Samdok konferansen 2013 Fra digital arkivdanning til digitalt depot i kommunene Tor Eivind Johansen, daglig leder KDRS
Dagens medlemmer pr. 1. juli 2013
Lokalisering Alta Trondheim Oslo
Fra digital arkivdanning -l digitalt depot i kommunene
Digitaliseringsstrategi Tverrgående satsningsområder Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokumenthåndtering Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Arkitektur og standardisering Sektorielle satsningsområder: Helse og velferd Oppvekst og utdanning Plan, bygg og geodata
Digitaliseringsstrategi Det handler om EffekJvisering AutomaJsering Selvbetjening Gevinstrealisering
Digital arkivdanning I de fleste kommuner har det blim gjennomført eller det gjennomføres prosjekter for å etablere digitale løsninger for å effekjvisere saksbehandlingen og kommunikasjon med innbyggerne Inneholder disse systemene funksjoner for digital arkivdanning? Tja svært mange
Integritetssikring Sikre at «innholdet» i den digitale informasjonen er bevart uendret Dokumentasjonen skal kunne benymes som juridisk dokumentasjon i lang Jd Sporbarhet er helt nødvendig for å oppremholde integriteten
AutenJsk informasjon At informasjon og dens opphav og brukssammenheng er hva den utgir seg for å være InnbefaMer også kravet Jl oppremholdt integritet for digital informasjon Eksempel: Digital dokumentasjon avises som bevis i remsaker på grunn av troverdighet Jl beviset, jfr. O. J. Simpson remsaken
Krav Jl digitale dokumenter AutenJsk At dokumentet er det det utgir seg for å være Integritetssikret Sikre at ingen har tuklet med dokumentet DeMe vil også gjelde for langjdsbevaring av dokumenter
Hva forholder vi oss Jl? Digitalt arkivdanning Digitalt depot Arkivloven ArkivforskriVen Noark standarden Forvaltningsloven Offentlighetsloven m.f. MoReq ISO 14721/OAIS Open archival informajon system ISO/DIS 16363 /TDR (TRAC) The Trustworthy Digital Repository Checklist ISO 18492/TR Long- term preservajon of electronic document- based informajon DIAS (prosjekt) SIP, AIP, DIP, METS, PREMIS, ADDML, EAD- CFP
Digital arkivdanning Digital arkivdanning kan skje i Noark 4 og Noark 5 godkjente systemer Gjelder i all hovedsak sak/arkiv systemer All dokumentasjon kan oppbevares elektronisk De fleste fagsystem er ikke basert på Noark og derfor ikke godkjent Ifølge gjeldende regelverk skal all dokumentasjon arkiveres på papir
RA-undersøkelse 2011
Digital arkivdanning og umrekk Skjer i Noark 4 eller Noark 5 godkjente systemer, definert umrekk i standard For rene elektroniske register og databaser som ikke produsere eller lagrer saksdokumenter kan generell metode benymes for umrekk Det er mulig å foreta umrekk fra andre systemer (fagsystemer), men deme må håndteres i hvert enkelt Jlfelle Det er mulig å søke Riksarkivaren om dispensasjon fra regelverket
Digitaliseringsstrategi 2013 2016 for kommuner og fylkeskommuner Mål Kommuner og fylkeskommuner har sikre rujner og prosesser for langjdsbevaring av kommunens arkiver i arkivdepot, og at dokumenter som skal slemes i henhold Jl lover og forskriver, fakjsk blir slemet
Forutsetning for deponering Oppdatert arkivplan så arkivene kan ses i sammenheng Ordnet og periodisert Standardiserte umrekk fra Noark 4 og 5 systemene Generelle umrekk fra registre Integritets- og autenjsitetssikret
UMrekk av data Det må være arkivskaper som er ansvarlig for umrekk av data innjl informasjon om integritetssikring er produsert Digitalt depot må forvisse seg om at nødvendig integritetssikring av umrekk er foretam av arkivskaper Det må etableres avtale mellom arkivskaper og eksternt depot vedrørende umrekket
Forberedelse før overføring UMrekk som er laget pakkes inn i en avleveringspakke Her benymes verktøyet ESSArch Tools mer i neste foredrag Resultatet er en avleveringspakke (.tar fil) som kan oversendelsenes Jl depot samt Jlhørende informasjons fil (info.xml)
Fra arkivskaper Jl depot
EiendomsreMen Jl arkivene I kommunal og fylkeskommunal sektor er det alljd kommunen som har eiendomsremen Jl arkivene for alljd I statlig sektor vil eiendomsremen Jl arkivene med Jden overføres Jl Arkivverket
Digitalt depot Kvalitetssikring av momame umrekk Dokumenterte arbeidsprosesser og rujner Informasjonssikkerhet Sikker lagring System for administrasjon av digitalt depot EssArch (neste foredrag)
Kvalitetssikring av umrekk Digitalt depot må sikre at de momame data er det de utgir seg for å være At de er lesbare At det er sammenheng mellom metadata og fakjsk innhold At lagringsformatene er i henhold Jl gjeldende retningslinjer m.m.
Arbeidsprosesser og rujner Alle prosessene knymet Jl behandling og forvaltning av digital informasjon må være dokumentert og sporbar
Informasjonssikkerhet Behandling og lagring må være sikret i henhold Jl gjeldende lover og regler (blant annet personopplysningsloven) Informasjonssikkerhet vikjg i organisasjonen
Sikker lagring Lagringen må være fysisk sikret mot ødeleggelse fra ytre påvirkninger og andre ødeleggelser, f.eks sterke elektromagnejske pulser etc.
Arbeidsoppgavene digitalt depot
Sikker lagring
Forvaltning av digital informasjon (i depot) Sikre oppremholdelse av autenjske digitale arkiver over lang Jd ved sikker lagring Sikre at den digitale informasjonen er Jlgjengelig på aktuell teknologi ISO 14721 - OAIS
TeknologiskiVe Norge har valgt migreringsstrategi som medfører at den digitale informasjonen må overføres Jl nye formater og teknologier for å være Jlgjengelig men autenjsiteten må bevares 1985 2013
Spørsmål?