BRUKERDOKUMENTASJON PA OPPRETTELSE AV PROSJEKT BIDRAG ANNET-SKJEMA Revidert 21.06.12 RN
Bruksområde: Innhold: Kunder: Alle bidragsprosjekter, med unntak av prosjekter hvor NFR eller EU er kontraktspartnere. For eksempel prosjekter finansiert av: Stiftelser, eks: Bergens Universitetsfond og Meltzer-fondet. Organisasjoner, eks: Diabetesforbundet, Kreftforeningen etc. Statlige etater, eks: NAV Næringliv/privat, eks: StatoilHydro. 1 kunde, default: Universitetet i Bergen (intern kunde) Ekstern(e) kunde(r) legges til via Faktureringskonti Aktiviteter: 2 toppaktiviteter, default: 1 Gis nytt navn når ekstern(e) kunde(r) er opprettet. 2 UiB Flere toppaktiviteter, samt underaktiviteter, legges til via Økonomi>Aktiviteter Dersom man fører på en toppaktivitet, kan man ikke på et senere tidspunkt opprette underaktiviteter Overhead: Ekstern(e) kunde(r): Kostnader Personressurser, default: 40 %. Driftstransaksjoner, default: 0 % Inntekter Personressurser: Velges ved opprettelse av prosjektet. Driftstransaksjoner, default: 0 %. UiB: Kostnader Personressurser: 40 % default Driftstransaksjoner: 0 % default Inntekter Personressurser: 40 % default Driftstransaksjoner: 0 % default Side 2
INNHOLDSLISTE SJEKKLISTE... s. 4 OPPRETTING AV PROSJEKTER 1. Opprette prosjekt... s. 5 2. Opprette faktureringskonti... s. 9 3. Aktiviteter...s. 13 3.1 Endre aktivitetsnavn...s. 13 3.2 Opprette ny toppaktivitet... s.16 3.3 Opprette underaktiviteter...s. 18 3.4 Endre overhead på aktivitetsnivå...s. 20 3.4 Slette aktiviteter...s. 21 4. Opprette avtale(r)...s. 22 5. Legge til gammelt prosjektnummer...s. 24 BUDSJETTER 1. Registrering av budsjetter...s. 27 1.1 Opprette planversjon...s. 27 1.2 Se på / bearbeide budsjettversjon...s. 39 1.3 Korrigere ører på budsjettet...s. 40 1.4 Sende budsjettversjon. s. 41 VEDLEGG Legge til vedlegg på prosjektet...s. 44 HUSKELISTE / PROBLEM Legge inn huskeliste på prosjektet...s. 48 TEAMMEDLEMMER Legge til flere teammedlemmer på prosjektet...s. 52 Side 3
Sjekkliste Før du kan fakturere / belaste et prosjekt må du ha gjort følgende: 1. Økonomikonsulent Fylt ut skjema Klassifisering av Bidrags- / Oppdragsprosjekter Opprettet prosjekt (har da fått generert et 80xxxx-prosjektnummer) Lagt til faktureringskonti Opprettet topp- og underaktiviteter I kunde- og avtalebildet; knyttet kunde til toppaktivitet, lagt inn finansieringskilde, avtalereferanse, avtalebeløp og valuta Laget budsjett og sendt til kontorsjef for godkjenning 2. Kontorsjef Godkjent prosjekt og basisbudsjettert Side 4
Oppretting av prosjekter Ansvarsområde: Naviger: Skjermbilde: Utføres av: Nøkkelhendelse: Økonomikonsulent UiB Opprett prosjekter Opprett prosjekter Økonomikonsulent UiB Opprette prosjekt og registrere kunde- og avtaleopplysninger, opprette faktureringskonti og aktiviteter, samt legge til gammelt prosjektnummer. 1) Opprette prosjekt Naviger: PA Økonomikonsulent > Opprett prosjekt Side 5
Du kommer inn i neste bilde hvor du kan velge skjema ut fra prosjekttype: Velg skjema M. Bidrag Annet og klikk på: Fortsett. Side 6
