FRØYA KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Frøya kommune Møtedato/tid : Torsdag 2. februar 2006 kl 09.00 Møtested/lokaler : Kommunehuset på Sistranda møterom B. Deltagere : Thor Pettersen leder Hans Willy Kvernø nestleder Sten Kristian Røvik Bjørnar Johansen Iren Hårstad Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Thor Pettersen Sted Dato Trondheim 26. januar 2006 Sakliste: Sak 1/2006 Godkjenning av protokoll fra møte 25.11.2005 Sak 2/2006 Referatsaker Sak 3/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport: Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Sak 4/2006 Innkreving av vannavgifter Brev fra Arne Jektvik Sak 5/2006 Låneforvaltningen i Frøya kommune Sak 6/2006 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt om interkommunalt samarbeid Sak 7/2006 Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune Sak 8/2006 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Frøya kommune Sak 9/2006 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon 73 86 61 22, mobil 908 64 799. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Thor Pettersen leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Frøya kommune kontrollutvalget 1
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 1/2006 Godkjenning av protokoll fra møte 25.11.2006 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2006 1/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 25.11.2005 godkjennes. Frøya kommune kontrollutvalget 2
Sak 1/2006 Godkjenning av protokoll fra møte 25.11.2005 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 25.11.2005 godkjennes. VEDLEGG 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 25.11.2005. SAKSUTREDNING Godkjenning av møteprotokoll. Frøya kommune kontrollutvalget 3
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 2/2006 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2006 2/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Frøya kommune kontrollutvalget 4
Sak 2/2006 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Revisjon Midt-Norge IKS: Notat av 01.09.2005 vedrørende byggeprosjektet Nabeita skole. 2. KS Faktaark av 25.11.2005: NAV-reformen noen hovedpunkter og viktige milepæler. 3. Pressemelding og høringsbrev av 23.12.2005 fra Arbeids- og sosialdepartementet vedrørende forslag til nye regler for vern av ansattes ytringsfrihet / varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Frøya kommune kontrollutvalget 5
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 3/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport: Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2006 3/2006 Kommunestyret 02.03.2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning. Frøya kommune kontrollutvalget 6
Sak 3/2006 Forvaltningsrevisjonsrapport: Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning og oversender saken til kommunestyret med følgende innstilling. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning. VEDLEGG: Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-17/2005 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om verge-/hjelpevergeordningen. SAKSFREMSTILLING: Innledning Revisjon Midt-Norge IKS har høsten 2005 gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på hjelpevergeordningene i kommunene. Bakgrunnen for prosjektet var at revisor så at overformynderienes oppfølging av hjelpevergene i kommunene var nokså varierende, samtidig konstaterte revisor store ulikheter i kvaliteten på hjelpevergeregnskapene. Kontrollutvalget sluttet seg til gjennomføringen av prosjektet i sak KU-17/2005 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om verge-/hjelpevergeordningen. Overformynderiet er et kommunalt organ og oppnevnes av kommunestyret. Kommunens administrasjon eller kommunestyret har imidlertid ingen instruksjonsmyndighet i overformynderiets saker, og det er fylkesmannen som er tilsynsmyndighet og klageorgan i forhold til overformynderiet. Kommunen må imidlertid legge forholdene til rette for at overformynderiet kan drive sin virksomhet på en forsvarlig måte, og virksomheten som drives er således et kommunalt ansvar. Med dette som utgangspunkt har også kontrollutvalgets sekretariat valgt å innstille overfor kontrollutvalget på at saken legges frem for kommunestyret. Frøya kommune kontrollutvalget 7
Innfallsvinkler i forvaltningsrevisjonsprosjektet Prosjektet har vært strukturert rundt fire hovedtema: Vergemålsoppnevnelse, veiledning/opplæring, rapportering og tilsyn/kontroll. Revisor har foretatt en kartlegging av omfang og praksis, samt vurdert etablert praksis i forhold til gjeldende rett på området. Følgende problemstilling er formulert for prosjektet: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler. For å kunne besvare problemstillingen har revisor definert 4 krav som må være oppfylt for at revisor kan konkludere positivt på undersøkelsene: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser. 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven. 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen. 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet. Prosjektet er gjennomført i alle de 14 kommunene som samarbeider som revisjonsfunksjonen og funksjonen som sekretariat for kontrollutvalg. Dette er gjort det mulig å foreta sammenligninger mellom kommunene og hente ut en beste praksis fra kommunen sett under ett. Funn i Frøya kommune Vi velger å gjengi noen av de mest sentrale funnene fra undersøkelsen i Frøya kommune, men viser til den vedlagte forvaltningsrevisjonsrapporten for en fullstendig gjennomgang av hjelpevergeordningen i Frøya. 1. Oppnevning av hjelpeverge Ved utgangen av 2004 var det i Frøya kommune 26 personer som har fått oppnevnt til sammen 25 hjelpeverger. Overformynderiet forvalter ca. 1,3 millioner kroner, og hjelpevergene disponerer ca. 2-3 millioner kroner på vegne av sine klienter. Overformynderiet i Frøya opplever problemer med å skaffe hjelpeverger i kommunen. Når oppnevning skjer foretar overformynderiet en habilitetsvurdering og man vurderer betalingsevnen til den som foreslås som hjelpeverge. Overformynderiet forsøker å unngå å oppnevne familiemedlemmer som hjelpeverge, men i tilfelle dette er aktuelt forsøker man å skaffe sikkerhet for at øvrige slektninger er enige i oppnevningen. Det finnes et standard skjema for oppnevning av hjelpeverge som definerer hjelpevergens oppgaver og beskriver forhold ved klienten som hjelpevergen bør vite, dette kan for eksempel gjelde økonomi. Dette skjemaet benyttes ikke av overformynderiet på Frøya. Frøya kommune kontrollutvalget 8
