Fakultetsstyret, LOSAM, Instituttledermøtet

Transkript

1 1 av 4 Det medisinske fakultet Dato Referanse Notat Ekstraordinært fakultetsstyre ved DMF Til: Fakultetsstyret, LOSAM, Instituttledermøtet Fra: Dekanus Stig A. Slørdahl Styring og ledelse ved DMFs institutter Forslag til vedtak: Ekstraordinært fakultetsstyre ved Det medisinske fakultet vedtar på bakgrunn av resultatene fra instituttenes uravstemninger om styring og ledelse, at det innføres en enhetlig modell for fakultetets institutter med åremålstilsatt instituttleder og operativ ledergruppe i henhold til Beskrivelse av alternativer for uravstemning. Modellen skal gjelde for perioden til og skal evalueres innen utgangen av perioden i tråd med NTNUs evaluering av styring og ledelse. Dekanus gis fullmakt til å implementere modellen i henhold til vedlagt Beskrivelse av alternativer for uravstemning. Bakgrunn Med utgangspunkt i NTNUs Styre sitt vedtak i S-sak og senere føringer fra Rektor ble det 11. og 12. mars gjennomført elektronisk uravstemning om modeller for styring og ledelse ved instituttene. Fakultetsrådet og LOSAM ble orientert om forutgående prosess og alternativer i uravstemningene i sitt møte 24. februar. Beskrivelse av alternativene i uravstemningene er vedlagt. I spørsmålet om lederordning var alternativene valgt (styrets normalordning) eller åremålstilsatt instituttleder. I spørsmålet om medvirkningsordning var alternativene instituttstyre (styrets normalordning) eller instituttråd eller operativ ledergruppe. Det siste alternativet var en variant av et rådsorgan, men vesensforskjellige fra et ordinært instituttråd på flere punkter (se vedlagt beskrivelse). En oversikt fra NTNU viser at totalt 42 av universitetets 58 institutter/enheter avholder uravstemninger om ett eller begge alternativ til styrets normalordning (se vedlegg). Resultatene fra uravstemningene ble godkjent av fakultetets valgstyre 16. mars og deretter offentliggjort på fakultetets intranett og lokale valgsider på nett. Resultatene er vektet i henhold til NTNUs Valgreglement (vedlagt). Det er understreket at resultatet fra uravstemningene ikke er Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Adm.koordinator Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Arild Skaug Hansen forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim Olav Kyrres gt Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 4 endelig men retningsgivende for det ekstraordinære fakultetstyret som fatter endelig vedtak om styring og ledelse ved instituttene. Premisser for Fakultetstyrets behandling Rektor har på delegasjon fra NTNUs Styre i notat av 23. januar gitt Regler for å innføre andre ordninger enn valgt instituttleder og instituttstyrer (vedlagt). I reglenes pkt 6 er Fakultetsrådet delegert myndighet fra Styret til å fatte endelig beslutning i spørsmålet om tilsatte instituttledere og alternative medvirkningsordninger til instituttstyrer, og skal i den forbindelse utøve skjønn. I reglenes pkt 3 heter det at uravstemningen er rådgivende for Fakultetsrådet. I NTNUs Styre sin behandling av nytt Styringsreglement (S-sak 9/09 er vedlagt) den 25. februar 2009, heter det i pkt at Uravstemningen skal være retningsgivende for fakultetstyrets behandling. Endringen i ordlyden ble diskutert i NTNUs dekanmøte 2. mars og i møtereferatet heter det at retningsgivende fortsatt betyr rådgivende, men er noe sterkere i forhold til hvilken vekt uravstemningene skal tillegges. Når det gjelder fakultetsstyrets forretningsorden er dette gitt i NTNUs Styringsreglement. Det er særlig avsnittet om vedtaksførhet og avstemningsregler som kan være interessant i forbindelse med behandlingen av foreliggende sak. Avsnittet refereres derfor her i sin helhet: Vedtaksførhet og avstemmingsregler Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. Styrets medlemmer har stemmeplikt og kan ikke stemme blankt. Avstemming skjer ved stemmetegn, og vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Vurdering av resultater fra uravstemningene Resultater fra instituttenes uravstemninger er vedlagt notatet. Resultatene foreligger både som rapport av råtall fra NTNUs elektroniske valgsystem, i tabellarisk form med vekting og oppmøte, samt med avgitte stemmer per valggruppe. Ser man resultatene av uravstemningene under ett så har 4 av 5 av instituttene ut fra de vektede stemmene gått inn for tilsatt instituttleder og 4 av 5 av instituttene gått inn for en rådsstruktur, mens ett institutt har flertall for instituttstyre. Ser man nærmere på det siste spørsmålet så er det flest stemmer for en operativ ledergruppe på LBK, INM og ISB, mens IKM og ISM har flest stemmer for instituttstyre (47,4 og 50,5 %). På IKM har de to rådsalternativene fått totalt 54,3% av stemmene. Det har vært et uttalt mål for DMF og kunne ha en tilsvarende modell ved de 5 instituttene, men det ville selvfølgelig være avhengig av stemmeresultatet og det handlingsrommet som Fakultetsstyret føler de har ut fra de føringer som er lagt. Selv om det er en klar tendens i resultatene fra uravstemningene er det samtidig ingen av resultatene som har en sterk slagside i den ene eller andre retning vektede stemmer ligger mellom % for hovedalternativene i hver avstemning. Dette gir Fakultetstyret et større rom for å utvise skjønn enn om resultatene hadde tyngdepunkt opp mot % for ett av hovedalternativene. Ser man på de enkelte institutt så bygger resultatene på ulike kombinasjoner av hvordan de ulike yrkesgruppene har stemt samt ulik stemmepraksis blant studentene.

