Saksframlegg Saksmappe Saksbehandlar 2016/1912-12 Gunn Tove Petterteig Saksgang Saksnr Utval Møtedato 2016/103 Formannskapet 11.11.2016 Kommunestyret Alternative løysingar - Kontorfellesskap Husnes Innstilling frå rådmannen: 1. Kommunen kjøper gamle og nye Aksen 2. Berre nye Aksen blir bygd oppatt. 3. Det blir sett av 60 millionar kroner i økonomiplanen 2017 og 55 millionar for 2018 4. Rådmannen f fullmakt til å gjennomføra kjøpet. 5. Rådmannen f fullmakt til å utarbeida forprosjekt. Forprosjektet skal leggjast fram for formannskapet for endeleg godkjenning. Saksutgreiing: Skilnad av omtala bygg: Nye Aksen er det vasskada bygget. Gamle Aksen er det bygget som var bygd tidlegare, er lavast og som heng saman med den nye. Prosess Etter vasslekasjen i nye Aksen har det vore jobba mykje med ulike alternativ for korleis vi skulle løyse utfordringane. Første samla møte med tenesteområdet var allereie gjort ei veke etter lekkasjen. Skulle vi gå tilbake og leige som før med same kontorstruktur?, skulle vi nytta høve til å få til nokre organisatoriske endringar?, skulle vi sjå på ei samdrift med dei andre kommunale bygga? eller skulle vi byrja heilt på nytt? Det vart haldt eit partnerskapsmøte med NAV stat og med eigarselskapet, Union AS, der denne saka var drøfta. Det første utkastet for rom-programmet vart sendt frå kommunen den 31 april 2015. Deretter gjekk det ei stund der union AS hadde ulike møter med fagområda i høve til romprogram. Først såg dei på å byggje oppatt Aksen som den var, så tilbydde dei oss eit større lokal i gamle senteret. (der møbelbutikken var) Då Union AS hadde rekna på dette, viste det seg å bli for dyrt og var ikkje lenger realistisk. I starten på november 2015 presenterte Union AS eit nytt kontorfellesskap «i ny drakt» som var plassert i nye Aksen. Dette var eit nytt rom-program som hadde dei funksjonane som var jobba fram gjennom sommaren og hausten. (Her var delar av gamle Aksen med) Gjennom heile denne prosessen var det kunn snakk om erstatning for dei lokala som vi hadde mista. Ramma som var gitt Union AS var identisk med det vi den dagen betalte for husleiga og drift (ca 3,5 millionar kr per ). Med ei så stor ombygging var det eit krav frå side 1
Union AS om at kommunen måtte gå inn på ein ny kontrakt på 15 frå den dag dei flytta tilbake. Parallelt med dette arbeidet vart det jobba med utkast til leigeavtale. Union AS hadde sjekka ut det juridiske ved å anskaffingslova, om det var lov å fortsette ein kontrakt i heilt nye kontor. Kommunen var ikkje komen så langt, at vi kunne stadfesta om dette var korrekte opplysningar. Det vart tilsett ny rådmann i januar/februar 2016. Ny rådmann stansa arbeidet med å inngå ein ny avtale om fortsatt leige. Rådmannen ville ha utgreidd om det var rekningssvarande å byggje kontora sjølv. Det vart kalla inn til møte med Union AS den 4. Februar for å informera dei om ve nye planar. Rådmannen sette ned ei arbeidsgruppe som skulle utgreia ulike alternativ. 