SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201000830 : E: A16 &58 : Hege B. Gule Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Utvalg for kultur og oppvekst 08.11.2010 65/2010 RETTING AV AVVIK ETTER FYLKESMANNEN SITT TILSYN MED SANDNES KOMMUNE VEDR. SPESIALPEDAGOGISK HJELP OG SPESIALUNDERVISNING Fylkesmannen i Rogaland gjennomførte i mars 2010 tilsyn med Sandnes kommune der tema var spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning, jf. opplæringslovens kapittel 5. Tilsynet med Sandnes kommune skulle kontrollere om kommunen oppfyller lovens krav til spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning og om kommunen har et forsvarlig system for å ivareta dette, jf opplæringslovens 13-10 andre ledd. Sandnes kommune mottok Fylkesmannens endelige rapport 14. juni 2010. Kommunen har fått til sammen 4 avvik på tilsynsområdet: Avvik nr. 1 Sandnes kommune sikrer ikke at alle enkeltvedtakene er i samsvar med krav i opplæringsloven og forvaltningsloven. Avvik nr. 2: Sandnes kommune sikrer ikke at alle de sakkyndige vurderingene er i samsvar med krav i opplæringsloven. Avvik nr. 3: Sandnes kommune sikrer ikke at alle individuelle opplæringsplaner og halvårsrapporter er i samsvar med krav i opplæringsloven. Avvik nr. 4: Sandnes kommune sikrer ikke at det blir vurdert om lovkrav knyttet til spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning blir oppfylt. Fylkesmannen har i rapporten fattet følgende vedtak om retting av avvik: Sandnes kommune blir pålagt å sikre at de sakkyndige vurderingene, vedtakene, individuelle opplæringsplanene og halvårsrapportene er i samsvar med krav i opplæringsloven, og at det blir gjennomført vurderinger på tilsynsområdet for å kunne avdekke og følge opp eventuelle forhold som er i strid med loven Fylkesmannen ber kommunen sende en erklæring om at avvikene er lukket. Frist for innsending av erklæringen er 15.11.2010. Forslag til VEDTAK: Utvalg for kultur og oppvekst gir sin tilslutning til vedlagte erklæring til Fylkesmannen i Rogaland. RÅDMANNEN I SANDNES, 20.10.2010 Kari Bente Daae Torill J. Kind Side 1 av 1
Utvalg for kultur og oppvekst 08.11.10 sak 65/10 vedlegg Oppvekst skole Fylkesmannen i Rogaland Utdanningsavdelinga Postboks 59 4001 STAVANGER Sandnes, 20.10.2010 Deres ref: Vår ref: 201000830-8 Saksbehandler HBG Arkiv: E: A16 &58 Erklæring til Fylkesmannen i Rogaland etter tilsyn med Sandnes kommune vedrørende spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. Vi viser til Fylkesmannens rapport etter tilsyn i Sandnes kommune datert 11.06.2010. I arbeidet med retting av de avvikene Fylkesmannen påpeker, har Sandnes kommune involvert alle berørte tjenester i kommunen. Avvikene er rettet på følgende måte: Avvik nr.1 Sandnes kommune sikrer ikke at alle enkeltvedtakene er i samsvar med krav i opplæringsloven og forvaltningsloven Vedtak på grunnskoleområdet: Nye vedtak om spesialundervisning etter 5-1 i opplæringsloven skrives på bakgrunn av nye sakkyndige vurderinger fra PPT. Disse inneholder beskrivelser av anbefalt organisering og kompetanse hos personalet. PPT vurderer også i hvor stort omfang og i hvilke fag spesialundervisningen skal gis. Før det fattes vedtak etter 5-1 skal rektor se til at saken er tilstrekkelig opplyst. Dersom ikke skal rektor be om ny sakkyndig vurdering fra PPT. Rektor skal sørge for at alle vedtakene er individuelt begrunnet og i samsvar med sakkyndig vurdering. Eventuelle avvik fra sakkyndig vurdering vil begrunnes særskilt. Rektor skal sette seg godt inn i Opplæringslovens 5-1 og 5-3 og Forvaltningslovens 2b, 23, 24 og 27 for å sikre at enkeltvedtakene er i samsvar med lovverket. Vedtak på barnehageområdet: Nye vedtak om spesialpedagogisk hjelp skrives i hht nye sakkyndige vurderinger fra PPT som inneholder beskrivelse av omfanget av hjelpen som bør gis. Postadresse: Postboks 583, 4305 Sandnes Besøksadresse: Oppvekst skole, Jærveien 33, 4305 Sandnes. Telefon: 51975000 www.sandnes.kommune.no Sandnes - i sentrum for framtiden. Romslig, modig og sunn
Finansiering av spesialpedagogisk hjelp blir dekket innen netto budsjettramme og i hht sakkyndige vurderinger fra PPT. Eventuelle avvik fra sakkyndige vurdering skal begrunnes særskilt. Eventuelle avvik skal ikke begrunnes i budsjettmessige forhold. Støttetimer til barnehagene blir dekket av tilskudd fra staten og vedtatte budsjettramme. Egne vedtak om rett til fritak fra foreldrebetaling for barn som mottar spesialpedagogisk hjelp, er blitt sendt ut fra juni dette år. Vedtakene er individuelt beregnet og tar utgangspunkt i tildelt oppholdstid. Det sendes ut enkeltvedtak til barn som etter vurdering hos PPT ikke har rett til spesialpedagogisk hjelp etter 5-7. Avvik nr.2 Sandnes kommune sikrer ikke at alle de sakkyndige vurderingene er i samsvar med krav i opplæringsloven. Fagstab skole og PPT startet i 2009 et omfattende utviklingsarbeid for å kvalitetssikre viktige sider innenfor det spesialpedagogiske området. Dette arbeidet fokuserte på bl.a. forvaltningsmessige sider. Ett av punktene under forvaltningsmessige sider var nettopp sakkyndig vurdering. Arbeidet har tatt utgangspunkt i å tilpasse vårt sakkyndighetsarbeid til de krav som er utdypet i Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning som kom høsten 2009. På mange punkter tydeliggjorde veilederen hvilke formkrav sakkyndige vurderinger fra PPT skal oppfylle. Innsendte sakkyndige vurderinger fra tidlig 2010 viser at Sandnes kommune har tatt disse kravene til etterretning. Viser her til s. 7 i Tilsynsrapporten. Sandnes PPT har nå utarbeidet en ny mal for sakkyndige vurderinger på skoleområdet som sikrer at alle de nødvendige skjønnstema blir behandlet. Personalet er grundig opplært i de formelle kravene som stilles (jfr. eget kurs i regi av Fylkesmannen i 2010), samt at dette er arbeidet grundig med internt. Tilsvarende forbedret mal er også utarbeidet på førskoleområdet. Se vedlegg. Vi har nå et godt verktøy for å sikre at våre sakkyndige vurderinger er i samsvar med krav i opplæringsloven. Konkrete tiltak for avvikslukking: Utarbeidet ny mal for sakkyndige vurderinger etter 5-1. I denne er skjønnstema fra 5-3 klart presisert. Ny mal for 5-7 har egen momentliste. Utarbeidet egen intern sjekkliste for å sikre at alle momenter (jf. 5-3) er tilstrekkelig belyst ( 5-1). Vi har korrigert våre sakkyndige vurderinger fra høsten 2009 og vår 2010 slik at det nå er tatt inn hvilke kompetansekrav PPT mener bør fylles, samt at omfang uttrykt i årstimer er presisert. Avvik nr.3 Sandnes kommune sikrer ikke at alle individuelle opplæringsplaner og halvårsrapporter er i samsvar med krav i opplæringsloven Grunnskole: Sandnes kommune har satt i gang en omfattende kompetanseutvikling i skolen for å gjøre kvaliteten på IOP arbeidet bedre og sikre at skolene følger 5-5 i opplæringsloven. Arbeidet involverer rektor ved alle skolene, spesialpedagogiske koordinatorer ved alle skolene og PPT. Rektor skal
kvalitetssikre at spesialundervisningen som blir gitt er i tråd med sakkyndig vurdering, enkeltvedtak og IOP. Når det gjelder avvik knyttet til at halvårsrapportene ikke blir sendt til kommunen, så er Sandnes kommune en to-nivå kommune, der rektor har fått delegert ansvar og oppgaver fra rådmannen. Fullmakter som er videre delegert fra rådmannen er lagt på det forvaltningsnivået som har den nødvendige og tilstrekkelige kompetanse til å følge opp lovens krav. I henhold til gjeldende delegasjonsreglement er rektor delegert kommunens myndighet på grunnskolens område etter hele kap. 5 i opplæringsloven. Sandnes kommune vil derfor se til og etterse gjennom kvalitetssikringssystemet (se avvik 4) at rektor kan dokumentere de rutinene som er på den enkelte skolen for oppfølging av de gitte fullmaktene, herunder også 5-5. Barnehage: Mal for evaluering av spesialpedagogisk hjelp er endret og inneholder nå et punkt med vurdering av behov for fortsatt hjelp. Det er startet et internt arbeid der målet er å få til mer konkrete målsettinger i IOP. Det samme gjelder evalueringene for å oppnå en tydelig sammenheng mellom mål og evaluering. Avvik nr.4 Sandnes kommune sikrer ikke at det blir vurdert om lovkrav knyttet til spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning blir oppfylt Grunnskole: I Sandnes kommunes kvalitetssikringssystem, ref. opplæringslovens 13-10, er oppfølging av gitte fullmakter ihht kapittel 5 i opplæringsloven ett av temaene som blir ettersett. Sandnes kommune ser at kravene til dokumentasjon av forvaltningspraksis og eventuelle avvik ifht oppfølging kap. 5 ikke har vært tilstrekkelig ivaretatt i systemet. Dette er nå rettet opp og Sandnes kommune vil i framtiden