Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 27/10/2011 SAK NR 049-2011 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 21.09.11 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 21.09.11. Skien, 20. oktober 2011 Marit Kobro Administrerende direktør
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato 21.09.11 Møtested Tid: Styreleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Helse Sør-Østs møtesenter, Grev Wedels plass, Oslo Kl 11.00-14.15 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 21.09.11 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Per Karlsen, styremedlem Helse Vest RHF Berit Grønning Nielsen, styremedlem Helse Sør-Øst RHF Erik Andreas Øyen, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Anne Tilly Bagås, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Initialer SM TAH PK BGN EAØ ATB MB Fra brukerutvalg deltok: Brit Haugdahl, observatør fra regionalt brukerutvalg Signe Ramberg, observatør fra regionalt brukerutvalg Ellers deltok: Karl-Helge Storhaug, internrevisjonen Nils Harald Børve, internrevisjonen Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, driftssjef, Pasientreiser ANS Øystein Næss, økonomisjef, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging MK PMH ØN EA Innkalling og saksliste ble godkjent. En sak ble innmeldt til eventuelt, Oppfølging av AD-møtevedtak om effektiviseringsarbeid innenfor pasientreiseområdet.
Saker som ble behandlet: Sak 043-2011: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 15.06.11 Protokoll fra styremøtet 15.06.11 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 15.06.11. Sak 044-2011: Rapport fra revisjon av tjenesteleveranseavtalen (SLA) Revisjonsrapporten peker på enkelte forbedringsområder i tjenesteleveranseavtalen mellom Pasientreiser ANS og de fire RHF-ene. Hoveddelen av justeringene foreslås gjennomført i forbindelse med ordinær revisjon av avtalen i 2012. 1. Styret tar rapport fra revisjon av tjenesteleveranseavtalen (SLA) til etterretning. 2. Styret ber administrerende direktør legge frem tiltaksplan for oppfølging av punktene om regelverksfortolkning og avtaler om tilleggstjenester i styremøtet 27.10.2011 og at øvrige anbefalinger søkes inntatt i revisjon av SLA-avtalen i 2012. 3. I forhold til fremtidige revisjoner ønsker styret at en i forkant av nye revisjoner får en bred diskusjon av revisjonsplan og scope. Sak 045-2011: Virksomhetsrapportering pr 31.07.11 Samlet viser status pr 31.07.11 en positiv utvikling på de fleste områder som omfattes av denne virksomhetsrapporteringen. Enkeltområder har likevel negativt avvik og er kommentert i det følgende. Det er avslutningsvis tatt inn en kortfattet statusrapportering for oppfølging av punktene i årets oppdragsdokument, i tråd med styrets vedtak om dette. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. juli 2011 til etterretning. 2. Styret tar til etterretning at det arbeides videre med en presisering av indikator for klager. 3. Styret ser positivt på den gode produktivitetsveksten og resultat som fremgår av fremlagt rapport og ber administrerende direktør gi honnør til ledelse og ansatte for de gode resultatene. Sak 046-2011: Tiltaksplan for oppfølging av revisjonsrapport systemforvaltning Revisjonsrapporten om systemforvaltning pekte på flere forbedringsområder innen systemforvaltning og informasjonssikkerhet i Pasientreiser ANS. Hovedkonklusjonen var at det bør settes i verk tiltak. Den vedlagte tiltaksplanen er et verktøy for å følge opp anbefalingene. Tiltakene skal løfte områder som er omtalt i rød eller gul sone, og på denne måten sikre en bedre systemforvaltning og informasjonssikkerhet i Pasientreiser ANS.
1. Styret tar tiltaksplan for oppfølging av revisjonsrapport om systemforvaltning i Pasientreiser ANS til etterretning. 2. Styret slutter seg til forslag om opplegg for rapportering av fremdrift av tiltaksplan. Sak 047-2011: Saksbehandlingstid enkeltoppgjør, status nasjonalt og ved enkeltkontor Erfaringstall fra 2010 og 2011 viser at nasjonal saksbehandlingstid har vært innfor de målsatte krav siden august 2010. Variasjonen er imidlertid stor på tvers av regionene og mellom hvert enkelt pasientreisekontor. Selskapsavtalen regulerer hva Pasientreiser ANS skal bidra med for å sikre lavest mulig saksbehandlingstid for reiser uten rekvisisjon. bl.a. at man kun kan tilby ressurser for å sikre saksbehandling ihht de målsatte krav. Saksbehandler poolen er et viktig redskap for å sikre god ressursstyring og oppnåelse av målsatt saksbehandlingstid. Styret tar gjennomgangen av saksbehandlingstid enkeltoppgjør, status nasjonalt og ved enkeltkontor til orientering. Sak 048-2011: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for 2011 til orientering. Styret tar årsplan for styresaker 2011 til orientering. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktørs orientering var sendt ut til møtet med informasjon om følgende saker som administrerende direktør også orienterte om i møtet: - Avvikling av fysisk arkiv i Skien. - Lønnsoppgjøret i selskapet. Styret ble muntlig orientert i møtet. De ansattes representanter fratrådte under dette punktet. - Nytt vedlegg til tjenesteleveranseavtalen I tillegg orienterte adm dir om ny, midlertidig oppgave i forbindelse med refusjoner til etterlatte og pårørende etter terrorangrepene som Helse- og omsorgsdepartementet har besluttet og legge til Pasientreiser ANS. Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Temasak Ny finansieringsmodell for selskapet Administrerende direktør orienterte om prosess for arbeidet med vurdering av ny finansieringsmodell for selskapet inkl hva en nedsatt arbeidsgruppe har anbefalt. Beslutningssak legges frem for styret 27.10.11. Temasak Budsjett 2012
Administrerende direktør orienterte om utfordringsbilde og prosess for arbeidet med budsjett 2012. Beslutningssak legges frem for styret i et senere møte. Temasak Status for prosess vedr eierforhold NISSY og PRO Administrerende direktør orienterte om prosess med å utrede alternative forslag til løsning. Eventuelt Oppfølging av AD-møtesak 167-2011 Effektiviseringsarbeid innenfor pasientreiseområdet Styreleder orienterte om sak om videre effektiviseringsarbeid innenfor pasientreise-området i AD-møtet 12.09.11. Bakgrunnen er bl.a. i styrets vedtak 15.06.11 om å få presentert prosjekt kontinuerlig forbedring for ADmøtet samt initiativ fra adm dir Gunnar Bovim i Helse Midt-Norge om å vurdere saksbehandling, enkeltoppgjør på færre steder. Styreleder gjennomgikk ADmøtets vedtak om å evaluere organisering av saksbehandlingen av enkeltoppgjør. Styret ber om at forslag til organisering og omfang av arbeidet med evaluering av enkeltoppgjør sendes styremedlemmene til drøfting i egen region. Tilbakemelding sendes administrerende direktør i Pasientreiser ANS i god tid slik at egen sak kan legges frem for styret 27.10.11. Foreløpig protokoll fra styremøtene sendes heretter også brukerpanelet for pasientreiseområdet. Tor-Arne Haug Nestleder Marit Brokke Per Karlsen Anne Tilly Bagås Erik Andreas Øyen Berit Grønning Nielsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær