rundskriv nr. 05/08 Frå: Utdanningsavdelinga Til: Dei vidaregåande skolane Vestborg vgs Akademiet vgs Molde Akademiet vgs Ålesund Dato: Ref: 15.01.2008 MR 1078/2008/ Innhenting av karakterar frå 1. termin skoleåret 2007-2008 frå dei vidaregåande skolane i fylket Det er klart for innhenting av karakterar frå 1. termin for skoleåret 2007-2008. SISTE FRIST: onsdag 23. januar 2008 Meld frå til anita.waatvik@mrfylke.no om de er ferdige før. Skriv 1. termin og skolenamn i emnefeltet. Før karakterane blir lasta over i VIGO inntak, skal skolane kvalitetssikre sine data etter retningslinjer som er utarbeid for IST Extens. Sjølv om 1. termin karakterane ikkje vert teljande for elevane ved inntaket til skoleåret 2008-2009, så er dei naudsynte for arbeidet vårt med å klargjere for inntak og for prøveinntak. Før hovudinntaket til vidaregåande opplæring har vi svært korte tidsfristar, og er difor avhengig av at skolane har lagt inn alle data rett. Arbeidet med å legge inn karakterane til 1. termin, kan såleis vere ein viktig test for dei som skal gjere det. Det er derfor viktig at denne informasjonen når alle på din skole som sit med karakterarbeidet, og at alle tek dette arbeidet alvorleg sjølv om det berre er 1. termin. Før skolane melder frå til utdanningsavdelinga om at data er klare for eksport, så skal data vere kontrollert og eventuelle feil vere retta opp. Skolane må nytte seg av hjelpedokumentet i Extens: Dette finn ein under Hjelp-Hjelpedokument - Elevadministrasjon - Flikene i elevregisteret Vitnemålsfliken. Vi har laga nokre spørjingar som fangar opp nokre av dei viktigaste felta som må vere rett utfylt før eksport av karakterar. Dersom skolane gjer desse spørjingane og retter opp eventuelle feil før vi importerer data til inntakssystemet, så slepp de å få unødvendige tilbakemeldingar om ting som må rettast opp. Utdanningsavdelinga slepp
ekstraarbeid med ny innlasting og forseinkingar i arbeidet som oppstår som følgje av feilrettingar på skolane.
Elevar som har slutta FØR 1. oktober: Elevar som har slutta må ut av basisgruppa/kurset/programområdet. Legg N til Vigo på eleven, slik at han ikkje kjem over til Vigo. Desse elevane SKAL vere meldt inn i Ajourhaldet, med avbruddsdato. Elevar som har slutta ETTER 1. oktober: Desse elevane skal ligge på hovedenheten i ei slutt-basisgruppe = 0708SLUTT til skoleåret er omme, og dei skal ligge med J til Vigo og avbruddsdato (registrer avbrot i Endretfliken). Dette betyr at desse elevane blir med i eksporten etter skoleslutt saman med dei andre elevane, og gjer statistikkdata fullverdige. Det blir då viktig at desse elevane får ein avbruddsdato i feltet avbruddsdato (finns i elevregisteret i listeform), at dei får fullførtkode S for det aktuelle året og at de får elevstatus sluttet på inntaksfliken. Sjekk at denne basisgruppa ligg med J til Vigo. Det er viktig at desse elevane blir rapportert rett, slik at dei blir med i statistikkar om avbrot etter 1. oktober. Fylka har forskjellig dato for forbruk av rett, men 1. oktober er ein felles telledato. NB: Elevar med ungdomsrett i Møre og Romsdal som sluttar etter 1. november bruker eit år av opplæringsretten. Sjekk desse felta (Inntaksflik - Endretflik og i listeform): Startet utdanningen - Legg inn dato manuelt for elevar som ikkje kjem inn med Vigo (unntak vaksne elevar). Sjekk at det ikkje finst data i dette feltet for elevar som er tatt inn via Vigo. Tøm i så fall feltet. (Det kan ligge gamle data her.) Sluttdato i skole - Feltet skal ikkje nyttast! For elevar som sluttar; bruk Avbruddsdato i listeform eller i Endretfliken. Det presiserast at feltet Startdato i skole skal være tomt for alle elever som er tatt inn via Vigo inntak, og berre fyllast ut for elevar som registrerast direkte på skolen. Ved import frå Vigo fylles ikkje feltet ut, men det kan være data i feltet frå ei tidligare registrering. Dette fordi feltet er koplet til person, ikkje elev, og vil henge med om ein elev som registrerast manuelt finnes i basen med ei tidligare registrering med startdato i skole på. Dette vil seinare bli endra i Extens, slik at feltet tømmast når ein elev leggast inn som ny. Rydd opp slik: Skolane må ta elevregisteret i listeform og gjere utval på (Utfylt) i feltet Startdato i skole. Dersom dato som vises er frå eit anna skoleår; marker og tøm feltet, slik at datoen ikkje blir overført til Vigo. Programområde over 2 år om ikkje eigen utdanningskode for 1. og 2. år 1. år: Legg inn alle fag. Legg inn karakterar i dei faga eleven får karakter i for dette året. Legg D (deltatt) på dei faga eleven ikkje får karakter i inneverande skoleår.
