familiearrangementet i Kirkeparken som inkluderte telt med plass til 300 personer, salgsboder, musikk i paviljongen, turnoppvisning, teateroppvisning, aktiviteter/ leker, sykkeldrosjer med mere. Vinneren av det beste innslaget i toget ble offentliggjort i Kirkeparken og mottok en sjekk på kr. 5.000,-. I år utvider vi familiearrangementet og holder åpent fra kl. 09.30 kl. 15.00. Økonomiske konsekvenser Det er bevilget 340.000 kroner til 17. mai feiring 2009 i Fredrikstad. 250 000 går til feiring i sentrum, 90 000 til distriktene. Ansattes medbestemmelse Ingen møter er avholdt mellom komiteen og fagforeningene. Vurdering Familiearrangementet i Kirkeparken ble, på tross av været i fjor, betegnet som et meget vellykket arrangement. Komiteen vil i år sørge for at dette utvides både i omfang og åpningstid. I tillegg til den planlagte utvidelsen av familiearrangementet er det i år lagt opp til at man på nytt skal ha oppmøteplass på Tollbodplassen. Dette medfører en forenkling av gjennomføringen og er godt mottatt av de involverte partene. Russens rolle i feiringen er meget viktig for den totale gjennomføringen. Dette har man forsøkt å gi et spesielt fokus i årets forberedelser. Det er i forkant av planleggingen tatt initiativ i forhold til russetogets innhold og det fokuset man har sett i det siste på krig mot russen med vann og sprayflasker. Komiteen håper at man fra russens side tar aktivt tak i de utfordringene man har på dette området.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2008/13891 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 39562/2009 Klassering: 614 Saksbehandler: Bjørg Gjærdingen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kulturutvalget 22.04.2009 28/09 Fredrikstad Bibliotek - status mars 2009 Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken tas til orientering Fredrikstad, 2. april 2009 Sammendrag Saken tar for seg en kort beskrivelse av situasjonen ved kommunens tre bibliotek. Høsten og vinteren har vært preget av omstendigheter som har påvirket driften ved alle tre driftsstedene. Situasjonen ved hovedbiblioteket er preget av byggets tilstand og forventingene til arbeidet med bygningsmasse og drenering. Ved Borge bibliotek har man igangsatt aktiviteter for å følge opp bystyrevedtaket fra desember 2008. Vedlegg Arbeidstilsynets rapport av 20.03.2009 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Hovedbiblioteket: Fredrikstad bibliotek, ved hovedbiblioteket, ble kåret til Norges 5.beste bibliotek i en landsomfattende avstemming for kort tid tilbake, det er formidabelt med tanke på dagens situasjon. Mye dreier seg om personale og åpningstider på hovedbiblioteket pr i dag. Det er for tiden veldig knapt med personale i påvente av den forestående rehabiliteringen. Ti personer er fortsatt kun på filialene, og 1.mai går to biblioteksekretærer av med pensjon, totalt 1,2 stillinger. 0,6 av disse blir ikke erstattet. Servicen er dessverre en god del redusert. Åpningstiden er redusert med ni timer i uka, og det er en del sentrale oppgaver som blir forsinket eller ikke utført. Musikkavdelingen blir etter 1.mai helt ubemannet. Boken kommer - tjenesten kan vi gjennomføre fram til sommeren, men det usikkert om den kan opprettholdes fra høsten. Dette henger sammen med avgangen til biblioteksekretærer.