Hjelpevergens ansvars- og myndighetsområdet defineres i mandatet som utarbeides av overformynderiet, og som stadfestes, evt justeres av Tingretten ved oppnevnelsen av hjelpevergen. I henhold til vergemålslovgivningen skal minste middels prinsipp legges til grunn, noe som vil si at hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde ikke skal gjøres mer omfattende enn nødvendig. I følge forvaltningsrevisjonsrapporten er mandatene som utstedes i Frøya for generelle, og det settes heller ikke noen beløpsgrenser for hvor mye den enkelte hjelpeverge kan disponere. Dersom den hjelpetrengende bor i institusjon er det de ansatte på institusjonen som fører regnskap. Hjelpevergens oppgave er å påse at institusjonen følger dette opp. Overformynderiet skal informeres om alt som overgår normalt forbruk. Når det gjelder godtgjøring til hjelpevergene er grunnholdningen hos overformynderiet på Frøya at dette er en ulønnet oppgave. Overformynderiet har heller ingen retningslinjer eller fokus på godtgjøring og utgiftsdekning til hjelpeverge. I den grad det tilstås utgiftsdekning blir dette dekket av klienten selv, kommunen dekker i visse tilfeller utgifter som anses som fellesutgifter. I 2004 ble det tilstått utgiftsdekning til hjelpeverger i Frøya på til sammen kr 5.000,-. 2. Kunnskap og veiledning Foruten deltakelse på en samling arrangert av fylkesmannen har overformynderiet ikke hatt noen opplæring i sine oppgaver. Overformynderne savner også bedre informasjon og rapportering fra fylkesmannen. Hjelpevergene får informasjon fra overformynderiet ved oppnevningen, både muntlig i møte og ved utdeling av en informasjonsmateriell om oppgaven, videre forsøker overformynderiet å ha en kontakt med alle hjelpevergene minst en gang i året. 3. Rapportering Frøya overformynderi har fritatt alle sine hjelpeverger for regnskapsplikt. En del av bakgrunnen for dette er å lette arbeidet for hjelpevergene, og dermed gjøre det mer attraktivt å være hjelpeverge. Forutsetningen er imidlertid at alle transaksjoner foregår over bank og på en slik måte at de kan etterkontrolleres av overformynderiet. En del hjelpeverger fører regnskap, selv om dette ikke er påkrevet. For klienter i institusjon er det de ansatte som står for regnskapsføringen. I tillegg til kravet om etterkontrollerbarhet foreslår revisor i sin rapport at overformynderiet bør kreve å få tilsendt klientens selvangivelse og årsoppgave fra bank, slik at overformynderiet har en viss innsikt i disposisjonene til hjelpevergene. 4. Tilsyn og kontroll Overformynderiets tilsynsplikt med hjelpevergene gjelder uavhengig av om hjelpevergene er innvilget fritak fra regnskapsavleggelsen. Som nevnt ovenfor anbefaler revisor at overformynderiet ber om å få tilsendt selvangivelse og kontoutskrifter. Frøya overformynderi har hittil ikke hatt kontrollrutiner, og revisor karakteriserer overformynderiets tilsyn med hjelpevergene i Frøya som mangelfull. Overformynderiet signaliserer at de vil legge opp til rutiner for oppfølging av hjelpevergene fremover. Frøya kommune kontrollutvalget 9
Forvaltningsrevisjonsrapportens anbefalinger Med bakgrunn i de funn som er gjort foreslår Revisjon Midt-Norge IKS følgende overfor Frøya kommune og overformynderiet på Frøya: Det bør utarbeides en spesifisert totaloversikt over den samlede formue som forvaltes av hjelpevergene. Standard søknadsskjema for oppnevning bør benyttes slik at en er sikker på å få med alle relevante opplysninger. Mandatene bør være tydligere definert, og være tilpasset den enkelte klient. Vurdere om midler bør trekkes inn fra klienten til overformynderiet, og om det bør innføres beløpsbegrensninger for hjelpevergens disposisjonsrett. Det må foretas dokumenterte kontrollhandlinger rettet mot hjelpevergene uten regnskapsplikt. Kontrollen bør utføres mot underlagsdokumentasjon. Overformynderiet bør stille krav om å få tilsendt dokumentasjon fra hjelpevergen. Et minimumskrav vil være å få tilsendt selvangivelse / likningsutskrift. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til den vedlagte forvaltningsrevisjonsrapporten for ytterligere detaljer og begrunnelser for revisors anbefalinger. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Inntill hjelpevergevergeordningene eventuelt profesjonaliseres i nytt lovverk er dette arbeidet i stor grad basert på frivillighet. Hjelpevergene skal utøve sin funksjon etter beste skjønn og innenfor minste middels prinsipp ut fra hensynet til at inngripen overfor den hjelpetrengende skal være så liten som mulig. For å sikre at hjelpeverger stiller opp og for å gi rom en viss skjønnutøvelse er det viktig at hjelpevergen har en viss frihet i sin funksjon. Samtidig er det viktig at klienten og pårørende har sikkerhet for at hjelpevergen til enhver tid handler til klientens beste. Hensynet til frihet og skjønnsutøvelse kan i en del tilfeller gå på bekostning av rapporteringskrav og tilsynsvirksomhet. Overformynderiets rolle er derfor å sørge for en best mulig tilpasning basert på lokale forhold og kjennskap til det enkelte tilfelle. Kontrollutvalgets sekretariat er av den oppfatning at Revisjon Midt-Norge IKS har satt et godt søkelys på overformynderiets rolle i forhold til hjelpvergeordningen i Frøya kommune og anbefaler derfor overformynderiet å vurdere de tiltakene som revisor har foreslått avslutningsvis i rappporten og som er gjengitt ovenfor. Sekretariatet foreslår overfor kontrollutvalget å legge frem rapporten for kommunestyret som øverste ansvarlig for ordningen og som oppnevnende myndighet til overformynderiet. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON: Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen til etterretning. Frøya kommune kontrollutvalget 10
