Sirdal kommune MØTEPROTOKOLL UTVALG: MØTESTED: DATO: 02.09.2014 TIDSPUNKT: 12:30 14:30 ARBEIDSMILJØUTVALGET Sirdal kommune - SMOK (Tonstad skule) MEDLEMMER: Bente Eiesland Inge Hedenstad Stangeland John Birkeland Signe Jomås Alf Sveinung Haughom Per Bulling Gunn Torhild Bjørnestad Eli Skotte Leder FRA BEDRIFTSHELSETJENESTEN: Miriam S. Grimsby Lister BHT FRA ADMINISTRASJONEN: Ommund Fintland Katja Bøhm STILLING: Personalkonsulent HMS-kons./personalrådgiver Tonstad, 02.09.14 Bente Eiesland Utvalgsleder Katja Bøhm Utvalgssekretær
Saksliste Utvalgssaksnr Innhold PS 14/23 Protokoll fra møte 10.06.14 PS 14/24 Referatsaker RS 14/11 Timeoversikt BHT 1.halvår 2014 RS 14/12 Referat fra verneombudsmøte 18.08.14 RS 14/13 Heltid/deltid og likestilling i enheten - status juli 2014 RS 14/14 Saker til oppfølging august 2014 PS 14/25 PS 14/26 Driftsgjennomgang enhet for kultur Eventuelt
AMU møter på enhetene i kommunen 4. Enhet for kultur Møtet ble innledet med en kort befaring på SMOKs lokaler på Tonstad skule. SMOK har hatt en ombygging etter en lengre prosess, og lederen er fornøyd med resultatene. Enhetsleder for kulturenheten, Alf Sveinung Haughom, redegjorte for situasjonen i enheten angående arbeidsmiljø og AMUs fokusområder. Kulturenheten har 23 ansatte fordelt på 11,5 stillingshjemler. Det er mange ansatte i små stilling, særlig på SMOK. Videre er enhetens seks avdelinger geografisk spred. Det jobbes med mange ulike fagområder. I kulturenheten er det en familiær atmosfære med en kultur for å ta opp problemer «der og da», og saker prøves løst omgående. QM+ har ikke blitt brukt mye etter en tidligere fase med manglende oppfølging av saker fra andre enheter, men nå brukes det mer bevisst igjen. Det er to superbrukere i enheten. Sykefravær i enheten har vært forholdsvis lavt, rund 4 %. Det er stort sett langtidssykefravær i enheten. Geografisk og faglig spredning gir en del utfordringer som enhetsleder jobber aktivt med. Enheten har jevnlige enhetsmøter. Videre har enhetsleder planlagt å være med på en del avdelingsmøter framover. Det har blitt gjennomført jevnlige enhetsturer som har bidratt til faglig påfyll, men som også vurderes til å ha en sosial effekt. Enhetsleder orienterte om hvordan driftsgjennomgangssaken har påvirket både de ansatte og lederen selv. Det blir sett som utfordrende å møte krav om store innsparinger og å videreformidle det i enheten. Det har skapt både uro og usikkerhet blant de ansatte. Involvering av de ansatte i hele prosessen vurderes som positiv. Videre ble det gitt uttrykk for at styringsgruppen som har vært ansvarlig for prosessen har vært hensiktsmessig i sin organisering og ha fungert bra. Utsettelsen av saken har derimot hatt en negativ signalvirkning. Enhetsleder ga til slutt uttrykk for at kulturenheten jobber med positive ting og få motivasjon av gode tilbakemeldinger de få fra publikumet og befolkningen.
PS 14/23 Protokoll fra møte 10.06.14 Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget - 02.09.2014 PS 14/23 Vedtak Protokoll fra møte 10.06.14 godkjennes. PS 14/24 Referatsaker Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget - 02.09.2014 PS 14/24 Referatsaker RS 14/11 Timeoversikt BHT 1.halvår 2014 Det ble orientert om aktiviteter i samarbeid med Lister BHT og timeforbruk i 1. halvåret 2014. Det ble stilt spørsmål om deltakelse av BHT i dialogmøter framover. Her har ASS utvalget konkludert med at BHTs deltakelse vurderes ut fra behov (møte 29.08.14). BHT brukes ved siden av lovpålagt oppfølging etter bestilling. De har spesialkompetanse i arbeidsmiljørelaterte spørsmål og kan brukes for eksempel i oppfølgingssaker og som veiledere i psykososialt arbeidsmiljø (ledere). RS 14/12 Referat fra verneombudsmøte 18.08.14 Det ble orientert om midlertidig omorganisering av ledelsen i bygg/eiendom siden arbeidsmiljøet i enheten var tema på verneombudsmøte. AMU går inn for å ha igjen to verneombud i pleie/omsorg for å sikre tilgjengelighet og mulighet til bedre involvering. RS 14/13 Heltid/deltid og likestilling i enheten - status juli 2014 Det ble orientert om status i prosjektet heltid/deltid og om planlagt videreføring av prosjektet. Deltidsproblematikk har betydning for arbeidsmiljøet. Det ble i denne sammenheng nevnt 4-års-regelen også gir ringvirkninger i arbeidsmiljø (tilsetting av ufaglærte). Det skal utarbeides en sak om 4-års-regelen til politisk behandling. RS 14/14 Saker til oppfølging august 2014 Listen med oppfølgingssaker ble gjennomgått og diskutert. Neste medarbeiderundersøkelse skal gjennomføres i 1. kvartal 2015. To saker tas med på listen: 1. Retningslinjer for bruk av sosiale media 2. Oppfølging av nattevakter
PS 14/25 Driftsgjennomgang enhet for kultur Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget - 02.09.2014 PS 14/25 Votering AMU tilråder forslaget. Vedtaket var enstemmig. Vedtak 1. Styringsgruppas forslag til tiltak for å redusere rammen til enhet for kultur i løpet av 2014-2015 godkjennes: Gjeldende fra 2014: Reduksjon tilskudd Sirdølen nettavis (50% blir ikke utbetalt) 175.000,- Reduksjon KIF-tilskudd (40.000,- blir holdt tilbake) 40.000,- Reduksjon på driftsbudsjettet (diverse poster) 85.000,- Tilskudd utstyr lag og foreninger (Restbeløp 2014) 50.000,- SUM: 350.000,- Gjeldende fra 2015: Reduksjon ulike tilskuddsordninger: 390.000,- Økte billettpriser Tonstadbadet: 70.000,- Reduksjon på driftsbudsjettet: 85.000,- Økt foreldrebetaling SMOK 15.000,- Reduksjon av total stillingshjemmel ved biblioteka 140.000,- (Iverksettes først ved ledighet i stilling på Sinnes) Leieinntekter fra fylket for bruk av komm. bygg/anlegg 300.000,- (punktet er usikkert da det ennå ikke foreligger noe avtale) SUM: 1.000.000,- 2. Administrasjonsutvalget forelegges sak ved ledighet i stilling ved kulturenheten. Formålet med saken er reduserte driftskostnader. 3. En søker å inngå avtale med Vest-Agder fylkeskommune om leie for bruk av idrettsanlegg m.m. i Sirdal.
PS 14/26 Eventuelt Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalget - 02.09.2014 PS 14/26 1) Sykefravær Det ble orientert om utviklingen av sykefraværet i 1. halvår 2014. Sykefravær har gått ned til 6,1 % i perioden januar juni 2014 (jf. 6,6 % i 2013 og 6,8 % i 2012). 2) Kommunedag Temaet ble tatt opp på enhetsledermøte og ledergruppen er positiv til det. Temaet tas opp på neste AMU-møte.