Med reduserte åpningstider og nedsatt service gjør dette klare utslag både på besøks og utlånstallene. Utlånet for januar og februar 2009 sammenlignet med 2008 viser en nedgang på 4000 pr. mnd. Dette er et veldig høyt tall og det vil kreve en stor innsats fra virksomheten å få dette opp igjen. Det settes derfor lit til at Teknisk Drift (TD) holder sin tidsplan slik at biblioteket kan komme i gang med dette så fort som mulig. Rehabilitering er så smått i gang, men den store prosessen med drenering starter i juni. I følge Teknisk Drift skal dette arbeidet være avsluttet i oktober. Det er noe usikkert om vi må gjennom en periode med tørking og restaurering av bygget før det er mulig å tilbakeføre noen av de ansatte fra filialene til hovedbiblioteket. Først når det er tatt nye luft/fuktprøver av huset og disse er fine kan vi forvente å komme i normal drift. Som det ser ut i dag kan det gå hele 2009 før dette kan skje. Underveis i den lange prosessen dette har vært har vi utviklet et godt samarbeid med TD. Det som både Arbeidstilsynet og vi vil påpeke er at dette har tatt uforholdsmessig lang tid og skapt store problemer for driften. Arbeidstilsynets rapport ligger vedlagt til saken. Onsøy bibliotek: Onsøy bibliotek har et relativt stabilt utlån og besøk. Der har man klart å bli en aktør, særlig i forhold til ungdomsskolen som jo er nærmeste nabo. Her er det et velfungerende samarbeid til nytte for alle parter. Nå mens det er reduserte åpningstider på hovedbiblioteket har det vært forsøkt med utvidede tider, men det har ikke gjort utslag på verken besøks- eller utlånsstatistikken. Det er vanskelige arbeidsforhold ved filialen for tiden. Det er flere som har sitt daglige virke ved hovedbiblioteket som er overflyttet til Onsøy, dette skaper praktiske vanskeligheter i forhold til fysiske arbeidsplasser, men også arbeidsoppgaver. Dette blir det også utfordringer av når det gjelder det psykososiale arbeidsmiljøet. Skulle rehabiliteringsprosessen bli forskjøvet i forhold til oppsatte plan fra TD må vi komme fram til andre løsninger. Borge bibliotek: Borge bibliotek ble av Bystyret vedtatt opprettholdt, med noen føringer på driften. I tillegg til å være en bibliotekfilial skal det legges vekt på integrering og nærmiljøet. For å kunne få oversikt over hvilke tilbud det er fornuftig å satse på ble det gjort en liten telling i forhold til innvandrere og deres bruk av biblioteket. Tellingen gikk over fire uker fra midten av januar til midten av februar. Snittet her var syv besøkende med innvandrerbakgrunn pr. dag, totalt et snitt på 57 besøkende pr. dag. Dette var mindre enn forventet og man har besluttet å la dette påvirke retningslinjene for utviklingen av det videre tilbudet. Hovedvekten vil bli lagt på å få til en god møteplass. Dette innebærer flere muligheter til å sette seg ned og benytte blant annet aviser og tidsskrifter. Det vil bli gjort noen praktiske grep for å få til dette, så som flere arbeids/sitteplasser og flere pc er. En slik endring vil medføre behov for å redusere bokmengden i lokalet. Det blir også lagt opp til en mer skjermet barneavdeling slik at grupper kan benytte denne hvis de ønsker det. Det er i tråd med bystyrevedtaket opprettet samarbeid med Åpen barnehage, Sellebakk Lokalsamfunnsutvalg, og det er etablert kontakt med skolene. Fra bibliotekets side er det lagt vekt på at biblioteket kan legge til rette for aktiviteter, men at vi ikke kan stå for aktivitetene alene. Utvalget av tilbud både når det gjelder rene bibliotekstilbud og andre aktiviteter vil bli tilpasset de enkelte brukergrupper. Filialen er usikker på hvordan dette vil gjøre seg utslag særlig i forhold til besøk. Utlån og besøk har holdt seg stabilt de siste månedene, dette er betenkelig med utgangspunkt i den intense aktiviteten lokalsamfunnet har lagt for dagen for å opprettholde driften, der var det forventet en merkbar økning.

