Møteinnkalling Kulturutvalget

Transkript

1 Møteinnkalling Kulturutvalget Møtested: Lykkeberg, Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 17:00 Sakskart: Orientering Jul i Gamlebyen. side. PS 1/10 Protokoll fra møte i Kulturutvalget 9. desember PS 2/10 Handlingsplan og budsjett Seksjon for kultur 3 PS 3/10 Søknaden om økonomisk støtte 9 Eventuelle forfall meldes til Inger Anne Storli, telefon , e-post [email protected]. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad. 17.desember 2009 Anita Vik Utvalgsleder Kulturutvalgets møte Sakliste

2 FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2008/3904 Dokumentnr.: 9 Løpenr.: /2009 Klassering: 033 Saksbehandler: Inger Anne Kilde Storli Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kulturutvalget /10 Protokoll fra møte i Kulturutvalget 9. desember 2009 Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet 9. desember 2009 tas til orientering. Fredrikstad, 17. desember 2009 Sammendrag Protokoll fra møtet 9.desember 2009 tas til orientering. Vedlegg 1. Møteprotokoll. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen. Saksopplysninger Jfr. møteprotokoll. Økonomiske konsekvenser Ingen relevans i saken. Ansattes medbestemmelse Ingen relevans i saken. Vurdering Jfr. Møteprotokoll.

3 FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2005/15812 Dokumentnr.: 12 Løpenr.: /2009 Klassering: 145 Saksbehandler: Kirsten Nipe Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Samarbeids- og arbeidsmiljøutvalget for Kultur- og næringseksjonen /09 Kulturutvalget /10 Handlingsplan og budsjett Seksjon for kultur Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Handlingsplan og Budsjett 2010, for Seksjon for kultur godkjennes med de mål og rammer som fremkommer i dokumentet. 2. Forslag til fordeling av tilskudd/kjøp av tjenester godkjennes slik det fremkommer i tabellene på side 14 og 17. Fredrikstad, 16. november 2009 Samarbeids- og arbeidsmiljøutvalget for Kulturseksjonens behandling : Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Samarbeids- og arbeidsmiljøutvalget for Kulturseksjonens innstilling : Som rådmannens innstilling. Sammendrag Kulturseksjonens handlingsplan som ble behandlet i desember 2008 påpekte at rammebetingelsene for budsjett 2009 og for planperioden var strammere enn for året før. Konklusjonen kan videreføres til vedlagte forslag til plandokument og budsjett. Rådmannens budsjettforslag ble foreslått endret i formannskapets behandling og senere vedtatt i bystyremøtet i desember. Dette har medført behov for å justere Rådmannens budsjettforslag i det dokumentet som nå legges frem for kulturutvalget. Forslag til endringer gjør seg primært gjeldende for Kinoen, Blå Grotte, idrett og tilskuddsmidler. I den grad det er mulig vil noen av virksomhetenes budsjett bli forsøkt opprettholdt i sin nåværende form selv om driftmidlene også der er redusert. Bystyret har i sin behandling redusert rammen for kulturseksjonen med kroner for år I tillegg har man endret enkelte budsjettposter og lagt et større inntjeningskrav på to av seksjonens virksomheter. De føringene og den retningen som bystyret har vedtatt er forsøkt ivaretatt i det justerte budsjettet, men det har ikke vært mulig å følge opp alle de endringene som er foreslått av bystyret.

