SAK 15/2527 SPØRSMÅL / AVKLARINGER VIKARTJENESTER SYKEPLEIERE HEMNE KOMMUNE 2016-2018 (2020): Sist oppdatert 22.02.2016 kl 0840 Spørsmål under er reist til oppdragsgiver, og publiseres til alle interessenter i sak 15/2527 Hemne kommune på DOFFIN. Avklaringene gjøres gjeldende som del av konkurransen og kravspesifikasjon, slik at leverandører får like vilkår for konkurransen. Avklaring nr 1. Dato: 03.02.2016 Ordrebekreftelse og timeliste som fremlegges skal ifølge kravspesifikasjon punkt 10 - inneholde vikarens HPR-nr, dato for HPR-oppslag (skal være identisk med dokumentdato) samt svar fra HPRregisteret. Skal dette (ordrebekreftelse samt timeliste med slikt innhold) dokumenteres i form av vedlegg til tilbyders tilbud i denne konkurranse? Tilbyder i sitt tilbud bekrefte at ordrebekreftelse og timelister vil inneholde de spesifiserte opplysninger (kravspesifikasjonens pkt. I tillegg skal det med tilbudet vedlegges eksempler på slike ordrebekreftelser og timelister, som dokumenterer at leverandøren kan etterkomme kravet. Det henvises til punkt 4.4 i konkurransegrunnlaget vedr krav til dokumentasjon. Avklaring nr 2. Dato: 09.02.2016 Spørsmål knyttet til behov, anskaffelse og omfang (1.8) Når på året har dere (historisk) brukt vikarer? Er det primært om sommeren, eller gjennom hele året? Hemne kommune har behov for vikarer gjennom hele året.
Avklaring nr 3. Dato: 09.02.2016 Spørsmål knyttet til språk (11) Må en Nordisk arbeidstaker som snakker et skandinavisk språk gjennomføre språktest? Språkkravet gjelder uansett nasjonalitet. Kravet er at «alle vikarer skal beherske norsk, skriftlig og muntlig, tilsvarende norskprøve B2» Det stilles ikke som krav at denne kompetansen skal dokumenteres med språkprøve i hvert enkelt tilfelle, men det påhviler leverandøren å levere vikarer som behersker og har forståelse for norsk iht kravet. Vikarer som etter oppdragsgivers vurdering ikke oppfyller kravene til språkkunnskaper kan avvises iht kravspesifikasjon. Gjentatte leveranse av vikarer som ikke tilfredsstiller oppdragsgivers krav til språk, vil vurderes som mislighold av kontrakten. Avklaring nr 4. Dato: 18.02.2016 1. I avklaring nr. 1 i konkurransen heter det at "I tillegg skal det med tilbudet vedlegges eksempler på slike ordrebekreftelser og timelister, som dokumenterer at leverandøren kan etterkomme kravet" (vår understreking). Dette fremgår imidlertid ikke av konkurransegrunnlaget. Våre spørsmål er da: a. Bør ikke dette kravet utgå, da det ikke fremgår av konkurransegrunnlaget; og Er det da flere av kravspesifikasjonens 16 punkter hvor tilbyderne må sende inn dokumentasjon sammen med tilbudet? Vi leser nemlig punktene som noe tilbyder, hvis han får tildelt kontrakt, må belage seg på å dokumentere men først da. 2. Det er for øvrig uklart i forhold til eksempler på timelister og ordrebekreftelser (nevnt under pkt. 1) hva som menes med angivelse av dato og klokkeslett. Vi antar at alle tilbyderne når som helst kan hente ut og sjekke autorisasjonene til sine ansatte på nett (24/7). Vi ønsker at dette kravet utdypes, dersom det opprettholdes. Først gjøres oppmerksom på at fullstendig tekst i avklaring 1 avsnitt 1 skal være: «Tilbyder skal i sitt tilbud bekrefte at ordrebekreftelse og timelister vil inneholde de spesifiserte opplysninger (kravspesifikasjonens pkt 10)» Det henvises til dette dokumentets første avsnitt «Spørsmål under er reist til oppdragsgiver, og publiseres til alle interessenter i sak 15/2527 Hemne kommune på DOFFIN. Avklaringene gjøres gjeldende som del av konkurransen og kravspesifikasjon, slik at leverandører får like vilkår for konkurransen» Oppdragsgiver opprettholder sine krav om dokumentasjon som de står i konkurransegrunnlag, kravspesifikasjon og dette dokument.