Også Borge bibliotek har utfordringer på grunn av situasjonen ved hovedbiblioteket. Det er midlertidig tilrettelagte arbeidsplasser for utplasserte også der, og arbeidsoppgavene fordeles utover. Som for Onsøy bibliotek er det viktig for miljøet at rehabiliteringsprosessen følger oppsatt tidsplan. Aula og overlyssal: Administreringen av aula og overlyssal ble på et tidspunkt overført til Kulturkontoret. Etter en rehabilitering er det et ønske at dette tilbakeføres til biblioteket. Biblioteket ser flere muligheter til å benytte disse lokalitetene uten at det trenger å gå ut over utleiemulighetene. Vi har blant annet arrangert litteraturfestivaler der tidligere, dette vil vi gjerne gjenoppta når forholdene tillater det. Det arrangeres en rekke forfattertreff og fordrag i bibliotekets lokaler, disse er som regel overfyllte og kunne med fordel flyttes til større lokaler. Biblioteket får en rekke tilbud om ulike utstillinger som det takkes nei til på grunn av plassen, her kan overlyssalen benyttes. Med aulafløyens beliggenhet er det naturlig å se denne som en del av biblioteket. Det forventes lagt frem en sak om dette i løpet av 2009. Økonomiske konsekvenser Utsettelser i fremdriften knyttet til hovedbiblioteket kan få økonomiske konsekvenser for årets budsjett. Det vil være nødvendig å sette inn flere vikarer for unngå ytterligere redusert åpningstid og reduksjon i service til publikum. Ansattes medbestemmelse Det avholdes månedlige personalmøter og HMS-møter, filialmøter hver 14.dag i tillegg til orienteringsmøter vedr. framdriften av rehabiliteringen. Vurdering Det er av stor betydning for biblioteket at de planlagte tidsfrister holdes i forhold til drenering og rehabilitering av hovedbiblioteket. Situasjonen ved bibliotekene er prekær og det skal lite til før man står ovenfor utfordringer som kan få store konsekvenser for driftsnivå og tilbud til befolkningen. Samarbeidet med HMS avdelingen, Teknisk Drift, tillitsvalgte og andre aktører er viktig for hvordan det endelige resultatet blir. Borge Bibliotek jobber videre med planene om å utvikle biblioteket i tråd med de vedtak som er gjort av bystyret. En avrapportering rundt status for dette arbeidet planlegges lagt frem i desember.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2008/2452 Dokumentnr.: 18 Løpenr.: 41125/2009 Klassering: L32 Saksbehandler: Turid Syversen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kulturutvalget 22.04.2009 29/09 Nye veinavn - Glemmen Gård næringspark Nytt veinavn - Heigård Rolvsøy Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Nye veinavn Glemmen Gård næringspark gis navnet vei A Smørbøttaveien og vei B Skredderveien. 2. Nytt veinavn Heigård Rolvsøy gis navnet Hasserheien. Fredrikstad, 07.04.09 Sammendrag Det er i forbindelse med reguleringsplan over Glemmen Gård næringspark behov for 2 nye veinavn. Forslag på vei A Smørbøttaveien. Forslag på vei B Skredderveien. Det er også i forbindelse med reguleringsplan for Heigård på Rolvsøy behov for ett nytt veinavn. Forslag Hasserheien. Sakene har vært sendt historielagene og lokalsamfunnsutvalgene i områdene til uttalelse og forslag til veinavn. Navnforslagene har vært bekjentgjort på vanlig måte, men ingen innsigelser er mottatt. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Reguleringsplan og kartutsnitt over områdene. Mottatte uttalelser i saken. Saksopplysninger Det er behov for to nye veinavn i forbindelse med reguleringsplan over Glemmen Gård næringspark. Vei A: Hovedvei gjennom området. Vei B: Vei inn til Glemmen Gård. I forbindelse med reguleringsplan for Heigård Rolvsøy er det behov for ett nytt veinavn. Sakene har vært sendt historielagene og lokalsamfunnsutvalgene i områdene til uttalelse. De har kommet med følgende forslag til veinavn: Glemmen Gård næringspark. Forslag vei A Smørbøttaveien. Forslag vei B Skredderveien.

Heigård Rolvsøy: Forslag Hasserheien. Navnforslagene har alle tilknytning til områdene. Forslagene har vært annonsert i lokalavisene og vært sendt brannvesenet og politiet til uttalelse, men ingen uttalelser er mottatt innen fristens utløp. Økonomiske konsekvenser Ingen. Ansattes medbestemmelse Ikke relevant. Vurdering I den grad det er mulig, vil det være riktig å bruke veinavn med stedstilknytning. I dette tilfelle hvor historielag og lokalsamfunnsutvalg fremmer forslag med tilknytningen til de aktuelle områdene foreslår rådmannen å følge innstillingen til dette.

FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2008/16280 Dokumentr.: 2 Løpenr.: 39276/2009 Klassering: 614 Saksbehandler: Dag Willien Eriksen Møtebok NB! Denne erstatter sak nr. 30/09 i det utsendte sakskartet. Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Samarbeids- og arbeidsmiljøutvalget for Kultur-og næringsseksjonen 22.04.2009 1/09 Kulturutvalget 22.04.2009 30/09 Blå Grotte - fra prosjekt til fast virksomhet Rådmannens innstilling 1. Evalueringsrapporten tas til orientering 2. Blå Grotte etableres som kommunal virksomhet i tråd med de budsjettrammer og målsetninger som ligger i kommunens handlingsplan 3. Blå Grotte videreføres med 5 stillingshjemler. Det opprettes en fast stillingshjemmel som virksomhetsleder for Blå Grotte som deretter utlyses eksternt. Fredrikstad, 01.04.2009 Sammendrag Saken bygger på erfaringer fra to års drift, den interne evalueringen av det igangsatte prosjektet Blå Grotte, og en ekstern evaluering av Blå Grotte konseptet og mulige fremtidige driftsformer. Saken tar opp omdanningen fra prosjekt til virksomhet, og behovet for å etablere en stillingshjemmel som virksomhetsleder for Blå Grotte. Til slutt tar saken opp diskusjonen om endring av fremtidig driftsform sett i lys av de organisatoriske endringene som gjennomføres i kommunen denne våren. På bakgrunn av situasjonen i Fredrikstad og de betraktningene som gjøres i evalueringsrapporten foreslår rådmannen at kulturutviklingsrollen opprettholdes i kommunal regi og at kulturhuset forblir en kommunal virksomhet. Vedlegg Rapport fra Nils Gunnerud Kulturarena Fredrikstad evaluering av organisasjonsform Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KNU sak 45/08 av 05.11.2008 med vedlegg KNU sak 62/08 av 18.12.2008 med godkjent Handlingsplan og budsjett 2009-2012 Rapporten: Foreløpig evaluering av Blå Grotte Mandatet utarbeidet til Nils Gunnerud

Saksopplysninger 1. Bakgrunn for prosjektet Blå Grotte Prosjektet hadde som bakgrunn at ombyggingen av de gamle kinoene Blå Grotte og Speilet til kulturscener og saler var i ferd med å sluttføres. Sammen med rådhus, ny kino samt nytt hotellkompleks skulle kvartalet danne tyngdepunktet i sentrum og kunne gi mange synergier gjennom samarbeid. I planen skulle kulturhuset benyttes av byens kulturkrefter, men ville også kunne bringe mange interessante forestillinger og arrangementer til Fredrikstad. For mer informasjon om bakgrunn vises det til evalueringsrapporten presentert i sak 45/08 av 05.11.2008. Blå Grotte er omtalt og behandlet i kulturmeldingen, kommunestyret, og kultur- og næringsutvalget i flere omganger. Kultur- og næringsutvalget vedtok i 2006 prosjektdirektivene for Blå grotte fase 1 og fase 2. Til sammen utgjorde disse det endelige prosjektdirektivet for perioden mai 2006 til 31 desember 2008. Kulturhuset Blå Grotte ble åpnet april 2007. Utvalget besluttet i november 2008 å forlenge prosjektet frem til sommeren 2009 i påvente av å få en ekstern evaluering av mulige driftsformer for kulturhuset Blå Grotte. 2. Kort fra den interne evalueringsrapporten Den interne evalueringsrapporten viser at måloppnåelsen i perioden har vært svært god sett i lys av de målene man satt seg før gjennomføringen av prosjektet. De gode resultatene er tydelige selv om evalueringen er gjennomført på bakgrunn av vel ett års drift. Erfaringene så langt viser at man i stor grad har lykkes i å drive et kommunalt kulturhus, og at man raskt har kommet i inngrep med kulturlivet. Rapporten peker på at:..scener og saler i stor grad innfrir de forventningene som var knyttet til scenetekniske løsninger og utstyr...blå Grotte fungerer godt som egen virksomhet men at det er viktig å se helhetlig på de offentlig scener og saler (herunder et tett samarbeid med St. Croix)..man har klart å nå de vesentligste målene i forhold til markedsføring og informasjon...programmering og kontakt med ulike samarbeidspartnere har vært på høyde med godt etablerte kulturhus...subsidieringen av leieprisene for det frivillige kulturlivet stimulerer til økt bruk av Blå Grotte og Speilet og gir en fantastisk ramme for de lokale aktørene. Selve vurderingen av den fremtidige organiseringsmodellen var også et viktig element i den interne evalueringen. Før oppstart diskuterte man mange ulike driftsmodeller for det nye kulturhuset. Valget falt på å etablere en driftsmodell hvor kulturhuset Blå Grotte ble etablert som en egen kommunal virksomhet. Det ble i 2006 vurdert som det mest optimale og ressurseffektive når man kunne etablere flere fellestjenester sammen med St. Croix huset. Dette samarbeidet har fungert meget godt i forhold til programmering (oppsett av program for scenene) og markedsføring. Samtidig har det vært en styrke for Blå Grotte at man har en egen profil og en egen identitet i Fredrikstad. 