MØTEBOK FRA MENIGHETSRÅDSMØTE ONSDAG 28. MARS 2012 KL. 18.00 I FROGNER MRNIGHETSHUS SCHAFTELØKKEN Til stede: MEDLEMMER: Anne Beate Sønju Clasen (leder), Paul Nome (sokneprest), Erik Kyvik Hauge, Anners Vetle Lerdal, Eva Schjoldager, Siri Andersen, Morten Syversen. VARAMEDLEMMER: Bodil Marie Hognestad-Labori, Tellef Raustøl, (med stemmerett), Solveig Harriet Lid. Gjest: Advokat Øyvind Hagelund var til stede under behandlingen av sakene 21/12, 22/12 og 23/12. Forfall: Sekretær: Åpning: Carl-Henrik Bastiansen, Benjamin Thorsen Isachsen, Inger Johanne Agerup. Fred Søndby Tellef Raustøl åpnet med å dele noen refleksjoner fra et besøk i Istanbul. SAK 19/12 Godkjenning av møtebok fra menighetsrådsmøte 29. februar 2012 Møtebok fra menighetsrådsmøte 29. februar 2012 ble godkjent. SAK 20/12 Referatsaker Utlysning av stillinger i Frogner og Bygdøy menigheter Menighetsforvalterstillingen i Frogner og Bygdøy menighet ble utlyst 9. mars som stilling i 100% med søknadsfrist 25. mars. Det ble samtidig utlyst en stilling som menighetskonsulent i 50% for Bygdøy menighet, som også omfatter noe tjenestegjøring i Frogner menighet. Kirkeforvalter Marit Østang hadde et møte med sokneprestene og representanter fra menighetsrådene i de to menighetene i forbindelse med formulering av utlysningstekstene, samt hvilke arbeidsoppgaver som er tenkt lagt til stillingene. Menighetsforvalter Fred Søndby informerte om at det ved søknadsfristens slutt var kommet inn 9 søknader på menighetsforvalterstillingen og 5 søknader på stillingen som menighetskonsulent. Kirkeforvalter Marit Østang, som skal lede intervjuene, ønsker tilbakemelding fra Frogner og Bygdøy menigheter om hvilke søkere man ønsker å intervjue til de to stillingene. Menighetsrådet besluttet at menighetsrådsleder og sokneprest i Frogner er med på intervjuene, men at Erik Kyvik Hauge og Tellef Raustøl kan være stedfortredere for menighetsrådsleder, hvis hun er forhindret fra å stille.. Orientering fra konsultasjon med biskopen og Oslo bispedømmeråd tirsdag 6. mars med representanter fra Frogner, Bygdøy, Uranienborg og Fagerborg menigheter v/ menighetsrådsleder Anne Beate Sønju Clasen. Frogner menighet var representert ved menighetsrådsleder Anne Beate Sønju Clasen, sokneprest Rut Ugland og menighetsforvalter Fred Søndby. De to sistnevnte representerte også Bygdøy menighet. Det ligger ikke noen store utfordringer i forslagene fra Oslo bispedømmeråd når det gjelder Frogner menighet, og det heter i notatet fra Oslo
bispedømmeråd at «arbeidsgruppen ser det ikke som aktuelt å anbefale endringer i soknestruktur eller soknegrenser for de fire soknene.» (Frogner, Bygdøy, Uranienborg og Fagerborg). Videre heter det i notatet «Frogner sokn bør få tilført ekstra ressurser for å møte utbyggingene på Tjuvholmen og Filipstad.» Siden forslagene ikke innebærer endring av soknegrenser, sammenslåinger av sokn eller nedbemanninger når det gjelder Frogner menighet, vil det ikke være aktuelt å innkalle til menighetsmøte i forbindelse med Bispedømmerådets forslag. Orientering om innflytting og etablering av nytt menighetskontor v/ menighetsforvalter Fred Søndby Fred Søndby informerte om at staben tok de nye kontorlokalene i bruk 1. mars, og at kontormøbler, alarm, rullestolheis og utstyr gradvis har kommet på plass. Dessuten har KFiO vedtatt at det skal kjøpes inn nødvendige kontormøbler og møbler til resepsjonen. Fred Søndby oppsummerte inntrykket av nybygget slik: Dette oppleves positivt: - Sett utvendig fra glir det nye bygget svært godt inn i det gamle. En får ikke inntrykk av at dette er et påbygg. - Lyse og vennlige lokaler og plass til å ta imot besøk på kontorene. - Telefoner og PC tilgang etc kom raskt på plass Dette oppleves negativt: - Safen til oppbevaring av kirkesølvet er fortsatt plassert i underetasjen. Det vil si at kirketjener fortsatt må bære altersølver opp og ned en etasje i forbindelse med gudstjenester og kirkelige handlinger. - Det kombinerte spise- og møterommet i 3. etasje mangler kjøkkenløsning. - Staben hadde ikke regnet med at heisen kun kan benyttes som rullestolheis. Oslo og Akershus krets av Sjømannskirken inviterer medlemmer og kirkerepresentanter til årsmøte i Lasnghus kirke søndag 15. april kl. 11.00. Påmeldingsfrist: 31. mars. Ungdomstinget 2012 NY TID arrangeres av Oslo bispedømme 27. til 29. april i Oslo døvekirke. Alder fra 15 til 30 år. Menigheter og ungdomsorganisasjoner i Oslo bispedømme kan sende inntil 2 representanter. Påmelding innen 28.03. Mosaikkbilde av Maria Vigeland I henhold til vedtak i menighetsrådet 29.02.12 (sak 15/12) er det sendt søknad til biskopen om at den praktiske utformingen til andaktssted / sidealter i Frogner kirke skjer i overenstemmelse med sivilarkitekt Arne E. Sæthers forslag av 17.11.2011 om plassering av mosaikkbildet «De kloke jomfruer». Komiteen for drøfting av ekstraordinære situasjoner som kan oppstå Denne ad hoc komiteen har nå lagt fram en plan for organisering og ansvarsfordeling, samt oversikt over aktuelle kontaktpunkter, telefonnr. etc hvor man kan ta kontakt i ulike situasjoner. Komiteen har vært ledet av Erik Kyvik Hauge, med Anne Knobloch og Lise Høst som medlemmer. Komiteen hadde et møte med staben 13. mars. Kompednidet var delt ut på forhånd og diskutert på møtet. Det ble gitt en frist for tilbakemeldinger til 31. mars.
Den endelige planen blir oppbevart på et sentralt sted på menighetskontoret, og menighetsforvalter vil være ansvarlig for oppdateringer. Planen vil bli gjort tilgjengelig for menighetsrådet i et senere møte. Nytt fra utvalgene Erik Kyvik Hauge orienterte om at diakonatet snart kan legge fram forslag til ny diakoniplan for Frogner menighet. Et viktig moment i planen er at man tenker seg diakonatet delt opp i to komiteer, der den ene komiteen arbeider med den delen av diakonien som ikke er rettet spesielt mot eldre, mens den andre komiteen har eldrearbeid som sin hovedoppgave. Når planen er ferdig utarbeidet, vil den bli forelagt menighetsrådet til godkjenning. Sak 21/12 Sak 22/12 Sak 23/12 Orientering om Frogner menighets legat og Erry og Axel Byes minne Advokat Øyvind Hagelund fortalte at han har vært tilknyttet Frogner menighet i ca 27 år som styrer for legatene og som rådgiver i enkelte spørsmål. Frogner menighets legat er en sammenslåing av en rekke tidligere legater under Frogner menighet, og hadde ved opprettelsen en grunnkapital på 9 mill.kr. Pr. i dag er kapitalen på ca 10,8 mill. kr. Det deles ut legatmidler til trengende som bor i Frogner menighet to ganger i året, hver gang på ca 60.000 kr. Det ytes også tilskudd til diakonalt arbeid i menigheten. Erry og Axel Byes minne eier boligen i Frognerveien 37 B, som er en bolig som tilbys sokneprest eller andre ansatte i menigheten som tjenestebolig. Legatstyret disponerer en kapital på ca 2 mill.kr, og har ansvar for vedlikehold av bygget. Bjerkes legat har en kapital på ca 500.000 kr, og det deles ut ca 20.000 kr pr. år til trengende i Frogner og Gamlebyen menigheter. Stiftelsen Orgel i Frogner menighet ble etablert for ca 2 år siden med formål å samle inn midler til nytt orgel i kirken. Den har pr. i dag en kapital på ca 2,7 mill. kr. Etter tidligere vedtak i menighetsrådet overføres leieinntekter fra konserter i kirken til stiftelsen. Oppnevning av styremedlemmer i Frogner menighets legat: Gunnar Heiene ble valgt til medlem av Frogner menighets legat i møte 15.12.2011 (sak 82/11) etter Johannes Aanderaa. I tillegg til Gunnar Heiene ble følgende personer valgt til medlemmer av legatstyret: Gro Falch Brennhovd Rut Ugland Øyvind Hagelund I henhold til vedtektene er styremedlemmene valgt for 2 år. Oppnevning av styremedlemmer til Erry og Axel Byes Minne Følgende personer ble valgt til medlemmer av legatstyret. Øyvind Hagelund Ole Daniel Bruun Trond Arild Lidalen SAK 24/12 Menighetens budsjett for 2012 Budsjettforslaget for 2012 har blitt behandlet av Økonomiutvalget i møte 25.01.12. Tellef Raustøl informerte om at Carl-Henrik Bastiansen er valgt til