Det henvises også til punkt 4.4 i konkurransegrunnlaget som kravspesifikasjonen er et vedlegg til: «Foreligger ikke den etterspurte dokumentasjon kan tilbudet bil avvist» Det henvises til kravspesifikasjonens pkt 10 avsnitt 2, andre kulepunkt: «Dato (som skal være identisk med dokument-dato) og klokkeslett for autorisasjonsforespørsel mot HPR-registeret i www.sak.no» For å utdype dette, så skal dato for forespørsel opp mot HPR-registeret være den samme som for ordrebekreftelsen. Dette er for å sikre at leverandøren har rutiner for å verifisere at vikarene har autorisasjon på det tidspunkt den aktuelle ordren blir bekreftet. Utover dette påhviler det oppdragsgiver leverandøren å sørge for at vikaren har gyldig autorisasjon gjennom hele vikarperioden. Når det gjelder klokkeslett, så er dette tidspunktet for når autorisasjonsforespørselen blir gjennomført opp mot HPR-registeret den dagen ordrebekreftelsen blir utstedt. Avklaring nr 5. Dato: 19.02.2016 1. Hvilke enheter tilknyttet helse og omsorg i Hemne kommune vil erfaringsmessig bestille sykepleiervikar? 2. Kravspesifikasjon pkt 3: Ved bestilling før kl. 1200 må leverandør kunne levere etterspurt tjeneste innen to dager etter bestilling. Hva skjer hvis leverandør ikke kan levere? 3. Kravspesifikasjon pkt 9: Likebehandlingsprinsippet i arbeidsmiljøloven 14-12a gjelder vederlag for arbeid, arbeidstid og ferie. Følgende punkter kan således ikke være gjeldende: Forskutterte fulle sykepengerettigheter og svangerskaps-fødselspermisjonsrettigheter etter HTA kap 1 8 Lønn under avtjening av verneplikt etter HTA kap. 1 9 Gruppelivsforsikring etter HTA kap. 1 10 Erstatning ved yrkesskade, yrkessykdom etter HTA kap. 1 11 Permisjon etter HTA kap. 1 14 4. Kravspesifikasjon pkt. 10: Hva menes med dokumentasjonsdato for autorisasjon? Prt scr av bildet som vi får opp når dette sjekkes? 5. Hvilke enheter omfattet av dette anbudet har lovhjemmel til å be om politiattest? Alle områder der det benyttes sykepleiere innenfor kommunal pleie- og omsorgstjeneste vil være aktuelle for vikartjenester. Avropsregler er klart forklart i konkurransegrunnlagets pkt 1.6 Svar spørsmål 3: Iht KS tariffavtale vedlegg 7 er kommunen forpliktet til å sikre likebehandling utover minstekravene i AML. Kravene opprettholdes. Svar spørsmål 4: Dette spørsmålet er tidligere besvart gjennom avklaring 4 svar spørsmål 2.