2. år: Legg inn alle fag. Legg inn karakterar i dei faga eleven får karakter i for dette året. Karakteren på dei faga eleven tok året før, vil bli henta inn i Vigo ( beste karakter ). Elevar med periodiserte fag i same skoleår Legg D på dei faga som blir tatt i 2. termin. Elevar frå andre fylke som er tatt inn av skolen etter skolestart Dersom skolen legg inn karakterar for tidlegare år for slike elevar, må de opprette eit kort per skoleår og legge det på sluttskolen. Sjekk med utdanningsavdelinga om eleven har sendt same informasjon til oss. Viss ikkje, må vi få tilsendt kopi av kompetansebevis. Om 1. terminkarakterane er frå anna fylke, kan de ta kontakt med oss. Vi vil då sjekke desse mot Vigo sentralbase.
INNTAKSKODE må ikkje endrast Elevar som er overført frå Vigo til skolen må ha same inntakskode (kurskode /programområde) gjennom heile skoleåret. Elles vil vi få feilmelding ved import av karakterar til Vigo. Dersom ein elev skifter kurs/programområde i skoleåret, SKAL det gis beskjed til utdanningsavdelinga, slik at Vigo blir oppdatert. Sjå Hjelpedokumentet i Extens om elev som slutter/flytter. Elevar i same basisgruppe frå forskjellige programområde Dersom skolen gir felles undervisning til elevar frå to (eller fleire) utdanningsprogram/ programområde, - MÅ de syte for at faga er knytt til rett utdanning. Elevane vil elles bli importert til Vigo med to (eller fleire) kurslinjer. Elev som tar fag på fleire skolar Dersom ein elev går på ein skole og samstundes tar fag på ein annan skole, skal faget vere registret på begge skolane (for utskriving av dokumentasjon på hovudskolen). På hovudskolen må det ligge N til Vigo på faget. Den skolen som skal rapportere inn faget til Vigo må sjekke at det ligg J til Vigo på faget og eleven. Eleven skal vere registrert på begge skolane med faget, men det er viktig at berre ein av skolane rapporterer inn til Vigo. Sjekk Fylkes- og Kommunekode Sjekk fliken Koder i Elevregisteret. Kommune skal vere utfylt. De finn rett kommunenummer under Organisasjon Fylker og kommuner. NB: Nytt kommunenr for Kristiansund (og tidl. Frei) kommune er 1505. Koden ligg i Extens. Utanlandske studentar i Norge Desse skal ligge med Status: Utenl.utv.elev. i NO og J til Vigo på alle fag. SJEKK AV KARAKTERAR I EXTENS FØR INNLASTING TIL VIGO NB! Pass på at det berre er etter ikke at det skal være ordmellomrom Det skal ligge * på alle andre verdiar enn dei du søker etter. Søk etter ein verdi om gangen. Sjekk Basisgrupper og elevar E-post sendt til alle IST-ansvarlege vgs den 18.09.2007: De kan allereie no flytte basisgruppa SA-07 "Slutta i ajourhaldsperioden" til Sluttskolen. I denne basisgruppa skal alle som slutta pr 31. august ligge. Desse vart overført elektronisk til Vigo. Vi ber om at de oppretter ei basisgruppe for dei som sluttar i september: SLUTT-07 og ei basisgruppe for dei som sluttar frå 1. oktober og resten av skoleåret: 0708SLUTT 1. oktober kan de overføre basisgruppa SLUTT-07 til Sluttskolen Elevane i denne basisgruppa SKAL vere meldt inn manuelt til Utdanningsavdelinga. Bruk skjema for Avbrot i Extens. Sjå hjelpefila i Extens: "Elevar som skal slutte overføres til sluttskole - ved hjelp av funksjonen slutter/flytter. Hent fram aktuell elev i elevregisteret. Velg Høyre musetast Funksjoner Slutter/flytter."
Elevar som sluttar frå 1. oktober og resten av skoleåret, skal ligge på hovedenheten i basisgruppa 0708SLUTT.