Du får nå opp dette bildet: FØLGENDE MÅ FYLLES UT: Prosjektnavn: Prosjekttittel: Prosjektleder: Kort versjon av prosjektets navn, kan endres senere. Lang versjon av prosjektets navn, kan endres senere. Prosjektlederen er den som har fått forskningsstøtten, og vil på litt sikt få tilgang til å bruke PA-modulen som et styringsverktøy Økonomikonsulent: Den som har ansvar for opprettelse av prosjektet, innlegging av kunde- og avtaleinformasjon, samt utarbeidelse av budsjett som sendes til Kontorsjefen for godkjenning. Videre oppfølging av prosjektet i forhold til rapportering osv. Kontorsjef: Skal ha et eieransvar til prosjektet og skal etter at Økonomikonsulenten har laget budsjettutkast og sendt dette, godkjenne prosjektet og deretter gå gjennom budsjettet, godkjenne det, og basisbudsjettere. Side 7
Faktureringsansvarlig: Den som står oppført som instituttets kontaktperson på fakturablankett. Som regel økonomikonsulent. NB! Det er viktig at alle personene som legges inn i prosjektet i skjemaet, har både ansettelses- og rolledatoer i perioden hvor prosjektet påløper. Har man ikke det vil man få feilmelding. Stedkode: Startdato: Sluttdato: Instituttet som eier prosjektet. For prosjektet. For prosjektet. Overhead inntekt i %: Legg inn overheadsats i henhold til avtale med bidragsyter. Konfidensialitet: Kommersialiseringspotensiale: I hvilken grad informasjon om dette prosjektet kan publiseres på UiBs eksternweb. (Info. brukes pr d.d. ikke). I hvilken grad prosjektet kan kommersialiseres ved ferdigstillelse. (Info. brukes pr d.d. ikke). Velg: Fortsett, og du får opp dette bildet: Side 8
Dette er prosjektets hjemmeside. Her ser vi blant annet at: Prosjektet har fått prosjektnummer 802187. Dette genereres automatisk fortløpende, har 6 sifre og begynner med 80xxxx. Prosjektet har status Ikke godkjent 2) Opprette faktureringskonti Naviger: Prosjekt > Oppsett > Faktureringskonti Du kommer inn i neste bilde, og her ser du at UiB er den eneste faktureringskontoen som er opprettet. Side 9
Velg Legg til faktureringskonto for å legge inn ny kunde Side 10
Du får nå opp dette bildet: Her fyller du ut: Kundenavn: Forbindelse: Kundenr: Shippingkunde: Fakturanr: Velg kunde. Verdiliste kan hentes opp ved å klikke på lommelykt-symbolet. NB! Dersom den kunden du skal bruke ikke ligger inne i systemet må du ta kontakt med Regnskapskontoret (via Issue Tracker) for å opprette kunden før du kan gå videre. Settes til defaultverdi: Primær. Kommer automatisk opp basert på valgt kundenavn. Kommer automatisk opp basert på valgt kundenavn. Kommer automatisk opp basert på valgt kundenavn. Faktureringsadresse: Må fylles ut, velges ved å taste % etterfulgt av tab. NB! Pass på at du velger en gyldig adresse for kunder med flere faktureringsadresser - er du usikker, ta kontakt med Kundemodul på Regnskapskontoret (via Issue Tracker). Forsendelsesadresse: Må fylles ut, velges ved å taste % etterfulgt av tab. Side 11
Velg: Fortsett, og du får opp dette bildet: Pass på at du velger en gyldig adresse for kunder med flere forsendelsesadresser. Er du usikker, ta kontakt med Kundemodul på Regnskapskontoret (via Issue Tracker). Dersom avtale er i utenlandsk valuta, og det skal faktureres i utenlandsk valuta, legg inn ønsket valuta i feltet: Valutakode. NB! Det er kun dette feltet som skal endres ved endring av valuta. Avslutt og lagre ved å klikke på: Bruk. Gjenta prosessen over for å legge inn flere kunder Side 12
