Overordnet risikorapport for SØ August 2015

Overordnet risikorapport for SØ August 2015 Side 1 av 13

OVERORDNET RISIKORAPPORT Dato: 01.09.15 RAPPORT AUGUST 2015 MÅL Sikre en kontrollert, forsvarlig og pasientsikker drift før, under og etter innflytting i nytt sykehus. SAMLET VURDERING Overordnet risikorapport for august omfatter samlet plan SØ 2015, program SØ IKT 2015 og drift. Total risiko er lite endret fra forrige rapportering. Områdene med høyest risiko gjelder utfordringer knyttet til ibruktakelse av elektronisk kurve og felles labdatasystem og utrulling av interaktiv henvisning og rekvirering av laboratorieanalyser innen KIB 2. S8 - Utfordringer knyttet til felles labdatasystem. Forsinkelser og løsningen dekker ikke alle funksjonelle behov. Dette påvirker arbeidsprosessene, men kompenseres med økt bemanning. Det arbeides kontinuerlig med å identifisere og rette opp feil. S11 - IHR-Lab (interaktiv henvisning og rekvisisjon). Risikoen er at IHR-Lab ikke er klart til utrulling innen KIB 2. Det er inngått et nært samarbeid med det regionale prosjektet for å realisere IHR-løsningen mot primærhelsetjenesten. Det er iverksatt en rekke tiltak for manuelle rutiner/prosedyrer inntil IHR-løsningen er på plass. ENDRINGER SISTE PERIODE NYE RISIKOER - Ingen nye risikoer TATT UT - S12 - Rollefordeling ved overføring av IKT fra prosjekt til drift er ikke avklart. Risikoen er tatt ut da den ivaretas i forbindelse med sluttfasen for innføring av IKT-systemene (fase 3) og i dialog med HSØ/SP. ENDRINGER - D7 - Utfordringer knyttet til ibruktakelse av elektronisk kurve. Redusert konsekvens Side 2 av 13

RISIKOMATRISE Risiko-ID: Sx = Samlet plan SØ 2015 og program SØ IKT 2015, Dx = Drift Stiplet grå sirkel viser risikoplassering ved forrige rapportering og pilen viser endring av risikoen fra en konsekvens eller sannsynlighet til en annen. Heltrukken hvit sirkel viser dagens risiko. Risikomatrisen over presenterer risikoene samlet, som et produkt av sannsynlighet og høyeste konsekvens. Sannsynlighets- og konsekvensskalaer er presentert til slutt i rapporten. Det er to ulike konsekvensmatriser; en for drift og en for samlet plan. Det er fire ulike konsekvensområder for henholdsvis drift og samlet plan, og hver enkelt konsekvensvurdering står for seg selv, og kan ikke sees på tvers av konsekvensområdene. Om høyeste konsekvens er 5 innenfor ett konsekvensområde, kan det være 2 for ett annet. Det fremgår ikke av risikomatrisen over, som kun viser høyeste konsekvenstall, men av risikotabellen. Risiko-ID og nærmere beskrivelse av risikoene gjenfinnes i risikotabellene lenger bak i rapporten. Risiko-ID D1 D2 D5 D6 D7 S2 S3 Beskrivelse Vedvarende kapasitets og kvalitetsutfordringer i tilbudet til kreftpasienter Fare for korridorpasienter, økt antall utepasienter og opphopning av pasienter i akuttmottaket Økonomisk usikkerhet vedrørende inndekning av pukkelkostnader, uavklarte kostnader for drift og vedlikehold av systemer og bygg og inndekning av kostnader for utsatt funksjonalitet Medarbeidere og ledere opplever stort arbeidspress knyttet til endring og omstilling i drift og prosjektarbeid før, under og etter klinisk ibruktakelse Utfordringer knyttet til ibruktakelse av elektronisk kurve Får ikke gjennomført planlagt opplæring. Samtidighetskonflikter med andre ibruktakelsesaktiviteter Manglende oppfølging av planlagte arbeidsprosesser og videreutvikling av systemer etter innflytting Side 3 av 13