3 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 3 av 4 LBK endte opp med flertall for tilsatt instituttleder (59,0% vs 38,8%). Av bakgrunnstallene går det fram at det var like mange av de fast vitenskapelige ansatte som ønsket valgt eller tilsatt leder (12 vs 12). Det var flertall blant midlertidig vitenskapelige ansatte for valgt leder (9 vs 4), mens tallene var motsatt blant teknisk administrativt ansatte (11 vs 2). Studentene stemte klart for tilsatt leder (19 vs 5). Det var et klart flertall for rådsstruktur (59,4 %) og flest ønsket operativ ledergruppe (46,5%). INM endte opp med flertall for tilsatt instituttleder (54,7 % vs 45,3%). Av bakgrunnstallene var det flertall for tilsatt instituttleder blant fast (9 vs 6) og midlertidige vitenskapelige (8 vs 4) ansatte, mens teknisk administrative var delt på midten (3 vs 3) og studentene for valgt leder (3 vs 2). Det var klart flertall for en rådsstruktur (59,0%) og flest ønsket en operativ ledergruppe (38,1%). ISB endte opp med et flertall for tilsatt instituttleder (56,9 vs 41,5 %). Av bakgrunnstallene ser man at de fast vitenskapelige ansatte delte seg i to like grupper (7 vs 7), mens et klart flertall av de midlertidig vitenskapelige ansatte ønsket tilsatt leder (25 vs 10). Det var også flertall blant teknisk administrative ansatte (7 vs 5) og studentene (7 vs 3) for det samme. 55,5% ønsket en rådsstruktur og flest ønsket operativ ledergruppe (44,7%). IKM har endt opp med 56,3% for valgt instituttleder og 39,8 % for tilsetting. Det betyr at en del har stemt blankt. Ser man på bakgrunnstallene så har flere fast vitenskapelige ansatte gått for valgt leder (12 vs 7), mens de midlertidig vitenskapelige ansatte delte seg på midten (16 vs 16). Teknisk administrative hadde flertall for valgt leder (14 vs 7), mens studentene stemte motsatt (3 vs 2).Med hensyn til medvirkningsordning så var det flertall for rådsordning (54,3%), men flest ønsket styre av de 3 alternativene (47,4%). ISM endte opp med et flertall for tilsatt instituttleder (58,4 vs 41,6 %). Ser man bak tallene så skyldes det at alle teknisk administrative (6) og studenter (3) stemte for dette, mens det var flertall blant fast vitenskapelig (11 vs 5) og midlertidig vitenskapelig ansatte (13 vs 5) for valgt leder. ISM er også eneste instituttet som har flertall for instituttstyre (50,5 %) i motsetning til rådsstruktur (49,5%). Ved første tolkning av dette så er rådet fra instituttene at INM, ISB, ISM og LBK ønsker tilsatt instituttleder, mens IKM ønsker valgt leder. Tilsvarende så ønsker INM, ISB, LBK en operativ ledergruppe, ISM instituttstyre mens IKM er i en mellomposisjon. Ved ISM er det et litt spesielt resultat hvor det er flertall for valgt instituttleder hvis man ser på antall stemmer uavhengig av vekting, men her har studentene og de teknisk administrative fått ekstra stor betydning siden disse gruppene utelukkende har stemt på det ene alternativet. Konklusjon Uravstemningene gir et klart råd om endring ved Det medisinske fakultet og at normalordningen som styret har ønsket og argumentert for ikke fikk den oppslutningen som har vært forutsatt. Resultatet gir Fakultetsstyret en mulighet til å se fakultetet under ett og vurdere om det skal innføres en lik ordning for alle instituttene. Hvis Fakultetsstyret ser dette som overordnet viktig, så vil rådet i avstemningene være tilsatt instituttleder og operativ ledergruppe. Ser man på totalt antall stemmer som ble avgitt ved Det medisinske fakultet så fikk disse to alternativene også flest stemmer, hvis hver stemme skulle telle likt. Argumentet for å velge en enhetlig modell for fakultetets institutter er primært av dette vil gi en tydelig og ensartet organisatorisk struktur, med forutsigbare rapporteringsveier og linjer der samtlige ansatte og studenter forholder seg til én struktur. Dette kan

4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 4 av 4 være særlig viktig ved et fakultetet der profesjonsstudiet er fakultetsforankret og forutsetter sterk grad av samarbeid mellom instituttene for å ivareta den integrerte studiemodellen. Det medisinske fakultetet har i tillegg sentralisert hovedtyngden av sine administrative støttefunksjoner og en enhetlig organisering av instituttene vil være fordelaktig for å kunne videreutvikle støttefunksjonene ytterligere. Dersom ett eller flere institutter får en annen medvirkningsordning vil dette også kunne være uheldig for instituttets ansatte og studenter i sammenhenger der lederbeslutninger overprøves i instituttstyret og man dermed får ulik praksis mellom instituttene. Sammenhengen mellom valgt lederordning og medvirkningsordning bør også vurderes, siden avstemningene på de to hovedspørsmålene ble gjennomført separat. En kan for eksempel tenke seg at kombinasjonen tilsatt leder og instituttstyre kan by på utfordringer med hensyn til stillingsbeskrivelse og mandat for instituttlederstillingen kontra instituttstyrets mandat. Dekanus vil på bakgrunn av resultatene fra uravstemningene anbefale følgende ordning for styring og ledelse ved instituttene i perioden til : åremålstilsatt instituttleder og operativ ledergruppe, i henhold til beskrivelser gitt i alternativer for uravstemningene (se vedlegg). Fakultetet vil da også være på linje med de medisiniske fakultetene ved universitetene i Bergen og Tromsø med hensyn til tilsatte instituttledere og dekanus. Tilrådning: Ekstraordinært fakultetsstyre ved Det medisinske fakultet vedtar på bakgrunn av resultatene fra instituttenes uravstemninger om styring og ledelse, at det innføres en enhetlig modell for fakultetets institutter med åremålstilsatt instituttleder og operativ ledergruppe i henhold til Beskrivelse av alternativer for uravstemning. Modellen skal gjelde for perioden til og skal evalueres innen utgangen av perioden i tråd med NTNUs evaluering av styring og ledelse. Dekanus gis fullmakt til å implementere modellen i henhold til vedlagt Beskrivelse av alternativer for uravstemning. Vedlegg: 1. Resultater og rapporter fra uravstemningene 2. Resultater instituttene samlet 3. Resultater fra uravstemningene med valgoppslutning 4. Beskrivelse av alternativer for uravstemning 5. Styringsreglement for NTNU 6. NTNUs Valgreglement 7. Regler for å innføre andre ordninger enn valgt instituttleder og instituttstyrer 8. Styring og ledelse ved instituttene oversikt over alternative medvirkningsordninger 9. Uravstemning om styring og ledelse ved instituttene 2009 For mer informasjon om prosessen fram til avsluttet uravstemning ved instituttene henvises også til fakultetets valgsider på nett:

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27 Det medisinske fakultet RESULTATER FRA URAVSTEMNINGER VED INSTITUTTENE Uravstemningene er retningsgivende (dvs. rådgivende) for Fakultetstyret som i møte 26. mars 2009 vil fatte endelig vedtak om styring og ledelse ved instituttene. IKM (valgoppslutning totalt = 38,7 %) RESULTAT Lederordning Medvirkningsordning 1a: Valgt 1b: Tilsatt 2a: Inst.styre 2b: Inst.råd 2c: Ledergruppe Vektede stemmer 56,26 39,78 47,43 11,43 42,88 Valgdeltakelse % Fast vitensk.* F.aman.II+Prof II* Midl.vitensk. Studenter Tekn./Adm. Totalt Lederordning 54,5 25,0 37,7 46,1 45,6 40,20 Medvirkningsorgan 59,0 17,8 33,3 46,1 43,4 37,19 *) DMF-tilsatte i II er stillinger på minst 20% ved St. Olavs vektes som fast vitenskapelig tilsatte, men var egen manntallgruppe i uravstemningen. INM (valgoppslutning totalt = 14,9 %) RESULTAT Lederordning Medvirkningsordning 1a: Valgt 1b: Tilsatt 2a: Inst.styre 2b: Inst.råd 2c: Ledergruppe Vektede stemmer 45,33 54,66 37,63 20,89 38,11 Valgdeltakelse % Fast vitensk.* F.aman.II+Prof II* Midl.vitensk. Studenter Tekn./Adm. Totalt Lederordning 35,7 16,1 15,5 5,74 20,6 15,08 Medvirkningsorgan 39,2 12,9 14,2 6,89 17,2 14,68 *) DMF-tilsatte i II er stillinger på minst 20% ved St. Olavs vektes som fast vitenskapelig tilsatte, men var egen manntallgruppe i uravstemningen.

28 ISB (valgoppslutning totalt =45,42 %) RESULTAT Lederordning Medvirkningsordning 1a: Valgt 1b: Tilsatt 2a: Inst.styre 2b: Inst.råd 2c: Ledergruppe Vektede stemmer 41,54 56,90 44,48 10,77 44,70 Valgdeltakelse % Fast vitensk.* F.aman.II+Prof II* Midl.vitensk. Studenter Tekn./Adm. Totalt Lederordning 52,9 26,3 51,4 38,4 56,5 47,06 Medvirkningsorgan 47,0 26,3 50,0 34,6 47,8 43,79 *) DMF-tilsatte i II er stillinger på minst 20% ved St. Olavs vektes som fast vitenskapelig tilsatte, men var egen manntallgruppe i uravstemningen. ISM (valgoppslutning totalt =40,1 %) RESULTAT Lederordning Medvirkningsordning 1a: Valgt 1b: Tilsatt 2a: Inst.styre 2b: Inst.råd 2c: Ledergruppe Vektede stemmer 41,59 58,39 50,49 14,28 35,18 Valgdeltakelse % Fast vitensk.* F.aman.II+Prof II* Midl.vitensk. Studenter Tekn./Adm. Totalt Lederordning 87,5 28,5 46,1 18,7 21,4 40,57 Medvirkningsorgan 87,5 28,5 43,5 18,7 21,4 39,62 *) DMF-tilsatte i II er stillinger på minst 20% ved St. Olavs vektes som fast vitenskapelig tilsatte, men var egen manntallgruppe i uravstemningen. LBK (valgoppslutning totalt =52,9 %) RESULTAT Lederordning Medvirkningsordning 1a: Valgt 1b: Tilsatt 2a: Inst.styre 2b: Inst.råd 2c: Ledergruppe Vektede stemmer 38,77 58,98 35,17 12,94 46,51 Valgdeltakelse % Fast vitensk.* F.aman.II+Prof II* Midl.vitensk. Studenter Tekn./Adm. Totalt Lederordning 77,2 41,1 61,9 46,2 63,6 55,88 Medvirkningsorgan 72,7 41,1 52,3 37,0 63,6 50,00 *) DMF-tilsatte i II er stillinger på minst 20% ved St. Olavs vektes som fast vitenskapelig tilsatte, men var egen manntallgruppe i uravstemningen.