Svar spørsmål 5: Alle områder der det benyttes sykepleiere Hemne kommune vil ha hjemmel for å be om politiattest med bakgrunn i Helsepersonelloven 20a, første og andre ledd Avklaring nr 6. Dato: 19.02.2016 Det vises til svar (avklaring nr. 4). Dette utløser nye spørsmål herfra: 1. Svaret kommunen gir i avklaring 4, er uklart og er ikke egnet til å identifisere hvilken dokumentasjon det forventes at tilbyderne skal levere sammen med tilbudet. Det heter ingen steder under kravspesifikasjonen, ikke samlet og ikke tilknyttet det enkelte punkt; at det skal leveres noen dokumentasjon relatert til de 16 punktene under kravspesifikasjonen (pkt. 7). Kommunen viser til pkt. 4.4 som grunnlag for sitt svar. Denne bestemmelsen sier ikke noe annet enn at dersom etterspurt dokumentasjon mangler, kan tilbudet bli avvist. Og det er kjernen; det er nemlig ikke etterspurt noen dokumentasjon tilknyttet de 16 punktene i kravspesifikasjonen. Det legges opp til at tilbyder, for eksempel ved egenerklæringer, skal bekrefte at han vil forholde seg som forventet. Det er ikke oppstilt noe krav til dokumentasjon. Det er det heller ikke noe krav til dokumentasjon av ordrebekreftelse og timelister i forbindelse med inngivelse av tilbudet (pkt. 10). At dette er så uklart, er i strid med kravet til forutberegnlighet og vil være et hinder for likebehandling av tilbyderne i konkurransen. Vi ber derfor kommunen på nytt, vises til hvor det står i konkurransegrunnlaget at ordrebekreftelse og timelister skal dokumenteres i forbindelse med inngivelsen av tilbudet. 2. Vi har ikke mottatt svar på den naturlige oppfølgingen av forrige spørsmål, nemlig; dersom kommunen mener at det skal sendes med dokumentasjon til noen av de øvrige 16 punktene i kravspesifikasjonen, uten at dette fremkommer av konkurransegrunnlaget, hvilke punkter gjelder dette? 3. Som en oppfølging til spørsmål 1 og 2; dersom nå kommunen vil gjøre store forandringer i konkurransegrunnlaget, herunder kravet til og omfanget av dokumentasjonskravene, bør kommunen vurdere å forlenge tilbudsfristen. Vi imøteser tilbakemelding på dette. 4. Det heter i konkurransegrunnlaget pkt. 3.1 nr. 2 at tilbudet "primært skal sendes pr. epost". Har kommunen vurdert denne prosedyren, om den er lovlig og oppfyller kravene satt i FOA 11-2(3) jf. 7-3? Hemne kommune henviser til tidligere svar i avklaring 4. Avklaringer og spørsmål som publiseres til interessenter i Doffin er uansett gjeldende for konkurransen. Da en likevel vil gjøre endringer i konkurransegrunnlaget, tas dette dokumentasjonskravet inn i revidert konkurransegrunnlag, for å tydeliggjøre det ytterligere. Hemne kommune har bedt om spesifikk dokumentasjon på kravet i punkt 10 i konkurransegrunnlaget. For øvrige punkter der det ikke spesifikt er bedt om dokumentasjon, forutsettes det at tilbyder kan oppfylle de kravene som settes i kravspesifikasjonen hvis
tilbyderen ikke tar forbehold mot noen av kravene i sitt tilbud. Med hensyn til forbehold, vises det til punkt 3.4 i konkurransegrunnlaget. Svar spørsmål 3: Hemne kommune anser ikke de endringer som er krevd med tanke på dokumentasjon av pkt 10 som så vesentlige at det skulle tilsi en fristforlengelse. Dette også med tanke på at dette dokumentasjonskravet ble meddelt alle interessenter så tidlig som 03.02.2016. Svar spørsmål 4: Hemne kommune har gjort en ny vurdering med tanke på levering av tilbud per epost jfr KOFA sak 2009/148. Ut fra dette endres konkurransegrunnlaget med tanke på krav til tilbudet. Revidert konkurransegrunnlag legges ut på Doffin. Som en konsekvens av at tilbudet nå kreves innlevert per post/direkte leveranse, utvides tilbudsfristen med 7 dager for å sikre tilstrekkelig tid til postgang. Ny tilbudsfrist vil bli kunngjort i Doffin. Ny tilbudsfrist settes til 04.03.2016 kl 1200. Avklaring nr 7. Dato: 22.02.2016 Det er oppstått en feil i avklaring nr 4 der det står at oppdragsgiver er ansvarlig for at vikaren har gyldig autorisasjon gjennom hele vikarperioden. Nest siste avsnitt i avklaring nr 4 skal være: For å utdype dette, så skal dato for forespørsel opp mot HPR-registeret være den samme som for ordrebekreftelsen. Dette er for å sikre at leverandøren har rutiner for å verifisere at vikarene har autorisasjon på det tidspunkt den aktuelle ordren blir bekreftet. Utover dette påhviler det leverandøren å sørge for at vikaren har gyldig autorisasjon gjennom hele vikarperioden.