Forespørsel under nasjonal terskel Ved anskaffelse av: Konsulenthjelp til Prosessbeskrivelse og IKT-arkitektur for digital eksamen i UH-sektoren Ref. nr. 14/00087
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Oppdraget/Spesifikasjon... 3 1.4 Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger... 4 2. Gjennomføring av konkurransen... 4 2.2 Språk... 4 2.3 Konkurranseform... 4 2.4 Offentlighet... 4 3. Krav til tilbudet... 5 3.1 Tilbudsdokumentet:... 5 3.2 Tilbudsfrist... 5 3.3 Tilbudets gyldighet... 5 4. Avgjørelsen... 5 4.1 Tildelingskriterier... 5 4.2 Kontraktstype... 6 4.3 Videre arbeid... 6 5. Vedlegg... 6 Versjon 3.1.2 OM-3070 Side 2 av 7
1. Innledning 1.1 Om oppdragsgiver UNINETT er UNINETT-konsernet leverer nett og nettjenester til universiteter, høgskoler og forskningsinstitusjoner, og håndterer andre nasjonale IKT-oppgaver. Konsernet eies av Kunnskapsdepartementet, og består av morselskapet UNINETT AS og to datterselskaper, UNINETT Norid AS og UNINETT Sigma AS. Samlet omsetning i 2012 var 304 millioner kroner. UNINETT holder til i Teknobyen i Trondheim og har rundt 100 ansatte. UNINETT AS utvikler og driver det norske forskningsnettet, som forbinder mer enn 200 norske utdannings- og forskningsinstitusjoner og over 300 000 brukere, og knytter dem opp mot internasjonale forskningsnett. Virksomheten er organisert i fagavdelinger for henholdsvis nasjonalt forskningsnett, støttesystemer til forskning og undervisning, og felles administrative systemer. I tillegg har selskapet to stabsenheter som tilbyr tjenester til hele konsernet. ecampus er et program for perioden 2012-2016, finansiert av Kunnskapsdepartementet. ecampus har som visjon at studenter og ansatte i norsk UH-sektor skal tilbys adgang til et sett av IKT-tjenester og infrastruktur som muliggjør moderne utdanning, forskning og formidling på et høyt internasjonalt nivå. Tre hovedområder for arbeidet er video: med storskala forelesningsopptak samarbeidsverktøy: deling av filer, lagring, webmøter, videokonferanser arkitektur for fleksibel undervisning og læring: god praksis for IKT i utdanning, digital eksamen, praktisk bruk av skytjenester 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Det skal inngås avtale(r) for bistand i arbeidet med å etablere felles nasjonal prosessbeskrivelser og i utarbeidelse av IKT-arkitektur for digitalisering av eksamen. 1.3 Oppdraget/Spesifikasjon Oppdraget er å fasilitere, karlegge beskrivelser for digitalisering av eksamen i høgere utdanning. ecampus-programmet har ansvar for nasjonal koordinering av teknologiske fellesløsninger knyttet til digital eksamen. Det er etablert et nasjonalt koordineringsprosjekt, med deltakelse fra de fleste statlige universitet og høgskoler. I prosjektet arbeider flere arbeidsgrupper med ulike sider av digitalisering som vil være relevant for dette oppdraget. 1. Arbeidsflyt: vurdere og beskrive helhetlige arbeidsprosesser for digitaleksamen, sett fra studentens, faglærerens og fra et administrativt ståsted 2. Arkitektur: samarbeide med IT-arkitekter innen sektoren med å utarbeide et målbilde for digital eksamen som er i overenstemmelse med digital arbeidsflyt. Målbildet forankres hos sektorens IT-arkitekturråd. 3. Integrasjon: etablere felles integrasjoner for digital eksamen, for eksempel til FS og arkivsystem 4. Infrastruktur: etablere retningslinjer for teknologi og bygg knyttet til gjennomføring av digital eksamen, utarbeider fagspesifikasjoner for nødvendig infrastruktur 5. Klienter for digital eksamen: etablere retningslinjer for bruk av klientutstyr knyttet til digital eksamen. Arbeider både med BYOD og institusjonseid klientutstyr. Versjon 3.1.2 OM-3070 Side 3 av 7
Nasjonal koordinator for digital eksamen er kontaktperson for arbeidet. Vi trenger å få utarbeidet 1. Felles nasjonale prosessbeskrivelser for digital eksamen: modellering av arbeidsflyt og rammebetingelser. Ved mange av universiteter og høgskoler er det allerede utarbeidet rapporter og prosessbeskrivelser, disse vil ligge til grunn for arbeidet på nasjonalt plan. Skoleeksamen haster mest å få digitalisert, men også andre eksamensformer bør beskrives. Sensur, fusk, klagehåndtering og arkivering skal beskrives i lag med utarbeidelse av eksamensoppgaver og forberedelser til selve eksamensdagen. 2. Informasjonsarkitektur for digital eksamen Integrasjoner og gjenbruk av felleskomponenter er viktig for å sikre robuste løsninger over tid. Det skal foreslås system- og integrasjonsarkitektur på overordnet nivå som tar hensyn til felles nasjonale prosessbeskrivelser. Beskriv forutsetninger for realisering, og gi skisse til kostnadsbilde. Arbeidet omfatter både løsninger for selve eksamensdagen og støtteprosessene for digitalisering av hele eksamensarbeidet. Oppdraget innebærer dokumentasjon, og støttes av arbeid i arbeidsgruppa for arkitektur. Informasjonsarkitektur og felles nasjonale prosessbeskrivelser skal ligge til grunn for videre arbeid med konkrete løsninger. Arbeidsgruppene (ecampus digital eksamen) for arbeidsflyt (punkt 1), samt arbeidsgruppe for IT-arkitektur og integrasjoner (punkt 2) vil bidra med innspill. Dokumentasjon fra arbeidet bør kunne inngå som hele eller deler av UNINETT fagspesifikasjoner der dette er relevant. 1.4 Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Det kan leveres tilbud for kun oppgave 1 eller oppgave 2 eller et samlet tilbud for begge oppgaver. UNINETT står fritt til å velge den modell som synes mest egnet. Tilbudet skal inkludere utkast til løsningsmetodikk og framdriftsplan. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.2 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.3 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I. 2.4 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da Versjon 3.1.2 OM-3070 Side 4 av 7
oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. 3. Krav til tilbudet 3.1 Tilbudsdokumentet: Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev 2. HMS-egenerklæring iht. FOA vedlegg 2 (bruk gjerne vedlagte mal) 3. Skatteattest for mva og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 mnd. 4. Utfylt spesifikasjon av oppgaven(e) 3.2 Tilbudsfrist Tilbudet må være oss i hende senest 16.05.2014 kl. 12:00 Tilbudet leveres elektronisk før tilbudsfristen til freddy.barstad@uninett.no Alle dokumenter skal pakkes i én pakket fil (rar,zip) med passordbeskyttelse. Passord for å åpne filen skal sendes til samme epostadresse umiddelbart etter tilbudsfristen, senest innen kl 14:00 Brev eller e-post må tydelig merkes: ecampus digital eksamen, ref. nr. 14/00087 3.3 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist til 30.09.2014 Alle leverandører må prise tilbudet i henhold til vedlagte prismatrise, vedlegg 2. Avvik fra dette kan medføre at tilbudet blir avvist. 4. Avgjørelsen 4.1 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingskriterier i tabellen under er angitt i prioritert rekkefølge og vektet som: kompetanse og erfaring 50%, gjennomføringsevne 30% og pris 20%. Tildelingskriterium Kompetanse og erfaring (kvalitet): Konsulenten(e) må ha evne til helhetstenkning med kombinasjon av overordnet teknologisk analyse og forståelse for digitaliseringsproblemstillinger og føre nødvendige beskrivelser for pennen. Evne å være en god fasilitator og sikre et godt samarbeide med et bredt spekter av prosjektdeltakere fra UH-sektoren er meget viktig. Gjennomføringsevne: Må arbeide strukturert og målrettet i forhold til de krav som prosjektet har til ferdigstillingstidspunkt og kapasitet Dokumenteres ved eksempel på tidsplan. Pris: Prisen skal oppgis som timepris ekskl. mva. Oppgi også estimat for total innsatsfaktor (timeestimat) hos både konsulent og forventet innsats fra UNINETT/prosjektdeltakere. Tildelingskriterier 1 og 2 dokumenteres ved f.eks. oversikt over 2-3 relevante oppdrag. Oversikten skal minimum inneholde : Versjon 3.1.2 OM-3070 Side 5 av 7
- Kort beskrivelse av leveransen - Tidspunkt for gjennomføring - Omfang av leveranse - Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Oppdragsgiveren skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersonene som oppgis. - Evt. annen relevant erfaring 4.2 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt. Det legges til grunn at leverandørene ved innlevering av tilbud aksepterer vedlagte kontraktsvilkår. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 4.3 Videre arbeid Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert, og tilbakemelding blir gitt alle forespurte leverandører. 5. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-egenerklæring Vedlegg 2: Kontraktsmal for Den enkle bistandsavtalen (ssa-b-enkel) Vedlegg 3: Prosjektmandat for ecampus digital eksamen Vedlegg 4: Notat om digital eksamen, status for arbeidet Vedlegg 5: ecampus strategi Vedlegg 6: Mandatutkast for UH arkitekturråd Versjon 3.1.2 OM-3070 Side 6 av 7
Vedlegg 1 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm, by preparing this offer, that we have taken into consideration the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1995 no. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager (Signature) Date: