NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 09.09. 2015 Møtetid: Kl. 10.00 til 14.00 Møtested: Namsskogan kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 013/15 Referatsaker 014/15 Orientering fra ordfører "status kommunereformen" 015/15 Orientering fra Revisor 016/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 017/15 Oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetserklæring 018/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden 019/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 020/15 Innspill til forvaltningsrevisor overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 021/15 Henvendelse fra Fagforbundet 022/15 Henvendelse til kontrollutvalget angående lovlighetskontroll sak 015/15 vil bli behandlet i lukket møte jf. koml. 31.2, fvl. 13. Steinkjer, den 02.09.15 Heider Sæther (sign.) Leder Jorunn Sund Kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 95985828 e-post: jorunn.sund@komsek.no
SAK 013/15 REFERATSAKER Kontrollutvalget 09.09.2015 Jorunn Sund 013/15 425-1740-5,3 Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Komsek Trøndelag IKS Orientering om planlagt opplæring av kontrollutvalg vedlegg SAK 014/15 ORIENTERING FRA ORDFØRER "STATUS KOMMUNEREFORMEN" Kontrollutvalget 09.09. 2015 Jorunn Sund 014/15 425-1740-5.3 Kommunestyret Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget ønsker en status over kommunens arbeid i forhold til kommunereformen. Kontrollutvalget vil først og fremst være interessert i: Hvordan gjennomfører Namsskogan kommune en god prosess og informasjonsflyt innad i kommunen og for kommunens innbyggere? Hvordan involveres innbyggere, egne medarbeidere næringslivet og nabokommuner for å sikre samarbeid, samspill, fremgang og utvikling? Vurdering Kontrollutvalget vil få en orientering fra ordfører / rådmann om status i forhold til kommunereformen
SAK 015/15 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 09.09. 2015 Jorunn Sund 015/15 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Revisor vil orientere om pågående revisjonsarbeidet og annet. Vurdering Da det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. SAK 016/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 Kontrollutvalget 09.09. 2015 Jorunn Sund 016/15 425-1740-5.3 Kommunestyret : 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen, med en total ramme på kr. 520.500 Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til detaljbudsjett 2016 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Ikke vedlagte saksdokumenter 1. Vedtatt budsjett 2016 og økonomiplan 2016 2019 for KomSek Trøndelag IKS, representantskapet 4/5-15 sakene 003 og 004/15.
2. Vedtatt budsjett 2016 og økonomiplan 2016 2019 for KomRev Trøndelag IKS, representantskapet 4/5-15 sak 004/15. 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. 5.. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder: 1) Kontrollutvalgets egne aktiviteter, 2) Kjøp av sekretariatstjenester og 3) Kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2016 2019 2015 2016 2017 2018 2019 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 65.000 67.000 67.000 67.000 67.000 Kjøp av sekretariatstjenester 110.200 113.500 113.500 113.500 113.500 Kjøp av revisjonstjenester 330.000 340.000 340.000 340.000 340.000 Total ramme kontrollutvalget 505.200 520.500 520.500 520.500 520.500 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2016 er alle tall i 2016-kr. De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 04. mai 2015 budsjett 2016 og økonomiplan 2016 2019. Det er lagt til grunn en kostnadsvekst på 3%. Dersom denne avviker vesentlig fra den kommunale deflator vil det bli nødvendig med endringer. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til).
Representantskapet i KomRev vedtok den 04. mai 2015 budsjett 2016 og økonomiplan 2016 2019. De har i sin vedtatte budsjett og plan lagt til grunn en deflator på 3%. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn ca. samme møteaktivitet i 2016 som for tidligere år (4 møter). For de øvrige egne kontrollutvalgsutgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnadsøkning på 3,0 %. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2016) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet. SAK 017/15 OPPDRAGSANSVARLIGE REVISORERS UAVHENGIGHETSERKLÆRING Kontrollutvalget 02.09.2015 Jorunn Sund 017/15 425-1740-5.3 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av uavhengighet. 2. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning, og har ingen merknader til forvaltningsrevisors vurdering av uavhengighet. 1. KomRev Trøndelag IKS.Vurdering av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor revisors uavhengighet. 2. KomRev Trøndelag IKS.Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet.