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 4/2006 Innkreving av vannavgifter Brev fra Arne Jektvik Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2006 4/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til etterretning. Møtebok fra kontrollutvalgets behandling av saken med vurderingene fra Revisjon Midt-Norge IKS, oversendes Arne Jektvik som svar på hans henvendelse i brev av 09.11.2005. Frøya kommune kontrollutvalget 11
Sak 4/2006 Innkreving av vannavgifter Brev fra Arne Jektvik KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar saken til etterretning. Møtebok fra kontrollutvalgets behandling av saken med vurderingene fra Revisjon Midt-Norge IKS, oversendes Arne Jektvik som svar på hans henvendelse i brev av 09.11.2005. VEDLEGG 1. Brev av 09.11.2005 fra Arne Jektvik til kontrollutvalget i Frøya kommune vedrørende driftspraksis kommunale renovasjonsselskap Kystmiljø A/S. 2. Brev av 10.01.2005 fra Revisjon Midt-Norge IKS vedrørende Gebyrpraksis i renovasjonsselskapet Kystmiljø AS. Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak KU-36/2005 Eventuelt punkt a) Brev vedrørende driftspraksis kommunale renovasjonsselskap Kystmiljø A/S. 2. Brev av 30.11.2005 fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS til Arne Jektvik vedrørende driftspraksis kommunale renovasjonsselskap Kystmiljø A/S. 3. Brev av 30.11.2005 fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS til Revisjon Midt- Norge IKS vedrørende driftspraksis kommunale renovasjonsselskap Kystmiljø A/S. SAKSUTREDNING På møte den 25.11.2005 fikk kontrollutvalget seg forelagt et brev fra Arne Jektvik, 7270 Dyrvik der kontrollutvalget ble bedt om å se nærmere på gebyrpraksis og avgiftsinnkreving fra Kystmiljø A/S i Frøya kommune. Kontrollutvalget behandlet brevet under sak KU- 36/2005 Eventuelt og vi gjengir følgende fra protokollen: a) Brev vedrørende driftspraksis kommunale renovasjonsselskap Kystmiljø A/S Brev av 09.11.2005 fra Arne Jektvik til Kontrollutvalget i Frøya kommune vedrørende driftspraksis kommunale revnovasjonsselskap Kystmiljø A/S ble utdelt i møtet. Kontrollutvalget oversender brevet fra Arne Jektvik til Revisjon Midt-Norge IKS og ber om en juridisk vurdering av saken. Saken ble oversendt Revisjon Midt-Norge IKS i brev av 30.11.2005 og kontrollutvalget sekretariat har mottatt svar i brev av 10.01.2006. Frøya kommune kontrollutvalget 12
Problemstillingene i saken Arne Jektvik reiser i sitt brev av 09.11.2005 flere problemstillinger vedrørende renovasjonsordningen og inndrivelse av renovasjonsgebyrer i Frøya kommune. Ordningen har hittil vært ivaretatt av Kystmiljø A/S, som fra 01.01.2006 inngår i renovasjonssamarbeidet HAMOS. Jektvik stiller i sitt brev spørsmål ved følgende: 1. Kan det kreves innsamlingsgebyr uansett om det blir hentet søppel eller ikke? 2. Hvilken klageadgang har man i forhold til et aksjeselskap som ivaretar en kommunal oppgave? 3. Hvordan foregår innkreving og inkassovirksomhet når et aksjeselskap ivaretar oppgaver på vegne av det offentlige. Alle spørsmålene er belyst med utgangspunkt i selskapet Kystmiljø A/S som ivaretar renovasjonsordningen i Frøya kommune. Revisjon Midt-Norge IKS sine vurderinger av saken Revisjon Midt-Norge IKS har hatt saken til vurdering og gitt sitt svar i brev av 10.01.2006. Revisor gir følgende vurderinger på problemstillingene: 1. Gebyrplikt: Alle boliger og fritidseiendommer i Frøya kommune over 15 m2 er underlagt tvungen innsamling av forbruksavfall. Unntak fra ordningen må være hjemlet i forskriften. 2. Klageadgang Revisor har skissert klageadgangen i henhold til renovasjonsforskriften supplert med opplysninger fra administrasjonen i Frøya kommune. Enkeltvedtak fattet etter delegert myndighet i forskriften kan påklages til Kystmiljø A/S sitt styre, deretter kan klager gå videre i en toinstansbehandling i kommunen. 3. Innkreving og inkasso Revisor gir en grundig beskrivelse av regelverket knyttet til inkassovirksomhet og legalpanteretten på renovasjonsområdet. Ut fra tidligere tolkninger fra Justisdepartementet viser revisor til at kommunen kan overdra sin legalpanterett etter forurensingsloven til et interkommunalt selskap når gebyrkravet er forfalt. En generell overdragelse av forfalte krav til renovasjonsselskapet vil imidlertid ikke omfattes av legalpanteretten. Kommunen kan også overdra legalpanteretten sammen med forfalte krav direkte til et inkassobyrå. Videre legger revisor til grunn at dersom et inkassobyrå står for innfordringen, vil denne være underlagt inkassolovens bestemmelser. Revisor redegjør dessuten for at kommunestyret på Frøya har delegert avgjørelsesmyndigheten i slike saker til rådmannen, men at eventuelt tvangssalg basert på legalpanteretten skal godkjennes av rådmannen i det enkelte tilfelle. Kontrollutvalgets sekretariat viser til brevet fra Revisjon Midt-Norge IKS for en mer fullstendig gjennomgang av problemstillingene som er tatt opp saken. Frøya kommune kontrollutvalget 13
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Med bakgrunn i forespørselen fra Arne Jektvik og redegjørelsen fra Revisjon Midt-Norge IKS anser kontrollutvalgets sekretariat saken for å være tilfredsstillende belyst. Ut fra de opplysninger som er fremkommet kan sekretariatet heller ikke se at kontrollutvalget har grunn til å foreta seg noe mer i saken ut over å informere Arne Jektvik om redegjørelsen fra Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta saken til etterretning og oversende redegjørelsen fra Revisjon Midt-Norge IKS til Arne Jektvik som svar på forespørselen av 09.11.2005. Frøya kommune kontrollutvalget 14
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 5/2006 Låneforvaltningen i Frøya kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2006 5/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til henvendelse vedrørende låneforvaltningen i Frøya kommune i brev av 03.11.2005 fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen. Utvalget har fått en gjennomgang av saken fra Revisjon Midt-Norge IKS, som for en stor del avkrefter påstandene som er fremsatt i saken. Så fremt kontrollutvalget ikke får seg forelagt nye opplysninger, anses saken som avsluttet fra utvalgets side. Møtebok fra kontrollutvalgets behandling av saken med vurderingene fra Revisjon Midt- Norge IKS, oversendes Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen som svar på henvendelse i brev av 03.11.2005. Frøya kommune kontrollutvalget 15
Sak 5/2006 Låneforvaltningen i Frøya kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget viser til henvendelse vedrørende låneforvaltningen i Frøya kommune i brev av 03.11.2005 fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen. Utvalget har fått en gjennomgang av saken fra Revisjon Midt-Norge IKS, som for en stor del avkrefter påstandene som er fremsatt i saken. Så fremt kontrollutvalget ikke får seg forelagt nye opplysninger, anses saken som avsluttet fra utvalgets side. Møtebok fra kontrollutvalgets behandling av saken med vurderingene fra Revisjon Midt- Norge IKS, oversendes Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen som svar på henvendelse i brev av 03.11.2005. VEDLEGG 1. Brev av 03.11.2005 med vedlegg fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen til kontrollutvalget i Frøya kommune vedrørende kommunens rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. 2. Brev av 10.01.2006 fra Revisjon Midt-Norge IKS vedrørende Frøya kommunes rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Sak KU-36/2005 Eventuelt punkt b) Brev vedrørende kommunens rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. 2. Brev av 30.11.2005 fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS til Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen vedrørende Frøya kommunes rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. 3. Brev av 30.11.2005 fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS til Revisjon Midt- Norge IKS vedrørende Frøya kommunes rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag. Frøya kommune kontrollutvalget 16
SAKSUTREDNING På møte den 25.11.2005 fikk kontrollutvalget seg forelagt et brev med underliggende dokumentasjon fra Retthjelpfirmaet Terje Svendsen der kontrollutvalget, med utgangspunkt i en konkret sak, ble bedt om nærmere på kommunens låneforvaltning med særlig vekt på etableringslån på sosialt grunnlag. Kontrollutvalget behandlet forespørselen under sak KU- 36/2005 Eventuelt og vi gjengir følgende fra protokollen: b) Brev vedrørende kommunens rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag: Brev av 03.11.2005 fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen til Kontrollutvalget i Frøya kommune vedrørende kommunens rolle som lånegiver av etableringslån på sosialt grunnlag med vedlegg, ble fremlagt i møtet. Kontrollutvalget oversender brevet med vedleggene til Revisjon Midt-Norge IKS og ber om at revisor undersøker saken. Utvalget ber om tilbakemelding tidsnok til at kontrollutvalget kan få seg forelagt en sak til neste møte om forholdene som Rettshjelpsfirmaet Terje Svendsen peker på i brevet av 3. november. Med bakgrunn i resultatene fra Revisjon Midt-Norge IKS sine undersøkelser, vil kontrollutvalget vurdere en generell gjennomgang av kommunens utlånsforvaltning. Kontrollutvalget ber om at sekretariatet gir et foreløpig svar på henvendelsen fra Retthjelpsfirmaet Terje Svendsen. Saken ble oversendt Revisjon Midt-Norge IKS i brev av 30.11.2005 og kontrollutvalget sekretariat har mottatt svar i brev av 10.01.2006. Problemstillingene i saken Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen påstår i sitt brev av 02.11.2005 at Frøya kommune som lånegiver ikke kan frembringe og dokumentere lånehistorikken for et etableringslån på sosialt grunnlag til hans klient. Svendsen påstår at kommunen har gitt ulike opplysninger om utestående saldo på lån til klienten og at kommunens opplysninger ikke stemmer over ens med opplysninger fra Låneservice som administrerer lånet på vegne av kommunen. Videre anklager Svendsen kommunen for å ha en tilfeldig motregningspraksis i bostøtte på disse lånene. Med bakgrunn i den konkrete saken og i de vedlagte dokumentene ber Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen om en gjennomgang av låneforvaltningen i Frøya kommune, og særlig av etableringslån på sosialt grunnlag. Kontrollutvalgets sekretariat viser til brev av 03.11.2005 fra Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen med vedlegg for videre utdyping av problemstillingene i saken. Frøya kommune kontrollutvalget 17
Revisjon Midt-Norge IKS sine vurderinger av saken Revisjon Midt-Norge IKS har hatt saken til vurdering og gitt sitt svar i brev av 10.01.2006. Revisor gir følgende vurderinger på problemstillingene: Utestående saldo Revisjon Midt-Norge IKS viser i sitt brev til at revisor har innhentet dokumentasjon over utestående saldo pr. 31.12.2004 fra kommunen og fra Låneservice. Ifølge kommunen har Svendsens klient ved utgangen av 2004 en restsaldo på lånet på kr 52.262,-, mens restlånet ifølge Låneservice er kr 52.275. Det vil si at det er en differanse på kr 13,- mellom kommunens beregninger og Låneservice sine tall. Motregning Når det gjelder motregningen i bostøtte på forfalte avdrag på lånet viser Revisjon Midt-Norge IKS til at avtale om motregning i perioder har vært akseptert av Svendsens klient. Revisor redegjør for at avtale om motregning er forelagt revisor. Av brevet fra Revisjon Midt-Norge IKS fremgår det imidlertid at noe av dokumentasjonen mangler i forhold til motregning. Denne typen dokumentasjon må kommunen sørge for å ha tilgjengelig. Ifølge revisor bruker Frøya kommune vanligvis ikke motregning som virkemiddel for å holde lån à jour, men kun i tilfeller der låntaker misligholder sine lån. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til brev av 10.01.2006 fra Revisor Midt-Norge IKS for en mer detaljert gjennomgang av problemstillingene som er belyst i saken. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS VURDERINGER Påstandene som Retthjelpfirmaet Terje Svendsen reiser på vegne av sin klient i brev av 03.11.2005 med vedlegg er alvorlige og kontrollutvalget valgte derfor å få saken undersøkt nærmere. Med bakgrunn i de undersøkelsene som Revisjon Midt-Norge IKS har gjort i saken kan det imidlertid se ut som om påstandene kan avkreftes. Revisor viser til at kommunen og Låneservice dokumenterer samme lånesaldo til Svendsens klient. Videre foreligger det ifølge revisor dokumentasjon på motregning i bostøtte på forfalte avdrag på etableringslånet. Ut fra revisors gjennomgang av saken kan Frøya kommune kun klandres for å ikke ha sikret seg skriftlige fullmakter for å foreta motregning i bostøtte for å dekke forfalte låneavdrag. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende redegjørelsen fra Revisjon Midt-Norge IKS til Rettshjelpfirmaet Terje Svendsen som svar på forespørselen av 03.11.2005. Dersom kontrollutvalget ikke mottar ny informasjon i saken, anses saken avsluttet fra kontrollutvalgets side. Frøya kommune kontrollutvalget 18
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 6/2006 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt om interkommunalt samarbeid Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2006 6/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune som ble vedtatt av kommunestyret på møte den 15.12.2005 og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt om interkommunalt samarbeid i Frøya kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 250 timer. Prosjektperioden varer frem til mai 2006 med avgivelse av rapport innen 31.05.2006. Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Frøya kommune kontrollutvalget 19
Sak 6/2006 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt om interkommunalt samarbeid KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune som ble vedtatt av kommunestyret på møte den 15.12.2005 og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt om interkommunalt samarbeid i Frøya kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 250 timer. Prosjektperioden varer frem til mai 2006 med avgivelse av rapport innen 31.05.2006. Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Plan for forvaltningsrevisjon for 2006 for Frøya kommune. 2. Sak KS-217/2005 Plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune for 2006. SAKSUTREDNING Innledning Kontrollutvalget vedtok forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2006 på møte den 25.11.3005 som sak KU-31/2005 Plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune for 2006. Saken ble oversendt kommunestyret for endelig vedtak og ble tatt opp til behandling på kommunestyrets møte den 15.12.2005. Kommunestyret vedtok planen med følgende endring: Prosjekt nr. 5 om Vurdering av ulike typer interkommunalt samarbeid ble prioritert som prosjekt nr. 2. De prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjektene i Frøya kommune i henhold til plan for forvaltningsrevisjon for 2006 blir etter dette: 1. Skoleutbygging på Sistranda 2. Vurdering av ulike typer interkommunalt samarbeid 3. Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon (VAR) Frøya kommune kontrollutvalget 20
Det vil si at prosjektet om vurdering av kostnadseffektiviteten innen sektor for vann, avløp og renovasjon ble skjøvet ned til en tredjeplass, og står dermed i fare for å ikke å bli gjennomført i 2006. Dette vil avhenge av tilgjengelige ressurser fra Revisjon Midt-Norge IKS, og ikke minst hvor mye ressurser som i 2006 går med til prosjektet som er prioritert øverst om skoleutbyggingen ved Sistranda skole. I henhold til det vedtatte investeringsbudsjettet for Frøya kommune vil skoleutbyggingen på Sistranda ikke komme i gang for fullt før i 2007. I år vil arbeidet først og fremst bestå i prosjektering, anbudsinnhenting og evt. kontraktsinngåelser. Selv om dette er en viktig fase i prosjektet vil det trolig være tidsnok for kontrollutvalget å sette i gang oppfølgingen av arbeidet utover sommeren og høsten 2006. I samråd med kontrollutvalgets leder foreslår derfor kontrollutvalgets sekretariat å initiere prosjekt nr. 2 i planen for forvaltningsrevisjon først, nemlig vurderingene av interkommunalt samarbeid. Ulike typer interkommunalt samarbeid Interkommunalt samarbeid brer stadig om seg i kommunal sektor, og flere samarbeidsmodeller er mulige. En vanlig samarbeidsform er samarbeid etter etter kommunelovens 27 og etablering av interkommunale selskaper etter lov om interkommuale selskaper av 1999. Flere samarbeidsmodeller er også på trappene. Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) sendte i brev av 04.07.2005 ut et høringsnotat om interkommunalt samarbeid der departmentet fremholder at tilbudet av organisasjonsmodeller for denne delen av kommunenes virksomhet ikke er tilfredsstillende. Departementet sikter her særlig til interkommunalt samarbeid om forvaltningsoppgaver og offentlig myndighetsutøvelse. Departementet skisserer to nye modeller for interkommunalt samarbeid i sitt høringsnotat. 1. Vertskommunemodellen, som dreier seg om den situasjon at en kommune overlater bestemte oppgaver og beslutningsmyndighet knyttet til oppgaven til en annen kommune (vertskommunen). Denne modellen innebærer ikke etablering av en ny juridisk person, det er tale om et avtalebasert samarbeid mellom to eller flere kommuner. 2. Samkommunemodellen, er tenkt som et tilbud til mer omfattende samarbeidstiltak, hvor det overlates betydelig beslutningsmyndighet til den interkommunale enheten. Samkommunen vil være en egen juridisk person og dermed et eget interkommunalt forvaltningsorgan. Resultatet av utredningen er ennå ikke klar og for tiden hersker det vel også en viss usikkerhet med hvilke lovmessige effekter dette arbeidet får etter at ny kommunaltminister tiltrådte høsten 2005. Når det gjelder samarbeidsmodeller for virksomhet av mer forretningsmessig karakter viser KRD til andre modeller som for eksempel aksjeselskapsmodellen. Frøya kommune kontrollutvalget 21
Forvaltningsrevisjonsprosjekt om interkommunalt samarbeid I planen for forvaltningsrevisjon fremgår følgende beskrivelse av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på ulike typer interkommunalt samarbeid: 2. Vurdering av ulike typer interkommunalt samarbeid. Interkommunalt samarbeid er prøvd, planlegges eller igangsatt innenfor områder som avfallshåndtering, barnevernstjeneste og PP-tjeneste. Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? Finnes det andre områder egnet for interkommunalt samarbeid. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt med dette fokuset vil i første rekke sette fokus på etablerte samarbeidsløsninger og hvilke effekter disse har gitt. Målsettinger med prosjektet Kontrollutvalgets sekretariat vil ikke foreslå spesifikke målsettinger for prosjektet på dette tidspunktet, og ber om fullmakt til å utarbeide dette sammen med revisor i den endelige bestillingen av prosjektet. Målsettingen må likevel ligge i kartlegge ulike typer interkommunalt samarbeid som Frøya kommune er engasjert i og vurdere om samarbeidet har oppfylt målsettingene om bedre tjenester og / eller lavere kostnader, med henblikk på å skissere tjenesteområder som er egnet for samarbeid og hvilke forutsetninger som må være til stede for at denne typen samarbeid skal lykkes. I en slik vurdering vil hensynet til brukerne av tjenestene stå sentralt. Dersom man velger ut konkrete tjenester som inngår i interkommunalt samarbeid vil brukerundersøkelser i forhold til tilgjengelighet og kvalitet på tjenesten være en innfallsvinkel. Det andre fokuset vil gå på effekten for kommunen. Formålet med interkommunale samarbeidsløsninger er gjerne ønske om kvalitetsforbedring eller besparelser i form av effektivitetsgevinster. Her er ulike momenter som kan virke inn, blant annet større fagmiljø og stordriftsfordeler. Det kan likevel være en utfordring å ta ut og synliggjøre slike gevinster og dette kan være et moment å se nærmere på i en slik undersøkelse. En må også se kommunens virksomhet i sammenheng. Dersom man flytter fagmiljø fra en kommune til en annen må man også vurdere om dette har effekter på gjenværende eller eksisterende fagmiljø. Dersom slike indirekte effekter kan påvises på tvers av fagområder, vil dtte ha interesse med tanke på plassering av enheter. Dersom man kan samle de fagmiljøene som har største synergieffekter i hver sine kommuner kan dette ha betydning for fordelingen av tjenester mellom kommunene. En viktig forutsetning for samarbeidsmodellene er at det er en viss balanse i fordelingen av arbeidsplasser ved de ulike samarbeidsløsninger sett under ett. Frøya kommune kontrollutvalget 22
Vurderingskriterier I likhet med målsettingene for prosjektet vil vurderingskriteriene måtte defineres når tilstrekkelig informasjon er innhentet. Men kildene vil her ligge i kommunestyrenes forutsetninger for de ulike typene samarbeid, sentrale og lokale krav og forventninger til tjenenstene som skal ytes og regelverk på området. En del av vurderingskriteriene vil derfor utkrystalliseres etter hvert som viktige beslutninger i innføringsprosessen tas. Rammer for prosjektet Interkommunalt samarbeid er en samarbeidsform som brer om seg i kommunene og er viktige beslutninger for kommunene med tanke på fremtidig tjenstestruktur. Sett i lys av dette kan et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette området være viktig for Frøya kommune. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår derfor et nokså godt ressursgrunnlag for prosjektet. Det kan også bli aktuelt å kjøre tilsvarende prosjekter i noen av de andre samarbeidende kommunene i revisjonsdistriktet, noe som kan gi prosjektet ytterligere styrke. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår ut fra dette en total ressursramme for prosjektet på 250 timer. Prosjektperioden foreslås frem til mai, med avgivelse av rapport pr. 31.05.2006, slik at forvaltningsrevisjonsrapporten kan behandles på kontrollutvalgets møte den 15.06.2006. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalget sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på interkommunalt samarbeid i Frøya kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 250 timer. Prosjektperioden varer frem til mai 2006 med avgivelse av rapport innen 31.05.2006. Kontrollutvalgets sekretariat ber om fullmakt til å inngå avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Frøya kommune kontrollutvalget 23