3) Aktiviteter 3.1 Endre aktivitetsnavn I skjemaet ligger to aktivitet default Aktivitet 1 og 2 UiB. Endre navn på Aktivitet 1 slik at denne kan knyttes til en av de opprettede kundene under faktureringskonti. Naviger: Økonomi > Aktiviteter Velg: Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start. Klikk på + tegnet under Rammenivå. Her ser du de to aktivitetene som ligger inne i skjemaet. Side 13
Skift navn på toppaktivitet; hak av aktivitet 1 og klikk på Oppdater-blyant til høyre. Side 14
Du får nå opp dette bildet: Her kan du endre aktivitetsnummer og -navn. Aktivitetsnr: Skal begynne med nr og kan ha maks 25 tegn. Eks: 1Unifob, 1Meltzer. Gi aktiviteten et hensiktsmessig nummer ift. kundenavn! Aktivitetsnavn: Skal begynne med nr og kan ha maks 20 tegn. Eks: 1Unifob, 1 Meltzer. Vi anbefaler at aktivitetsnavnet er identisk med aktivitetsnummeret Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Side 15
3.2 Opprette ny toppaktivitet Dersom du under faktureringskonti la til mer enn èn kunde er det nødvendig å opprette ny toppaktivitet (totalt sett må det være like mange toppaktiviteter som antall bidragsytere på prosjektet). I skjemaet ligger som nevnt tidligere to aktiviteter allerede inne (aktivitet 1 og 2 UiB), men flere kan legges til manuelt. Velg: Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start (se s. 13). Klikk på + tegnet under Rammenivå. For å opprette nye toppaktiviteter, hak av en av toppaktivitetene (vilkårlig) og velg: Opprett aktiviteter. Side 16
Du får nå opp dette bildet: Sett rammenivå til 0 for å opprette en toppaktivitet (rammenivået sier noe om den hierarkiske strukturen på aktivitetene nivå 0 betyr at du oppretter en aktivitet som er på samme nivå som den aktiviteten du huket av). FYLL UT: Aktivitetsnr: Skal begynne med nummer og kan ha maks 25 tegn. Eks: 3Unifob, 3BGUniFond Gi aktiviteten et hensiktsmessig nummer ift. kundenavn! Aktivitetsnavn: Skal begynne med nummer og kan ha maks 20 tegn. Eks: 3Unifob, 3BGUniFond Vi anbefaler at aktivitetsnavnet er identisk med aktivitetsnummeret Transaksjon start: Transaksjon slutt: Aktivitetsleder: Fylles ut om ulikt prosjektets startdato. (Fylles kun ut dersom dato avviker fra prosjektets transaksjonsdato) Fylles ut om ulikt prosjektets startdato. (Fylles kun ut dersom dato avviker fra prosjektets transaksjonsdato) Fylles ikke ut. Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Side 17
3.3 Opprette underaktiviteter Velg: Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start (se s. 13). Klikk på + tegnet under Rammenivå. Hak av ønsket aktivitet og velg: Opprett aktivitet. Side 18
Du får nå opp dette bildet: Midt i bildet ser du hvilken toppaktivitet du er i ferd med å opprette underaktiviteter på. Sett rammenivå til1 (dette nummeret gjenspeiler kun den hierarkiske oppbyggingen av aktivitetene, og er ikke knyttet til en bestemt aktivitet). FYLL UT: Aktivitetsnr: Skal begynne med nummer og kan ha maks 25 tegn. Eks: 1.1MeltzerDrift, 1.2MIsaksen Aktivitetsnavn: Skal begynne med nummer og kan ha maks 20 tegn. Eks: 1.1MeltzerDrift, 1.2MIsaksen Vi anbefaler at aktivitetsnavnet er identisk med aktivitetsnummeret Transaksjon start: Transaksjon slutt: Aktivitetsleder: Fylles bare ut dersom ulikt prosjektets startdato. Fylles bare ut dersom ulikt prosjektets startdato. Fylles ikke ut. Side 19
Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Du får da opp en oversikt over alle aktiviteter som er opprettet, samt hvordan de hierarkisk fordeler seg (klikk på + tegnet foran rammenivået). NB! Du kan alltid endre navn på en aktivitet, men skal du endre aktivitetsnummer så må det gjøres før det er ført noen kostnader/inntekter på den. For å opprette under-under-aktiviteter, følg samme prosedyre som for å opprette underaktiviteter, men sett rammenivå til 2. Tips! Ønskes underaktiviteter opprettet i en spesiell rekkefølge; hak av underaktivitet som skal ligge foran den du nå skal opprette, og opprett en aktivitet på samme nivå 3.4 Endre overhead på aktivitetsnivå Dersom man på enkelte aktiviteter ønsker en annen overhead enn hva som ble valgt ved prosjektopprettelse, velg Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start (se side 13). Marker ønsket aktivitet, og klikk på blyant i Oppdater-kolonnen. Du kommer da til følgende skjermbilde: Side 20
Legg inn ønsket overhead i kolonnen Overhead Inntekt. NB: Dersom overhead ikke velges manuelt på aktivitetsnivå, vil man få samme overhead som ble valgt ved prosjektopprettelse. Trykk deretter Bruk : 3.5 Slette aktiviteter Velg: Oppdater nedbrytingsstruktur for Økonomi og Start (se s. 13). Klikk på + tegnet under Rammenummer. Side 21
Hak av den aktiviteten du ønsker å slette, og velg Slett. NB! Du kan bare slette en aktivitet så lenge det ikke er ført noen kostnader/inntekter på den. 4) Opprette avtale(r) Naviger: Prosjekt > Oppsett > Kunde og avtaleopplysninger Side 22
Du får nå opp det neste bildet: Side 23
HER LEGGER DU INN AVTALEN(E). KLIKK PÅ LEGG TIL NY RAD OG FYLL UT FØLGENDE: Toppaktivitet: Kunde: Finansieringskilde: Velg ønsket toppaktivitet fra plukkliste. Knytt toppaktivitet til riktig kunde fra plukkliste Her oppgir du hvordan prosjektet er finansiert. Finn ønsket finansieringskilde fra rullegardinmeny. - NB! Det er viktig at korrekt finansieringskilde velges. Ved tvil, kontakt Økonomiavdelingen via issue tracker. - NB! UiB skal ha samme finansieringskilde som hovedfinansiør! Kontraktsreferanse: Denne må være unik for hver kunde og ha max 60 tegn. Eksternkunde: bør inneholde Avtalereferansenr/PAprosjektnr UiB: skal inneholde Stedskode/PA-prosjektnr Avtalebeløp: Avtalevaluta: Legg inn avtalens beløp. Avtaler i utenlandsk valuta legges inn i avtalevaluta. Klikk på + tegnet foran Vis i kolonnen Detaljer. Dersom avtale er i utenlandsk valuta, legg inn ønsket valuta her (default valuta er NOK). Når alle avtaler er lagt inn lagres foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. NB! Når man først har klikket bruk og lagret en avtale, kan kun feltet beløp endres! Øvrige felt må korrigeres av BOA-gruppen / Økonomiavdelingen dersom feil. Selv om det tilsynlatende ser ut til at alle felt kan korrigeres i PA web, vil ikke bakenforliggende system oppdateres. Tilsvarende kan avtalen heller ikke slettes. 5) Legge til gammelt prosjektnummer Naviger: Prosjekt > Oppsett > Tilleggsopplysninger Side 24
Du får nå opp neste bilde: Side 25