Sjekk at dette er ordna på din skole Rett slutt-basisgruppe : Register Basisgrupper Listeform. F11 Feltvalg. Hent fram lagret feltvalg *KONTROLL BASISGRUPPER, og klikk OK F9 Utvalg/sort. Lagret feltvalg *HENTE BASISGRUPPER Skriv inn koden for hovedenheten i feltet Enhet. Listeform. Finn du fleire sluttbasisgrupper haker du av for disse (rød hake vises). Høgreklikk Gå til Elevregister Venstreklikk Du får no opp elevane i sluttbasisgruppa (eller gruppene) i listeform. Ta fram feltet Avbruddsdato. Sorter lista slik: Klikk F4-Søk og Velg felt. Hent fram Avbruddsdato. Legg * i dette feltet og klikk OK. Sjekk at elevar som har slutta etter 1. oktober ligg med J i feltet Til Vigo. Samle dei evt. i same basisgruppe (0708SLUTT). Alle som har slutta før 1. oktober skal ligge i anten SA-07 eller SLUTT-07, og begge desse basisgruppene skal no ligge på Sluttskolen. Viss ikkje, må dei flyttast dit no. Basisgrupper med 0 elevar skal ikkje ha J i feltet Til Vigo. Sjekk om dei kan slettast. Tips: Skriv gjerne ut basisgruppeoversikten i listeform og sjekk at det er rett tal på elevar i dei forskjellige basisgruppene. Sjekk og at elevane ligg med J til Vigo. Sjekk Vurderingsfeltet mot karakterar: Ingen skal ligge med B i vurdering og ha karakterane 0, 1 eller IV. Kontroll av Elevar Register Elever Listeform F11-Feltvalg Lagret feltvalg UTDANNINGSAVDELINGA/INNTAK OK F9-Utvalg/sort Lagret utvalg SØK ELEV_INNTAK Legg inn Enhet (med STORE bokstavar) før OK Sjekk eit felt om gongen: FELT VERDI MERKNAD Enhet ATL (dette er eit eksempel) Ligg fast når du sjekkar andre felt Bevistype (tom) Viktig ikke KB,ikke VM,ikke Desse i siste linje kan sjekkast i ein T* omgang (søker da etter alt anna enn Årstrinn (tom) 4,5 Vurdering (tom) ikke B,ikke I,ikke A,ikke M kompetansebevis, vitnemål og TF) Viktig Det skal ikkje ligge elevar på Årstrinn 4 eller 5, dersom skolen ikkje har TF. Viktig
Sjekk i ein omgang Utdanning og Årstrinn: FELT VERDI MERKNAD Utdanning?????1?????????2?????????? Vg1 Vg2 VKII Årstrinn Ikke 1 Ikke 2 Ikke 3 Vg1 Vg2 VKII NB: Du må kople rett utdanning (?????1????) til rett årstrinn (Ikke 1).
FELT VERDI MERKNAD Utdanning?????1?????????2???? Vg1 Vg2 Bevistype Ikke KB Alt anna er feil Kontroll av Fag Verktøy Elev Serieendre tildelte aktiviteter F11-Feltvalg Lagret feltvalg UTD/INNTAK_Kontroll før VIGO OK F9-utvalg/sort Utd.avd/INNTAK-Karaktersjekk Sjekk at sortering er Basisgruppe, Utdanning, Sorteringsnavn, Fag, og klikk OK FELT VERDI MERKNAD Enhet ATL (f.eks) Denne ligg fast til du er ferdig å sjekke Periode 07* Denne ligg fast til du er ferdig å sjekke Henvisning Ikke IV Når denne ligg inne vert det berre sjekka dei faga som blir eksportert. Akt.type (tom) T1 T1 kan ligge fast, dersom det ikkje er Akt.type du skal sjekke Sjekk: FELT VERDI MERKNAD Akt.årstrinn (tom) 4,5 4 eller 5 skal berre ligge på TF fag Sjekk i ein omgang: FELT VERDI MERKNAD Utdanning?????1?????????2?????????? Vg1 Vg2 VKII Akt.årstrinn IKKE 1 IKKE 2 IKKE 3,IKKE 4,IKKE 5 Vg1 Vg2 VKII NB: Du må kople rett Utdanning (?????1????) til rett Akt.årstrinn (Ikke 1). Dette gjer vi for å sjekke at ein elev på Vg1 ikkje les fag på eit høgare nivå. Finn du avvik: F7-Marker alle og F10-Hurtiginntast (dersom alle skal endrast likt). Legg inn rett verdi. Sjekk Vurdering mot Karakterar: FELT VERDI MERKNAD Vurdering B NB: Du vil ikkje sjå vurderingsfeltet i rapporten din. Innskr.karakterer 1,IV Det er ingen som skal ligge inne med B i vurdering og ha karakterane 1 eller IV