S5 S7 S8 S11 utfordringer knyttet til systemintegrasjoner med det pasientadministrative systemet Forsinkelser og restanser knyttet til elektronisk kurve og legemiddelhåndtering Utfordringer knyttet til felles labdatasystem IHR-Lab (elektronisk henvisning og rekvirering av laboratorieanalyser) ikke klart til utrulling innen KIB 2 METODE Det er gjort en vurdering av rapporterte risikoer fra risikologger i samlet plan SØ 2015, program SØ IKT 2015 og drift. Det er lagt vekt på de risikoer som har betydning for driften i SØ og arbeidet frem mot KIB 2. Ambisjonen er å rapportere risikoer som er over toleransenivå, samt de risikoer som truer målbildet for å kunne åpne sykehuset i KIB 2 med riktig pasientsikkerhet. Tiltak som er under arbeid eller som skal iverksettes beskrives. Gjennomførte tiltak er skrevet i grå skrift, og har en hake bak teksten. Disse tas ut av neste risikorapport. Nye konsekvenser og tiltak står med NY: foran teksten. Effekten av tiltakene fremgår under samme rubrikk. Side 4 av 13

FORKLARINGER DRIFT FORKLARING Med pasient menes effekt og påvirkning på pasient og pasientsikkerhet. Med kvalitet menes effekt og påvirkning på tjenesten og evne til å tilby kunden tjenesten. HMS HMS inkluderer 1) fysisk, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, 2) indre og ytre miljø, 3) fysisk sikkerhet og brannvern, 4) personvern og informasjonssikkerhet og 5) beredskap. Ressurs Med ressurs menes effekt på ressursbruk av mennesker, kompetanse, utstyr og materiell. Økonomi Fremdrift Med økonomi menes effekter på budsjett, regnskap og finansiering. Med fremdrift menes effekt på ferdigstillelse sammenlignet med plan for klinisk ibruktakelse. SAMLET PLAN Økonomi Kvalitet Gevinst Med økonomi menes effekter på budsjett, regnskap og finansiering. Økonomi måles her overordnet mot konsekvenser for SØ, og ikke mot prosjektbudsjett. Med kvalitet menes levert funksjonalitet i tjeneste eller produkt sammenlignet med spesifikasjon. Dette inkluderer effekter på HMS og pasientsikkerhet sammenlignet med spesifikasjon. Med gevinst menes forventet gevinstuttak sammenlignet med gevinstrealiseringsplan. Gevinstuttaket skjer i drift, mens prosjekter legger til rette for at gevinstuttaket skal kunne skje. Dette inkluderer effekter på HMS og pasientsikkerhet. SANNSYNLIGHETSSKALA KONSEKVENS- OMRÅDER Pasient / Kvalitet Sannsynlighetsskala Tallverdi BETYDNING DRIFT SAMLET PLAN Svært stor Stor 5 4 Mer enn 90 % sannsynlighet Mellom 65 % og 90 % sannsynlighet Inntil to ganger per uke (en hendelse for hver 3-4 dager). Hyppig og regelmessig Ca en gang i måneden/regelmessig Hendelse som nesten helt sikkert vil oppstå Hendelser som forventes å oppstå Moderat 3 Mellom 35 % og 65 % sannsynlighet Omtrent halvårlig/ikke regelmessig, forekommer Hendelser som kan oppstå Liten 2 Mellom 10 % og 35 % sannsynlighet En gang i året/forekommer av og til, sjeldent Hendelser som ikke forventes å oppstå Meget liten 1 Mindre enn 10 % sannsynlighet Mer sjelden enn hvert år/svært sjelden Hendelser som nesten helt sikkert ikke vil oppstå Side 5 av 13