Under Andre opplysninger legger du inn: Gammelt prosjektnummer (eventuelt flere numre. Maks antall tegn = 30). Det gamle prosjektnummeret vil vises i rapporter. Avslutt og lagre foretatte endringer ved å klikke på: Bruk. Side 26
Budsjetter Ansvarsområde: Naviger: Skjermbilde: Utføres av: Nøkkelhendelse: Økonomikonsulent UiB Budsjetter Budsjetter Økonomikonsulent UiB Registrere budsjetter, samt spørre opp tidligere versjoner av budsjetter. 1) Registrering av budsjetter 1.1 Opprette planversjon Naviger: Økonomi > Budsjetter og Prognoser Side 27
Hak av for: Budsjett og klikk på Opprett planversjon Side 28
Sjekk at: Liste over planleggingsressurser = UiB-budsjettering Tidsfase = PA-periode eller HB-periode (betyr at budsjettet blir generert automatisk på prosjektets levetid og fordelt likt pr antall måneder og at budsjettallene kommer med på Discovererrapporter). Dersom Tidsfase = Ingen så kommer budsjettet opp som en samlet sum og ikke fordelt på perioder. Budsjettet kommer ikke med på Discovererrapporter. Fyll ut: Navn: Her skriver du inn ønsket navn på budsjettversjonen, Eks: Budsjett per 01.01.2012 Budsjettkalkulering: Her kan man velge om man skal ha automatisk budsjettkalkulering på eller av. Dersom feltet står åpent er kalkuleringen på. Side 29
Velg: Rediger budsjett fra plukkliste øverst til høyre i skjermbildet, og Start. Du får da opp dette bildet: I dette skjermbildet legger du inn budsjettet ditt. Tips: klikk på + tegnet foran Summer for budsjett for å se totale kostnader og inntekter etter hvert som du legger til nye budsjettrader. Klikk på: Legg til ny rad (bildet vil da se ut som vist neste side) NB: Budsjettet registreres i sin helhet i NOK (for alle kundene). NOK-beløp for avtale i utenlandsk valuta fås ved henvendelse til RK Prosjektgruppe. Det er også mulig å få hjelp til å korrigere kurs på avtalen til forventet kurs. Side 30
Budsjettering på personressurser Fyll ut aktivitet: Skriv inn navnet på den aktiviteten du skal budsjettere på. NB! Dersom det er opprettet underaktiviteter kan det ikke budsjetteres på toppaktivitet! Klikk på lommelykten for å få opp alternativene for dette prosjektet. Legg inn % og trykk på Start. Side 31
Ressurs: Søk opp navn på aktuell person og velg ønsket utgiftstype knyttet til denne personen: Klikk på lommelykt og få opp søkebildet. Søk på etternavn eller deler av etternavn; Eks «Isaksen», velg korrekt person i knytning til korrekt utgiftstype, eks: «Isaksen, Mona 5 arbeid utført» Dersom navn på person er ukjent, kan man i samme søkebildet hente alle utgiftstyper i lønnsgruppen ved å legge «5» inn i søkefeltet og trykke start. Deretter velges f.eks. «5 Arbeid utført» Side 32
Mengde: Direkte kostnad: Feltet er ikke i bruk og skal ikke fylles ut! Fyll ut lønnskostnad (lønn + sosiale kostander) Velg så Beregn Budsjett Budsjettkalkuleringen beregner automatisk Direkte kostnad, Total kostnad og Inntekt. Side 33
Budsjettering av driftskostnader Fyll ut: Prosjekt eller aktivitet: Ressurs: Skriv inn navnet på den aktiviteten du skal budsjettere på. Klikk på lommelykten for å få opp alternativene for dette prosjektet. Legg inn % og trykk Start. Legg inn art som skal budsjetteres på, eller gruppe av arter; - Eks: art «6720 Konsulenttjenester» eller artsgruppe: «6, 7 og 8 Driftskostnader» Direkte kostnad: Fyll ut beløp. Velg så Beregn Budsjett Budsjettkalkuleringen beregner automatisk Total kostnad og Inntekt. Velg Legg til ny rad, fyll ut og Bergen Budsjett etter hvert som du legger inn flere budsjettlinjer, slik at inntektssiden i budsjettet til slutt blir nøyaktig lik avtalesum for alle registrerte avtaler. Side 34
