Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Ramanspektroskopi system Doculivenr.: 201200825 1 av 11
INNHOLD RAMANSPEKTROSKOPI SYSTEM... 1 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.2 1.3 OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSENS GJENSTAND... 3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 1.5 1.6 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 4 ALTERNATIVE TILBUD... 4 1.7 ANTALL LEVERANDØRER... 4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 4 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 4 3.2 HENVENDELSER... 5 3.3 3.4 TILBYDERKONFERANSE... 5 PRESENTASJON AV PRODUKTET SAMT DEMO... 5 3.5 TAUSHETSPLIKT... 5 4 KONTRAKT... 5 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV... 6 5.2 5.3 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 7 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 8 7 FRISTER... 9 7.1 TILBUDSFRIST... 9 7.2 VEDSTÅELSESFRIST... 9 7.3 FREMDRIFTSPLAN... 9 8 ÅPNING AV ANBUD... 9 9 TILDELINGSKRITERIER... 10 9.1 PRIS... 10 9.2 INSTRUMENTEGENSKAP... 10 9.3 SERVICE OG OPPLÆRING... 10 10 INFORMASJON OG TILDELING AV KONTRAKT... 11 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. 1.2 OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSENS GJENSTAND Kripos Den nasjonale enhet for bekjempelse av organisert og annen alvorlig kriminalitet er et særorgan underlagt Politidirektoratet med ansvar for å igangsette etterforskning og iretteføre komplekse og omfattende saker relatert til organisert eller annen alvorlig kriminalitet. Kripos er i tillegg et bistandsorgan for norsk politi med spisskompetanse innenfor bl.a. taktisk etterforskning, kriminalteknikk, elektroniske spor, særskilte etterforskningsmetoder, kriminaletterretning og -analyse. Det nasjonale kriminallaboratoriet og politiets datakrimsenter ligger ved Kripos. Kripos er også det internasjonale kontaktpunktet for norsk politi, og har ansvar for forvaltningen av politiets sentrale registre. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politiet.no. Kripos, heretter kalt oppdragsgiver, skal inngå avtale for anskaffelse av et Ramanspektroskopi system. Instrumentet skal inngå i instrumentparken på Kriminalteknisk avdeling, Kjemisk og teknisk seksjon. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Kripos har behov for å anskaffe ny teknologi for å følge utviklingen innen forensisk analyse. Instrumentet skal benyttes i undersøkelse av sprengstoff, mikrospor (lakk, maling, fiber), emballasje, dokumenter (blekk, trykksverte, toner e.l) og identifisering av ukjent materiale. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i vedlegg 2 - Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Anskaffelsens omfang er beskrevet i vedlegg 2- Kravspesifikasjon. Leveringstidspunkt for leveransen er innen 21.12.2012 med installasjon og opplæring senest ved utgangen av januar 2013. Øvre økonomisk ramme for anskaffelsens innkjøpskostnad er NOK 2 500 000,- inklusive MVA. Opsjon: Oppdragsgiver har mulighet til å inngå serviceavtale for instrumentet i etterkant av kontraktsinngåelsen. En serviceavtale må kunne inngås for en tidsperiode opp til 5 år. 3
DEL 2 (Kontrakt) DEL 1 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med én leverandør. Denne leverandøren skal stå for leveranse av alle enheter og koblinger som er nødvendig for å kunne ta instrumentet i bruk. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlaget inneholder følgende dokumenter: Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon Vedlegg 3 - Service Vedlegg 4 Leverandørens forbehold Kjøpsavtale inkludert: Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 3 Oversikt over utstyr, programvare og andre ytelser Bilag 4 - Testing og godkjenning Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6 Endringer i avtalen Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt og del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Navn: KRIPOS Kriminalteknisk avdeling Kjemisk og teknisk seksjon Postadresse: PB 8163 Dep, 0034 Oslo Besøksadresse: Brynsalléen 6, 0667 Oslo Kontaktpersoner: Bjørn Tommy Nyborg (hovedansvarlig) Knut Endre Sjåstad (stedfortreder) e-post: bjorn.tommy.nyborg@politiet.no knut.endre.sjastad@politiet.no 4
3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til stedfortredende kontaktperson. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svarene på Doffin og TED. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet via Doffin/TED. Disse skal ikke være vesentlige. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i politiet, hva gjelder anbudskonkurransen, enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 31.08.2012 kl. 14.00. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. 3.4 PRESENTASJON AV PRODUKTET SAMT DEMO Tilbyder skal, som et ledd i sitt tilbud, gi en presentasjon av løsningen som er tilbudt. Det skal også være mulighet for at to personer får demonstrasjon av instrumentet (leverandør velger sted). Kripos vil dekke alle utgifter til reise og opphold for sine ansatte. 3.5 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 - Kjøpsavtale. Kjøpsavtalen er basert på den lille kjøpskontrakt for IT-løsninger fra Statkonsult 2007 (senere DIFI) og er siden justert av Kripos til innkjøp av instrumenter. Kontrakten fylles ut av oppdragsgiver og leverandør ved kontraktsinngåelse. 5
Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i vedlegg 4 - Leverandørens forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyders tilbud bli avvist. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, senest tre dager før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring som ikke er mer enn 1 år gammel. (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.anskaffelser.no/filearchive/hmsegenerklaering.doc 6