29 Valgalternativer i uravstemningene ved instituttene Dekanus har etter råd fra Fakultetsrådet besluttet hvilke alternativer det skal stemmes over i uravstemningene ved instituttene. Uravstemninger ved instituttene skjer via NTNUs elektroniske valgsystem og alle manntallsregistrerte ansatte og studenter ved det enkelte institutt er stemmeberettiget. Uravstemningen vil være åpen mellom kl den 11. mars og lukkes kl den 12. mars. Resultatet av uravstemningene vil være retningsgivende for Fakultetstyret som vedtar styringsordninger ved instituttene i sitt møte 26. mars. NTNUs Styre har vedtatt (S-sak 86/08) at hovedreglene for styringsordning på instituttnivå skal være valgt instituttleder og instituttstyre. Styret har åpnet for at det kan avvikes fra hovedreglene dersom det foreligger tilstrekkelig initiativ til dette. Ved DMF foreligger det slikt initiativ fra tilstrekkelig antall fast vitenskapelig ansatte, dekanus og instituttleder ved samtlige institutter. Dette åpner for at det kan avholdes uravstemning over begge hovedreglene. Alternativene i uravstemning ved instituttene er: Avstemning om hovedregel 1: a. Valgt instituttleder b. Åremålstilsatt instituttleder Avstemning om hovedregel 2: a. Instituttstyre b. Instituttråd c. Operativ ledergruppe Du kan lese mer om de ulike alternativene ved å klikke på alternativene ovenfor. Informasjonen på underliggende sider tar utgangspunkt i føringer gitt i NTNUs Styringsreglement (S-sak 9/09, ), NTNUs valgreglement (sist endret i S-sak 8/09, ), Regler for å innføre andre ordninger enn valgt instituttleder og instituttstyre (vedtatt av Rektor ), samt føringer gitt av dekanus innenfor dekanus sitt myndighetsområde. Merk at informasjonene gitt på denne og underliggende sider er gitt med forbehold om endringer som følge av vedtak i NTNUs styre og vedtak fra rektor.

30 Uravstemning om hovedregel 1: Alternativ 1a valgt instituttleder Instituttleder er instituttets daglige leder. Vedkommende skal påse at virksomheten drives innenfor rammer gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og instituttstyrets vedtak [forutsatt instituttstyre]. Instituttlederen har overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver som ikke eksplisitt er lagt til instituttstyret* og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker. Instituttlederen rapporterer til sitt styre* i saker som inngår i styrets fullmakter og for øvrig til sin dekan. Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe. Instituttleders viktigste oppgaver er å: Lede og utvikle virksomheten ved instituttet med fokus på kjerneoppgavene [Forutsatt instituttstyre:] Forberede saker for instituttstyret, og iverksette instituttstyrets vedtak* Delta i instituttets strategiske arbeid og sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og handlingsplaner og at disse følges opp Skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt, trygt og godt arbeidsmiljø for ansatte og studenter Påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i studietilbud, undervisning og forskning Sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv drift av virksomheten Representere og posisjonere instituttet og fremme internt og eksternt samarbeid Legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved instituttet Representere arbeidsgiver og ivareta den avtalefestede samhandlingen med organisasjonene og de tilsattes medbestemmelse Sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner *) Ved annen ordning enn instituttstyre vil instituttleder ha overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver ved instituttet og rapportere til dekanus. Valg, valgbarhet og nominasjon: Valget skjer ved elektronisk urnevalg med vekting i hht NTNUs valgreglement. Valgt kandidat skal ha mer enn halvparten av de vektede stemmene. Valgbar som instituttleder er instituttets fast tilsatte i hel [100%] undervisnings- og forskerstilling. Ved DMF kan fakultetet [dekanus] godkjenne at tilsatte som professor og førsteamanuensis i minst 20% stilling kombinert med stilling ved universitetsklinikken [St. Olavs hospital] velges til disse verv**. Lederen skal ha minst førstekompetanse [førsteamanuensis]. Valgstyret avgjør om kandidatene oppfyller de formelle krav til valgbarhet. Rektor kan etter søknad fra fakultetet gi unntak fra kompetansekravet. Valgbare kandidater som instituttleder må dessuten være kvalifisert til å ivareta de funksjoner som er tillagt lederstillingen i samsvar med Styrets retningslinjer [Styringsreglement for NTNU]. Valgkomiteen vurderer kandidatene i forhold til kriterier som vitenskapelig kompetanse,

31 generell ledererfaring og erfaring med faglig ledelse, motivasjon for vervet og personlig egnethet. Valgkomiteen skal informere om kandidatenes kvalifikasjoner før valget gjennomføres. Valgperiode er 4 år, med mulighet til gjenvalg i ytterligere to perioder (totalt 12 år sammenhengende). Alle stemmeberettigete ansatte og studenter ved instituttet kan innen 3 uker før valget starter sende valgstyret skriftlig forslag på kandidater til instituttleder. Forslagene må være undertegnet av minst 3 stemmeberettigede. Dekanus kan i særlige tilfeller frita en instituttleder fra vervet og skrive ut nyvalg [Eks. helsemessige grunner eller uholdbare samarbeidsrelasjoner]. Den fritatte instituttleder vil da ikke være valgbar ved nyvalg. Dekanus fastsetter hvordan instituttledelsen skal ivaretas inntil ny instituttleder tiltrer vervet. Formelt sett er valgt instituttleder en 50% funksjon (i praksis mer omfattende). Valgt leder kan vurdere å ta ut kompensasjon fra instituttets budsjett tilsvarende en post doktor stilling for å ivareta egen faglig aktivitet. Instituttet kan ha nestleder, som oppnevnes av instituttleder. **) Ved evt. frikjøp fra bistilling ved St. Olavs hospital vil fakultetet måtte vurdere kostnadene ved dette i hvert enkelt tilfelle. Eventuelle kostnader dekkes over fakultetets budsjett.

