Sykehuset Innlandet HF Styremøte 23.03.12 SAK NR 028 2012 KLIMA OG MILJØFOKUS I SYKEHUSET INNLANDET HF STATUS MILJØTILTAK I 2011 OG REVIDERT HANDLINGSPLAN 2012. ORGANISERING AV MILJØLEDELSE OG PROSESS MOT MILJØSERTIFISERING Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar status for miljø- og klimatiltak i Sykehuset Innlandet HF for 2011 til orientering, og slutter seg til handlingsplan for 2012. 2. Styret slutter seg til forslag til organisering av prosess og tiltaksplan frem mot miljøsertifisering av Sykehuset Innlandet innen utgangen av 2014. Brumunddal, 16. mars 2012 Morten Lang Ree administrerende direktør Saksbehandler: Divisjonsdirektør Bård Are Bjørnstad /seniorrådgiver Kjell Ødegården
SAKSFREMSTILLING SAK NR. 028 2012 Bakgrunn Flere lover og forskrifter pålegger helseforetakene å ha en aktiv holdning til miljøarbeidet. Et eksempel er forurensingsloven, og flere forskrifter om håndtering av avfall og utslipp av skadelige stoffer til luft og vann. Prinsippet er at det er forurenser som skal betale for tiltakene, og det straffes med bøter ved alvorlige lovbrudd. Dette vil bli forsterket i årene fremover. Det vil derfor være lønnsomt å holde orden i eget hus i forhold til miljøet. Men det kanskje aller viktigste er gevinstene for miljøet, og en ansvarlig forvaltning av ressursene. Ikke minst vil et godt og synlig miljøarbeid bidra til å styrke Sykehuset Innlandet sitt renommé og omdømme, og synliggjøre at foretaket tar miljøspørsmålet på alvor. Styret i Sykehuset Innlandet HF vedtok i sak 056-2009 gjeldende miljøpolitikk og overordnede målsettinger for miljøtiltakene i sykehuset. Samme år ble det utarbeidet konkrete tiltaksplaner innenfor områdene avfallshåndtering, energisparing, logistikk og transport, og innkjøp. Tiltakene forutsettes å bidra til positive miljø- og økonomigevinster. I den overordnede miljøpolitikken og målsettinger for miljøarbeidet, fremgår det at Sykehuset Innlandet skal være i fremste rekke innenfor miljøvennlig drift av sykehus og institusjoner. Dette vil foretaket oppnå ved å Sette miljømål og lage handlingsprogram som støtter opp om organisasjonens miljøpolicy og strategiske planer Motivere alle våre medarbeidere til å utføre sine oppgaver på en miljøvennlig og ansvarlig måte Arbeide aktivt innenfor de prioriterte områdene i Grønn Stat : innkjøp, transport, avfall og energi Alle nye prosjekter skal vurderes i forhold til ytre og indre miljø Gjennomføre interne revisjoner og vurderinger av hvordan Sykehuset Innlandet sin miljøpolicy blir etterlevd, måle hvordan miljøarbeidet fungerer og rapportere regelmessig til ledelsen Sette strengere miljøkrav enn myndighetenes minimumskrav der det er teknisk og økonomisk mulig Årlig gi våre interessenter og omgivelser informasjon om vårt miljøarbeid De overordnede målene for Sykehuset Innlandet er å Redusere utslipp av klimagasser, spesielt CO2. Redusere kostnader i Sykehuset Innlandet Hf. Redusere risiko for involvering i trafikkulykker. Styret har etter vedtaket i 2009 årlig behandlet status og revidert handlingsplan for miljø- og klimaarbeidet i Sykehuset Innlandet. Den foreliggende styresaken er todel: 1. Del en som er statusrapport for 2011 med oversikt i forhold til gjeldende miljøpolitikk, samt forslag til handlingsplan for 2012.
2. Del to som er forslag til organisering og fremdrift av miljøarbeidet i Sykehuset Innlandet fram mot Miljøsertifisering etter ISO 14001 innen utgangen av 2014. Del en ligger som trykt vedlegg til saken. Saksframlegget vil i all hovedsak omhandle del to, og drøfter miljøledelse, organisering og miljøsertifisering. Saksfremstilling Overordnet styringsbudskap De regionale helseforetakene har i felleskap arbeidet med miljø- og klimaspørsmål i spesialisthelsetjenesten. Første del av samarbeidet ble avsluttet høsten 2008 med en rapport til Helse- og omsorgsdepartementet som omtalte kartlegging av etablerte miljøtiltak i sektoren med overføringsverdi, og en utredning om mulige nye miljøtiltak i sektoren. I foretaksprotokollene for 2009 ble de regionale helseforetakene bedt om å videreføre dette arbeidet i form av et samarbeidsprosjekt, og komme med anbefalinger om hvordan tiltakene fra kartleggingsrapporten kunne bli gjennomført i spesialisthelsetjenesten. I tillegg ble det spesielt bedt om en vurdering med tilhørende anbefaling knyttet til spørsmålet om helseforetakene burde miljøsertifiseres. Sluttrapporten fra det nasjonale Miljø- og klimaprosjektet ble overlevert Helse- og omsorgsdepartementet i desember 2009 i samsvar med miljø- og klimaoppdraget som var formidlet i foretaksprotokollene til de regionale helseforetakene. Rapporten konkluderte med at helseforetakene bør miljøsertifiseres for å sikre et målrettet og systematisk arbeid i årene som kommer. Helse- og omsorgsdepartementet har fulgt dette opp overfor de regionale helseforetakene, som er gitt i oppdrag å legge til rette for at alle landets helseforetak blir miljøsertifisert. Styret i Helse Sør-Øst RHF har i styresak 011-2011 satt som mål at helseforetakene i Helse Sør-Øst skal miljøsertifiseres etter ISO 14001 standarden innen 2014. Innføringen av miljøledelse og miljøstyringssystemet vil blant annet bidra til: en bærekraftig utvikling forbedret omdømme etterlevelse av lovkrav reduserte kostnader I oppdrag og bestilling 2012 fra Helse Sør-Øst RHF fremgår blant annet følgende i forhold til miljø- og klimatiltak: Arbeidet med å følge opp de nasjonale miljø- og klimamålene er etablert som et samarbeidsprosjekt mellom de fire regionale helseforetakene. Samarbeidsprosjektet leverte ved utgangen av 2010 sluttrapport for arbeidet. I tillegg leverte samarbeidsprosjektet tidligere i 2010 en egen delrapport der det ble anbefalt at alle helseforetak etablerer miljøstyringssystem med påfølgende sertifisering innen utgangen av 2014. I sluttrapporten med tilhørende delrapporter er en rekke miljøtiltak omtalt nærmere, og det blir anbefalt at disse blir gjennomført i de følgende år. Helse Sør-Øst har i løpet av siste halvår 2011 gjennomført anbudskonkurranse blant aktuelle sertifiseringsselskaper, og det er inngått avtale med Det Norske Veritas A/S.
Hva er miljøsertifisering etter ISO 14001? ISO 14001 er en internasjonal standard for oppbygging av miljøstyringssystemer. Den inneholder detaljerte krav til hvordan et miljøledelsessystem skal bygges opp. Kravet til kontinuerlig forbedring står sentralt. Miljøledelse er en kontinuerlig syklus av planlegging, gjennomføring, kontroll og forbedring for å sikre at foretaket oppnår en kontinuerlig forbedring av sin miljøpåvirkning. Standarden setter ikke konkrete krav om miljøprestasjon utenom oppfyllelse av lover og forskrifter knyttet til ytre miljø. Miljømål og handlingsplaner må foretaket selv formulere. Miljøledelse er et linjeansvar, og det er i første rekke avdelingslederne som har ansvar for at miljøledelse blir integrert i egen avdeling. Avdelingslederne har ansvar for at miljøstyringssystemet følges opp og driftes etter innføring. Nasjonale tiltak Samarbeidsprosjektet mellom de regionale helseforetakene er nå videreført i en fase 2 for perioden 2011 2014. Her heter det: Helseforetakene skal: holde