15. Februar vart det lyst ut i lokalavisene der Kommunen inviterte mogelege utleigeaktørar i Husnes sentrum til å melda si interesse. Totalt kom det inn 8 tilbod. Saka vart drøfta i formannskapsmøte 14. April i og rådmannen fekk fullmakt til å gå vidare med arbeidet. Arbeidsgruppa jobba med desse 8 alternativa og konkluderte med 2 ulike alternativ. Aksen og nytt bygg på ny tomt ved sida av Nav sine kontor. Aksen hadde den beste plasseringa, men fekk noko minus for utformingsmulighetar som kunne påverka samdriftsfordelar internt i bygget og mellom dei andre kommunale bygga (bibliotek og kulturhus). Det andre alternativet var å byggje sjølv på ubrukt tomt. Her var samdriftsfordelane med bibliotek og kulturhus ikkje så bra, men utforming internt i huset og samdriftsfordelane blei betre. I dette alternativet vart det lettare å tilfredstilla krav til parkering. Ny sak vart lagt fram for formannskapet 12.05.2016 der rådmannen ville jobbe vidare med to alternativ. Men vedtaket vart slik: Kvinnherad formannskap bed rådmannen å utan opphald starta eit prosjekt der føremålet er å arbeida vidare med ombygging av Aksen. Rådmannen hadde nytt møte med prosjektgruppa der han bad om at gruppa skulle finna ut: konsekvensane over kva mulighetar og begrensingar kommunen f dersom vi kjøper Aksen til kontorlokaler for kommunalt tilsette. Kontorlokalet skal fremja Husnes som regionssenter. Rådmannen ville ha eit romprogram som viste utviklingsmulighetar (med tanke på regionssenterfunksjonen) Han ville at meirkostnaden med å bruka Aksen skulle koma fram. På dette tidspunktet hadde vi fått ein ca pris frå Union AS, for gamle og nye Aksen. LINK Arkitektar AS og Multiconsult vart engasjert (- kommunen har rammeavtale) for å gå gjennom bygget og gje eit tilstandsanalyse på bygning, tekniske anlegg, elektro, VVS og brann. Link arkitekter fekk oppdrag med å utarbeide mogligheitsstudie og romløysing for å sjå om dei ulike funksjonane fekk plass. Tilstandsanalysen var klar 8 august og rådmannen fekk analysen i hende 10 august. Den konkluderte med (i grove trekk) Begge bygga (gamle og nye Aksen) ville bli svært dyrt å byggje om. Lite kunne nyttast oppatt og kostnaden per m2 ville koma på var 43 000 kr. (normal kostnad ligg mellom 30-35 000 kr per m2) Det er ein skilnad i beste fall på 30 millionar i høve nybygg på ubygd tomt. Rådmannen informerte formannskapet i møtet 18.08 Rådmannen bestilte ny vurdering av Aksen (kunn nye Aksen) som omhandlar ei utviding i 5 etasjar, der 1 etasje er næringsutleige og 5 etasje er utleige bustadar. I håp om at det ville gje ei betre økonomisk utteljing. Denne er forventa utarbeida 04.12.2016 Med denne løysinga vil kommunen vera forrentingsutleigar og kommersiell utleigar for husvære. Skjemaet under viser kostnaden ved ulike alternativ. Forutsettningar: side 2
Tal for finanskostnad har tatt utgangspungt i ei gjennomsnitteleg rente på 2,1% i 40. (serielån) Byggekostnad er basert på erfaringstal frå Norsk prisbok som er ein erfaringsbank levert av Norconsult AS og bygger på reelle erfaringstal for tilsvarande byggningstype. (aktiviteten i byggjemarkedet vil vera avgjerande om ein f eit gunstigt tilbod) FDV kostnadar er henta i frå Norsk prisbok. Alternativ Investering Driftostnad per Merknad 1. Alternativ: Husleige 3,5 millionar Dersom Union AS Energi 130.- kr /m2 pr bygger ut «nye» Aksen (til kommunen og kommunen leiger kontora tilbake, kva vil det kosta? 2000m2 0.- kr Renovasjon 20 kr/m2 pr 2. Dersom Union AS byggjer for kommunen og vi kjøper bygget, kva vil det kosta? 3. Dersom kommunen kjøper og bygger ut gamle og nye Aksen, Kva vil det kosta for 3600m2 4. Dersom kommunen kjøper «nye» aksen, river bygget, og bygger opp på nytt i 5 etg med næringsutleige i 1. etg og 10 utleigebustader i 5. etg. Kva vil det kosta? 140 000 000.- 161 000 000.