3. Behandlingen i KNU møte 05.11.2008 Prosjektperioden for Blå Grotte gikk etter planen ut desember 2008. Rådmannen la derfor frem en sak i november 2008 hvor man, på bakgrunn av gjeldende handlingsplan og den foreløpige evalueringsrapporten, ba om at man omdannet prosjektstillingene ved Blå Grotte til faste stillinger i en kommunal virksomhet. Kultur- og næringsutvalget tok ikke stilling til prosjektstillingene, men vedtok å ta evalueringen til orientering og å utvide prosjektperioden med 6 måneder. I ett nytt punkt 2 la KNU i tillegg inn følgende bestilling: KNU ber på bakgrunn av evalueringsrapporten rådmannen om å utrede mulighetene for alternativ organisering av kommunens scener. En ekstern utredning bør sette dagens

organisering opp i mot en vurdering av en funksjonsmodell og muligheten for å etablere et kommunalt foretak (KF). Utredningen bes fremlagt som egen sak for KNU våren 2009 Kultur- og næringssjefen har på bakgrunn av dette engasjert kulturhuskonsulent Nils Gunnerud til å gjennomføre en slik utredning. Utrdeningen omtales senere i saken. 4. Budsjett 2009-2012 og endringer i handlingsplanen I etterkant av Blå Grotte behandlingen i november ble det i KNU sitt budsjettmøtet den 18.12.2008 besluttet å endre på de økonomiske rammene for driften av Blå Grotte. Resultatet ble en reduksjon av Blå Grotte sitt driftsbudsjett og endret fokus i handlingsplanens teksdel. I etterkant av vedtaket har Blå Grotte utarbeidet en ny drifts- og handlingsplan som reduserer ambisjonene om egen programmering, reduserer bemanningen og justerer organiseringen av det interne arbeidet. Et hovedtrekk i endringene er at Blå Grotte må legge mindre vekt på rollen som kulturutvikler i Fredrikstad. Gjennom et høyere nettobudsjett finansiert av kommunen har man kunnet tillate seg å subsidiere det lokale kulturlivet med leie og infrastruktur, programmere et rikt og bredt musikk og teatertilbud, og igangsette samarbeid med store tunge aktører som Riksteateret, Rikskonsertene og Østfold kulturproduksjon. Reduksjon av budsjettet medfører at man blir nødt til å revurdere vektingen av to sentrale virkemidler; nemlig utleie og programmering. Som utleieaktør har man tilbudt lokale, regionale, nasjonale og internasjonale aktører scener som det er mulig å leie seg inn på med sine forestillinger, aktiviteter, kurs og konferanser. Her står huset for lokaler, utstyr og personalressurser som man betaler for. Man kan si at man leier ut møblert med fagpersonell. Utleie er en relativ sikker aktivitet som gjennomgående tilfører en nettoinntekt selv om aktiviteten krever en betydelig grad av personalressurser. Mange hevder at programmering er en nødvendig aktivitet for å kunne kalle seg et kulturhus. Litt forenklet betyr programmering at vi tilrettelegger for et program som gir en lett blanding av innleide artister, lokale arrangementer, kurs og konferanser og arrangementer/konserter som vi selv kjøper inn og produserer. Sammensetningen av dette programmet er viktig, og vanskelig, da vi må ta mange lokale hensyn samtidig som vi skaper en merverdi. Den vanskeligste delen av programmeringen er allikevel knyttet til kulturutviklingsrollen. Uansett hvordan man ser på det, er det gjennom en selvstendig programmering et kulturhus bidrar med det man kan kalle en bevisst kulturutvikling. Erfaring viser at det er mye større usikkerhet rundt inntjeningen på denne typen arrangementer. Egen programmering legger derfor ofte beslag på deler av det tilskuddet som kommunen gir til driften av kulturhuset. I den foreløpige evalueringen er man tydelig på at en egen programmering er en risikosport som krever betydelige personalressurser og en egen økonomi. Programmering Light kjennetegnes primært av at man må programmere færre aktiviteter, men det kan også bety at man kun forholder seg til noen få faste samarbeidspartnere. Uansett vil egen programmering ha større betydning for utviklingsrollen enn som netto bidragsyter i budsjettet. Styringsgruppen for Blå Grotte har på bakgrunn av dette konkludert med at man i veldig liten grad vil kunne gjennomføre egen programmering med gjeldende budsjett. Det nye budsjettet for 2009-2012 legger opp til en brutto omsetning på ca 5,6 millioner kroner. For å kunne sikre en slik inntjening med en grunnfinansiering fra kommunen på 2,58 millioner kroner vil det være nødvendig å legge til rette for en organisasjon som kan ivareta en positiv inntjening.

En målsetning blir å redusere risiko. Det viktigste for Blå Grotte blir derfor å ivareta det lokale kulturlivet gjennom å tilby en scene som man kan benytte til å utøve ulike former for kultur i Fredrikstad. I den grad det er mulig vil man søke å få til et samarbeid med de største og viktigste nasjonale og regionale aktørene. Salg av tjenester som markedsføring, lys og lyd, samt kiosk- og barvarer vil måtte bli viktigere for Blå Grotte. Hovedfokus for arbeidet i 2010 2012 blir derfor: Utleie til lokale kulturaktører Utleie til nasjonale og regionale aktører med kommersielt fokus Samarbeid om kurs og konferanser Aktiv inntjening gjennom salg av tjenester samt drift av kiosk og bar Samarbeid med Riksteateret, Rikskonsertene og Østfold kulturproduksjon En planlagt omsetning på 5,6 millioner kroner tilsier at man maksimalt kan ha en bemanning i størrelsesordenen 5 personer inklusive virksomhetsleder. Det utarbeides stillingsbeskrivelser på bakgrunn av den gjeldende bemannings- og økonomisituasjonen. Beregninger tilsier, sett i lys av de arbeidsoppgavene man ser for seg å betjene, at man primært skal fokusere på utleie, salg av tilleggstjenester og en viss grad av samarbeid/programmering. Når man knytter sammen det fokuset man ønsker å ha for driften med budsjett og nøkkelroller har man kommet frem til at det er realistisk og nødvendig å etablere en organisasjon med 5 faste stillinger. Stillingene skal ivareta det gjeldende behovet for virksomhetsledelse, programmering, utleie, markedsføring, vertskap/scenemester, teknisk vedlikehold, lyd, lys med mer. I tillegg til de hovedrollene som legges til de ulike stillingene må den enkelte forvente å ta del i flere ulike fellesroller avhengig av vaktsystem og antallet arrangementer. Eksempler på slike oppgaver er kjentmann, låsing, ivareta samarbeidsavtaler, bar, servicemedarbeider m.m. 5. Hovedpunkter fra den eksterne evalueringen av driftsformer for kulturscenene: I februar 2009 ble Nils Gunnerud engasjert som utreder for å følge opp bestilling fra KNU møtet i november. Rapporten, som ligger vedlagt, tar i hovedsak opp fire hovedområder. Først ser han på dagens kulturscener og deres rolle i Fredrikstadsamfunnet. Dernest ser han på noen sammelignbare kulturhus i Norge og drøfter ulike modeller. Til slutt vurderer han i utredningen et par scenarier for mulige driftsformer. I gjennomgangen av både Blå Grotte og St. Croix huset viser rapporten meget spennende betraktninger og konklusjoner. Gunnerud peker spesielt på at kommunens to kulturscener utfyller hverandre på en meget god måte,men at man ikke må betrakte St. Croix huset som en ren kulturscene. Med drøye 16 årsverk har man til sammen solgt over 37.000 billetter og gjennomført 629 kulturarrangementer. Dette medfører at man gjennom et samlet bidrag på ca 8,5 millioner kroner til de to virksomhetene har generert en publikumsrettet økonomi på drøye 20 millioner kroner rundt de kommunale kultursceneaktivitetene. Rapporten legger også stor vekt på ringvirkningene ut over det faktum at man har arenaer som er Fredrikstad kulturliv sine hjemmearenaer. Gunnerud betrakter kulturhusene som kulturbaserte opplevelsesanlegg, og legger til grunn St. melding nr 22 (2006/07) Kultur og næring sin definisjon av meromsetning i lokalsamfunnet på 2 til 4 ganger billettinntektene. Dette, hevder Gunnerud, tilsier at de to kulturhusene trolig tilfører Fredrikstad en meromsetning på minimum 14 millioner kroner som kommer i tillegg til den økonomien som ligger i selve anleggene. Denne merverdien er trolig hovedgrunnen til at gjennomsnittlig kommunal støtte til kulturhus i Norge ligger på ca 4,8 millioner kroner pr år. Arbeidet med å få på plass en fremtidig fylkesscene er også beskrevet i rapporten. Gunnerud er opptatt av at den fremtidige organiseringen må sees i lys av hva som skjer med en slik