seg orienterte om arbeidet i det nasjonale samarbeidsprosjektet og gjøre seg kjent med de leveranser som kommer fra prosjektet delta i det nasjonale miljø- og klimaforumet med representant som er oppnevnt av helseforetaket etablere miljøledelse og miljøstyringssystem med sikte på påfølgende sertifisering av styringssystemet etter ISO 14001-standarden. Dette arbeidet skal følge framdriftsplanen som blir satt av det nasjonale samarbeidsprosjektet hvor målet er at slike system skal være innført og sertifisert innen utgangen av 2014 følge opp - og sette i verk de andre anbefalte tiltakene som er omhandlet i sluttrapporten på områdene innkjøp, bygg/eiendom og transport legge til rette for klimavennlige løsninger på oppvarming gå i dialog med kommunene for å se på mulighetene for å etablere fjernvarmeløsninger. En del av det nasjonale prosjektet er at fem helseforetak/sykehus skal være piloter, og få erfaringer som de andre sykehusene kan dra nytte av. Pilotområdene er innenfor: Bygg og miljø Innkjøp Transport og miljø Økologisk/Kortreist mat Legemidler og ytre miljø Pilotene skal avlegge sine rapporter innen utgangen av 2012. Det vil bli organisert flere nasjonale felles tiltak i tiden fremover. Det er etablert arbeidsgrupper som skal utarbeide prosedyrer og standarder innenfor områdene: Myndighet og ansvar Opplæring Kommunikasjon Beredskap og innsats Måling og overvåking En av oppgavene til arbeidsgruppene er å utarbeide og tilby felles maler for de enkelte funksjoner om hvordan miljøarbeidet kan utvikles og drives i helseforetakene.
Arbeidsgruppene startet høsten 2011. Det er foreløpig ikke fastsatt tidspunkt for når dette arbeidet skal være avsluttet. Suksesskriterier for å nå frem til miljøsertifisering Både fra statlige myndigheter og det nasjonale samarbeidsprosjektet er det lagt stor vekt på at miljøarbeidet må være godt forankret fra toppledelsen og gjennom hele lederlinjen. Miljøarbeid i praksis er ikke for de få entusiastene men griper langt inn i den kliniske hverdagen. Derfor må miljøarbeidet ledelsesforankres gjennom involvering i målsettinger og identifisering av miljøtiltak. I tillegg er det anbefalt at helseforetakene på tvers av regionene arbeider mest mulig parallelt med hensyn til opplegg og fremdrift, slik at man kan høste erfaringer og kunnskap fra hverandre frem mot sertifisering. Miljøsertifisering av Sykehuset Innlandet forutsetter at det etableres et prosjekt som ivaretar dette, og at det avsettes tilstrekkelig kapasitet og ressurser til å komme i mål innen utgangen av 2014. Erfaring fra organisering i andre regioner Helse-Bergen har mange års erfaring i arbeidet med miljøforbedrende tiltak. De har også vært ledende i det nasjonale arbeidet, og mange helseforetak har støttet seg på deres erfaringer og gjort lokale tilpasninger. Deres organisasjonsmodell kan kort beskrives slik: Miljøstyringsgruppe: Deler av foretakets ledergruppe, og ledes av adm. dir. Gruppen skal sikre implementering av miljøledelse i organisasjonen. Prioriterer miljøprosjekter som ønskes gjennomført, og hvilke ressurser som skal benyttes. Miljøfaggruppe: Miljøledelsens faggruppe. Gruppen har sterk innflytelse på miljøarbeidet i organisasjonen, og er fagpersoner innen miljøspørsmål. Arbeidsområdet i gruppa er å vurdere miljøprosjekter, foreslå disse og bistå i gjennomføringen. Miljøarbeidsgrupper: Ute i organisasjonen er det etablert miljøarbeidsgrupper. Disse fremmer forslag til miljøtiltak i egen avdeling, og sørger i samarbeid med avdelingsledelsen for ressurser til å gjennomføre tiltakene. Miljøkoordinatorer kan i samarbeide med avdelingsledelsen være pådrivere og opplæringsansvarlige. Hvor mange slike koordinatorer/grupper som evt. skal etableres vurderes etter behov. Miljøkoordinatorene er ikke nye stillinger, men en funksjon tillagt en egnet medarbeider. Verneombudene ute i organisasjonen er også med som viktige pådrivere i forhold til de tiltak som blir besluttet. Helse Bergen mener selv denne modellen har fungert tilfredsstillende, men det legges ikke skjul på at arbeidet har vært krevende. Organisering av miljøarbeidet i Sykehuset Innlandet Det legges til grunn at divisjonsdirektør Eiendom og intern service tillegges ansvar for gjennomføring av miljøsertifisering av Sykehuset Innlandet. Men det understrekes at i den daglige drift og gjennomføring ute i organisasjonen må alle divisjoner delta aktivt i det praktiske arbeid. Dette er spesielt viktig ettersom det er den enkelte ansatte sin adferd som kan bidra til
helheten i forhold til å nå målene. Derfor er det nødvendig å innarbeide miljøarbeidet som en naturlig del av virksomheten til sykehuset. Sykehuset Innlandet har allerede etablerte arenaer internt som det kan være hensiktsmessig å bygge videre på i denne sammenheng. Dette kan være ledermøtet, koordineringsmøtene ute på divisjonene, HAMU m.v. Miljøstyringsgruppe Sammensatt av ledergruppen, prosjektleder, foretakshovedvernombud, 2 tillitsvalgte Prosjektansvarlig divisjonsdirektør Eiendom og intern service. Rolle: Godkjenne prosjektets direktiv og omfang Behandle og godkjenne endringer i prosjektets omfang Prioritere innsatsområder og ressursbruk, og godkjenne prosjektets resultater ved hver milepæl Sørge for at de rette personellressurser og økonomiske ressurser avgis til prosjektet Bidra til å forankre prosjektets leveranser i organisasjonen Sørge for at ansvaret for realiseringen av nytteeffekter blir overført til ansvarlige i linjen ved prosjektets avslutning Miljøprosjektgruppe Miljøprosjektgruppa er foreslått sammensatt av deler av nåværende miljøgruppe i tillegg til representanter fra kommunikasjonsavdelingen, HMS, tillitsvalgtrepresentant og verneombud. avdelingssjef drift og vedlikehold somatikk avdelingssjef drift og vedlikehold psykiatri avdelingssjef eiendomsutvikling avdelingssjef innkjøp avdelingssjefene for logistikk og transport leder av kvalitetsutvalget i EIS representant fra de somatiske divisjoner representant fra psykiatrisk divisjon representant fra de kliniske støttefunksjoner representant fra arbeidstakerorganisasjonene representant fra vernetjenesten representant fra HMS representant fra kommunikasjonsavdelingen Prosjektgruppa ledes av seniorrådgiver EIS. Rolle: Bidra i utarbeidelsen av alle leveranser, inkludert kvalitetssikring av disse Representere sine enheter og ivareta dialogen med disse underveis i prosjektgjennomføringen Være aktive i innføringen av prosjektets leveranser og i realiseringen av nytteeffekter Tilføre nødvendig metodikk og kompetanse i prosessen Kvalitetssikre prosjektets leveranser Utarbeide plan for realisering av nytteeffekter, inkl. forankring av valgte indikatorer i linjen
Lokale miljøgrupper Miljøledelse og miljøarbeid skal være en integrert del av virksomheten i Sykehuset Innlandet, og vil involvere alle enheter i foretaket. Det er derfor naturlig at de lokale koordineringsmøtene får en rolle i koordinering av lokale miljøtiltak. Fremdriftsplan Det nasjonale prosjektet har utarbeidet en overordnet fremdriftsplan som alle helseforetakene i prinsippet skal følge. Gjennom prosjektet er det etablert 5 pilotforetak som skal bidra til å fremskaffe kunnskap og erfaringer med miljøarbeid og miljøsertifisering i spesialisthelsetjenesten. Sykehuset Innlandet vil følge fremdriftsplanen nedenfor: 2012 Tiltak Arbeid ved pilotsykehusene fortsetter Ferdigstillelse av felles prosedyrer Intern organisering Informasjonsplan Registrere lokal miljøpåvirkning Gjennomføre miljørevisjoner Opplæring Ledelsens gjennomgåelse Ansvar Pilotsykehusene Det nasjonale prosjektet 2013 2014 Aktivitetene i 2012 fortsetter Pilotsykehusene sertifiseres Sertifisering av alle helseforetakene Det nasjonale prosjektet Det nasjonale prosjektet Økonomi Innføring