1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet, og skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig regnskaps revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Kontrollutvalget fikk seg forelagt vandelsattest for oppdragsansvarlig regnskapsrevisor senest i 2014. Oppdragsansvarlige vil gå gjennom sin årlige egenvurdering i møte. SAK 018/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I PERIODEN Kontrollutvalget 09.09.2015 Jorunn Sund 018/15 425-1740-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015. I den forbindelse er det ønskelig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt eget arbeid og utvalgets samarbeid med sekretariatet og revisjonen. En slik evaluering kan bl.a. inneholde disse hovedpunktene med stikkord: Kontrollutvalgets egenevaluering Møtehyppighet og lengde Fungerer møteledelsen, får alle si sin mening?
Brukes kontrollutvalgets tid og ressurs på de viktigste tingene, og er utvalget tydelig nok i sine bestillinger? Erfaringer med besøk på virksomheter Utvalgets primære oppgaver Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at den kommunale forvaltning foregår korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives?
Forholdet til kommunestyret Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalget og kommunestyret fungert? Samarbeidet med sekretariatet Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er sakene godt nok opplyst? Er sekretariatets oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Er møtene tilstrekkelig tilrettelagt fra sekretærs side? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget i sin aktivitet? Samarbeidet med revisjonen Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Vurdering: For at den samlede kontroll- og tilsynsfunksjonen skal fungere så godt som mulig er det viktig med et godt samspill mellom kontrollutvalg, sekretariat og revisjonen. I høsten skal det velges nytt kontrollutvalg og tidligere erfaringer og tilbakemeldinger vil derfor være nyttig å ha med seg. På bakgrunn av dette er det derfor ønskelig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt eget arbeid og kontrollutvalgets syn på samarbeid med sekretariatet og revisjonen. SAK 019/15 INNSPILL TIL REGNSKAPSREVISOR - ERFARINGSOVERFØRING Kontrollutvalget 09.9.2015 Jorunn Sund 019/15 425-1740-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak.
Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015, og nye kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. Kontinuiteten mellom de gamle og de nye kontrollutvalgene vil variere fra kommunene til kommune. På bakgrunn av dette, ønsker derfor regnskapsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er: saker som de mener bør følges opp av det nye kontrollutvalget noen fokusområder utvalget mener revisor bør gå spesielt inn på (risikoer for feil i regnskapet, svakheter i internkontrollen, misligheter etc) noe revisor bør endre/forbedre andre forhold utvalget vil vektlegge Vurdering: Kontinuiteten mellom de gamle og de nye kontrollutvalgene vil variere fra kommunene til kommune. For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for revisor å høre hva det sittende kontrollutvalget har av innspill å gi til det nye kontrollutvalget. SAK 020/15 INNSPILL TIL FORVALTNINGSREVISOR OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR HHV. FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget 09.09.2015 Jorunn Sund 020/15 425-1740-5.3 Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015, og nye kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. Kontinuiteten mellom de gamle og de nye kontrollutvalgene vil variere fra kommunene til kommune. I løpet av høsten skal de nye kontrollutvalgene starte arbeidet med den overordnede analysen og for plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.
Forvaltningsrevisjon (kontrollutvalgsforskriftens 10) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Selskapskontroll (kontrollutvalgsforskriftens 13) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. På bakgrunn av dette ønsker derfor forvaltningsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er forhold utvalget mener er viktig å formidle videre til det nye utvalget. SAK 021/15 HENVENDELSE FRA FAGFORBUDET Kontrollutvalget 09.09.2015 Jorunn Sund 021/15 425-1740-5.3 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen til orientering, og ønsker ikke å gå nærmere inn i den konkrete saken 2. Kontrollutvalget ber rådmannen til første møte i 2016 gi en orientering om kommunens ansettelsesprosedyrer og om disse følges. 1. Brev av 30. juni 2015 fra Fagforbundet Namsskogan. Klage på saksgang ved ansettelse på økonomikontoret 2. Brev av 3. juli fra KomSek Trøndelag IKS Svar på henvendelse til kontrollutvalget vedrørende saksgang i tilsettingssak Kontrollutvalget har den 3. juli i år mottatt en henvendelse fra Fagforbundet vedrørende en ansettelsessak i kommunen. I brevet ønsker fagforbundet at kontrollutvalget ser på hvordan arbeidsgiver har gjennomført denne ansettelsesprosessen, og om den har vært ryddig. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker. Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan, og er pålagt å behandle saker det får seg forelagt fra kommunestyret eller revisor.
Når det gjelder andre henvendelser, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører inn under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken, og på hvilken måte. Vurdering Kontrollutvalget er ikke et klageorgan og går derfor normalt ikke inn i enkeltsaker. Kontrollutvalget har imidlertid et selvstendig ansvar for å engasjere seg i alle spørsmål og saker som faller innenfor begrepet kontroll og tilsyn. I enkelte tilfeller kan derfor slike henvendelser være med å avdekke svikt i system eller rutiner i kommunen. Kontrollutvalget anbefales derfor å be rådmannen på generelt grunnlag om en redegjørelse om kommunens ansettelsesprosedyrer, og om disse følges. Dersom kontrollutvalget ikke finner denne orienteringen tilfredsstillende kan kontrollutvalget senere be revisor om en gjennomgang av dette temaet og rapportere tilbake til kontrollutvalget gjennom en forvaltningsrevisjon eller et notat. SAK 022/15 HENVENDELSE FRA NAMSSKOGAN SV VEDRØRENDE KRAV OM LOVLIGHETSKONTROLL Kontrollutvalget 09.09.2015 Jorunn Sund 022/15 425-1740-5.3 Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedrørende: 1. kommunestyrets behandling og resultatet av kravet om lovlighetskontroll 2. administrasjonens forståelse av og praktisering av kravet til «offentlig ettersyn» iht til kommunelovens bestemmelser når det gjelder budsjett og økonomiplan 1. Krav om lovlighetskontroll ved behandling av økonomiplan 2016-19. Brev fra Namsskogan SV av 2. juli 2015 2. Vedrørende krav om lovlighetskontroll. Brev fra KomSek Trøndelag IKS av 6. juli 2015 1. Kommuneloven 44, 45 og 59 Kontrollutvalget har den 6. juli mottatt en henvendelse fra Namsskogan SV (SV) vedrørende krav om lovlighetskontroll ved behandling av økonomiplan 2016-19. Brevet er også sendt ordfører. I tillegg til lovlighetskontroll ber SV kontrollutvalget vurdere administrasjonens praktisering av kravet til «offentlig ettersyn». Se vedlegg 1.
SV er i brev av 6. juli (se vedlegg 2) informert om at lovlighetskontroll skal fremmes overfor det organ som har truffet den aktuelle avgjørelsen, her kommunestyret. I tillegg ble de også informert om at kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan, og er pålagt å behandle saker det får seg forelagt fra kommunestyret eller revisor. Når det gjelder andre henvendelser, som her å vurdere administrasjonens praktisering av «offentlig ettersyn» må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører inn under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken, og på hvilken måte. Det ble også informert om at neste møte i kontrollutvalget er 9. september.
Vurdering Lovlighetskontroll skal behandles av det organ som har truffet den aktuelle avgjørelsen, her kommunestyret. Kommunestyret har møte den 1. september. Kommunestyret kan enten ta klagen til etterretning å omgjøre sitt vedtak, eller sende saken til departementet til avgjørelse. Selv om lovlighetskontroll ikke ligger til kontrollutvalget anbefales det likevel at kontrollutvalget blir holdt orientert om utfallet av lovlighetskontrollen i denne saken. Det anbefales i tillegg at kontrollutvalget ber rådmannen orientere om administrasjonens forståelse av og praktisering av kravet til offentlig ettersyn når det gjelder budsjett og økonomiplan. Steinkjer, 02.09. 2015 Jorunn Sund Kontrollsekretær