hypernet Kurs & Konferanse Beskrivelse av løsningen IST International Postboks 4799 Nydalen Avd. kontorer Organisasjonsnr.: Bankkonto: 9750.06.08513 Software Technology AS 0421 OSLO Bodø og Lillehammer NO 970 944 443 MVA Web: www.ist.com
hypernet Kurs & Konferanse hypernet Kurs & Konferanse er et webbasert kursadministrasjonssystem. Løsningen dekker alle behov for administrasjon av kurs- og konferansevirksomheten og bidrar til økt kvalitet i virksomheten. hypernet Kurs & Konferanse dekker hele kjeden av prosesser i forbindelse med kurs- og konferansevirksomhet, og gir arrangøren en detaljert oversikt, styring og kontroll på denne. Løsningen er utviklet i samarbeid med våre kunder, og er spesialdesignet for bruk i alle typer virksomheter som driver kurs- og konferansevirksomhet. Fig.1: Utsnitt fra en type presentasjon av kursaktiviteter (kurskalender) på en nettside. Presentasjonen kan tilpasses den enkelte virksomhet. hypernet Kurs & Konferanses publikumssider tilpasses den enkelte virksomhetens visuelle profil slik at bruker får inntrykk av å befinne seg i en og samme virksomhetsportal. Fordeler ved bruk av hypernet Kurs & Konferanse Forenklede administrative rutiner Enhetlig informasjonsbehandling Gode integrasjonsmuligheter basert på kjente standarder Side 2 av 7
Kvalitetssikring: Når alt lagres og oppdateres en plass, gir det god oversikt og kontroll over hele kursvirksomheten Samlet nytte for markedsføring, presentasjon, medlems-register, søk og påmelding via web Eksport til trykk: Mulighet for å klargjøre publiserte utgaver av kurskatalog direkte til trykkeri og reklamebyrå Ett system for alle delprosesser hypernet Kurs & Konferanse løser en lang rekke delprosesser og funksjonelle behov som til sammen skaper god kursadministrasjon. Funksjonalitet (utdrag) Fig.1: Eksempler på funksjonalitet som er tilgjengelig i administrasjonsgrensesnittet Kursadministrator kan definere og beskrive virksomhetens konferanser, kurs og kursserier. Informasjonen kan presenteres på web i ulike varianter, bl.a. gjennom kurskalender og lister. Side 3 av 7
Fig.2: Utsnitt fra et skjermbilde for oppsett av et kurs i administrasjonsgrensesnittet Ved oppretting av et arrangement kan det defineres ulike typer tilleggsvalg knyttet til arrangementet, for eksempel hotell/overnatting, måltider, etc. Tillegg vil medregnes i fakturagrunnlaget som kan genereres for import i virksomhetens faktureringssystem. Fig.3: Tilleggsvalg med priser kan knyttes til en aktivitetsgjennomføring. Løsningen gir også mulighet for bruk av opptakskrav med tilhørende funksjonalitet for saksbehandling av søknader. Virksomheten kan publisere kursaktivitetene på web og bygge opp din egen menystruktur fra bunnen av i systemet. Alternativt kan du få løsningen integrert mot eksisterende etablerte nettsider, og la kursene bli publisert på disse nettsidene. Side 4 av 7
Fig.4: Eksempel på publisert kurskalender Underveis i søknads-/opptaksprosessen vil kursadministrator har tilgang til flere rapporterings- og statistikkfunksjoner, for eksempel påmeldingslister, deltakerlister, o.l. I forbindelse med planlegging så kan kursadministrator budsjettere aktiviteten med priser og simulering av inntekter og kostnader via en egen kalkylefunksjonalitet i hypernet Kurs & Konferanse. Beregningen er et nyttig verktøy for å vurdere lønnsomheten av aktivitetsgjennomføringen. hypernet Kurs & Konferanse tilbyr integrasjon mot virksomhetens faktureringssystem. Fakturagrunnlag kan genereres på bakgrunn av kursdeltakelse og overføres til faktureringssystemet. Etter gjennomført kurs kan kursadministrator utstede kursbevis til deltakerne, med og uten karakter. Kursbeviset kan skrives ut og sendes per post. Ved generering av kursbevis genereres det også en pdf-kopi av kursbeviset knyttet til den enkelte kursdeltakeren. Fig 5: Eksempel på utskrift av kursbevis Side 5 av 7
Kursbeviset blir tilgjengelig for kursadministrator og for kursdeltaker via «Min side». Kursdeltaker har dermed tilgang til egne kursbevis, og kan skrive ut selv ved behov. Kursdeltakere melder seg på kurs og konferanser via virksomhetens publikumssider. Her finner deltakerne tilgjengelige aktiviteter publisert i kurskalender eller via egne linker. Kursdeltakerne kan registrere og hente informasjon via tilgang til Min side-funksjonalitet. hypernet Kurs & Konferanse tilbyr nettbasert påmeldingsfunksjonalitet med automatisk bekreftelse og oppdatert status på Min side. Kursdeltakere kan videre melde interesse for kurstyper og dermed varsels når det publiseres nye kursavviklinger. Kursadministrator kan hele veien kommunisere med kursdeltakerne gjennom bruk av e- post/sms. Funksjonalitet for kommunikasjon mellom kursadministrator og kursdeltaker er standard i hypernet Kurs & Konferanse, inkludert logging av all kommunikasjon mellom virksomheten og kursdeltakeren. Merk at det ved bruk av SMS-funksjonalitet tilkommer kostnader til nettleverandør, og at det derfor må inngås en egen avtale om bruk av denne funksjonaliteten. Registrerte kurs i hypernet Kurs & Konferanse kan gjenbrukes. Dersom virksomheten jevnlig gjennomfører en kurstype/-serie så kan informasjonen fra det gjennomførte kurset gjenbrukes ved oppsett av neste kursavvikling. Når et kurs opprettes så registreres som et kurs, og ikke som en enkeltstående gjennomføring. Ettersom det først aktiveres ved oppretting av en gjennomføring så kan kurs gjenbrukes ved behov. Side 6 av 7
Fig.XXX: Eksempel på planlagte avviklinger av ett kurs hypernet Kurs & Konferanse er en fleksibel, skalerbar og integrert løsning. Løsningen kan tilpasses behov for funksjonalitet og integrasjoner, og kan dermed tilpasses ulike typer virksomheter og institusjoner. Side 7 av 7