4 Vedlegg Handlingsplan og Budsjett 2010 Seksjon for kultur Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Rådmannens forslag til Handlingsplan og Budsjett 2010 Fredrikstad kommune Saksopplysninger Handlingsplan og Budsjett 2010 for kulturseksjonen er utarbeidet etter de føringer som er gitt i rådmannens forslag til budsjett og handlingsplan. Budsjettet for 2010 bygger på fjorårets handlingsplan og har derfor lagt til grunn det budsjettet som ble vedtatt i denne. I behandlingen av årets handlingsplan og budsjett i Bystyret er rammene, og fordelingene av de foreslåtte budsjettendringene, endret. Foran behandlingen av budsjettet i utvalget har vi forsøkt å ivareta de føringene og signalene som har kommet. Det er ikke mulig å legge frem et forslag til handlingsplan innenfor tildelt ramme uten at det må få konsekvenser for enkelte av de tjenester seksjonen utfører. Det er foreslått ulike tiltak i planperioden. I år 2010 har seksjonen behov for salderingstiltak på 3,6 millioner, dette behovet øker i perioden og vil i 2013 være nesten 6,4 millioner kroner. I bystyrets behandling ble postene endret slik at kinoen har fått et inntjeningskrav ut over det opprinnelige med 1,5 millioner kroner og Blå Grotte ditto på 0,5 millioner kroner. Konsekvenser av salderingstiltak fremkommer i handlingsplanen, men i korte trekk foreslo rådmannen følgende tiltak i Rådmannens opprinnelige Handlingsplan og budsjett: Blå Grotte drives fortsatt uten egen programmering og utsetter utlysning av virksomhetslederstillingen ett år. Nåværende virksomhetsleder deler sin stilling mellom Blå Grotte og kulturkontoret ut 2010 for å være saksbehandler og ressursperson på kunst- og kultursiden etter at eksisterende stilling er redusert med 50 % (AFP) Økt egenandel/økte utleiepriser på St. Croix-huset/Kulturskolen Oppgraderinger i forbindelse med sceneelementene opphører. På sikt utgår mulighet for å leie disse. Nedleggelse av Borge bibliotek er vedtatt ikke gjennomført av bystyret, men må vurderes på nytt. Alternativet er en reduksjon i hovedbibliotekets ramme som ikke medfører nedleggelse av Borge som Bibliotek. Tiltakene er beskrevet i HPdokumentet. Reduksjon i tilskuddsmidler Rådmannen la videre frem flere alternative salderinger i handlingsplandokumentet, herunder; lørdagstilbud for Chill, reduksjon i kulturskolebudsjettet, vedlikehold av kunstgressbaner og kutt i utvalgets disposisjonspost. Tilskuddsmidlene er i rådmannens budsjett beskrevet som en hovedsum. I vedlagte dokument er denne spesifisert. Utvalget vedtar i denne saken hovedrammene, men fordeler midler på prosjekter og aktiviteter i flere omganger: - Hovedrammene for de ulike postene og de såkalte vertskommune tilskuddene behandles i denne saken. Dette gir mottakerne forutsigbarhet i forhold til egen

5 budsjettering av aktiviteter i Fredrikstad. Vertskommune tilskuddene er ikke saksbehandlet i detalj i denne saken da de videreføres fra tidligere år. - De store arrangementer for 1. halvår som hadde søknadsfrist i november legges frem for utvalget på første ordinære møte i februar Løpende tilskudd, og orienteringer om administrative tildelinger av mindre tilskudd, behandles på bakgrunn av søknader gjennom hele året. Kulturutvalget skal derfor i denne saken ta stilling til hovedfordelingen av tilskuddsmidlene slik som de står beskrevet i vedlagte budsjett og handlingsplan. Bystyret har vedtatt posisjonens justeringer av rådmannens forslag til handlingsplan og budsjett. I sakens punkt 1 på side 2 har man gjort følgende vedtak: Med hjemmel i kommunelovens paragraf 44 og 45 vedtas Fredrikstad kommunes handlingsplan for perioden og budsjett for 2010 med netto utgiftsrammer fordelt på de enkelte tjenesteområder slik det framkommer av oversikten for driftsbudsjettet i kapittelet Driftsrammer i dette dokumentet. Utvalgene har fullmakt til å fordele budsjettmidler på tvers av etatsgrenser innenfor eget budsjett. Videre har man i det vedtatte budsjettdokumentet utdypet at det er utvalgene som skal vedta den endelige fordelingen innenfor den enkelte seksjon, og at: Føringene i dette dokumentet skal følges av utvalgene. På bakgrunn av dette legger kultursjefen i dette dokumentet frem et alternativ til budsjett som kombinerer de føringene som er vedtatt med de faglige behov. Til grunn for kultursjefens forslag ligger de endringer som er vedtatt i bystyremøtet i desember. Ansattes medbestemmelse Saken ble behandlet i Samarbeids- og arbeidsmiljøutvalget for kultur 30. november. Vurdering Handlingsplanen for Kultur bygger på rådmannens forslag til handlingsplan og budsjett, og medfører tiltak som vil påvirke de tjenester seksjonen yter. Rådmannens prioriteringer og vurderinger er gjort med tanke på å opprettholde tilbud og tjenester på best mulig måte innefor gitte rammeforutsetninger. Bystyret har i sin behandling vedtatt en ramme for kulturseksjonen som er kroner lavere enn det rådmannen har lagt frem for beslutning. Videre har man vedtatt en intern fordeling som skiller seg ganske betydelig fra Rådmannens forslag. I bystyrets vedtak har man lagt til grunn følgende endringer i forhold til rådmannens budsjettforslag: Bystyrets forslag til endrede rammer for budsjett 2010 Øke inntjening kinoen Øke inntjening Blå Grotte Vedlikehold kunstgressbaner Tilskuddsmidler opprettholdes Leieavgift barn og unge i kommunale anlegg Sum endringer kultur

6 I kulturseksjonens forslag til budsjett for 2010 har vi ivaretatt rammereduksjonen på kroner og forsøkt å ta hensyn til den politiske omfordelingen i budsjettet. Det har ikke vært mulig å følge bystyrets ønsker til fulle. Føringene knyttet til økt inntjeningskrav på kinoen og Blå Grotte er videreført, men i mindre målestokk. Rammen for de ordinære tilskuddsmidlene er økt, men dugnadspengene foreslås fjernet i sin helhet. For idretten vil budsjettet økes i planperioden knyttet til kunstgressbanene. Tabellen nedenfor viser den nye fordelingen av salderinger som kultursjefen legger til grunn for i det nye budsjettet: Kultursjefens forslag til salderinger i detaljbudsjettet for 2010: Ikke ansette leder Blå Grotte/saksbeh. Kulturkontoret St. Croix-huset: Øke egenandeler og utleiepriser Øke egenbet. Kulturskolen Slutte med utleie av sceneelementer idrettshaller Omstrukturering bibliotek Reduksjon Tilsk.midler Økning tilskudds midler Økt inntjeningskrav kino Økt inntjeningskrav Blå Grotte Utsette vedlikehold nye kunstgressbaner -500 Generelle driftsreduksjoner i seksjonen Sum salderinger i perioden De ulike justeringene er nærmere beskrevet og kommentert nedenfor: Høyere inntjeningskrav på Blå Grotte: Blå grotte reduserte sitt mannskap høsten 2009, en reduksjon som forsterkes i 2010 ved at virksomhetsleder reduseres til ½ stilling. Intensjonen er å ansette ny leder først fra 2011, men det gjenstår å se om det lar seg gjøre å drifte huset med foreslått bemanning. I bystyrets behandling er inntjeningskravet for Blå Grotte foreslått økt med kroner. Dette kommer i tillegg til den reduksjonen som rådmannen har foreslått. En økt inntjening i denne størrelsesordenen anses å være meget vanskelig å få til med det fokuset, og med den bemanningen, man nå har i virksomheten. Det er kun gjennom programmering med høy risiko at vi vil kunne forvente høy inntjening på arrangementene. I dag har vi valgt å programmere minst mulig selv og gjennom det legge oss på en linje med relativt høy økonomisk sikkerhet i gjennomføringen. Program for første halvår er allerede klart, og avtaler inngått. Kultursjefen tror at det vil være lite hensiktsmessig å innføre høyere leiesatser og/eller en annen inntektsprofil enn det som har vært praksis for Det er sannsynlig at slike tiltak vil få motsatt effekt, nemlig at man taper inntekter. I løpet av 2009 har vi derimot fått testet ut flere måter å drive på. I vedlagte budsjett foreslås inntjeningen derfor økt med kroner basert på de erfaringene og prøveordningene som er gjennomført i år 2009.

