UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: 04.09.2015 Sted: Gabelshus hotell Tid: Kl. 08.00-10.20 Tilstede: Siri B. Hatlen, Øystein Evensen, Camilla Kielland, Morten Sørlie, Jørgen Skeide, Ruth Haug, Trond Langseth, Marianne Harg, Silje Bakøy, Alf Bjørseth Fraværende: Jens Oddershede Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Siri Margrethe Løksa, Jan Olav Aasbø Protokoll: Lise Gorseth 72/2015 Godkjenning av innkalling og sakliste Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 73/2015 Godkjenning av protokoll fra 18.06.2015 Universitetsstyret godkjenner protokollen. 74/2015 Godkjenning av protokoll fra epostmøte 13.08.2015 Universitetsstyret godkjenner protokollen. 75/2015 Referat fra IDF-møtet 01.09.2015 Referat fra sentralt IDF-møte 01.09.2015 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 76/2015 Orienteringssaker fra Styreleder Ingen saker Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 04.09.2015
2 Rektor orientert om at de nye sidene til læringssenteret er lansert, se link: http://www.nmbu.no/ansatt/laringssenteret Rektor orienterte om at det er etablert et partssammensatt utvalg, «Løksautvalget» til å komme opp med forslag til hvordan skape balanse i budsjettene og frigjøre midler. 77/2015 Kunnskapsdepartementets etatsstyringsbrev 2015 Kunnskapsdepartementets brev av 18.06.2015 om etatsstyring 2015 tas til etterretning. Rektor rapporterer om oppfølgingen av etatsstyringsbrevet i tertialrapportene. 78/2015 Rapport om aksjeselskapene Vedtaket er unntatt offentlighet, jfr. offl. 13 jfr fvl. 13 (2). 79/2015 Orientering om resultatene av arbeidsmiljøundersøkelsen ved NMBU Styret ble på møtet orientert om resultatene av arbeidsmiljøkartleggingen ved NMBUs enkelte enheter. Det er viktig at oppfølgingen av undersøkelsen involverer alle ansatte og at ledelsen synliggjør og informerer bredt om oppfølgingen av undersøkelsen. Styret tar sak om prosessen og resultatene av arbeidsmiljøkartleggingen ved NMBU til orientering. Styret gis senest på møtet 26. november oppfølgende informasjon om de prioriterte tiltak for enhetene. 80/2015 Fordeling av 10 nye studieplasser til realfag og teknologi Styret ber om at det utarbeides en oversikt over den historiske fordeling av nye studieplasser. Når budsjettforslag utenfor rammen utarbeides, bør søknader om nye studieplasser i større grad være spesifisert på prioriterte områder. 1. Fra høst 2015 fordeles 10 nye studieplasser i realfag og teknologi til Institutt for matematiske realfag og teknologi (IMT). 2. Styret vedtar følgende fordeling av budsjettmidlene: NMBU Universitetsstyret Møtedato 04.09.2015
3 Årlig økning i basistildeling (1000 kroner) Program Antall plasser Kategori plassering Kategorisats (1000 kroner) 2015 2016 2017 2018 2019 Akk. økning 10 plasser strategisk IMT 10 D 79 237 474 474 474 237 1 896 Sentralt (40 %) 158 316 316 316 158 1 264 Totalt 395 790 790 790 395 3 160 81/2015 Opptak til studieåret 2015/2016 Opptaket til studieåret 2015/2016 tas til orientering. 82/2015 Referatsaker: a) Referat fra styringsdialogene med rektor og fakultetsstyrelederne 09.06.2015 b) Oppdatert årsplan for 2015/2016 c) Brev fra Riksrevisjonen datert 19.08.2015: Riksrevisjonens kontroll med forvaltning av statens interesser i Sem Gjestegård AS 2014 (unntatt off. offl. 5 (2) og rrlov 18(2)) d) Brev fra KD datert 10.06.2015: Orientering om endring i mastergradsforskriften e) Brev fra KD datert 22.06.2015: Revidert nasjonalbudsjett, kap. 260 post 50 - professorat ved ICR og Samisk høgskole f) Brev fra KD datert 22.06.2015: Supplerende tildelingsbrev - revidert nasjonalbudsjett - kap. 260 post 50, professorat ved ICR og Samisk høgskole g) Brev fra KD datert 22.06.2015: Studiebarometeret nasjonal undersøkelse om studiekvalitet h) Brev fra KD datert 24.06.2015: Internrevisjon i staten i) Brev fra KD datert 25.06.2015: Urbygningen revidert oppdragsbrev ny kostnadsramme j) Brev fra KD datert 29.06.2015: Invitasjon til høringskonferanser NOU 2015: 8 Fremtidens skole. Fornyelse av fag og kompetanser k) Brev fra KD datert 09.07.2015: Høring - revisjon av forskningsetikkloven l) Brev til KD datert 19.08.2015: Høring Forslag til endring av universitets- og høyskoleloven og forslag til endring i egenbetalingsforskriften uttalelse fra Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) m) Brev til KD datert 20.08.2015: Søknad om midler til realisering av siloer og redskapshus ved Senter for husdyrforsøk, NMBU NMBU Universitetsstyret Møtedato 04.09.2015
4 n) Brev fra NOKUT datert 02.07.2015: Revidering av erfaringsbasert mastergradstudium i eiendomsutvikling (90 studiepoeng) ved NMBU Oversending av veiledning til og mal for egenrapport o) Referat fra møte i Forskningsutvalget 18.08.2015 p) Referat fra møte i Studieutvalget 03.06.2015 Universitetsstyret tar sakene til orientering. 83/2015 Finansiering av nødstrøm og kjøling til Samlokaliseringsprosjektet 1. Universitetet godkjenner at kjøling og nødstrøm inkluderes i Samlokaliseringsprosjektet som anbefalt. 2. Prosjektstyret bes arbeide for å finne kutt eller optimaliseringer for å minimere behovet for egenfinansiering. 84/2015 Framtidig pasientgrunnlag ved smådyrklinikken Universitetsstyret tar orienteringen om det framtidige pasientgrunnlag til orientering. Vedtakets øvrige punkter er unntatt offentlighet, jfr. offl. 23(1). 85/2015 Eventuelt Styret hadde en uformell innledende drøfting om prosess for gjennomgang av NMBUs styringsmodell. Det forelå ingen saksdokumenter til drøftingen. Styret ber rektor utarbeide forslag til mandat for en liten arbeidsgruppe hvor oppgaven skal avgrenses til å evaluere dagens styringsmodell. Rektor foreslår medlemmer til arbeidsgruppa. Arbeidet i gruppa legges opp med sikte på at resultatene av evalueringen kan legges fram på styrets seminar i januar 2016. Rektors forslag til mandat og oppnevning av gruppens medlemmer sendes universitetsstyret til godkjenning. Morten Sørlie ba om at styret får seg forelagt oversikt over stipulerte driftskostnader ved nybyggene på Campus Ås hvor det tas hensyn til arealeffektivisering og driftsoptimalisering. Tilsvarende skal driftskostnadene ved dagens virksomhet på Adamstuen beregnes slik at disse beregningene kan sammenliknes. NMBU Universitetsstyret Møtedato 04.09.2015