fylkesscene. På et tidspunkt kan det bli nødvendig å inkludere den foreslåtte fylkesscenen som en del av Fredrikstadscenene. Driftsformen for Blå Grotte bør kunne justeres på grunnlag av dette. I mandatet er ett av hovedpunktene i bestillingen å sette dagens organisering opp i mot etablering av et kommunalt foretak (KF). Rapporten peker på at det er tre vanlige dritsformer i kulturhus Norge, nemlig kommunal drift, KF og kommunalt aksjeselskap. Det sistnevnte er ikke beskrevet i den politiske bestillingen, men er allikevel en del av rapporten da dette er en organisasjonsform som også brukes i Norge. Gunnerud vektlegger i sin konklusjon at det for kulturhus ikke er en spesiell organisasjonsform som ser ut til å utmerke seg som bedre, eller mer egnet, enn de andre. Den vanligste formen er derimot å bygge, eie og drive kulturhusene som kommunale virksomheter. Avhengig av økonomi, og ønske om kulturpolitisk innflytelse, har man derimot etablert andre former for organisasjonsformer i både større og mindre kommuner. Kommunens ønske, og vilje, til å ta aktiv del i den kulturutviklingen det innebærer å drive et kulturhus er således førende for valg av modell. Økonomiske konsekvenser I den grad man vedtar rådmannens forslag til organisasjonsform har saken ingen økonomiske konsekvenser ut over de økonomiske rammer som ligger i vedtatte budsjett og hanlingsplaner. I den grad man bestemmer seg for å organisere driften på annen måte må det gjøres en vurdering av kostnader som eventuelt vil tilkomme/bortfalle i kommunal regi. Ansattes medbestemmelse Gjennom evalueringsfasen og i handlingsplanarbeidet har de ansatte vært aktivt med i prosessene. Fagforbundet har, på vegne av de tillitsvalgte, deltatt i styringsgruppen for den pågående evalueringen og har således hatt full tilgang til informasjon og utvikling i saken. Saken er lagt frem for SAU og behandlet i forkant av KNU møtet. Eventuelle kommentarer fra SAU legges frem på møtet da det på grunn av påsken ikke var mulig å holde SAU møtet i forkant av papirutsendelsen. Vurdering I utredningen Kulturarena Fredrikstad evaluering av organisasjonsform ser Nils Gunnerud på det totale bildet som også inkluderer virksomheten ved St. Croix huset. I utredningen legges det vekt på at St. Croix er mer enn en kulturscene, og at man derfor ikke anbefaler å vurdere andre driftsformer for dette konseptet. Da dette er en godt fungerende virksomhet i kommunen finner rådmannen det ikke hensiktsmessig å gjøre noen ytterligere vurderinger rundt dette. Det vil derimot være meget viktig at det foreligger klare retningslinjer for samarbeidet mellom St. Croix og Blå Grotte. Valg av form fo denne samordningen vurderes å ligge innenfor kultursjefens ansvarsområde. Prosjektet Blå Grotte nærmer seg å være ferdig med sin forlengede prosjektperiode. Kulturutvalget må derfor ta en endelig avgjørelse i forhold til det omfanget man skal ha på arrangementer og aktiviteter, rammen for fremtidig bemanning, og forholdet til organiseringen av kommunens kulturhus. Denne saken omhandler således problemstillingen fra prøveprosjekt til fast virksomhet, men gjør også en vurdering av om det er ønskelig å endre organisasjonsform for kulturscenene i byen. Ved overgang fra prosjekt til virksomhet er det naturlig at den eksisterende styringsgruppen legges ned og at styrefunksjonen overtas av eksempelvis kulturutvalget. Gjennom de vedtak som er gjort rundt økonomi i desember 2008 har man lagt begrensninger på handlingsrommet for Blå Grotte i perioden 2009-2012. Handlingsrommet tilsier at man i den grad det er mulig vil jobbe for at Fredrikstad får et godt og variert program bestående av