1 av 5 Det medisinske fakultet Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekan Stig A. Slørdahl Signatur: Arild Skaug Hansen S-SAK 05-12 Oppsummering av innspill til videreutvikling av ledelsesmodell ved DMF - og Fakultetsstyrets egenvurdering Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar dekanens oppsummering av innspill og tiltaksområder for videreutvikling av ledelsesmodell til etterretning. Fakultetsstyret har følgende innspill på erfaringer med og synspunkter på sin egen rolle: Bakgrunn: Som nevnt under fakultetsstyrets behandling av S-sak 02-12 i møte 1. mars, har rektor etter vedtak i NTNUs styre, bedt om at fakultetene melder tilbake synspunkter og erfaringer på temaene: - Styre eller råd, eventuelt andre medvirkningsformer ved henholdsvis fakultet og institutt - Tilsatt eller valgt leder på instituttnivå Ved DMF har det vært gjennomført en medvirkningsprosess på temaet videreutvikling av ledelsesmodell i tråd med fakultetsstyrets vedtak i S-sak 02-12. Prosessen er forankret i instituttledermøtet. Det er gjennomført møter med samtlige ledergrupper ved instituttene, avviklet fire dialog-allmøter, informert via felles e-post og samtlige innspill er publisert på en egen nettside med mulighet for å komme med kommentarer og supplementer for alle ansatte. I tillegg er temaet diskutert i LOSAM, instituttledermøtet, kontorsjef-seksjonssjefmøtet og med studentrepresentantene. I henhold til fakultetsstyrets ønske om eksterne faglige synspunkter på Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk + 47 73 59 88 59 Tone Merete Follum forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim http://www.ntnu.no/dmf Olav Kyrres gt 9 + 47 73 59 88 65 Tlf: + 47 73590150 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 5 prosessen er professor Petrus (Peter) A M Maassen ved Pedagogisk forskningsinstitutt, UiO, forespurt om å gi innspill og kommentarer. Svar fra Maassen avventes i skrivende stund. Prosessen har ledet fram til en strategisamling med deltakere fra fakultetssyret, LOSAM, instituttlederne og fakultetsledelsen. På samlingen er det med utgangspunkt i noen overordnede og gjennomgående tema fra innspillene jobbet fram områder for forbedringstiltak som vil følges opp videre. Dekanus vil orientere om dette i møtet og disse områdene vil sammen med øvrig dokumentasjon oversendes som svar på rektors forespørsel. I tillegg peker rektor på at det vil være av særlig interesse å høre fakultetsstyrets erfaringer med og synspunkter på sin rolle. Konkrete spørsmål til diskusjon blant fakultetsstyrets medlemmer er: - Hvordan vurderer fakultetsstyret selv sin rolle og plass i organisasjonen? - Hvilke argumenter taler for og imot fakultetsstyre og fakultetsråd? Fakultetsstyrets synspunkter på disse spørsmålene diskuteres i møtet og nedfelles i vedtaket, som vil inngå i fakultetets svar til rektor. Saken legges derfor fram uten fullstendig forslag til vedtak. Vedlegg: 1. Fakultetsstyrets mandat og sammensetning 2. Fakultetsstyrets forretningsorden 3. Oversikt over vedtakssaker behandlet av fakultetsstyret i perioden 4. Rektors bestilling til dekanmøtet: Styring og ledelse for perioden 2013-2017
3 av 5 Vedlegg 1: Fakultetsstyrets mandat og sammensetning: Styringsreglement for Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) (Fastsatt av Styret i S-sak 9/09, 25. februar 2009, ajourført 3. april 2009) 2. Organisering, styring og ledelse av faglig virksomhet 2.2. Ledelse og styring ved fakultetene og Vitenskapsmuseet 2.2.2 Fakultets- og museumsstyre (jfr. S-sak 09/09) Mandat: Fakultetsstyret er fakultetets øverste organ. Fakultetsstyret har ansvar for å fastsatte overordnede mål, prioriteringer og strategier for enheten, innenfor rammer gitt i regelverk og overordnete nivås beslutninger. Dette ivaretas ved at fakultetsstyret/museumsstyret selv tar stilling til: a. enhetens strategi og overordnede faglige prioriteringer b. budsjett og hovedfordeling c. saker av stor strategisk eller prinsipiell betydning d. rapportering om måloppnåelse i forhold til strategi og budsjett Sammensetning: Fakultetsstyret har 11 medlemmer slik: Styreleder (ekstern) 4 vitenskapelig tilsatte, derav 1 representant for midlertidig ansatte 2 studentrepresentanter 1 representant for teknisk-administrativt ansatte 3 eksterne representanter i tillegg til styreleder For hver gruppe velges/oppnevnes et tilsvarende antall rekkefølgevararepresentanter. Dekanen er sekretær for styret og møter fast med talerett. Valg/oppnevning: De interne medlemmene velges i henhold til NTNUs valgreglement, studentrepresentantene og representanten for midlertidig tilsatte for ett år og de fast tilsatte for fire år. De eksterne medlemmene og styreleder oppnevnes av rektor etter forslag fra dekanen/museumsdirektøren.
4 av 5 Vedlegg 2: Fakultetsstyrets forretningsorden: Styringsreglement for Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) (Fastsatt av Styret i S-sak 9/09, 25. februar 2009, ajourført 3. april 2009) 3. Forretningsorden for fakultetsstyrer, museumsstyret og instituttstyrer Møteinnkalling Det avholdes minst 2 styremøter i semesteret etter en fastlagt møteplan. Styrelederen innkaller ellers i samråd med dekanen/instituttlederen til møter når det trengs.. Innkalling og saksdokumenter sendes styrets medlemmer i rimelig tid, og minst 10 dager før ordinære styremøter. Innkalling, sakliste og offentlige sakspapirer for styremøtene gjøres kjent via enhetens hjemmeside parallelt med at papirene sendes medlemmene. Møtene Dersom styreleder er fraværende, velges en setteleder. Fakultets-/instituttstyrene skal behandle sakene i møte. Møtene holdes for åpne dører. Styret kan innby utenforstående til å delta i forhandlingene med talerett, men uten stemmerett. Vedtaksførhet og avstemmingsregler Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. Styrets medlemmer har stemmeplikt og kan ikke stemme blankt. Avstemming skjer ved stemmetegn, og vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Protokoll Det føres vedtaksprotokoll fra styremøtene med opplysninger om: hvem som er til stede hvordan det enkelte medlem har stemt eventuelle stemmeforklaringer og protokolltilførsler Stemmeforklaringer og protokolltilførsler skal leveres under møtet. Protokollen gjøres allment kjent på enhetens hjemmeside senest én uke etter møtet. Møteplikt og forfall Medlemmene har plikt til å møte og delta i forhandlingene hvis de ikke har gyldig forfall. Ved forfall gis sekretæren beskjed slik at varamedlem kan innkalles.
5 av 5 Vedlegg 3: Oversikt over vedtakssaker behandlet av fakultetsstyret i perioden 15.09.2009 31.05.2012 2009: S-sak 01-09 Oppnevning av ansettelsesutvalg for fast vitenskapelige i undervisnings- og forskerstilling S-sak 02-09 Stillingsoversikt, statistikk og forventet avgang ved DMF S-sak 03-09 Strategisk personalplan ved DMF S-sak 04-09 Budsjettfordeling 2010 2010: S-sak 01-10 Regnskap 2009 S-sak 02-10 Forslag møteplan høsten 2010 S-sak 03-10 NTNUs strategiprosess 2010 og videre utvikling av DMFs strategi S-sak 04-10 Langtidsbudsjett 2011 2014 S-sak 05-10 Tiltaksplan for integrering av St.Olavs og DMF S-sak 06-10 Eventuelt S-sak 07-10 Sluttrapport for forprosjekt for videreutvikling av tekniske metodiske funksjoner S-sak 08-10 Langtidsbudsjett 2011-2014 S-sak 09-10 Budsjettfordeling 2011 S-sak 10-10 Måltall for virksomhetsindikatorer 2011 S-sak 11-10 Handlingsplaner 2010 og fokusområder 2011 S-sak 12-10 Forslag til møteplan 2011 S-sak 13-10 Eventuelt S-sak 14-10 Prioriterte tiltak for økt integrasjon i universitetssykehuset S-sak 15-10 Budsjettfordeling 2011 S-sak 16-10 Møteplan 2011 S-sak 17-10 Eventuelt 2011: S-sak 01-11 Høringssvar fra DMF på utkast til NTNUs strategi 2011-2020 S-sak 02-11 Regnskap 2010 S-sak 03-11 Eventuelt S-sak 04-11 Revidert strategi for Det medisinske fakultet S-sak 05-11 Prosjekt Teknisk metodiske funksjoner - Etablering av kjernefasiliteter S-sak 06-11 Eventuelt S-sak 07-11 Møteplan for Fakultetsstyret ved DMF i 2012 S-sak 08-11 Eventuelt S-sak 09-11 Budsjettfordeling 2012 S-sak 10-11 Handlingsplaner 2012 S-sak 11-11 Virksomhetsindikatorer 2012 S-sak 12-11 Forslag til framdriftsplan - arbeid med HUNT 4 S-sak 13-11 Eventuelt 2012: S-sak 01-12 Regnskap 2011 S-sak 02-12 Prosess for evaluering og videreutvikling av ledelsesmodell ved DMF S-sak 03-12 Eventuelt S-sak 04-12 HUNT 4 - faglig og økonomisk forprosjektrapport S-sak 05-12 Oppsummering av videreutvikling av ledelsesmodell ved DMF og Fakultetsstyrets egenvurdering S-sak 06-12 Eventuelt Fullstendig oversikt over fakultetsstyrets saker finnes på: http://www.ntnu.no/dmf/fakultetsstyret/sakspapirer