VÆR OPPMERKSOM PÅ AT: Totale kostnader = direkte kostnad + overheadkostnad (Pr d.d. er standard overhead satt til 40 % av lønnskostnad, dvs. de fleste 5 arter) Inntekt = direkte kostnad + overheadinntekt på det aktuelle prosjektet. (Sats for inntektsoverhead settes ved opprettelse av prosjekt, se menyvalg Prosjekt>Oppsett>klassifiseringer. Sats kan overstyres pr. aktivitet i menyvalg Økonomi>Aktiviteter. På Bidrag annet malen, er det kun lønn som får inntektsoverhead) Totalt inntekt og total kostnad skal være samme beløp, når budsjettet er ferdig Inntektsbudsjettet må være på øret likt avtalens finansieringsbeløp. Har du behov for å få korrigert ører i budsjettet -> se punkt 1.3 side 40. HVORDAN SYNLIGGJØRE DIFFERANSEN MELLOM KOSTNADS- OG INNTEKSTOVERHEAD: Summeringen viser nå at inntektssiden er lik kr. 600 000, men at det er en minusmargin på kr. 43 000. Dette er utslag av differansen mellom inntekts- og kostnadsoverhead. o Under opprettelse av prosjektet la vi inn 30 % inntektsoverhead, mens kostnadsoverheaden automatisk blir satt lik 40 %. Denne differansen må UiB dekke, og dette ønsker vi å synliggjøre. Velg Legg til ny rad og fyll ut følgende: Prosjekt eller aktivitet: Ressurs: Direktekostnader: - 43 000 Totale kostnader: - 43 000 Velg aktivitet med differanse mellom total kostnad og inntekt 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader Inntekter: Tallet 0 Husk å legge inn tallet 0 i inntektskolonnen, eller vil kontorsjef få feilmelding ved basisbudjettering (godkjenning) av budsjettet. Side 35
Velg: Lagre, og du vil nå få: Inntekt lik kr 600.000 og Margin 0. HVORDAN PERIODISERE BUDSJETTET Budsjettet vil automatisk bli fordelt jevnt utover hele prosjektets levetid. Dersom dette ikke samsvarer med kontraktsvilkårene kan det være lurt å periodisere budsjettet. I vårt eksempel skal Mona Isaksen jobbe 100 % på prosjektet i hele 2012, og lønnen ønskes periodisert til 11 mnd.(lønnskostnad ønskes ikke ført i juli / feriemåned). Ny lønn pr måned blir da 430 000 / 11 mnd. = 39 091 pr mnd. Velg Rediger-blyant for budsjettlinje 1.1BFIsaksen. Du kommer da til følgende side: Side 36
I bildet var det før endring automatisk budsjettert med 35 833,33 per måned, dette er i fig. over korrigert på følgende måte; Beløp pr periode/måned endres kun i «Direkte kostnad» kolonnen. Når man klikker knappen «Beregn», vil kolonnene «Total kostnad» og «Inntekt» beregnes automatisk.(forutsatt at prosjekt-kalkulator ikke er slått av). Klikk Bruk, og du kommer tilbake til skjermbildet for registrering av budsjettet. Følg samme fremgangsmåte for neste budsjettlinje. HVORDAN REGISTRERE BUDSJETT PÅ KUN DELER AV PROSJEKTPERIODEN Det kan være behov for å redigere budsjettperiode på enkelte budsjettlinjer, for eksempel dersom en ansatt begynner/slutter underveis i prosjektet. Velg Oppdater budsjettlinjedetaljer for budsjettlinje du ønsker å korrigere (se neste skjermbilde). Side 37
