Hitra kommune Møteprotokoll Utvalg: Formannskapet 2015-2019 Møtested: Ordførers kontor, Hitra rådhus Dato: 07.06.2016 Tidspunkt: 09:00 14:30 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ole L. Haugen Ordfører AP Eldbjørg Broholm Varaordfører AP Trygve Sivertsen Medlem AP Hilde Jørgensen Medlem SV Lars P. Hammerstad Medlem SP Per Johannes Ervik Medlem PP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Tom Skare MEDL FRP Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ingen Tom Skare FRP Fra administrasjonen møtte: Navn Laila Eide Hjertø May Hårstad Lian Ann-Vigdis Risnes Cowburn Stilling Rådmann Økonomisjef Politisk sekretær/protokollfører Formannskapet teller 6 medlemmer og er dermed lovlig satt. Innkalling var utsendt 31.05.2016. Det fremkom ingen merknader. Følgende sak sto ikke på opprinnelig sakliste og ble lagt fram i møtet: PS 105/16 Tvangssalg av gnr. 122 bnr. 292 i Hitra kommune bruk av kommunens forkjøpsrett. Formannskapet vedtok å behandle saken i dagens møte.
Ordførers orienteringer Hitra kommune har mottatt invitasjon fra Redningsselskapet vedr. 125-års jubileet. Formannskapet ble enige om å ta en pause mellom kl. 12:00 13:00 og besøke RS Horn Flyer som ligger i Gammelfillan. Formannskapet vedtok å bevilge kr 10.000,- til Redningsselskapet. Oppmøtetidspunktet for kommunestyremøte den 22. juni framskyndes til kl. 10:00. Begrunnelsen er en omfattende sakliste, og at representantene erfaringsmessig ikke ønsker at møtet varer utover kvelden, på denne tiden av året. I morgen onsdag skal det være folkemøte på Dolmsundet hotell i forbindelse med kommuneplanens arealdel. Bl.a. ny bru over Dolmsundet og endring av veitraseen. Det blir også folkemøte på Fillan neste onsdag i neste uke i forbindelse med oppstart av rulleringen av kommuneplanens arealdel. Det er innkalt til ekstraordinært formannskapsmøte der også komitelederne er innkalt, fredag den 10. juni. Tema er sak vedr. driftstilpasninger og mulig innføring av eiendomsskatt i økonomiplanperioden 2017-2020. Ordføreren møtte på akvakulturdagen på Kalvøya forrige torsdag, den 2. juni. Torsdag 2. og fredag den 3. juni var det felles regionrådssamling mellom Orkdalsregion og ORKide på Frøya. Fredag var det åpning av Dolmsundbrua. Veldig fint arrangement, men det hadde vært fint om flere har tatt seg tid til å stille. Øyregionen hadde mye besøk i forrige uke, og de besøkende er veldig imponert over aktiviteten. Ordføreren orienterte også om at han var på humorfestival på Hemne sist lørdag. Et fantastisk arrangement muliggjort blant annet gjennom en misunnelsesverdig dugnadsånd. I forbindelse med den nye Dolmsundbrua stilte varaordfører Eldbjørg Broholm spørsmål om det bør opparbeides en parkeringsplass på Dolmøysida ved «Stråmyra». TEK/rådmann/plansjef bes følge opp dette spørsmålet Lerøy-Midt har hatt anbudsbefaring i Hitra industripark og anbudsfristen er den 22. juni. Det er opplyst at eventuell byggestart er planlagt til høsten. Marine Harvest er det opplyst kan være aktuell med byggestart over nyttår. Rådmannens orienteringer: Hitra Statlige Mottak: UDI har endret kapasiteten ved Hitra asylmottak fra 170 plasser til 140 plasser pr. 01.09.16. Norsk Mottaksdrift har sagt opp leieavtalen med Kåre Ottesen på Gammelsætra og de har allerede begynt å flytte ut beboere. Derfor har det ingen hensikt å gå branntilsyn nå. Man har en avtale med eier om et møte for å informere eier om krav til brannsikkerhet ved objektet for eventuelle fremtidige utleieforhold. Det er fattet vedtak 220/16D for godkjenning av plan for lekeareal ved mottaket i Fillan. Hitra kommune har mottatt søknad fra Kystplan på vegne av Lykstad og Owren Eiendom AS om en utvidelse av antall beboere på Fillan asylmottak fra 110 til 140 personer. Dette vil bli videreformidlet til fylkesmannen. Kommuneoverlegen er syk, men vi velger nå å gjennomføre oppfølging tilsyn uten lege.
Vil ta utgangspunkt i avvik gitt ved tilsyn, hvis dette ikke blir lukket vil vi ta kontakt med UDI og fylkesmann og melde situasjonen. Barn spesielt. Mottaket er kalt inn til møte onsdag denne uke for å drøfte det vi oppfatter som lite tilfredsstillende situasjon for barn og unge. Dette omfatter mer enn det som vil inngå i vår rolle som tilsynsmyndighet. Barnevern og andre blir involvert i dette møtet. Ordfører ba om skriftlig referat fra nevnte tilsyn, herunder for å ha dette som basis i mulig nærmere henvendelse og invitasjon til UDI og Fylkesmann Forbrukerrådets kommunetest: Det ble informert om Hitra kommunes plassering, hva som er målt og hvordan. Det er ikke mulig å sammenligne testene fra år til år da vidt forskjellige ting måles de enkelte årene. Det er helt klart forbedringsområder og vi vet hva vi skal legge vekt på. Noe av det dårlige resultatet kan skyldes stort fravær og mange vikarer i vesentlige deler av organisasjonen. Lærlinger: Vi har tidligere hatt 7 lærlinger fast. Siste årene har vi hatt opptil 13 lærlinger og da i hovedsak muliggjort finansielt ved fondsavsetning. Disse fondene er nå brukt opp. I år er det meldt interesse fra 16 som ønsker lærlingeplass på Hitra. Etter at vi har gjennomført Intervju vil det erfaringsmessig bli noe færre, men det vil med stor sannsynlighet være flere enn det som det er rom for i vedtatt budsjett. Rådmann ble bedt om å være offensiv og positiv ift inntak av lærlinger Fradeling av tomt på eiendommen gnr. 120 bnr. 8. Avslag fra SVV: Per Ervik har bedt om en orientering. Denne ble omdelt skriftlig. Per J. Ervik omdelte epostutveksling mellom søker Ina Beate Mikalsen datert 30.05.2016 og Marthe Fjellheim hos Statens vegvesen datert 31.05.2016. Av denne e-postutvekslingen framkommer bl.a. følgende påstand fra Marthe Fjellheim, sitat: «Som sagt kan vi ikke gjøre så mye på de eiendommene som er avsatt til bolig, annet enn å innstendig oppfordre Hitra kommune om å ikke tillate mer bygging her før det etableres et trafikksikkert tilbud til myke trafikanter. Hitra kommune ønsker ikke dette, og vil heller ikke være med på at vegvesenet utreder muligheten for en forenklet løsning på en type gang- og sykkelveg langs Fv 341 (en som vil koste mindre penger).» Det ble politisk reagert meget sterkt på den påstand som her er framstilt og gjengitt, og rådmann ble bedt om å følge opp med spørsmål til vegvesenet for å få fram dokumentasjon på den påstand som er framsatt. Det ble også orientert og omdelt sak «Omgjøring av vedtak utvidet bruk av avkjørsel bolighus Fv 341 Hitra kommune». Sak 15/2894, gnr. 88 bnr. 5: Rådmannen redegjorde for saksbehandlingsreglene i kommunen. Dokumentet «Rutiner for saksbehandling og arkivering i ephorte» ble omdelt.
Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Saker til behandling PS 98/16 Godkjenning av protokoll fra møtet den 24.06.2016 PS 99/16 Rapport Økonomi 1. tertial 2016 PS 101/16 Næringsfondet - søknad om tilskudd fra Audio Plus AS PS 100/16 Revidert Budsjett 2016/Økonomiplan 2017-2019 PS 102/16 PS 103/16 PS 104/16 RS 46/16 3A - Tilskudd til festivaler og lokale spel 2016 - ny sak Klage på veinavn - Bøstingveien Kommunal planstrategi 2016-2020 - igangsetting Referatsaker Forkjøpsrett ved salg av 5% eierandel i Frøya Flyplass DA RS 47/16 Vedtak i navnesak 2015/25 RS 48/16 RS 49/16 RS 50/16 Vedtak i navnesak 2004/13, Vedtak i navnesak 2004/14 og Vedtak i navnesak 2004/15. Tilvisningsrett Hitra borettslag Oppdatert informasjon om bosettingsbehovet - antatt videre utvikling i 2016 Lukket
Saker til behandling PS 98/16 Godkjenning av protokoll fra møtet den 24.05.2016 Protokoll fra møtet den 24.05.2016 godkjennes som framlagt. PS 99/16 Rapport Økonomi 1. tertial 2016 Hitra kommunestyre godkjenner Rapport Økonomi for 1. tertial 2016 slik den er fremlagt. Tilrådning: Hitra kommunestyre godkjenner Rapport Økonomi for 1. tertial 2016 slik den er fremlagt. Saksprotokoll i Teknisk komite 2015-2019 - 07.06.2016 Synnøve Hanssen PP tiltrådte møtet igjen, og Teknisk komite teller 4 medlemmer. Tilrådning: Hitra kommunestyre godkjenner Rapport Økonomi for 1. tertial 2016 slik den er fremlagt. Saksprotokoll i Oppvekstkomiteen 2015-2019 - 06.06.2016 Tor Johan Sagøy (H) fremmet slikt forslag til nytt pkt 2: 2. Oppvekstkomiteen ber rådmannen se på ordninger med faste ansatte vikarer i barnehager og skoler for å avhjelpe sykefraværsituasjonen. 1. Oppvekstkomiteen tilrår at Hitra kommunestyre godkjenner Rapport Økonomi for 1. tertial 2016 slik den er fremlagt.
2. Oppvekstkomiteen ber rådmannen se på ordninger med faste ansatte vikarer i barnehager og skoler for å avhjelpe sykefraværsituasjonen. Votering: Enstemmig Saksprotokoll i Helse- og omsorgskomiteen 2015-2019 - 06.06.2016 Helse og omsorgskomiteen godkjenner Rapport Økonomi 1. tertial 2016 for RO3 slik den er framlagt. PS 100/16 Revidert Budsjett 2016/Økonomiplan 2017-2019 Hitra kommunestyre vedtar Revidert Budsjett 2016 / Økonomiplan 2017-2019 slik det er fremlagt. Tilrådning: Hitra kommunestyre vedtar Revidert Budsjett 2016 / Økonomiplan 2017-2019 slik det er fremlagt. Saksprotokoll i Teknisk komite 2015-2019 - 07.06.2016 Tilrådning: Hitra kommunestyre vedtar Revidert Budsjett 2016 / Økonomiplan 2017-2019 slik det er fremlagt. Saksprotokoll i Oppvekstkomiteen 2015-2019 - 06.06.2016 Det ble fremmet slikt forslag til pkt 2 i møtet: Oppvekstkomiteen ber kommunestyret synliggjøre a) Disponeringen av tilførte midler, kr. 272 211,-, til tidlig innsats på 1.-4. trinn med ca 1 årsverk fra 01.08.2016.