32 Uravstemning om hovedregel 1: Alternativ 1b åremålstilsatt instituttleder Fakultetstyret kan vedta å tilsette instituttleder, etter uravstemning ved instituttet. Rektor fastsetter nærmere regler for uravstemning. Instituttleder tilsettes av ansettelsesutvalget ved fakultetet. Representant for teknisk-administrativt tilsatte i fakultetstyret tiltrer ansettelsesutvalget ved slik tilsetting. Kvalifikasjonskrav er de samme som for valgt instituttleder. Instituttleder er instituttets daglige leder. Vedkommende skal påse at virksomheten drives innenfor rammer gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og instituttstyrets vedtak [forutsatt instituttstyre]. Instituttlederen har overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver som ikke eksplisitt er lagt til instituttstyret* og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker. Instituttlederen rapporterer til sitt styre* i saker som inngår i styrets fullmakter og for øvrig til sin dekan. Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe. Instituttleders viktigste oppgaver er å: Lede og utvikle virksomheten ved instituttet med fokus på kjerneoppgavene [Forutsatt instituttstyre:] Forberede saker for instituttstyret, og iverksette instituttstyrets vedtak* Delta i instituttets strategiske arbeid og sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og handlingsplaner og at disse følges opp Skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt, trygt og godt arbeidsmiljø for ansatte og studenter Påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i studietilbud, undervisning og forskning Sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv drift av virksomheten Representere og posisjonere instituttet og fremme internt og eksternt samarbeid Legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø ved instituttet Representere arbeidsgiver og ivareta den avtalefestede samhandlingen med organisasjonene og de tilsattes medbestemmelse Sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner *) Ved annen ordning enn instituttstyre vil instituttleder ha overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver ved instituttet og rapportere til dekanus. Kvalifikasjonskrav [som for valgt leder]: vitenskapelig kompetanse (minst førsteamanuensiskompetanse), generell ledererfaring og erfaring med faglig ledelse, motivasjon for vervet og personlig egnethet. Åremålstilsetting i 4 år med mulighet for inntil tre perioder, totalt 12 år sammenhengende. Etter endt åremål på 4 år lyses stillingen ut og instituttleder som ønsker retilsetting må søke stillingen på nytt. Stillingen lyses ut offentlig med stillingsbeskrivelse som også kan ivareta det enkelte institutts utfordringer og behov.

33 Det er primært ønskelig med intern rekruttering og internt ansatte (faste og midlertidige) blir oppfordret til å søke.** Stillingen rapporterer til dekanus som med grunnlag i lov og regelverk i særlige tilfeller kan løse instituttleder fra stillingen. 100% stilling med mulighet for inntil 20% andel til egen faglig aktivitet. Instituttleder kan vurdere å ta ut kompensasjon fra instituttets budsjett tilsvarende en post doktor stilling for å ivareta egen faglig aktivitet. Instituttet kan ha nestleder, som oppnevnes av instituttleder. **) Ved evt. tilsetting av ekstern søker eller intern midlertidig tilsatt eller frikjøp for søker i bistilling ved universitetsklinikken vil fakultetet måtte vurdere kostnadene ved dette i hvert enkelt tilfelle. Eventuelle kostnader dekkes over fakultetets budsjett. Personer med (bi)stilling hos ekstern arbeidsgiver kan søke permisjon fra slik stilling i tilsettingsperioden som instituttleder. Midlertidig tilsatte ved DMF vil bli innvilget permisjon i tilsettingsperioden som instituttleder hvis mulig i forhold til ekstern oppdragsgiver/finansieringskilde. Rekrutterings- og vurderingskomité (oppnevnt etter drøfting i LOSAM): o Representant fra fast vitenskapelig personale o Representant fra midlertidig vitenskapelig personale o Representant fra teknisk-/administrativt personale o Studentrepresentant o Dekanus (leder) Personalkonsulent (sekretær) Tilsetting skjer i fakultetets tilsettingsutvalg, som utvides med en representant for teknisk-/administrativt tilsatte.

34 Uravstemning om hovedregel 2: Alternativ 2a Instituttstyre Mandat: Instituttstyret er instituttets øverste organ. Instituttstyret har ansvar for å fastsette overordnede mål, prioriteringer og strategier for enheten, innenfor rammer gitt i regelverk og overordnete nivås beslutninger. Dette ivaretas ved at instituttstyret selv tar stilling til: instituttets strategi og overordnede faglige prioriteringer budsjett og hovedfordeling saker av stor strategisk eller prinsipiell betydning rapportering av måloppnåelse i forhold til strategi og budsjett Sammensetning: Instituttleder - Leder 1 fast vitenskapelig tilsatt (valgt) 1 midlertidig vitenskapelig tilsatt (valgt) 2 studentrepresentanter (valgt) 1 teknisk-/administrativt tilsatt (valgt) 2 eksterne medlemmer (oppnevnt av dekanus etter forslag fra instituttleder) For hver gruppe velges/oppnevnes et tilsvarende antall rekkefølgevararepresentanter. Kontorsjef er styrets sekretær. Forretningsorden: Det avholdes minst 2 styremøter i semesteret etter en fastlagt møteplan. Innkallinger og saksdokumenter sendes styrets medlemmer i rimelig tid, og minst 10 dager før ordinære styremøter. Innkalling, saksliste og offentlige sakspapirer for styremøtene gjøres kjent via enhetens hjemmeside parallelt med at papirene sendes medlemmene. Dersom styreleder er fraværende, velges en setteleder Instituttstyret skal behandle sakene i møte. Møtene holdes for åpne dører. Styret kan innby utenforstående til å delta i forhandlingene med talerett, men uten stemmerett. Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. Styrets medlemmer har stemmeplikt og kan ikke stemme blankt. Avstemming skjer ved stemmetegn, og vedtak treffes med alminnelig flertall

35 av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Det føres vedtaksprotokoll fra styremøtene. Evt. stemmeforklaringer og protokolltilførsler skal leveres under møtet. Protokollen gjøres allment kjent på enhetens hjemmeside senest én uke etter møtet. Medlemmene har plikt til å møte og delta i forhandlingene hvis de ikke har gyldig forfall. Ved forfall gis sekretæren beskjed slik at varamedlemmene kan innkalles. Forenklet modell for instituttstyre: Valgt + oppnevnt* NTNU STYRE REKTOR Valgt + oppnevnt* FAK.STYRE DEKANUS Prodekaner Valgt + oppnevnt* INST.STYRE INST.LEDER FAGGR.LEDER FAGGR.LEDER FAGGR.LEDER *) Oppnevning gjelder eksterne representanter.

36 Uravstemning om hovedregel 2: Alternativ 2b Instituttråd Fakultetstyret kan vedta at institutt skal ha råd eller annen medvirkningsordning. Spørsmål om avvik fra normalordningen med instituttstyre legges fram for fakultetstyret til vedtak etter at det er gjennomført uravstemning ved instituttet. Uravstemningen skal være retningsgivende for fakultetstyrets behandling. Rektor fastsetter nærmere regler for uravstemning. Mandat: Instituttrådet skal gi enhetens ledelse råd vedrørende: enhetens strategi og overordnede faglige prioriteringer budsjett og hovedfordeling saker av stor strategisk eller prinsipiell betydning Sammensetning: Instituttleder - Leder 1 fast vitenskapelig tilsatt (valgt) 1 midlertidig vitenskapelig tilsatt (valgt) 2 studentrepresentanter (valgt) 1 teknisk-/administrativt tilsatt (valgt) 2 eksterne medlemmer (oppnevnt av dekanus etter forslag fra instituttleder) Kontorsjef er rådets sekretær Forretningsorden: Det avholdes minst 2 rådsmøter i semesteret etter en fastlagt møteplan. Innkallinger og saksdokumenter sendes rådets medlemmer i rimelig tid, og minst 10 dager før ordinære rådsmøter. Innkalling, saksliste og offentlige sakspapirer for rådsmøtene gjøres kjent via enhetens hjemmeside parallelt med at papirene sendes medlemmene. Dersom rådsleder er fraværende, velges en setteleder Instituttrådet skal behandle sakene i møte. Møtene holdes for åpne dører. Det føres referat fra rådsmøtene, som gjøres allment kjent på enhetens hjemmeside senest én uke etter møtet. Medlemmene har plikt til å møte hvis de ikke har gyldig forfall. Ved forfall gis sekretæren beskjed slik at varamedlemmene kan innkalles.

37 Forenklet modell for instituttråd: Valgt + oppnevnt* NTNU STYRE REKTOR Valgt + oppnevnt* FAK.STYRE DEKANUS Prodekaner Valgt + oppnevnt* INST.RÅD INST.LEDER FAGGR.LEDER FAGGR.LEDER FAGGR.LEDER

38 Uravstemning om hovedregel 2: Alternativ 2c Operativ ledergruppe Fakultetsstyret kan vedta at instituttet skal ha [ ] annen medvirkningsordning. Spørsmål om avvik fra normalordningen med instituttstyre legges fram for fakultetstyret til vedtak etter at det er gjennomført uravstemning ved instituttet. Uravstemningen skal være retningsgivende for fakultetstyrets behandling. Rektor fastsetter nærmere regler for uravstemning. Medvirkningsordning i form av en operativ ledergruppe ved instituttet som 1-2 ganger i semesteret utvides med eksterne representanter og da fungerer som råd. Mandat: Ledergruppen skal være operativ og møtes regelmessig - normalt hver 14. dag - for å behandle utfordrninger og spørsmål knyttet til undervisning, forskning og formidling, faglig utvikling, drift og forvaltning av instituttet, oppfølging av mål og strategier, stillings- og utstyrsplaner og utvikling ved instituttet i overensstemmelse med overordnede føringer. Ledergruppen kan også tillegges rolle som forskningsansvarlig enhet (jfr. Helseforskningsloven) med overordnet systemansvar for forskningen ved instituttet. Ledergruppen er rådgivende for instituttleder som har beslutningsmyndighet og står ansvarlig. Instituttleder utpeker evt. nestleder og evt. andre funksjoner blant ledergruppens medlemmer. Det velges vararepresentanter for de valgte medlemmene av ledergruppen. Faggruppelederne utpeker egen stedfortreder ved forfall. Saksliste og referat fra ledergruppen offentliggjøres på instituttets hjemmeside. Beslutninger fattet av instituttleder offentliggjøres på instituttets hjemmeside. Sammensetning: Instituttleder 3-6 faggruppeledere (avhengig av ant. faggrupper) 1 midlertidig vitenskapelig tilsatt (valgt) 1 studentrepresentanter (valgt) 1 teknisk tilsatt (valgt) Kontorsjef er ledergruppens sekretær og representerer administrativt tilsatte

39 Utvidet ledergruppe = Råd: Ledergruppen utvides med 1-2 eksterne representanter fra samarbeidende virksomheter (primært klinikksjefer ved St. Olavs Hospital el.l.), og møtes 1-2 ganger i semesteret for å rådgi instituttleder i overordnede saker som angår: enhetens strategi og overordnede faglige prioriteringer budsjett og hovedfordeling saker av stor strategisk eller prinsipiell betydning Den utvidede ledergruppen vil da fungere som et rådsorgan. Instituttleder har beslutningsmyndighet men forutsettes å fremme saker som angår ovenstående for rådet og tillegge rådets uttalelser vekt. Møteinnkallinger, saksliste og offentlige sakspapirer for Rådet gjøres kjent via instituttets hjemmeside parallelt med utsending til medlemmene. Rådsmøtene holdes for åpne dører. Referat fra møtene gjøres allment kjent på instituttets hjemmeside. Medlemmene har møteplikt hvis de ikke har gyldig forfall. Ved forfall skal varamedlem innkalles. Eksterne medlemmer oppnevnes av dekanus etter forslag fra instituttleder. Forenklet modell for operativ ledergruppe:

40 Valgt + oppnevnt* NTNU STYRE REKTOR Valgt + oppnevnt* FAK.STYRE DEKANUS Prodekaner Valgt** + oppnevnt* OPERATIV LEDER- GRUPPE/RÅD INST.LEDER FAGGR.LEDER FAGGR.LEDER FAGGR.LEDER

41 Uravstemning om hovedregel 2: Faggruppenivået Uavhengig av valgt modell vil fakultetet utarbeide forslag til en tydeliggjøring av faggruppeleders funksjon og mandat: Faggruppelederfunksjonen tydeliggjøres gjennom revidert mandat for rollen, bl.a. mht; Ansvarliggjøring for informasjonsflyt og medvirkning mellom ansatte i faggruppen og instituttets ledermøte Krav om jevnlige møter for faggruppen (normalt 2-3 per semester) Overordnet systemansvar for forskningen i faggruppen (jfr. Helseforskningsloven) Prosess for oppnevning av faggruppelederne; eks. oppnevnes av instituttleder etter forslag fra en nominasjonskomité i faggruppen. Instituttleder vurderer redusert undervisning eller andre kompensasjonstiltak for faggruppelederne. Instituttene revurderer sin faggruppeorganisering mht sammensetning og antall grupper (evt. andre konstellasjoner)

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60 D NTNU Rektor Dato Referanse av 2 Notat Til: Fakultetene og VM Kopi til: Fra: Rektor Signatur: Styring og ledelse ved instituttene - Medvirkningsbaserte prosesser for å innføre andre ordninger enn hovedreglene Styret vedtok i sak 86/08 to punkter som berører fremtidig organisering av styring og ledelse ved instituttene: "2. Instituttledere skal som hovedregel velges. Det gis mulighet for tilsetting av instituttstyrer etter vedtak i fakultetstyret, etter at det har blitt gjennomført nødvendige medvirkningsprosesser ved det enkelte institutt. I inneværende periode vil dette bli ivaretatt av fakultetsrådet. Rektor gir nærmere regler for disse prosessene. 4. Institutter skal som hovedregel ha styrer. Institutter kan få unntak fra ordningen med styre dersom en uravstemning viser flertall mot en slik ordning. En alternativ medvirkningsordning som har tilslutning blant ansatte, kan i så fall erstatte ordningen med styre. Fakultetsstyret (fakultetsrådet i denne perioden) kan da gi dispensasjon fra regelen, og skal godkjenne den alternative ordningen." På bakgrunn av dette vedtaket og utredningen som følger vedlagt har rektor fattet følgende vedtak: Regler for å innføre andre ordninger enn valgt instituttleder og instituttstyrer Rektor har med hjemmel i pkt 2 og 4 i vedtak i styresak 86/08 fastsatt følgende regler: 1. Valgt instituttleder og instituttstyre er hovedregelen, jf styrevedtak i sak 86/08. Disse organene velges i henhold til valgreglementets bestemmelser. 2. Avvik fra hovedreglene - Initiativtakere og krav til initiativ a. Dersom en ordning med tilsatt instituttleder skal bli tatt opp som tema, må dekanus og minst 10 % i den fast vitenskapelige staben ved instituttet ha tatt et initiativ til en slik ordning. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Seniorrådgiver 7491 Trondheim E-post: Hovedbygget Per E. Kjøl postmottak@adm.ntnu.no Høgskoleringen I Telefaks Trondheim W All k.rr -pondanse sorn inne i i saksbehandling --V adresseres thl saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkelt,,,,ner. Ved henver^ 'e vennligst oppgi -ise.

61 Dato Referanse Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 2 b. Dersom en annen medvirkningsordning enn instituttstyre skal bli tatt opp som tema, må dekanus, instituttleder og minst 10 % i den fast vitenskapelige staben ved instituttet ha tatt initiativ til en slik ordning. c. Initiativ nevnt under punkt a og b tatt av vitenskapelig tilsatte, skal være skriftlige og sendes dekanus. De skal være understrevet av et tilstrekkelig antall i den fast vitenskapelige staben. Dette skjer i form av en eller flere underskriftslister. Initiativ tatt av instituttleder nevnt i punkt b skal også være skriftlig og sendes dekanus. 3. Forutsatt slike initiativ, gjennomføres uravstemninger ved hvert institutt som enten dekker ett eller begge tema. NTNUs elektroniske valgsystem benyttes. Manntallet legges til grunn, og alle grupper - fast vitenskapelig tilsatte, midlertidig vitenskapelig tilsatte, teknisk-administrativt tilsatte og studenter - deltar i uravstemningen. Avgitte stemmer fra hver gruppe vektes iht valgreglementets bestemmelser. Uravstemningen er rådgivende for fakultetsrådet. 4. Dersom det er tatt initiativ til å tilsette instituttleder, skal alternativene i en uravstemning være: a. valgt instituttleder b. tilsatt instituttleder 5. Dersom det er tatt initiativ til et alternativ til instituttstyre, skal dekanus i samråd med instituttleder forut for uravstemningen beskrive den alternative ordningen med mandat/oppgaver og sammensetning. Alternativene kan være: a. Instituttsstyre b. Instituttråd c. Alternativ ordning som sikrer god medvirkning dersom forslag om dette er fremmet 6. Fakultetsrådet er delegert myndighet fra Styret til å fatte endelig beslutning i spørsmålet om tilsatte instituttledere og alternative medvirkningsordninger til instituttstyrer, og skal i den forbindelse utøve et skjønn. 7. Prosessen gjennomføres etter følgende tidsplan for forestående periode: a. Før må riktige instanser eventuelt reise spørsmålet om instituttet skal ha andre ordninger enn valgte instituttledere og instituttstyrer b. Senest i uke 10 må dekanus dersom et initiativ blir tatt, i samråd med den aktuelle instituttlederen ha beskrevet eventuelle alternative medvirkningsordninger c. I uke 11/12 gjennomføres uravstemninger ved det enkelte institutt. Dersom det er tatt initiativ til avvik på begge normalordningene, gjennomføres uravstemningen samtidig. d. Innen utløpet av uke 13, dvs før fredag 27. mars, tar fakultetsrådene stilling til eventuelle avviksordninger. Trondheim Rektor Trond Singsaas Direktør for organisasjon og informasjon