leder av utvalget, og Tellef Raustøl er valgt til nestleder. Raustøl informerte om at Økonomiutvalget presenterer et budsjett som er i balanse og at utvalget særlig vil henlede oppmerksomheten på følgende punkter: - Fordeling av utgifter mellom Frogner og Bygdøy menigheter. Han foreslo at menighetsrådslederne i de to menighetene drøfter fordeling av kontorutgifter og andre driftsutgifter nærmere, der man tar for seg totale utgifter i forhold til menighetenes størrelse. - Vurdere hvordan man kan få større samsvar mellom inntekter og utgifter relatert til Kirkestuen. I den forbindelse også vurdere hvordan man kan få en samkjøring mellom driften av Kirkestuen og Schafteløkken. - Vurdere om tidligere menighetsrådsvedtak om at overføring av leieinntekter i forbindelse med utleie av kirken til konserter skal gå uavkortet til stiftelsen for nytt orgel i Frogner kirke, fortsatt skal bli stående. Uansett ber Økonomiutvalget om at alle leieinntekter går inn i menighetsregnskapet før de sendes til stiftelsen for nytt orgel. - Funksjonsfordelingen mellom daglig leder på Schafteløkken og menighetsforvalter. - Vurdere tiltak for å øke givertjenesten. - Arbeid med å samordne og forbedre regnskapsrapportene. Arbeid med dette pågår nå av en innleid ressurs. Følgende vedtak ble fattet: - Økonomiutvalget bes om å utarbeide forslag til hvordan leieinntektene til Kirkestuen kan økes. - Leieinntekter vedr. konserter må gå via menighetens regnskap. Under disse forutsetningene ble budsjettet for 2012 vedtatt. SAK 25/12 Frogner kirke trenger flere kirkeverter Fred Søndby informerte om at Frogner menighet for tiden er i sterkt behov for flere kirkeverter, og ba i den forbindelse menighetsrådets medlemmer og varamedlemmer om å vurdere om de kan tenke seg å påta seg en slik tjeneste en eller flere ganger i semesteret, enten som en fast tjeneste eller som vikar. Eventueltsaker: Frogner menighet har for tiden 10 kirkeverter. Vanlig praksis er at vi ved søndagens hovedgudstjeneste har to kirkeverter som ønsker besøkende velkommen, deler ut salmebøker og hjelper til med å samle inn søndagens offer. De er dessuten i beredskap hvis noe uventet skulle slke under gudstjenesten, og bistår med litt enkelt ryddearbeid etter at gudstjenesten er avsluttet. SAK 25/12 Sak 26/12 Prostebesøk i Frogner menighet onsdag 25. april Menighetsrådets medlemmer fikk utdelt brev fra domprost Olav Dag Hauge vedrørende prostebesøk i Frogner menighet 25. april. Domprosten deltar også på menighetsrådsmøtet samme ettermiddag. Forslag til nytt handicaptoalett mellom kapellet og inngangen til dåpssakristiet
Menighetsforvalter orienterte om at han har mottatt et forslag til plassering av handicaptoalett fra arkitekt Svein Gommerud 26.03.12 på oppdrag av Kirkelig fellesråd. Forslaget med tegninger er sendt til Ragnar Osnes, leder av utvalget for rehabilitering av Frogner kirke, og ble delt ut til menighetsrådets medlemmer på møtet. Saken blir tatt opp i menighetsrådet etter at den har vært behandlet i komiteen. Sak 26/12 Invitasjon til staben til menighetsrådsmøte 23. mai 2012 Menighetsrådet ønsker å invitere staben til menighetsrådets møte 23.05.12for å drøfte aktuelle saker og utveksle synspunkter. Fred Søndby sekretær