5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten skal ikke være eldre enn 12 måneder. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet), 4 på SoliditetDecision eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om tidspunkt og mottaker. Kontaktinfo til referansekunder må kunne oppgis på forespørsel. Bemanning for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Tilbyder skal ha et godt og velfungerende miljøstyringssystem. Tilbyder skal, på forespørsel, kunne fremlegge dokumentasjon med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring for de personer som skal installere instrumentet og utføre servicearbeid. Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/- styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Tilbyder skal vedlegge en redegjørelse vedrørende deres miljøstyringssystem. Dette kan for eksempel være en beskrivelse av hvilke miljøtiltak som gjøres i tilbyders firma og hos produsent. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for miljøstyring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Eksempler på dokumentasjon kan være RENAS, miljøfyrtårn, miljøregnskap, EU-blomst, svanemerke og lignende. 7
6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema (vedlegg 1) som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. utformes på norsk, dansk, svensk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. i sitt tilbud skal tilbyder besvare alle krav i vedlegg 2 - Kravspesifikasjon. Besvarelsen skal minst inneholde tilbyders egen vurdering av oppfyllelsen av kravene samt en henvisning til teknisk dokumentasjon der det beskrives hvordan kravet tilfredsstilles. omfatte presentasjon av løsningen for kunden. omfatte tilbud om demonstrasjon av instrument og programvare for to personer. leveres med: o kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 1 eksemplar, altså 2 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i vedlegg 1 - Tilbudsskjema. o ett elektronisk eksemplar (CD, DVD eller minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at CD/DVD/minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. leveres/oversendes i lukket anonymisert forsendelse og merkes «Anbud Ramanspektroskopi system, Doculivenr.: 201200825. Må ikke åpnes av andre enn mottaker. leveres direkte til leveringsadressen, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til Kripos, v / Bjørn Tommy Nyborg. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Mottatte tilbud vil ikke bli returnert. 8
7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Anskaffelsen kunngjøres på Doffin 23.07.2012. Ettersom verdien av anskaffelsen er over EØS-terskelverdi kunngjøres den også på TED. Tilbudsfrist er satt til onsdag 05.09.2012 kl. 15.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager fra tilbudsfristen. 7.3 FREMDRIFTSPLAN Milepæl Dato Utsendelse av konkurransegrunnlag 23.07.12 Spørsmålsfrist 31.08.12 Tilbudsfrist 05.09.12 Presentasjon og demo av instrument Uke 37 og 38 Evaluering 26.09.12 Meddelelse om tildeling 27.09.12 Klagefrist 12.10.12 Kontraktssignering 15.10.12 Leveranse Uke 51 Installasjon og opplæring Januar 2013 Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen 27.09.2012, og at leveranse skal være foretatt innen 21.12.2012. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranse vil skje før/under kontraktssignering. 8 ÅPNING AV ANBUD Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 9
9 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris 15 % Systemets funksjonalitet og 65 % spesifikasjoner (jf Kravspesifikasjoner Service/opplæring 20 % Tilbyders evne til vedlikehold og opplæring/oppfølging av brukere av systemet Mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig/lavest verdi) til 10 (mest gunstig/høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. 9.1 PRIS Pris evalueres som instrumentets levetidskostnader hvor beregnet levetid settes til 8 år. Levetidskostnader inkluderer innkjøpssum, serviceavtale i 5 år samt utgifter til slitedeler som forventes brukt i denne perioden. Ved sammenlikning av bytteintervall på slitedeler har oppdragsgiver mulighet til å justere intervallene slik at de er like for alle og dermed egnet for sammenlikning. 9.2 INSTRUMENTEGENSKAP Det vil bli lagt vekt på robusthet, stabilitet, høy presisjon, nøyaktighet og brukervennlighet på instrumentet. Det vil bli lagt vekt på programvarens brukervennlighet, enkelhet i forhold til daglig drift. Det er oppdragsgivers subjektive mening som legges til grunn for vurdering. Ved vurderingen legger oppdragsgiver til grunn leverandørens løsningsforslag, leverandørens presentasjon av produktet samt oppdragsgivers egen vurdering etter eventuelt en testing av instrumentet. Det kan også være aktuelt å kontakte referanser. 9.3 SERVICE OG OPPLÆRING Det vil bli lagt vekt på at tilbyder har en god serviceorganisasjon og kan tilby gode serviceavtaler. Det vil også bli lagt vekt på om tilbyder har et serviceorganisasjon innen Norden. I tillegg er det viktig for oppdragsgiver å ha mulighet til å utføre feilsøking og enkle reparasjoner selv. Tilgjenglighet på reservedeler er også sentralt, da instrumentet gjerne blir brukt i flere år utover avskrivingstiden på 8 år. Det vil også bli lagt vekt på opplæringsplan for brukere ved installasjon og oppfølging. 10
10 INFORMASJON OM TILDELING AV KONTRAKT Oppdragsgivers avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli kommunisert skriftlig til alle deltakere, samtidig, i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakten inngås når begge parter signerer kontrakten. Avgjørelsen om tildeling av kontrakt kan påklages innen 10 dager. Oppdragsgivers intensjon er å inngå kontrakt med valgte leverandør når denne 10 dagers perioden er passert. 11