KONSEKVENSSKALA NB! Det er to konsekvensskalaer; en for drift og en for samlet plan. Det er fire ulike konsekvensområder. Konsekvenstall må sammenlignes mellom tilsvarende konsekvensområde i risikoen og i tabellene. F.eks. har en 5-er i konsekvensområde økonomi i risikotabellene ikke noe med pasient/kvalitet eller HMS å gjøre. Konsekvensskala DRIFT Tallverdi Pasient / Kvalitet (liv, helse) HMS (liv, helse, indre & ytre miljø) Ressurser (kapasitet) Økonomi (materielle verdier) Svært alvorlig 5 Tap av liv / Hoved- og avhengige produksjonslinjer settes permanent ut av drift Tap av liv. Omfattende miljøskader av varig karakter Situasjonen kan kreve mobilisering av eksterne ressurser > 10 millioner NOK Alvorlig 4 Betydelig pasientskade. Fare for tap av liv / Produksjonen settes ut av drift for lengre tid. Andre avhengige produksjonslinjer rammes midlertidig Betydelig fysisk / psykisk personskade og fare for tap av liv. Betydelig miljøskader, fare for miljøskader av varig karakter. Situasjonen kan kreve mobilisering av ressurser fra andre enheter < = 10 millioner NOK Moderat 3 Alvorlig pasientskade. Alvorlig endring i pasientens medisinske tilstand / Driftsstans i flere døgn Alvorlig fysisk / psykisk personskade. Alvorlig miljøskade som kan reverseres. Situasjonen kan kreve ekstraordinær ressursbruk fra egen enhet < = 1 million NOK Lav 2 Mindre alvorlig pasientskade, mindre endringer i pasientens medisinske tilstand /Produksjonen settes midlertidig ut av drift. Kan føre til skader om det ikke finnes alternativer eller reserver Mindre alvorlig fysisk / psykisk personskade. Mindre alvorlig miljøskade som kan reverseres. Situasjonen kan håndteres med begrenset ekstra ressursbruk < = 100.000 NOK Ubetydelig 1 Ubetydelig pasientskade, ubetydelige endringer i pasientens medisinske tilstand / Produksjonen settes midlertidig ut av drift. Kun mindre forsinkelser, ikke behov for reserver Ubetydelig fysisk / psykisk personskade. Ingen kjente miljøskader Situasjonen kan håndteres med bruk av ordinære ressurser < = 10.000 NOK Konsekvensskala SAMLET PLAN Tallverdi Fremdrift Økonomi Kvalitet Gevinst Svært alvorlig 5 Sluttmilepæl ikke nådd > 10 millioner NOK Leveransen blir ikke akseptert Negativ gevinst Alvorlig 4 Forskjøvet kritisk linje. Konsekvens ut over prosjektets rammer. < = 10 millioner NOK Vesentlig dårligere enn avtalt. Konsekvens for drift etter ibruktakelse. Ingen gevinst kan realiseres Moderat 3 Utenfor planlagt slakk. Sluttdato påvirkes. < = 1 million NOK Litt dårligere enn avtalt Forventet gevinst er at < 50 % av gevinstplan kan realiseres Lav 2 Innenfor planlagt slakk. Sluttdato påvirkes ikke. < = 100.000 NOK Lavere enn ambisjoner i prosjekt Lavere gevinst enn beregnet i prosjekt Ubetydelig 1 Ingen endring i planer. < = 10.000 NOK Ingen endring i planer Ingen endring i gevinstplan Side 6 av 13

RISIKOTABELL DRIFT RAPPORT AUGUST 2015 Risiko-ID RISIKO KONSEKVENS SANNSYNLIGHET PASIENT / KVALITET KONSEKVENS- OMRÅDER HMS RESSURS ØKONOMI TILTAK D1 Vedvarende kapasitets- og kvalitetsutfordringer i tilbudet til kreftpasienter Mangelfullt tilbud og oppfølging til kreftpasienter Redusert kvalitet på pasientbehandlingen Store kostnader knyttet til innleie av leger og sykepleiere grunnet ubesatte stillinger 3 3 2 4 4 Tiltak: Omstrukturere pasientflyten i SØs tilbud til kreftpasienter o Arbeider med samkjøring av kreftpoliklinikk og sengepost o Kvalitet- og pasientsikkerhetsavdelingen bistår kreftavdelingen med kartlegging av kapasitet og arbeidsprosesser for å undersøke om kreftpoliklinikken har uutnyttet kapasitet og bidra til gode/optimale arbeidsprosesser på Kalnes. I august startes prøvedrift etter foreslått modell fra kvalitets- og pasientsikkerhetsavdelingen. Pakkeforløp o Innføre 12 nye pakkeforløp fra 01.09.15 Rekruttering o Arbeide videre med rekruttering av lege- og sykepleierspesialister. Ansatt en spesialsykepleier som skal være med på å bygge opp en utprøvende enhet (uttesting av nye medisiner). Vil på sikt styrke pasientbehandling og forskning, og kan få en positiv økonomisk effekt. Ansatt 3 spesialsykepleier i rotasjonsstilling, men har behov for flere, o Utarbeide rekrutteringsplaner i samarbeid med HR og kommunikasjonsavdelingen o Ytterligere sikre et godt fungerende arbeidsmiljø for alle yrkesgrupper, for å beholde medarbeidere DRIFT Tiltakene begynner å ha effekt og det forventes reduksjon i risiko mot slutten av 2015. Bedre pasientflyt vil øke kvaliteten på pasientbehandlingen, redusere liggetiden og øke DRG-indeksen. Flere kreftpasienter behandles ved kreftavdelingen, noe som vil frigjøre ressurser ellers i sykehuset. Side 7 av 13

DRIFT D2 Fare for korridorpasienter, økt antall utepasienter* og opphopning av pasienter i akuttmottaket Trend: Redusert behandlingskvalitet med fare for uønskede hendelser Vanskelig å ivareta pasientenes rett til personvern og taushetsplikten Fare for infeksjoner Økt belastning på medarbeidere Utepasienter får lengre liggetid grunnet sene visitter 4 3 2 3 3 Tiltak: Denne utfordringen må løses gjennom mer overgripende strukturelle, organisatoriske og ressurs- og prosessmessige tiltak. Revidere rutiner for mottak og fordeling av pasienter. Avd.sjefene skal sikre implementering av ny vedtatt prosedyre Tilpasse arbeidsplaner etter aktivitet gjennom døgnet arbeidet er påbegynt, og gjennomført for noen fagområder. Dette for å sikre bedre kontinuitet og rett kompetanse både innen lege- og pleiegruppen Bruk av tavlemøter, samt implementere nye og endrede arbeidsprosesser Arbeide for bedre utnyttelse av kommunale akutte døgnplasser (KAD), i samarbeid med kommunene (følges opp i fagutvalg KAD) o «Diagnostisk sløyfe» er iverksatt for indremedisin. Gir mulighet for tilbakeføring til KAD fra akuttmottak. Påbegynt prosess for utvidelse av diagnostisk sløyfe til øvrige fagområder *Pasienter som er registrert med en lokasjon (post) utenfor eget definert fagområde Mer effektiv pasientflyt og trygg pasientbehandling. Redusert risiko for opphopning av pasienter i akuttmottak. Rett pasient på rett fagområde som medfører bedre kvalitet og raskere avklaringer og visitter. Redusert antall korridorpasienter. Forventer ikke full måloppnåelse før ibruktakelse av nytt østfoldsykehus Kalnes. Side 8 av 13

DRIFT D5 Økonomi knyttet til følgende punkter Inndekning av pukkelkostnader fra HSØ Uavklart kostnadsbilde for drift og vedlikehold av systemer og bygg Inndekning av kostnader for utsatt funksjonalitet (både merkostnad i drift og investering for å nå planlagt funksjonalitet) Mindre rom for investering 3 4 Tiltak: Etablere plan for realisering av restanselisten. Budsjettarbeid for «fase 3» IKT pågår, i samarbeid med HSØ Forsterke arbeidet med gevinstrealiseringen, koblet til strategi for SØ og økonomisk langtidsplan Implementering av opptaksområde for Vestby kommune fra 2017 vil øke sykehusets bærekraft betydelig NY: HSØ legger opp til å tildele SØ ekstraordinær inntektsstøtte i 2016 på 75 mill. kroner Effekt av tidligere tiltak om dialog med HSØ har resultert i godkjent budsjettert underskudd på 100 mill. kroner i 2015. Forventet tjenestepris til SP er redusert som følge av dialog med HSØ. DRIFT D6 Medarbeidere og ledere opplever stort arbeidspress knyttet til endring og omstilling i drift og prosjektarbeid før, under og etter klinisk ibruktakelse. Ansatte blir syke Ansatte slutter Nødvendig arbeid blir forsinket Økte kostnader 2 1 2 3 3 Tiltak: Dialog med/oppfølging av medarbeidere, blant annet gjennom medarbeidersamtale Sikre tilstrekkelig bemanning i flytteperiodene (omdisponere personalressurser, benytte pensjonister og vikarer, redusere planlagt drift) Stabsfunksjonene er proaktive i å fange opp signaler og koordinerer innsatsen gjennom organisering i team Ledere må sammen med avdelingskoordinator følge opp og intensivere informasjonsdeling knyttet til alle medarbeidere i linjen For styrket systematisk HMS-arbeid og økt bruk av risikovurdering tilbys alle avdelinger og seksjoner HMS aksjonsmøter og HMS minikurs for ledere, verneombud og tillitsvalgte. Tiltakene skjer i regi av HMS-sjef med deltakelse fra HR og bedriftshelsetjenesten (BHT) o NY: Vedtak i AMU om at «HMS sjekkliste og risikovurdering» tas inn i eksisterende «Sjekkliste til bruk for gjennomføring ibruktakelse, SØ Kalnes» fom KIB 2 Ekstra fokus på AML-brudd Side 9 av 13

