Versjon 4.2.4 Dette oppnår du med Oppgavekortet - Effektiv administrasjon av personell og vaktlister. - Delegering av ansvar for bemanning av vakter. - Mulighet for selvbetjent innmelding (vaktønske) «Har du en vaktliste og et personregister i Excel kan dette lett konverteres og systemet er oppe å kjøre på under 30 min!» Mye aktivitet drives på dugnad, mange timer legges ned. Å organisere dugnader er også en stor jobb. Oppgavekortet hjelper deg i arbeidet.
Prinsipper oppsett av vaktlister Ulike prinsipper benyttes for oppsett av vaktlister noen vanlige: Forslag Den som administrerer vaktlister og ressurser setter opp et forslag på bemanning. Disse sendes ut på «høring» og det utføres korrigering for dem som ikke kan stille. Innmelding Administrator publiserer melding om at liste er åpen for innmelding. Personer logger seg inn på sin egen konto og setter seg opp på vakt etter eget ønske. Delegering Arrangementet splittes opp i ansvarsområder med lagledere / departementsleder. Administrator delegerer ansvar for bemanning av vakter til re respektive lederne. I praksis benyttes ofte en kombinasjon av alle prinsippene for å bemanne opp vaktlister i et større arrangement. Oppgavekortet kan benyttes uansett prinsipp. Systemet består av 3 moduler Alle moduler er inkludert i standardløsningen 1-Administrator (Administrasjon av dataregister) 2-Lagleder 3-MinSide Personell (import, eksport, korrigeringer) Oppgave/ vaktliste (import, eksport, korrigeringer) Tildele brukerpålogging for lagledere Oppslag mot vaktlister og personregister Status bemanning av vaktlister Kan utføre delegering av personell mot oppgaver Formidling av info på SMS Generere formaterte vaktlister (PDF) Melde seg inn på vakt (om vaktliste(r) satt opp for innmelding) Oversikt vakter/oppgaver man skal gjennomføre.
Administrator! Legge inn oppgavelister og personellbehov.! Publisering av oppgavelister mot laglederfunksjon! Publisering av oppgavelister mot «Min side»! Fortløpende oversikt / status bemanning! Import og eksport av data. Oppgavekort et! Innmelding på ønsket oppgave! Oversikt tildelte oppgaver! Status og oversikt bemanning! Tildele oppgaver! SMS meldingsfunksjon! Generering av vaktlister Min side Lagleder
Bruk av løsningen Alle 3 modulene «Administrator» «Lagleder» og «Min side» kan kjøres i de fleste nettlesere for PC og MAC. Modulene for «Lagleder» og Min side» er tilpasset touchgrensesnitt for smarttelefoner og nettbrett. Disse modulene er designet for å kunne kjøre på lav båndbredde, noe som kan forekomme ved mobil -data. De fleste lag og organisasjoner som benytter oppgavekortet har en portalløsning fra før. Moderne løsninger gjør det enket å integrere modulen «Min side» gjennom eksisterende portal. Personell slipper da å forholde seg til flere løsninger en den offisielle portalen. Typisk «Steg for steg» gjennomføring 1. Kvalitetssikring av vaktoppsett for arrangementet 2. Ta stilling til hvilke oppgaver/vakter som skal publiseres ut for selvbetjent innmelding 3. Publisere info (eks. masse-utsending av SMS) at selvbetjent innmelding på vakter åpnes 4. Selvbetjent innmelding stenges. 5. Restfordeling av vakter der behov ikke er inndekt. 6. Publisering av vaktlister.
Tema og øving ved opplæring av superbruker Administratormodul: Legge inn personell som skal kunne benyttes og tildeling av gruppekoder o Lag og organisasjoner tar ofte utgangspunkt i medlemsregisteret. o Det kan være arrangement der man på forhånd skal melde seg inn som frivillig først. " Funksjonalitet for registrering av nye brukere kan da benyttes. Legge inn vaktlister, sette opp bemanningsbehov Publisere vaktliste slik at den er tilgjengelig for lagleder Publisere vaktliste slik at den er tilgjengelig gjennom «min side» Deaktivere enkeltvakter fra publisering mot «min side» Effektivt søk flere muligheter Oppdatering av register, bruk av masseredigeringsmodus. Eksport / Import av data Tildele rettigheter til lagleder Lagledermodul: Søk i personellregister. Status bemanning på oppgaver Tildeling av oppgaver Sende melding (SMS) Generer vaktlister (.pdf) Min side: Oversikt over egne vakter Melde seg inn på vakter etter eget ønske. Endre ønske om vakt