7 Høyere inntjening på kinoen: Kinoen hadde i utgangspunktet fått videreført budsjettnivået for 2009 i rådmannens forslag til budsjett. I behandlingen i bystyret er det lagt inn et politisk ønske om at overskuddet på kinoen skal økes med 1,5 millioner kroner. I en vurdering av mulighetene for både kostnadskutt, økte priser og økt inntektsbringende aktivitet har kultursjefen kommet frem til at det ikke er mulig å gjennomføre dette. Både prisøkning og ytterligere kostnadskutt i den størrelsesordenen vil med stor sannsynlighet føre til at kinoen går med underskudd ved årets slutt. Kinoen er også en av få virksomheter som betaler husleie til kommunen. Driftsregnskapet viser at det er relativ små fortjenestemarginer på selve kinodriften. En så radikal økning vil måtte medføre høyere priser på alle tjenester (film, kiosk, leie m.m.). Pr i dag er det også store forskjeller på inntjeningen avhengig av hvilke filmer som kommer i det aktuelle året. Det er pr i dag ikke funnet gode løsninger på hvordan et inntjeningskrav på 1,5 millioner skal kunne gjennomføres i praksis. For å ivareta bystyrets føringer vil kultursjefen vektlegge et stadig sterkere fokus på både inntektene og kostnadene. Kultursjefen foreslår derfor i budsjettet å øke inntjeningskravet med kroner for Økte tilskudd: Når rådmannen foreslår dugnadsmidlene som salderingspost er det fordi han mener at det rammer brukerne minst. Kommunen har avviklet den avtalen man hadde med noen foreninger til papirinnsamling, og nye oppdrag er ikke avtalt. For å nyttiggjøre seg løpende tjenester utført på dugnad kreves en administrativ styring man ikke har ressurser til pr i dag. En innføring av dette vil medføre at deler av tilskuddene vil måtte brukes til administrativ behandling. I rådmannens budsjettforslag er tilskuddsmidlene, inklusive dugnadsmidlene, foreslått kuttet med ca 1 millioner kroner. Dugnadsmidlene (kultur) utgjør totalt 1,23 millioner kroner og har ligget som et øremerket tilskudd parallelt med de ordinære tilskuddsmidlene, i tillegg ble øremerket idrett, men disse midlene er foreløpig omdisponert internt og foreslått brukt til vedlikehold av eksisterende kunstgressbaner. Kultursjefen foreslår i det justerte budsjettet at kulturutvalget legger ned ordningen med dugnadsmidler fra 2010 og bruker de kronene i salderingen. Av disse legges 1,5 million kroner i å saldere budsjettet i tråd med behov knyttet til Blå Grotte og Kino kroner innarbeides i de ordinære tilskuddene slik bystyret ber om i sitt vedtak. Dette medfører en reell økning i de tilskuddene som brukes til å stimulere aktiviteter for frivillige lag og foreninger. I seksjonens budsjettdokument finnes en noe mer detaljert gjennomgang av midlene og forslag til fordelinger. Gratis leie barn/unge for trening i idrettsanlegg: Bystyret har valgt å opprettholde gratis trening for barn og unge i idrettshallene og drift av kunstgressbaner. Dette er ivaretatt i seksjonens forslag til budsjett og virksomhet Idrett har derfor økt budsjettet med kroner for å ivareta dette. Drift av nye kunstgressbaner: Formannskapet har valgt å øke rammen for drift av kunstgressbaner alt i 2010 som en følge av økte investeringer i nye baner. De innlagte investeringene tilsier at det skal kunne bygges ca to nye baner kommende år. Bygging av nye baner vil trolig først kunne komme i gang så sent at man ikke trenger en full effekt på driftssiden i I lys av de forslagene som ligger på investeringssiden er denne økningen ikke ivaretatt i seksjonens forslag til budsjett for Den er derimot lagt inn igjen i resten av planperioden Øvrige behov for salderinger i budsjettet: Man har innenfor kulturseksjonens budsjett forsøkt å ivareta de føringene bystyret har gjort rede for i sine vedtak. For å opprettholde den vedtatte nettorammen på 71,605 millioner kroner har det vært nødvendig å saldere budsjettet med ca 3,6 millioner kroner. Endringene som er

8 foreslått ovenfor utgjør til sammen 3,64 millioner kroner i tillegg til generell innstramming i driften. Salderingsbehovet øker i perioden slik det fremkommer i tabellen ovenfor. Kultursjefen minner om at den nødvendige salderingen videre i planperioden ikke er endelig definert. Dette må vurderes og planlegges videre slik at man foran neste år budsjettbehandling kan komme med endringsforslag som tar høyde for videre redusering av driftsrammen. Investeringer: Formannskapet har, i det forslaget som er videresendt til bystyret, lagt inn investeringer i nye idrettsanlegg. Flerbrukshall på Lisleby, ett offentlig-privat samarbeid rundt Kongsten og noen nye kunstgressbaner er eksempler på dette. Videre ligger investeringen i ny fylkesscene i budsjettet. Det er ikke foretatt noen justeringer i driftsbudsjettene som følge av dette. Det vil derimot måtte vurderes i de kommende års budsjett hvilke driftsmessige konsekvenser dette vil få. Forskuttering ballbinger er også vedtatt i investeringsbudsjett for kultur, uten at det er satt av driftsmidler til vedlikehold av disse i noen av de berørte seksjoner.