av miljøledelse og sertifisering er på linje med øvrig organisasjonsutvikling, innføring av systematikk og rutiner som krever kontinuitet og forbedringsprosesser. Arbeidet med miljøog klimaspørsmål vil omfatte hele sykehusorganisasjonen. Kostnadene forbundet med arbeidet som skal lede fram til miljøsertifisering vil i all hovedsak være arbeidstid for involverte personer. Ut over dette må det legges til rette for at ansatte som blir involvert i arbeidet får anledning til å avsette tid til opplæring og deltakelse i miljøarbeidsgruppene. Omfanget av dette vil være avhengig av hvor mange miljøgrupper som etableres. Potensiale for gevinstrealisering Økt fokus på miljø og klima kan føre til reduserte kostnader på flere områder. God og riktig avfallshåndtering medfører reduserte utgifter til fjerning av avfall. Spesielt viktig vil dette være i forhold til spesialavfall og organisk avfall, som i årene som kommer vil medføre betydelige kostnadsøkninger dersom det ikke er gode og sikre rutiner for håndtering av slike fraksjoner. Målrettede investeringer på eiendomsområdet, f eks energiøkonomiserende tiltak, vil kunne gi umiddelbare gevinster og pay back i form av redusert energiforbruk og rask tilbakebetaling av tiltakene som gjennomføres. Dette vil igjen frigjøre midler til andre prioriterte investeringsformål. Transportkostnadene i Sykehuset Innlandet er omfattende. Alle fremtidige avtaler og kontrakter som omhandler logistikk og transport må inneholde konkrete tiltak for å redusere miljøskader og redusere kostnadene for foretaket.
Administrerende direktørs vurdering Miljøarbeidet i Sykehuset Innlandet er viktig. Det skal være med på å synliggjøre at helseforetaket tar samfunnsansvar også i forhold til de utfordringene vår virksomhet har på miljøet og omgivelsene. Miljøsatsing generelt har et langsiktig perspektiv. Flere av tiltakene som det arbeides med vil vi først se resultatet av etter flere vår. Derfor er langsiktighet og strukturert arbeid avgjørende faktorer. Sykehuset Innlandet har store utfordringer i det å involvere alle medarbeidere og få dem til å tenke miljø i hverdagen. Dette handler om informasjon og opplæring og tilrettelegging helt ut på enhetsnivå, slik at det blir enkelt for alle å delta. Administrerende direktør mener at ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å skape forståelse og motivasjon, og utvikle gode holdninger i forhold til miljø- og klimautfordringene vår virksomhet representerer. Dette er andre gang styret får en samlet tilbakemelding om miljøarbeidet i Sykehuset Innlandet. Som den vedlagte statusrapporten for 2011 og handlingsplan for 2012 beskriver, foregår det aktiviteter på mange områder for å påvirke miljøet i positiv betydning. Ett eksempel administrerende direktør ønsker å rekke fram er innenfor miljøvennlig oppvarming. I løpet av 2011 er det fremforhandlet langsiktige kontrakter på leveranse av fjernvarme eller bioenergi til de største virksomhetene i Sykehuset Innlandet. Et annet eksempel er rapportene som nå utarbeides i forbindelse med energimerkingen med forslag til tiltak for å redusere forbruket av energi. Dette er konkrete målbare tiltak med dokumenterte positive business case. Det er imidlertid en svakhet at det er vanskelig å måle resultatene av flere av de øvrige tiltakene, slik at man kan se de positive effektene som satsingen har på økonomien og miljøet. Dette er et område det arbeides med på nasjonalt nivå for å kunne fremskaffe effektive målemetoder og indikatorer for helseforetakene. I tillegg til statusrapport og handlingsplan legges det fram en plan for organisering av arbeidet fram mot miljøsertifisering av Sykehuset Innlandet innen utgangen av 2014 i tråd med foretaksmøtets pålegg. Administrerende direktør ber styret slutte seg til forslaget. Vedlegg: Status miljøtiltak i Sykehuset innlandet HF 2011 og handlingsplan 2012.