DRIFT D7 Utfordringer knyttet til ibruktakelse av elektronisk kurve - Funksjonalitet - Responstid - Endrede arbeidsprosesser - Opplæring Økt tidsbruk ifm visittgang og inn-/utskrivning av pasienter Redusert pasientsikkerhet Økte kostnader pga manuelle rutiner og forlengelse av prosjektet Redusert tillit til løsningen 4 3 2 3 3 Leder må sikre at alle medarbeidere har tilstrekkelig kompetanse ved å iverksette særskilte rutiner i oppstartsfasen o Ytterligere opplæring av medarbeidere o Utarbeide opplæringsplaner for vikarer Økt tilstedeværelse av superbrukere Forbedring av funksjonalitet frem mot KIB 2 (se risiko S7). Prosjektressurser må kontinuerlig arbeide for å avdekke og løse kritiske feil og mangler Side 10 av 13

RISIKOTABELL SAMLET PLAN RAPPORT AUGUST 2015 Risiko-ID RISIKOOMRÅDE / RISIKO KONSEKVENS SANNSYNLIGHET FREMDRIFT KONSEKVENS- OMRÅDER ØKONOMI KVALITET GEVINST TILTAK S2 Får ikke gjennomført planlagt opplæring Samtidighetskonflikter med andre ibruktakelsesaktiviteter Aktiviteter må forskyves og endres, og får konsekvens for drift Flere av prosjektene er forsinket og medfører at medarbeidere ikke får god nok og riktig opplæring 1 2 2 1 Tiltak: Planlegging og gjennomføring av ibruktakelsesaktiviteter i samarbeid med opplæringsprosjektet Forutsigbar opplæring Kunnskap om ny arbeidsplass og tilgang til bygg følger plan SAMLET PLAN S3 Manglende oppfølging av planlagte arbeidsprosesser og videreutvikling av systemer etter innflytting. Nytt konsept for arbeidsrutiner følges ikke og man går tilbake til gamle rutiner. Drift støttes ikke i nødvendig vedlikehold og videreutvikling av arbeidsprosesser og systemer. Oppnår ikke planlagt gevinstrealisering. 3 2 3 3 4 Tiltak: Utarbeide plan for oppfølging og videreutvikling etter innflytting OU-SØ 2015 omorganiseres for oppfølging og videreutvikling i 2016 (fase1) NY: Etablere stabs-team rundt avdelingssjefene som skal bidra til å sikre at vedtatt konsept følges Avdelingskoordinatorer opprettholdes en viss tid etter innflytting. Besluttet avviklet 31.12.15 Ivaretas i strategiarbeidet 2016-2020 Etablere system for koordinering av OU og IKT fase 3 Trygg overgang og nytt konsept ivaretas Side 11 av 13