Møtereferat Til stede fra tjenestemannsorganisasjonene: Mette Wik, Forskerforbundet Lena Marie Kjøbli, Forskerforbundet Janne Elisabeth Pedersen, NTL Signe Kroken, NTL Kurt R. Johansen, Parat Kirsten Ranheim Berg, Parat Gretha Indahl, Parat Anne Gravdahl, Akademikerne Lise Thoen, Hovedverneombud Til stede fra arbeidsgiversiden: Administrasjonsdirektør Birger Kruse (møteleder) Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot Seksjonssjef Torborg Storaas Anne Marie Bjørkeng, referent Vår ref. 14/00176-97 Vår saksbehandler Deres ref. Vår dato 01.09.2015 Anne Marie Bjørkeng, tlf. anne.marie.bjorkeng@nmbu.no Referat fra sentralt IDF den 1.9.2015 IDF sak nr. saker HA Sakstittel Innkalling og referat fra møtet den 24.8.2015 83/2015 84/2015 I Informasjon fra arbeidsgiver Løksa utvalget: informasjon om status og videre progresjon ved Birger Kruse. 85/2015 I Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Parat NTL: Skal avholdekurs for renholdere vedr. utfordringer, plikter og rettigheter for arbeidstakerne.15 og 16 oktober. Dette på bakgrunn av de utfordringene som er i renholdet på Ås. 1 av 4
Og medlemskurs 9-11. september. Strukturendringene i UH sektoren og omstilling. Akademikerne: Cathrine Trangerud og Anne Gravdahl er invitert til å holde foredrag om NMBU-fusjonen på Akademikernes UH-konferanse 15/9-15. Forskerforbundet: Gjennomført kurs i opphavsrett, over 30 deltakere Post doc seminar i høst Ellers stor aktivitet til høsten med diverse kursvirksomhet 86/2015 Saker til møte den 2 og 3 september 2015. sakspapirer ble sendt fra ledelsessekretariatet den; Administrasjonsdirektøren varslet om ytterligere to saker der sakspapirene ikke enda er sendt ut. Tjenestemannsorganisasjonene mener det er uheldig at det kommer universitetsstyresaker etter at IDF-møtet er gjennomført. 77/2015 I Kunnskapsdepartementets etatsstyringsbrev 2015 Orientering ved Birger Kruse. Tjmo stiller spørsmål ved om innføringen av stillingskontroll har ført til at antall midlertidige stillinger har økt Fleksibel utdanning contra gjennomføringsgraden: her bør NMBU gi KD et tydelig svar. Det er viktig at de samlede ressurser som brukes på byggeprosjektet, både økonomisk og personalmessig, synliggjøres overfor KD. 78/2015 79/2015 I I Rapport om aksjeselskapene Kort orientering ved Birger Kruse. Orientering om resultatene av arbeidsmiljøundersøkelsen Orientering ved Birger Kruse og Torborg Storaas (leder av ressursgruppen ARK). Fagforeningene støttet generelt opp om undersøkelsen, men det er tilbakemeldinger fra egne medlemmer om diverse uklarheter i spørsmålene som ble stilt. Dette kan ha påvirket den lave svarprosenten Viktig med en evaluering av dette og at får en mer detaljert tilbakemelding om resultatet. Tiltaksplanen burde vært tatt opp med de tillitsvalgte og slik sett benyttet fagforeningenes kompetanse og kjennskap til de ansatte. Tjenestemannsorganisasjonene uttaler: De tillitsvalgte har vært lite involvert i undersøkelsen og det syns vi er beklagelig. Oppfølging av arbeidsmiljø er viktig del av Hovedavtalen og oppfølgingspunktene burde vært drøftet med de tillitsvalgte før den ble en -sak. 2 av 4
80/2015 81/2015 /2015 / 2015 UMB og NVH hadde en svarprosent på henholdsvis 77% og 80% på de foregående arbeidsmiljøundersøkelsene. Disse undersøkelsene hadde blant annet betydelig færre spørsmål enn ARK-undersøkelsen. Årets undersøkelsen har en svarprosent på 57% og det er en betydelig variasjon også mellom enhetene. Dette svekker legitimiteten til undersøkelsen. ARK-undersøkelsen har gjentatte ganger fått kritikk for lav svarprosent av NTNUs Universitetsstyre. I 2012 hadde de en svarprosent på 54%. Det er stor variasjon i hvordan enkeltledere scorer i denne undersøkelsen. Det er viktig å prøve å lære av de som lykkes med ledelse hos oss. Noen ledere har scoret dårlig på arbeidsmiljøundersøkelsen. Dårlige ledere kan gjøre stor skade på arbeidsmiljø og produktivitet. Det er viktig at disse lederne følges opp tett. Det har også vært uklart på noen enheter hvilken leder de har evaluert, det har vanskeliggjort en god oppfølging. Arbeidsgiver fremhevet at undersøkelsen var en arbeidsklima-undersøkelse og ikke en lederevaluering, at opplegget var avklart med tjenestemannsorganisasjonene før oppstart, at verneombudene har vært med i prosessen hele veien. Tiltaksplanene vil bli diskutert med tjenestemannsorganisasjonene når de foreligger. I Fordeling studieplasser Orientering ved Birger Kruse. I Opptak til studieåret 2015/2016 Orientering ved Birger Kruse. Nødstrøm og kjøling Kort orientering ved Birger Kruse. Saken har vært tatt opp med KD. Tjenestemannsorganisasjonene er glad for at saken nå har vært tatt opp og er løftet til. De stiller allikevel spørsmål med at denne saken kunne ha blitt tatt ut av SLP opprinnelig. Sak vedrørende pasientgrunnlag ved SpFaMed Kort orientering ved Birger Kruse. Tjenestemannsorganisasjonene mener det er viktig å sikre pasientgrunnlaget i forhold til undervisning og som grunnlag for akkreditering. De mener at det er viktig at saken må utredes grundig før beslutning om videre arbeid med å sikre pasientgrunnlaget tas. 87/2015 D Seniorpolitikk. En første drøfting om hvordan vi skal legge opp arbeidet med seniorpolitisk dokument Orientering ved Jan Olav Aarflot. Fagforeningene støtter forslaget om at det nedsettes en partssammensatt gruppe for å se på dette temaet, men 4 representanter 2 fra fagforeningene og 2 fra arbeidsgiversiden. 3 av 4
HVO vil også delta inn i en slik gruppe. Arbeidsgiver kommer tilbake til saken med utkast til mandat, sammensetning av ev partssammensatt arbeidsgruppe. 88/2015 I Avklaringer innstilling til instituttleder (vedlegg) Utsettes til et senere møte. 89/2015 D Retningslinjer for påskjønnelser og gaver (vedlegg ettersendes) Utsettes til et senere møte. 90/2015 F Omorganisering renholdsenheten (vedlagt notat datert 25.8.2015) Partene er enige om at saken drøftes i første omgang. Forhandles på et senere tidspunkt. Orientering om bakgrunn, historikk og det fremlagte forslaget ved teknisk direktør. NTL kan stille seg bak foreslått endring slik det er foreslått men ønsker at stillingen som enhetsleder kunngjøres eksternt. Men dette er en drøfting og endelig forhandling tas senere Parat: stiller seg bak fremlagt forslag til organisasjonskart, men stiller spørsmål ved på hvilken måte man tenker at de arbeidsmiljømessige utfordringene i enheten kan løses ved de organisatoriske endringer. Akademikerne og UNIO: stiller seg bak organisasjonskartet. 91/2015 F Fremdriftsplan høstens 2015- forhandlinger (vedlagt utkast til tidsplan) Fremlagt fremdriftsplan godkjennes med unntak av foreslått forhandlingsdato, arbeidsgiver kommer tilbake med forslag på tidspunkter. 92/2015 F NMBUs lønnspolitikk formell gjennomgang av denne før forhandlinger høsten 2015. Utsettes til neste møte. 93/2015 Evt. Følgende saker ble innmeldt og settes opp på et senere møte: Ble orientert om. Prosjektsjefstilingen status Særavtale om kompetanseheving for teknisk administrative Særavtale for it- avdelingen jf. særavtalen for campus Adamstuen Informasjon om status i It- avdelingen 4 av 4