62 1 av 1 Rektor Dato Referanse 2005/15442/KWB Notat Til: Kopi til: Fra: Det historisk-filosofiske fakultet, Det medisinske fakultet, Fakultet for arkitektur og billedkunst, Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk, Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi, Fakultet for naturvitenskap og teknologi, Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse, Vitenskapsmuseet Rektor Styring og ledelse ved instituttene - oversikt over alternative medvirkningsordninger Styret vedtok i S-sak 86/08 at valgt instituttleder og valgt instituttstyre er normalordningen, men åpnet for at det kunne innføres alternative medvirkningsordninger. Rektor beskrev i notat av en prosedyre for innføring av alternative ordninger. Det har vært en del spørsmål om hva man kan legge fram til votering som alternativ medvirkningsordning. Jeg vil derfor presisere følgende: En eventuell alternativ medvirkningsordning må gi reell medvirkning for ansatte og studenter. Instituttstyrets mandat og sammensetning er vedtatt av Styret. Alternative styrevarianter er dermed ikke et voteringstema som alternativ medvirkningsordning. Styret har også fastsatt mandat og sammensetning for instituttråd. Alternative rådsorgan er dermed i utgangspunktet ikke et voteringstema, med mindre alternativet har vesentlig andre kvaliteter enn det rådsorgan som styret har beskrevet. Fristen for å kreve uravstemning er satt til 6. mars. For å være oppdatert og kunne informere Styret om prosessen, ber jeg fakultetene om følgende informasjon: Oversikt over voteringstemaene ved fakultetets institutter før dekanmøtet mandag 9. mars. Oversikt over resultatet av uravstemningene. Oversikt over vedtatte styrings- og medvirkningsordninger ved fakultetets institutter. Medvirkning avhenger av god kommunikasjon, så fortsett å bruke valgsidene til informasjon om prosess og resultater om instituttenes styring og ledelse. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Høgskoleringen 1, Kristin Wergeland 7491 Trondheim postmottak@adm.ntnu.no Hovedbygningen Telefaks Brekke Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

63 Til: Dekanene Fra: Rektor v/organisasjons- og informasjonsdirektøren Dato: 10. mars 2009 Uravstemning om styring og ledelse ved instituttene 2009 Frist for å kreve uravstemning om alternative styrings- og ledelsesordninger gikk ut 6. mars. Vedlagte oversikt viser hvilke institutt som ber om uravstemning om: Valgt/tilsatt instituttleder (16 institutt) Instituttstyre/instituttråd/annen medvirkningsordning (40 institutter) Rektor må ivareta styrets intensjoner i forhold til muligheten for å innføre alternative medvirkningsordninger som alternativ til instituttstyre/instituttråd. Det er bakgrunnen for at rektor har bedt om innsyn i forslagene som er fremmet og i dekanmøtet 9. mars drøftet hvilke kriterier som må være oppfylt for slike medvirkningsordninger. Rektor gir her på bakgrunn av dekanmøtets drøfting tilbakemelding til dekanene om spesielle forhold de bør være oppmerksomme på for at de foreslåtte alternative medvirkningsordningene skal oppfylle det rektor oppfatter er styrets intensjon. De foreliggende ønskene om alternative medvirkningsordninger faller i to hovedkategorier. Rektor legger til grunn at disse kriteriene skal gjelde: a) Alternativt rådsorgan kvalitativt forskjellig fra instituttråd Alternativt rådsorgan må være kvalitativt forskjellig fra instituttråd beskrevet i styringsreglementet. 1 Må ha medvirkning fra alle ansatte grupper og studenter. Det skal være ekstern(e) representant(er) (kan være fra annet fakultet) b) Utvidet ledergruppe - representasjon i kraft av sitt verv Må ha medvirkning fra alle ansattegrupper og studenter. Hvis man ikke sitter i ledergruppen i kraft av sitt verv 2, må man velges. 3 Det er ikke krav om ekstern representasjon. De forslag om alternative medvirkningsordninger som er beskrevet og lagt fram til dekanmøtet 9. mars oppfyller i de aller fleste tilfellene disse kriteriene. Det vil bli tatt særskilt kontakt med noen av fakultetene for å avklare mulige tvilstilfeller. 1 Utvidet representasjon fra ulike faggrupper/valgkretser ansees å være kvalitativt forskjellig fra instituttrådet sammensetning. 2 Faglige leder kan representere vitenskapelig ansatte, mens for eksempel kontorsjef kan representere tekniskadministrativt ansatte. 3 Det vil gjerne gjelde studenter (studenttillitsvalgte) og midlertidig vitenskapelig ansatte dersom man ikke har en allmøtevariant der alle ansatte deltar i kraft av sin stilling.

64 Fak. Institutt Leder Styre/råd/alternativ ordning Merknader AB IBK/KiT X X IBP X IBFF X IBHT X IBPF X DMF IKM X X LBK X X INM X X ISM X X ISB X X HF IRA X ISK X X FI X IMU X INL X ITKU X IME IDI X IET X ELKRAFT X IMF X ITK X ITEM X IVT BAT X X IVM X X IPK X X IGB X IPT X EPT X KT X IPD X IMT X IPM X NT IBT X IBI X X IFY X X IKP X X IMT X X IKJ X SVT ISS X IØT X ISØ X PED X 16 40