SAMLET PLAN S5 Innføring av regionalt vedtatte systemer medfører en utvidelse av til dels komplekse systemintegrasjoner i og rundt DIPS Fare for at den samlede løsningen blir ustabil Utfordrende drifts- og forvaltningssituasjon Manglende helhetsperspektiv og forståelse for den stadig økende kompleksiteten Betydelig tyngre drift og forvaltning Press på organisasjon lokalt og Sykehuspartner Mer kompleks feilretting og videreutvikling Økt ressursbehov for funksjonell brukerstøtte og forvaltning Utfordrer pasientsikkerhet 2 3 4 4 3 Tiltak: Øke lokal funksjonell brukerstøtte, forvaltning, test og feilretting Sikre kontinuitet i arkitekturarbeidet i HSØ med det vi har utviklet i SØ/PNØ Mer forutsigbarhet i leveranser Støttefunksjoner dimensjonert ihht operativt behov Forbedret grunnlag for gevinstrealisering SAMLET PLAN S7 Elektronisk kurve og legemiddelhåndtering Forsinkelser og restanser i leveranser Motstand i organisasjonen til endrede rutiner og arbeidsprosesser Forsinkelser i etablering av lokal og regional forvaltning Forsinkelser i etablering av legemiddellager på Kalnes Uavklart innhold, organisering og ressurser i fase 3 Forsinkelser knyttet til innføring av lukket legemiddelsløyfe Forsinker gevinstrealisering og optimering av løsning Utrulling poliklinikk og dagkirurgi (Moss) kan bli forsinket. Dette har inntruffet. Utrulling Moss er utsatt 3 1 3 3 3 Tiltak: Tett oppfølging av PNØ/regionalt prosjekt og leverandør mht feilretting og prioritering Presisere ansvaret for opplæring og ibruktakelse i linja Planlegge etablering av lokal forvaltningsorganisasjon i Klinisk IKT samarbeid med linjen Videre arbeid mot SP med tanke på bygging av kapasitet, kompetanse og støtte for SØ iht SLA Videre arbeid mot HSØ for å sikre en regional forvaltning som ivaretar HSØs, SØs og øvrige foretaks behov for videre forvaltning og utvikling av elektronisk kurve Tett samarbeid med flytteprosjektet og Sykehusapoteket om flytting av legemidler og etablering av legemiddellager NY: Fase 3 sikrer en sterkere og enhetlig styring og kontroll for å realisere lukket legemiddelsløyfe Økt pasientsikkerhet Utvidet eierskap til sentrale kliniske systemer i linjen Grunnlag for en felles regional systemarkitektur Legemiddellager på plass til KIB 2 Side 12 av 13

S8 Felles labdatasystem (LVMS) for medisinsk biokjemi, mikrobiologi og patologi er ibruktatt. 5 3 3 4 4 Tiltak: 1. Lab-løsningen som er i produksjon dekker ikke funksjonelle behov 1. Behov for økt bemanning, fører til økt overtid. Tilliten til LVMS reduseres 1. Kartlegger fortløpende konsekvenser av feil i systemet og identifiserer tiltak Avdelingen kompenserer med økt bemanning SAMLET PLAN 2. Løsningen er levert med mangelfull kvalitet 2. Økte svartider Behov for kompenserende arbeidsrutiner med økt bemanning ved senter for laboratoriemedisin Omfattende manuelle rutiner i drift og forvaltning 2. PNØ må sikre at de har tilstrekkelig kapasitet til å håndtere feilsituasjoner i produksjon samtidig som leveranse til Kalnes ivaretas Fortsatt nært samarbeid mellom prosjekt, SØ, linjen og SP Leverandør, SØ/HSØ utarbeider en omforent og akseptert feil- og videreutviklingsplan 3. Manglende kontinuitet for ferdigstilling av løsning etter KIB 2 3. Usikkerhet relatert til kontinuitet på ressurser 3. Gjennomføre beslutninger relatert til fase Større grad av forutsigbarhet Sikring av nødvendig ressurser Stabilisert drifts- og forvaltningssituasjon SAMLET PLAN S11 IHR-Lab (interaktiv henvisning og rekvisisjon) ikke klart til utrulling innen KIB 2 Ineffektivitet ved senter for laboratoriemedisin Fare for feil som følge av manuell håndtering Rekvisisjonene fra fastlegene kommer ikke elektronisk og planlagt tids- og ressursbesparelse innfris ikke Kundefrafall 3 4 5 5 4 Tiltak: Videreføre manuelle rutiner ved senter for laboratoriemedisin Vurdere alternative løsninger til den regionale IHR-løsningen Gjennomføre planlagt pilot mot de ulike EPJ-leverandørene til primærhelsetjenester og gjennomføre utrulling Øke bemanning for skanning av innkomne papirrekvisisjoner (samt manuell innleggelse som avvikshåndtering) Fortsette tett oppfølging og høy servicegrad til legekontorene Sikker og effektiv drift ved senter for laboratoriemedisin Opprettholde kundegrunnlaget Side 13 av 13