NYTT frå skoleåret 2006-2007: Karakteren 0 (null) skal ikkje vere i bruk lenger. Standardfelt som må være utfylt for å kunne ta imot data i inntakssystemet: Alle aktivitetar må ha utfylt Tildato. Dette for at vi skal få riktig skoleår registrert i VIGO. Felta med fråver (dag og timar) og ordenskarakter skal vere utfylt. Feltet aktivitetstype må vere T1 (Termin 1). Feltet type dokumentasjon må vere utfylt. Lovlege verdiar er: KB VM Kompetansebevis Vitnemål Innrapporteringa her er berre for Termin 1 inneverande skoleår. Karakterane som skal førast over til inntak skal vere knytt til aktivitetstype i periode 071 (gjeldande periode). Vurdering rett antall teikn Det presiserast at feltet Vurdering på vitnemålsfliken skal fylles ut med eit antall teikn i samsvar med årstrinn eleven er registrert på. NB: Ved eksport frå Extens til Vigo vil blankt felt eksporterast som I, ikkje som tidligare - som B. Feltet vurdering: Kode VIGO Kompetansebevis B Fullført og bestått Fullført I Fullført, ikkje bestått i eitt eller Fullført fleire fag (0,1) eller manglar eitt eller fleire fag A Fullført med anna vurdering Fullført, eks. IOP M Vert rekna som I i Vigo F. eks. ved stort fråvær S Slutta/avbrott i løpet av skoleåret Feltet vurdering har plass til 3 teikn, teikn må bli sett i rett posisjon i forhold til eleven sitt årstrinn. Tomt felt blir tolka som I; ikkje bestått i eit eller fleire fag Elevar på Vg1 skal ha eitt teikn i feltet. Elevar på Vg2 skal ha to teikn i feltet. Kodane skal vise kompetansen eleven har oppnådd ved avslutning av dette skoleåret. Det betyr at ein elev som har I på Vg1, også skal ha I på Vg2, altså II. Så sant eleven ikkje har teke opp att faget, og såleis har bestått Vg1. Elevar på VKII skal ha tre teikn i feltet. Også her skal kompetansen eleven har oppnådd ved avslutning av dette skoleåret, beskrivast ved hjelp av vurderingskodane. Karakterar: I karakterfelta må det berre vere gyldige karakterar. Verdien I for ikkje grunnlag for vurdering, blir ikkje godteken. Rett markering skal vere IV. Heller ikkje karakteren (strek) blir godkjent. Oversikt over lovlege fagkarakterar: Karakter Kommentar
1-7 (7 er lovleg karakter i Vigo) IV D ID B IB F Ikkje grunnlag for vurdering. IV skal nyttast der det skulle vore talkarakter i faget, men der det ikkje er grunnlag for å gi eleven karakter grunna stort fråver eller liknande. Delteke Ikkje delteke (skal ikkje erstatte IV.) Bestått Ikkje bestått Friteken for NB! Eleven skal ha talkarakter i fag han/ho er friteken frå på grunnlag av tidlegare fullført fag. Skolen må til standpunkt sende desse inn på papir til oss, slik at vi får lagt dei inn manuelt. Godkjente Ordenskarakterar: G God, NG - Nokså god, LG - Lite god Vedkomande korrekt registrering av Orden/Atferd: Merk at elevar i Kunnskapsløftet må ha faga ATF1 og ORD1, Elevar i R94 skal ha ORDEN3 Tidsfrist for tilbakemelding om at karakterdata er klargjort for overføring til VIGO Så snart karakterdata frå skolen er kvalitetssikra i forhold til overføring til VIGO, skal de gje melding på e-post til denne adressa: anita.waatvik@mrfylke.no Skriv 1. termin og skolenamn i emnefeltet. Skolane får frist på seg til onsdag 23. januar 2008 med å klargjere 1. termindata for eksport. NB: Dette brevet er berre utsendt som vedlegg til e-post til dei vidaregåande skolane. De vil og finne det under Rundskriv på www.mrfylke.no/intrautdanning Med helsing Per Hoem fylkesutdanningsdirektør Anita K. Waatvik rådgivar Gjenpart:
Fylkesdirektøren Fylkesordføraren Lærarorganisasjonane Utdanningsutvalet Yrkesopplæringsnemnda