Du kommer da inn i følgende bilde: Legg inn ønsket start- og sluttdato for budsjettlinje under Budsjettopplysninger. NB! Huk av i kolonnen Retain existing period spread values for plan duration changes dersom du ønsker å beholde opprinnelig periodisering av budsjettlinjen. Avslutt og lagre foretatte endringer ved å trykke Bruk. Du kommer da tilbake til skjermbildet for registrering av budsjettlinjer, og kan gjenta prosessen over for neste budsjettlinje. Side 38
Tips! Dersom man ønsker et tomt periodiseringsbilde som utgangspunkt, så lagres budsjettlinjen uten tall, før periodiseringsbildet åpnes ved hjelp av «Rediger blyanten» på budsjettlinjen. Tall kan da registreres direkte på aktuell måned. 1.2 Se på / bearbeide opprettede budsjettversjoner Naviger: Økonomi > Budsjetter og Prognoser Klikk på blyanten i kolonnen Ajourfør versjoner. Du får da opp en oversikt over opprettede budsjettversjoner. Side 39
Klikk på blyanten i kolonnen Rediger, og du får opp budsjettlinjene som er lagt inn, og kan redigere disse om ønskelig. 1.3 Korrigere ører på budsjettet Beløp i inntektskolonnen må være på øret identisk med avtalebeløp. Ved behov kan ører justeres nå budsjettet er ferdig budsjettert, ved å slå av budsjettkalkulatoren. Åpne da bildet Økonomi Budsjett og prognoser Klikk ikonet detaljer på aktuell budsjettversjon, og du får opp følgende bilde; Klikk knapp Rediger, og nytt bilde kommer opp; Side 40
Link som tar deg tilbake til bildet med alle budsjettversjoner Når bildet åpnes vil feltet Budsjettkalkulering ofte være tomt, dvs. budsjettkalkulering er default slått på (og feltene kostnad- og inntekt beregnes automatisk ut fra standard kostnadsoverhead og gitt inntektsoverhead på prosjektet). Endre feltet Budsjettkalkulering til «Nei» og klikk Bruk. Klikk deretter på linken Ajourfør budsjettversjoner. Åpne aktuell budsjettversjon ved å trykke på rediger blyant. (Se punkt 1.2 side 39). Nå kan du korrigere beløp f.eks. bare i inntektskolonnen. Er budsjettet periodisert, endrer du ører f.eks. på siste linje i periodiseringsbildet. Når du har gjort ønsket endring klikker du «Bruk» eller «Lagre». Nb! Ikke klikk «Beregn» etter at Busjettkalkulator er slått av, da kan man miste de automatisk beregnede tall i kostnads- og inntektskolonnen. 1.4 Sende budsjettversjon Når budsjettet er lagt inn, og inntektssiden er nøyaktig lik avtalebeløp for alle kunder, er budsjettet klar til å sendes til Kontorsjefen. Velg Ajourfør budsjettversjoner fra plukkliste øverst til høyre i neste skjermbilde, og Start: Side 41
Klikk på symbolet i boksen Endringskontroll for å låse dette budsjettet: I Send -kolonnen får du så opp et symbol som du trykker på. (Se fig. neste side) Side 42
NB: Merk at versjonen må være Gjeldende før du får sendt. Dersom flere versjoner, huk av ønsket arbeidsversjon og velg Angi som gjeldende fra plukklisten Velg en versjon og trykk Start. Deretter klikker du på symbolet i Send-boksen. Du kommer da til følgende side som sier at Budsjettversjonen er sendt. Da kan kontorsjefen logge seg på og: o o o Godkjenne prosjektet ved å sette prosjektstatus: Godkjent Kontrollere finansiering, vedlegg, aktiviteter og budsjett Basisbudsjettere (Godkjenne budsjettet) Side 43
Vedlegg Legge til vedlegg på prosjektet Ansvarsområde: Økonomikonsulent UiB Naviger: Vedlegg Skjermbilde: Vedlegg Utføres av: Økonomikonsulent UiB Nøkkelhendelse: Dokumentasjon som skal ligge ved prosjektet knyttes til det enkelte prosjektet i PA-modulen, for eksempel kontrakt. Gå til skjermbildet for Vedlegg Naviger: Prosjekt > Vedlegg Velg: Legg til vedlegg Side 44
Beskrivelse: legg inn for eksempel Kontrakt pr 01.01.08 Side 45
Definer Vedlegg: o Velg Fil dersom du skal browse og finne et vedlegg du har i en mappe o Velg URL-adr dersom du vil linke til en webside eller til ephorte 1. Dersom URL-adr så limer du inn adressen og velger Bruk. 2. Dersom du vil linke til et dokument i ephorte, så går du inn på gjeldende dokument i ephorte. Velg Send Lenke i toppmenyen og du får opp en e-post med en URL-adresse i. Ta en kopi av denne adressen, og lim den inn i URL-adr.-feltet i forrige skjermbilde. Velg: Bruk Bekreftelse kommer opp til venstre i bildet: Side 46
I dette skjermbildet har du også en oversikt over hvilke vedlegg som er knyttet til prosjektet Side 47
Huskeliste/problem Legge inn huskeliste på prosjektet Ansvarsområde: Økonomikonsulent UiB Naviger: Problem Skjermbilde: Problem Utføres av: Økonomikonsulent UiB Nøkkelhendelse: Ved opprettelse av/og underveis i et prosjekt, så vil der være behov for å lage huskelapper på ulike aktiviteter som må gjøres underveis i løpet på prosjektet. Dette kan være rapporter som skal kjøres og sendes til bidragsyter for eksempel, eller det kan være påminnelser om at man må sjekke om der er kommet bevilgning på prosjektet. Gå til skjermbildet for Problemer Naviger: Kontroll > Problemer Side 48
Opprett: Huskelapp eller Rapportering og trykk START o Huskelapp Påminnelse om å sjekke om man har fått bevilgning for prosjektet for eksempel o Rapportering Når der skal sendes rapporter til bidragsyter, ledelse i.e. Legg inn info på: o Sammendrag o Eier o Prioritet o Behovsdato o Velg så BRUK Side 49
o Åpne problemer (huskelapper/rapporteringer) vises på prosjektets hjemmeside (se neste skjermbilde): Side 50
Side 51
Teammedlemmer Legge til flere teammedlemmer på prosjektet Ansvarsområde: Økonomikonsulent UiB Naviger: Teammedlemmer Skjermbilde: Teammedlemmer Utføres av: Økonomikonsulent UiB Nøkkelhendelse: Alle som skal ha en rolle i prosjektet må være registrert som teammedlem. Dersom behov kan det legges til flere medlemmer enn det som ble registrert ved prosjektopprettelse (for eksempel flere økonomikonsulenter eller kontorsjefer). Naviger: Prosjekt > Oppsett Klikk på Teammedlemmer, og du kommer til følgende bilde: Side 52
Her ser du hvilke personer som allerede er teammedlemmer på prosjektet, samt hvilken rolle de har. Velg Legg til teammedlemmer for å legge til ny person. Du kommer da til følgende bilde: Side 53
Legg inn: o Person: Navn på vedkommende. For eksempel Isaksen, Mona. o Rolle: I prosjektet. Klikk på lommelykt for å se alternativer. o Startdato: Default lik prosjektets startdato. Kan endres om ønskelig. o Sluttdato: Trengs ikke å legges inn. NB: Det kan kun være èn faktureringsansvarlig per prosjekt Klikk deretter Bruk, og du kommer tilbake til oversikt over alle registrerte teammedlemmer. Side 54
Her ser du at nytt teammedlem er lagt til. Gjenta prosessen over for å legge til flere. Side 55