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 7/2006 Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2006 7/2005 Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget oversender utkast til Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune slik de fremgår av saken. Frøya kommune kontrollutvalget 24
Sak 7/2005: Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget oversender utkast til Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune slik de fremgår av saken. VEDLEGG 1. Utkast til Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-34/2005 Egne retningslinjer for kontrollutvalgets virksomhet?. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets ansvarsområde og oppgaver fremgår av kommunelovens bestemmelser og forskrift om kontrollutvalg. Som følge av endringene av bestemmelsene om revisjon og kontrollutvalg i kommuneloven med virkning fra 01.07.2004 er kontrollutvalgets ansvarsområde utvidet og oppgavene er blitt flere. Blant annet har kontrollutvalget fått utvidede oppgaver i tilknytning til planlegging av forvaltningsrevisjonsarbeidet og i forhold til gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalgets virksomhet og oppgaver er ofte lite kjent, dette gjelder både innenfor kommunens administrasjon, politiske beslutningstakere og ikke minst blant kommunens innbyggere. Fra lovgivers side er kontrollutvalget tillagt en viktig oppgave i forvaltningen og er ment å være en demokratisk fundert egenkontroll i kommunene. Som følge av de siste lovendringene der intensjonen var å øke betydningen av kontrollutvalgets rolle ytterligere, ble det fra lovgivers side også antydet at det statlige tilsynet med kommunene kunne tones ned dersom kontrollutvalgene fungerer godt i kommunene. Kontrollutvalgets rolle kan i korte trekk sies å være garantisten for at kommunen gir sine innbyggere de tjenester som den er satt til å gjøre gjennom lov, statlige pålegg og vedtak i kommunestyret. I dette ligger det også at kontrollutvalget skal se til at kommunen forvalter sine ressurser på en best mulig måte, slik at måloppnåelsen blir størst mulig, til beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalgets oppgaver er således svært omfattende. Ansvarsområdet spenner over hele spekteret av kommunens virksomhet og innfallsvinklene og arbeidsoppgavene kan variere mye fra sak til sak. Frøya kommune kontrollutvalget 25
For at kontrollutvalget skal kunne lykkes i sitt arbeid er utvalget avhengig av å ha god kunnskap om kommunens virksomhet og ha inngående kunnskap om kommunens målsettinger og ambisjoner. Dette fordrer en god dialog både med den politiske og administrative ledelsen i kommunen. Kontrollutvalget må også sikres gode arbeidsforhold i form av egne ressurser, og ha en revisjons- og sekretariatsordning som fungerer på en god måte. Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune Med bakgrunn i de nye utfordringene som kontrollutvalget er stilt overfor i lov, og økte forventninger fra kommunestyret, fremmet kontrollutvalgets sekretariat en sak på møte den 25.11.2005 der sekretariatet stilte spørsmål ved om utvalget burde utarbeide et reglement for sin virksomhet. Dette er også med henvisning til at en del andre kontrollutvalg har utarbeidet slike retningslinjer. For å kunne utdype sine oppgaver og ambisjonsnivå utover bestemmelsene i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg, og for å kunne gi kommuneforvaltningen og innbyggerne i Frøya kommune bedre innsikt i utvalgets virksomhet, ga kontrollutvalget i Frøya uttrykk for at utvalget ønsket å utarbeide sine egne retningslinjer. På møte den 25. november 2005 vedtok utvalget under sak KU-34/2005 å sette i gang en prosess for å lage sine egne retningslinjer og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til forslag til retningslinjer for kontrollutvalgets virksomhet i Meldal kommune og ber om å få seg forelagt en sak til neste møte med forslag til reglement som er tilpasset kontrollutvalget på Frøya. Utvalget ønsker at retningslinjene både skal si noe om utvalgets oppgaver og ansvarsområde, saksbehandlingen i utvalget og å gi informasjon om utvalgets virksomhet. Med bakgrunn i innspillene som ble gitt i møte den 25.11.2005 og videre bearbeiding fra kontrollutvalgets sekretariat vedlegges utkast til Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. Kontrollutvalget inviteres herved til å gi sine innspill med tanke på videre bearbeiding av retningslinjene og med sikte på at disse kan vedtas endelig av kommunestyret. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem utkast til Retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune. Frøya kommune kontrollutvalget 26
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 8/2006 Kontrollutvalgets oppfølging av vedtak i Frøya kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2005 8/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget understreker at ansvaret for iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak i Frøya kommune ligger til rådmannen. Kontrollutvalget vil imidlertid som kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan følge opp at politiske vedtak i Frøya blir iverksatt som forutsatt, og vedtar fra og med 01.01.2006 følgende arbeidsdeling i forhold til oppfølging av politiske vedtak i Frøya kommune: Kontrollutvalgets sekretariat gis særskilt ansvar for oppfølging av vedtak i kommunestyre og formannskap og legger frem oversikter over status i vedtaksoppfølgingen i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets medlemmer følger på eget initiativ opp saker i hovedutvalg for oppvekst og omsorg (HOO) og Hovedutvalg næring, miljø, kultur, teknisk (NMKT), og gir innspill i kontrollutvalgets møter på saker som bør følges opp særskilt. Frøya kommune kontrollutvalget 27
Sak 8/2006 Kontrollutvalgets oppfølging av vedtak i Frøya kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget understreker at ansvaret for iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak i Frøya kommune ligger til rådmannen. Kontrollutvalget vil imidlertid som kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan følge opp at politiske vedtak i Frøya blir iverksatt som forutsatt, og vedtar fra og med 01.01.2006 følgende arbeidsdeling i forhold til oppfølging av politiske vedtak i Frøya kommune: Kontrollutvalgets sekretariat gis særskilt ansvar for oppfølging av vedtak i kommunestyre og formannskap og legger frem oversikter over status i vedtaksoppfølgingen i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets medlemmer følger på eget initiativ opp saker i hovedutvalg for oppvekst og omsorg (HOO) og Hovedutvalg næring, miljø, kultur, teknisk (NMKT), og gir innspill i kontrollutvalgets møter på saker som bør følges opp særskilt. VEDLEGG Ingen. SAKSUTREDNING Innledning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til rådmannen. Dette fremgår av kommunelovens 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget ha en oppgave i å påse at vedtak blir iverksatt, dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar og fremgår også av forslaget til retningslinjer for kontrollutvalget i Frøya kommune, jf. 6. Med dette som utgangspunkt legger sekretariatet herved opp til å etablere en rutine for vedtaksoppfølging i Frøya kommune. Kontrollutvalget kan herved ta stilling til om utvalget ønsker en systematisk oppfølging av fattede vedtak og eventuelt i hvilken form den skal ha. Frøya kommune kontrollutvalget 28
Vedtaksoppfølging i andre kommuner I en del kommuner, som for eksempel Melhus og Sør-Trøndelag fylkeskommune rapporterer rådmannen til kommunestyret / fylkestinget ved jevne mellomrom om status i vedtaksoppfølgingen. Kontrollutvalgets sekretariat er ikke kjent med at denne rutinen er innført i Frøya. Selv om kontrollutvalget ikke skal ta over rådmannens oppgaver for vedtaksoppfølging kan dette være et argument for at kontrollutvalget vier dette området oppmerksomhet. En del kontrollutvalg har også tatt tak i dette med vedtaksoppfølging. Blant annet i Skaun, Malvik og Klæbu har kontrollutvalget fordelt sakene fra kommunestyre, formannsskap og utvalg mellom medlemmene. I kontrollutvalges møter tar så medlemmene opp saker som de mener bør være gjenstand for særskilt oppfølging. I Sør-Trøndelag fylkeskommune foretar kontrollutvalgets sekretariat med jevne mellomrom en gjennomgang av vedtak fattet i fylkesutvalg og fylkesting med sikte på senere oppfølging, og fremmer sak til kontrollutvalget om dette. Dersom sakene ikke blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte, har utvalget mulighet til å fremme egen sak til fylkestinget om dette. Vedtaksoppfølging i Frøya kommune Når det gjelder vedtaksoppfølgingen i Frøya kommune, vil det være opp til kontrollutvalget å bestemme seg for hvilken modell man skal legge seg på. Et viktig spørsmål blir arbeidsdelingen mellom kontrollutvalg, sekretariat og revisjon. Trolig er vedtaksoppfølging en oppgave som med fordel kan legges til kontrollutvalgets sekretariat, siden sekretariatet uansett er involvert i de politiske prosessene i kontrollutvalget og forholdet mellom kontrollutvalg og kommunestyre. Systematisk vedtaksoppfølging er imidlertid ressurskrevende og sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å foreta en prioritering her. Selv om mange saker går i utvalgene, vil de større og mer prinsipielle sakene også bli behandlet i kommunestyret. Kontrollutvalgets sekretariat foreslår at sekretariatet foretar en systematisk og rutinemessig oppfølging av vedtak som fattes i kommunestyret og formannsskapet, mens kontrollutvalgets medlemmer går igjennom vedtakene som fattes i hovedutvalg for oppvekst og omsorg (HOO) og Hovedutvalg næring, miljø, kultur, teknisk (NMKT). Medlemmene kan så gi innspill i kontrollutvalgets møter under behandlingen av vedtakskontroll for å rette oppmerksomheten på utvalgssaker som bør følges opp særskilt. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat vil understreke at ansvaret for iverksettelse og oppfølging av politiske vedtak i Frøya kommune ligger til rådmannen. Som kommunestyrets eget kontrollog tilsynsorgan bør kontrollutvalget følge opp at politiske vedtak i Frøya blir iverksatt som forutsatt. Sekretariatet foreslår følgende opplegg for vedtakskontroll i Frøya kommune: Kontrollutvalgets sekretariat gis særskilt ansvar for oppfølging av vedtak i kommunestyre og formannskap og legger frem oversikter over status i vedtaksoppfølgingen i kontrollutvalgets møter. Kontrollutvalgets medlemmer følger på eget initiativ opp saker i hovedutvalg for oppvekst og omsorg (HOO) og Hovedutvalg næring, miljø, kultur, teknisk (NMKT), og gir innspill i kontrollutvalgets møter på saker som bør følges opp særskilt. Frøya kommune kontrollutvalget 29
FRØYA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 9/2006 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 02.02.2006 9/2006 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Frøya kommune kontrollutvalget 30
Sak 9/2006 Eventuelt KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Frøya kommune kontrollutvalget 31