se til at avvik som avdekkes blir dokumentert skriftlig og fulgt opp gjennom kommunens kvalitetssikringssystem slik: I skolens egenvurdering, som er en del av forberedelsene til den årlige utviklingssamtalen, vil skolene måtte dokumentere forvaltningspraksis og rutiner på ulike områder Vurdering av skolens forvaltningspraksis vil være tema på de årlige utviklingssamtalene mellom kommunaldirektøren v/skolefaglig stab og skolene Referater fra utviklingssamtalene vil i framtiden dokumentere eventuelle avvik som blir avdekket gjennom vurdering av framlagt dokumentasjon, ev. manglende dokumentasjon, i skolens egenvurdering og i utviklingssamtalen. Rektor vil i ledersamtale med kommunaldirektør bli pålagt å sørge for at skolens drift er i samsvar med gjeldende regelverk, og det vil bli gjort skriftlige avtaler om hvordan avviket skal lukkes i intern kontrakt mellom rektor og kommunaldirektør. Avtaler vil bli fulgt opp gjennom skolens månedlige rapportering i kommunens system for resultatmåling, BARM (balansert resultatmåling), og om nødvendig, videre ved neste utviklingssamtale og ledersamtale. Barnehage: For barnehagene er det gjort rutine- og kvalitetssikringsforbedringer som skal sikre at prosessen knyttet til 5-7 oppfyller lovkrav og er i tråd med Utdanningsdirektoratets veileder på området.
Enhetene PPT og Styrket barnehage har revidert / utarbeidet skriftlige rutiner for sin arbeidsprosess, for sakkyndig vurdering og vedtak. De nye rutinene ivaretar også enhetenes ansvar for opplæring / oppdatering av ansatte. Kommunens balanserte resultatmålstyringssystem (BaRM) er et redskap der kommunaldirektøren kan se hvorvidt lovkrav knyttet til den spesialpedagogiske hjelpen oppfylles. Den samme rapporteringen ivaretar krav til dokumentering av avvik og avvikslukking. Videre er det laget rutiner for årlige utviklingssamtaler mellom rådgivere i fagstab og ledergruppen i de ulike enheter innefor tjenesteområde Barn og unge. Disse samtalene skal avholdes i forkant av kommunaldirektørens ledersamtaler. Et av fokusområdene for PPT, styrket barnehage og barnehagene vil være de lovkrav som følger av Opplæringslovens 5-7. Dersom det blir oppdaget avvik vil det bli gjort skriftlige avtaler om hvordan avviket skal lukkes i intern kontrakt mellom resultatenhetsleder og kommunaldirektør. Avtaler vil bli fulgt opp gjennom enhetens månedlige rapportering i kommunens system for resultatmåling, BaRM. Myndighet til å fatte enkeltvedtak for barn som har rett til spesialpedagogisk hjelp er delegert til leder for Styrket barnehagetilbud. Generelle tiltak for å rette avvik i Sandnes kommune: Sandnes kommune har gjennomført fagsamlinger i mars og september med alle berørte tjenester. Hovedtema for disse fagsamlingene har vært gjennomgang av Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning og Fylkesmannens tilsynsrapport. Fagsamling 23. september 2010 for skoleledere, spes.ped.koordinatorer og PPT var i sin helhet viet gjennomgang av Sandnes kommune sin plan for å lukke avvik. Fagsamling 25. november er under planlegging og vil videreføre dette arbeidet. ene for oppvekst skole og oppvekst barn og unge har oppfordret alle berørte tjenester til å delta på Fylkesmannen sine regelverkssamlinger knyttet til kap. 5 i opplæringsloven. Enkeltvedtak, individuell opplæringsplan og halvårsrapport vil rutinemessig oversendes PPT for å sikre god informasjonsflyt og forsvarlig saksbehandling i PPT sitt vurderingsarbeid. Sandnes kommune vil sørge for at det er samsvar mellom sakkyndig vurdering, enkeltvedtak, individuell opplæringsplan og halvårsrapport og at arbeidet bygger på riktig lovforståelse. Rektor på den enkelte skole/styrket barnehagetilbud/ppt skal sammen kvalitetssikre dette arbeidet. ene vil følge opp og se til at resultatenhetene sitt arbeid er i tråd med lover og forskrifter. Sandnes kommune mener med dette at de avvikene Fylkesmannen har avdekket er rettet opp. Kari Bente Daae Torill J. Kind
Vedlegg: 1. Mal for enkeltvedtak etter 5-1 2. Mal for enkeltvedtak etter 5-7 3. Mal for sakkyndig vurdering etter 5-1 4. Mal for sakkyndig vurdering etter 5-7 5. Fritak for foreldrebetaling for barn som mottar spesialpedagogisk hjelp i barnehage 6. Systemoppføling knyttet til 5-7 7. Mal for årlig møte mellom kommunaldirektør og den enkelte ledergruppe (barn og unge)