9 FREDRIKSTAD KOMMUNE Saksnr.: 2009/16736 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2009 Klassering: 223 Saksbehandler: Turid Syversen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kulturutvalget /10 Søknader om økonomisk støtte 2010 Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler Kulturutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Til musikalen Isfront bevilges det kr i direkte støtte, og kr i underskuddsgaranti. 2. Til Fredrikstadunganes oppsetning Aladdin bevilges det kr i direkte støtte. Fredrikstad, Sammendrag Behandlingen av tilskuddsmidlene og årets første søknader kan i prinsippet deles i tre. De store samlepostene samt vertskommunebidragene behandles i selve budsjettsaken. Større søknader (som overstiger kroner i søknadssum) behandles i egen utvalgssak i første møte etter vedtatt budsjett. Da foreligger rammene for de ulike postene. I tillegg orienteres utvalget om mindre tilskudd og underskuddsgarantier som er foretatt administrativt i perioden. I denne saken tar kultursjefen opp to søknader som av gjennomføringshensyn ikke kan vente til den ordinære behandlingen den 3. februar. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Søknader. Saksopplysninger Behandlingen av tilskuddsmidlene og årets første søknader kan i prinsippet deles i tre. De store samlepostene samt vertskommunebidragene behandles i selve budsjettsaken. Større søknader (som overstiger kroner i søknadssum) behandles i egen utvalgssak i første møte etter vedtatt budsjett. Da foreligger rammene for de ulike postene. I tillegg orienteres utvalget om mindre tilskudd og underskuddsgarantier som er foretatt administrativt i perioden. Det er mottatt søknad om økonomisk støtte til Isfront en musikal om kjærlighet.

10 Premieren er planlagt til 18. februar 2010 på Blå Grotte. Dette er en musikal med musikk av Svein Gundersen og tekster av Tor Andersen. Isfront har tidligere vært satt opp to ganger i Fredrikstad første gang i Bibliotekets aula i 1989 og andre gang på røde Mølle i Isfront gir et innblikk i hva som skjedde med mennesker og deres holdninger og følelser under okkupasjonstiden Musikalen er like aktuell i dag, og mange mennesker har blitt veldig glade i denne forestillingen. Musikalen er tenkt fremført som åpne forestillinger hvor det voksne teaterpublikummet vil være i flertall. Men ut fra stykkets tematikk vil det arbeides for å få gjennomført også tilpassende opplegg for elever i videregående skole. Musikalen har et budsjett på kr Det søkes om kr i støtte fra Fredrikstad kommune. Det foreslås å bevilge kr i direkte støtte, og kr i underskuddsgaranti til Musikalen Isfront. Fredrikstadungane søker om støtte til oppsetningen Aladdin. Fredrikstadungane ble opprettet høsten 2007, først under navnet Gamle Fredrikstad Barne- og ungdomsteater, men byttet senere navn. Det er Sara M. Hadjan og Tina Johansen som står bak. Til nå har de lagt 2 produksjoner bak seg (Aristokattene og Askepott), begge hentet fra Disney,s verden. De ønsker nå å satse større og bedre enn noen gang. Aladdin er et stykke som krever mye av så vel aktører som rammen rundt. Totalt teller ensemblet i dag 41 aktører fordelt på 2 grupper. Aladdin har premiere 5. februar Oppsetningen har et budsjett på kr Det søkes om kr fra Fredrikstad kommune. Det foreslås å bevilge kr i direkte støtte til Aladdin. Foregående produksjoner har også fått bevilget kr som er i tråd med hva de andre barne- og ungdomsteatrene i byen får i støtte. Disse to søknadene har kommet inn til søknadsfristen 15. november. Da begge oppsetningene har premiere først i februar 2010 foreslår rådmannen at disse søknadene behandles nå. Resten av søknader for 1. halvår og større søknader i 2010 vil bli fremmet for Kulturutvalget 3. februar Lister over administrative tilskudd for 1. halvår vil også bli lagt ved saken til orientering. Økonomiske konsekvenser Tilskuddsposten til arrangementer sang/musikk/barn/ungdom/teater reduseres med kr Ansattes medbestemmelse Ikke relevant Vurdering Saken gjør rede for de to søknadene. Begge søkerne er avhengige av raske svar for å sikre de budsjettene man jobber etter. Saksbehandlingen er gjennomført i tråd med de retningslinjer som foreligger for denne typen arrangement. Videre er det tatt forbehold om at kulturutvalget vedtar de ulike rammene for tilskudd i budsjettet. Kultursjefen anbefaler at Kulturutvalget gjør følgende vedtak: Det bevilges kr i direkte støtte til Isfront, og kr i underskuddsgaranti. Det bevilges kr i direkte støtte til oppsetningen Aladdin.