- kr/m2 pr Samanlagt skostnadar: 4 280 000 kroner Samla skostnad per.1000m2: 2 140 000 kroner Finanskostand 1789 kr/m2 kr/m2 pr Energi 130.- kr /m2 pr Renovasjon 20 kr/m2 pr kr/m2 pr Samanlagt skostnad: 8 654 400 kroner Samla skostnad per 1000m2 : 2 404 000 kroner Finanskostand 1536 kr/m2 kr/m2 pr Energi 130.- kr /m2 pr Renovasjon 20 kr/m2 pr kr/m2 pr Her må det inngåast ny leigeavtale minimum 15. NB: det er lite areal og støttar ikkje Husnes som regionsenter. Union AS har sagt i møte 1/11 at dette tilbodet må reknast om på nytt fordi det har gått lang tid. Prisen er usikker! Dette kan ikkje gjennomførast utan utlysing av konkurranse i hht. Lov om offentlige anskaffelser. Det må sjåast på som ein bygge- og anleggskontrakt. Her er det utarbeida ein tilstandsanalyse med kostnader på gjennoppbygging. (Dersom vi overtek leigetakarane kan vi rekna med ei inntekt på ca 1,5 million per. Ny sberekning per 1000m2 er i dette tilfelle ca 1,99 mill.) Her må ein sjå på kva areal som skal nyttast til kommunal drift og kva areal som skal til utleige. Dette vil bli førande kva inntekt som kan nyttast til finansiering av bygget. Kommunen g inn som kommersiell side 3
4555m2 Inntekter utleige1,8 mill kr. Samanlagt skostnad: 7 568 150 kroner Samla skostnad per 1000m2 : 1 661 503 kroner aktør i utleigemarknaden. Dette krev meir parkering. Alternativ Investering Driftostnad per Merknad 5. Kva vil ny tomt og Finanskostand 1610 kr/m2 nytt bygg på Husnes kosta med utgangspunkt i kr/m2 pr romskjema som 122 500 000.- Energi 130.- kr /m2 pr samlar kommunele tenester ca 3500m2? Renovasjon 20 kr/m2 pr kr/m2 pr Samanlagt skostnad: 7 787 500 Samla skostnad per 1000m2 : 2 225 000 kroner Dette er tatt med for å synleggjera prisforskjell. Vi har lagt opp til den dyraste m2 prisen i Norsk prisbok. Likevel ser vi at denne prisen ligg ca 17,5 mill billegare enn alternativ 3. Formannskapsmøtet 12/5 sa: Kvinnherad formannskap bed rådmannen å utan opphald starta eit prosjekt der føremålet er å arbeida vidare med ombygging av Aksen. Det siste alternativet er ikkje eit reelt alternativ, men er tatt med for å synleggjera ulike måtar å synleggjera kostnadar på. Alternativ 1 er eit alternativ som kommunen leiger. Leigetakarane har i møtet 1/11 signalisert ei auke. Prisen er difor usikker, og vil truleg gå opp. Rådmannen vil gjera merksam på at ved dette alternativet vil skostnadane gå opp. Dei andre alternativa vil skostnadane gå ned (fordi vi låner og bygger sjølv). I tillegg vil rådmannen gjera merksam på at ein truleg vil sjå på ein ny leigekontrakt på 15 nye som ein anskaffelse som må ut på anbod. Konklusjon: Rådmannen meinar at beste løysing kan vera å kjøpa både gamle Aksen og nye Aksen. Gamle Aksen blir verande slik den er og kommunen overtek leigetakarane her. Nye Aksen blir riven og delar av 1. etasje gamle Aksen kan brukast til kommunale kontor. Her er det ca 450 m2 til disposisjon. Vi kan spara noko av dei 140 millionane dersom vi berre byggjer om nye Aksen. Då vil kommunen ha ca 2700 m2 til disposisjon. (samanlagt 3100 m2) Samstundes blir kommunen ikkje ein konkurrent til andre private aktørar. Dersom kommunen kjøper begge bygga gjer at vi har høve til å utvida seinare. Gamle Aksen vil om få ha behov for meir omfattande bygningstekniske utskiftingar. N ein berre byggjer 3 etasjar på nye Aksen, vil det bli mindre belastning på parkeringsarealet enn ein bygning på 5 etasjar. (alternativ 4) Økonomisk konsekvens: side 4 Miljømessig konsekvens:
Vedlegg: side 5