b) Tredeling av kommende skoleårs 8. trinn (2016-17) med en økt kostnad på ca. kr. 500 000,- i 2016. Oppdekking skjer gjennom netto mindreforbruk på lønn våren 2016. 1. Oppvekstkomiteen tilrår at Hitra kommunestyre vedtar Revidert Budsjett 2016 / Økonomiplan 2017-2019 slik det er fremlagt, med følgende tillegg slik det framgår av pkt 2. 2. Oppvekstkomiteen ber kommunestyret synliggjøre a) Disponeringen av tilførte midler til tidlig innsats på 1.-4. trinn med ca 1 årsverk fra 01.08.2016. b) Tredeling av kommende skoleårs 8. trinn (2016-17) med en økt kostnad på ca. kr. 500 000,- i 2016. Oppdekking skjer gjennom netto mindreforbruk på lønn våren 2016. Votering: Enstemmig Saksprotokoll i Helse- og omsorgskomiteen 2015-2019 - 06.06.2016 Tilrådning: Hitra kommunestyre vedtar Revidert Budsjett 2016 / Økonomiplan 2017-2019 slik det er fremlagt. PS 101/16 Næringsfondet - søknad om tilskudd fra Audio Plus AS Hitra formannskap imøtekommer søknaden fra Audio Plus AS, datert 04.01.2016, om støtte fra kommunens næringsfond med et tilskudd på kr 50.000,-. Tilskuddet utbetales i samsvar med regelverket for næringsfondet og etter skriftlig anmodning fra søkeren og når vilkårene for å motta tilskudd er til stede. Tilskuddet må være utbetalt innen 31.12.2016. Hitra formannskap imøtekommer søknaden fra Audio Plus AS, datert 04.01.2016, om støtte fra kommunens næringsfond med et tilskudd på kr 50.000,-. Tilskuddet utbetales i samsvar med regelverket for næringsfondet og etter skriftlig anmodning fra søkeren og når vilkårene for å motta tilskudd er til stede. Tilskuddet må være utbetalt innen 31.12.2016.
PS 102/16 3A - Tilskudd til festivaler og lokale spel 2016 - ny sak Det foreslås følgende fordeling av 3A Tilskudd til festivaler og lokale spel for 2016: 1. Tilskudd til festivaler og lokale spel SommerFillan Sjømatfestivalen på Knarrlagsund 30.000 kr 30.000 kr 2. Tilskudd til større kultur-/idrettsarrangement Hitrarittet 20.000 kr En medtsåmmårnattsdrøm 50.000 kr ( + 10. 000 kr allerede bevilget) 3. Forutsetning Beløp bevilget til «En medtsåmmårnattsdrøm» forutsetter at 1 forestilling vises gratis for Ungdomsskolen på Hitra. 4. Finansiering Finansieres ved bruk av følgende: Budsjettmidler 75.000 kr 14734.5009.3850 Fond 55.000 kr 256.99.503 (Ny rest fond = 190.000 kr) SUM 130.000 kr 5. Det innarbeides i budsjettet for 2017 et beløp hvor det kan søkes om støtte til større kultur-/idrettsarrangementer på Hitra. Det utarbeides kriterier for en slik støtte som legges fram til politisk behandling. Eldbjørg Broholm AP ba om å få vurdert sin habilitet med bakgrunn i at hun sitter som representant i styret for Hitrarittet. Hun ble erklært inhabil jfr. Forvaltningsloven 6 første ledd bokstav e og forlot møtet under behandling av saken. Torfinn Stub V tiltrådte som hennes vara. Formannskapet teller fortsatt 6 medlemmer. Det ble fremmet følgende omforente justering i pkt. 2: Hitrarittet 30.000 kr En medtsåmmårnattsdrøm 40.000 kr ( + 10. 000 kr allerede bevilget) Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Det foreslås følgende fordeling av 3A Tilskudd til festivaler og lokale spel for 2016:
1. Tilskudd til festivaler og lokale spel SommerFillan Sjømatfestivalen på Knarrlagsund 30.000 kr 30.000 kr 2. Tilskudd til større kultur-/idrettsarrangement Hitrarittet 30.000 kr En medtsåmmårnattsdrøm 40.000 kr ( + 10. 000 kr allerede bevilget) 3. Forutsetning Beløp bevilget til «En medtsåmmårnattsdrøm» forutsetter at 1 forestilling vises gratis for Ungdomsskolen på Hitra. 4. Finansiering Finansieres ved bruk av følgende: Budsjettmidler 75.000 kr 14734.5009.3850 Fond 55.000 kr 256.99.503 (Ny rest fond = 190.000 kr) SUM 130.000 kr 5. Det innarbeides i budsjettet for 2017 et beløp hvor det kan søkes om støtte til større kultur-/idrettsarrangementer på Hitra. Det utarbeides kriterier for en slik støtte som legges fram til politisk behandling. PS 103/16 Klage på veinavn - Bøstingveien Hitra Formannskap vedtar å ikke imøtekomme klagen fra Bodil Jektvik angående veinavnet «Bøstingveien». Klagen imøtekommes ikke, med følgende begrunnelse: Det omtalte veistrekket går fra Fv. 714 til Bøsting. Bøsting er oppnevnt i SSR (Sentralt Stedsnavnregister) for området veien ender. Bysting er kun stedsnavnet/bruksnavnet på gården som ligger i veiens ende. Dette er også førstevalget fra Språkrådet (se vedlagt tilrådningsbrev). Eldbjørg Broholm AP tiltrådte møtet igjen, og Torfinn Stub V fratrådte samtidig. Formannskapet teller fortsatt 6 medlemmer. Det ble fremmet følgende omforent alternativ Hitra formannskap vedtar å imøtekomme klagen fra Bodil Jektvik angående veinavnet slik at det blir Bystingveien.
Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Hitra formannskap vedtar å imøtekomme klagen fra Bodil Jektvik angående veinavnet slik at det blir Bystingveien. PS 104/16 Kommunal planstrategi 2016-2020 - igangsetting Hitra formannskap vedtar herved igangsetting av kommunal planstrategi for Hitra kommune med prosess som beskrevet i saken. Hjemmel for vedtaket er Plan- og bygningslovens 10-1 Hitra formannskap vedtar herved igangsetting av kommunal planstrategi for Hitra kommune med prosess som beskrevet i saken. Hjemmel for vedtaket er Plan- og bygningslovens 10-1 PS 105/16 Tvangssalg av gnr. 122 bnr. 292 i Hitra kommune - bruk av kommunens forkjøpsrett Hitra kommune vedtar primært å inngå forhandlinger om kjøp av eiendom i gnr. 122 bnr. 292 med budgiver Rån Eiendom AS: 1) Kjøp av deler av eiendommen til samme pris pr. kvadratmeter som budgiver har fått tilslaget på. 2) Den delen av tomten som budgiver da får beholde klausuleres med en frist på å ferdigstille bygg innen maksimum 2 år etter overtakelse. 3) Rådmannen får fullmakt til å fremforhandle avtale som legges frem for formannskapet til orientering. Dersom man ikke lykkes med forhandlingene vedtas sekundært flg: Hitra kommune benytter sin forkjøpsrett til gnr. 122 bnr. 292 i Hitra kommune ved å tre inn i høyeste bud på kr 5.700.000,-. Kjøpesummen dekkes ved bruk av ubundne investeringsfond. Saken legges frem for kommunestyret som meldingssak.
Etter at saken ble gjennomgått og drøftet ble formannskapet omforent om følgende: Hitra kommune benytter sin forkjøpsrett til gnr. 122 bnr. 292 i Hitra kommune ved å tre inn i høyeste bud på kr 5.700.000,-. Kjøpesummen dekkes ved opptak av lån. Saken legges frem for kommunestyret som meldingssak. Hitra kommune benytter sin forkjøpsrett til gnr. 122 bnr. 292 i Hitra kommune ved å tre inn i høyeste bud på kr 5.700.000,-. Kjøpesummen dekkes ved opptak av lån. Saken legges frem for kommunestyret som meldingssak. Saksprotokoll i Formannskapet 2015-2019 - 11.05.2016 Saken utsettes til neste møte i formannskapet den 24.05.2016. Møtet ble hevet kl. 14:30 Ole L. Haugen Ordfører Ann-Vigdis Risnes Cowburn Protokollfører
Referatsaker RS 46/16 Forkjøpsrett ved salg av 5% eierandel i Frøya Flyplass DA RS 47/16 Vedtak i navnesak 2015/25 RS 48/16 Vedtak i navnesak 2004/13, Vedtak i navnesak 2004/14 og Vedtak i navnesak 2004/15. RS 49/16 Tilvisningsrett Hitra borettslag RS 50/16 Oppdatert informasjon om bosettingsbehovet - antatt videre utvikling i 2016