Prosjektledelse Om prosjektlederrollen og gruppeledelse Kull 9, 2010 Spesialrådgiver HR Helse Sør-Øst Irene Sørås Tema i opplæringen Hva er et prosjekt? Noen sentrale begreper i prosjektarbeid Prosjektgruppen Faser i prosjektgruppens liv Utvelgelse og sammensetning Prosjektlederrollen Roller og rolledilemmaer Å lede en gruppe Gruppedynamikk Implementering: Overgang fra prosjekt- til driftsfase 1
Hva er et prosjekt? Oppgaven er en engangsoppgave av spesiell karakter, dvs. ikke en oppgave som er en ordinær driftsoppgave. Det er som oftest fastlagt bestemte tids- og kostnadsrammer for arbeidet Oppgaven har et definert mål som ikke fanges opp i den ordinære organisasjonsstrukturen Oppgaven er som regel noe komplisert og krever kunnskaper av ulike slag, ofte tverrfaglig, og det kreves at den utføres gjennom samordnet og koordinert innsats Oppgaven er preget av større eller mindre grad av usikkerhet Oppgaven består i at noe skal forandres. Grunnen til forandring kan være pålagt utenfra eller oppstå som et behov innenfra. Noen sentrale begreper Effektmål: Hva vil du oppnå? (%-vis endring, bedre overlevelse, kostnadsbesparelser, økt brukertilfredshet etc) - Eks.: Reduksjon i postoperative sårinfeksjoner Resultatmål: Hvordan vil du oppnå dette? - Eks.: Reduksjon i liggetid Milepæl: Framdriftsplan for et prosjekt kan ofte deles inni faser. Når en fase avsluttes når man en milepæl. Eks.: Når man leverer en utredning/et forslag, når styringsgruppen tar en viktig beslutning om prosjektet etc 2
Hvordan vil du oppnå målene dine, dvs resultatmål Hva vil du oppnå, dvs effektmål Eksempler: -Gjennomgang av logistikk -Bedre systemer/rutiner Eksempler: -Økt levetid for kreftpasienter -Kortere ventetid -Lavere kostnader Prosjektroller Prosjekteier Den overordnede ansvarlig for prosjektet (og basisorganisasjonens øverste representant for prosjektet) Prosjekteier og styringsgruppens leder vil ofte være den samme 3
Prosjektroller Prosjektleder Prosjektleder skal sikre kontakten til oppdragsgiveren (styringsgruppen) og ansvarlig for den daglige ledelsen av prosjektet Ansvar: Å sørge for grunnlaget for styringsgruppens beslutninger i form av rapportering av fremdrift og ressursbruk Å bidra til at prosjektet når målene og at prosjektgruppen fungerer godt Prosjektlederrollen Rollen som prosjektleder innebærer: Å gå ut av rollen som linjeleder Å være lojal til mandatet og styringsgruppen Å være pådriver Å være mekler Å skape diskusjon Å håndtere uenighet Å være inspirator Å bruke de vedtatte styringsverktøyene Å sørge for leveranse 4
Tenk over. 1 Hvilke utfordringer ser du i rollen som prosjektleder? 2 Hvordan ville du forsøke å løse disse utfordringene? Tips. Bruk noe av oppstarten til å avklare roller: rollen som prosjektleder, prosjektdeltaker, inkludert organiseringen av arbeidet Hva tenker de andre deltakerne om rollene? Avklar deretter rollene og unngå misforståelser 5
Utvelgelse og sammensetning av prosjektgruppen God forankring Komplementær kompetanse God balanse mellom pådrivere og kritikere God balanse mellom innovatører og produsenter Representativitet når? Prosjektleders rolle i utvelgelsen? Gruppesammensetning kan endres! Vanlige utviklingstrinn i en god prosjektgruppe Fase 1 Etablering Medlemmene blir kjent med hverandres personligheter, evner og ferdigheter Målsettingen forankres i gruppen Gruppen etablerer følelse av aksept og ansvar Fase 2 Klargjøring Motstand, motsetninger og konflikter oppstår: folk har ulike oppfatninger og interesser Gruppen konfronterer og håndterer uenighet Formålet blir klargjort Fase 3 Samarbeid Normer settes som et resultat av at man stimulerer til åpen kommunikasjon Individuelle forskjeller ses og godtas Medlemmene lærer å gi og motta feed-back Medlemmene involverer og støtter hverandre Fase 4 Produktivitet Gruppen oppnår resultater av arbeidet og dette oppleves bli verdsatt Lager målbare kriterier for når man har et resultat Resultatene feires for å bidra til motivasjon Opprettholder entusiasme og utholdenhet Fase 5 Avslutning Et definert arbeid avsluttes og medlemmene slutter i gruppen Gruppen ser tilbake og reflekterer over gruppens liv 6
Å lede en gruppe Ledelse av utviklingsprosjekter Å lede en prosjektgruppe er noe mer enn bare å drive det faglige planleggingsarbeidet: Det innebærer primært å drive en gruppeprosess og bruke gruppedynamikken for åfågjennomført prosjektet på en god måte, både ift målet med prosjektet og deltakernes erfaringer 7
Prosessforståelse God gruppedynamikk er nødvendig for å få positiv læring fra prosjektarbeid Prosjektleder kan bidra til god gruppedynamikk I oppstarten Etablere spilleregler for prosjektgruppen: Avklar dine forventninger til deltakerne (deltakelse, oppmøte tids nok, overvære hele møtet, mobiltelefon, calling, generell møtekultur) Hvordan forholde seg til vedtak Referater? Be om tilbakemelding på din egen prosjektledelse 8
Prosjektleder som prosesskonsulent Skap en positiv ånd i gruppen ved å: Verdsette den enkelte La alle komme til orde Være vennlig, men bestemt overfor møteplagere Stimulere til meningsutveksling (forstyrre tilstrekkelig), også uenighet, men håndtere uenighet dersom det utvikler seg til destruktiv konflikt Holde mandatet høyt og gjenta det stadig Utføre god møteledelse! Tegn på konflikteskalering i gruppen Ingen problemer: Dette er flott, men vanligvis ikke virkeligheten. Grunn til bekymring? Latent problem: Gi deltakerne fri anledning til å stoppe her og snakke om tingene Identifisert problem: Fremdeles er uenigheten rasjonelt preget, let etter vinn-vinn løsninger Disputt: Motsetningene er i ferd med å gå over den emosjonelle grensen. Prøv å klargjøre hvor mye dette dreier seg om uenigheter i arbeidsmåte, «kjemi», og hva som er den saklige uenighet. Dersom mulig «fjern» den personlige motsetningen ved å snakke om den. Kamp eller flukt: Uenighetene er nå på grensen til krig. Bruk skytteldiplomati mellom partene for å finne ut hvordan dette kan bearbeides, forhandlingsteknikker eller evt LØFT-teknikker Krig: Prøv åfåtil våpenhvile. Prøv åfågruppen til ågåtilbake nedover eskaleringsstigen. Hold en diplomatisk nøytralitet for å opprettholde troverdighet og åpen kommunikasjon. 9
Overgang fra prosjekt til drift: Hvorfor implementering er så vanskelig? Målet for prosjektet kan være uklart eller ikke kommunisert godt nok Det er ikke forankret godt nok hos ledelsen De løsninger som er valgt er for ressurskrevende (personell, utstyr, bygninger etc) Motstand er ikke håndtert underveis og iverksettingen blir sabotert Prosjektet blir uaktuelt på grunn av endringer i premissene Overføring og integrering i ordinær linje er ikke planlagt godt nok Den som har begge bena på jorden står stille Lykke til med prosjektarbeidet! 10