Skjervøy kommune Elektronisk meldingsutveksling mellom legekontor og virksomhetene innefor pleie- og omsorgstjenesten 01.04.09
Godkjent av: Side 2 av 2 Innhold 1. Sammendrag... 3 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen... 3 3. Målrealisering... 4 4. Prosjektorganisering... 5 5. Erfaringer som samspill kommune... 5 6. Viktige erfaringer... 6 7. Regnskap... 6 8. Avslutning... 6 Vedlegg... Feil! Bokmerke er ikke definert.
Godkjent av: Side 3 av 3 1. Sammendrag Skjervøy kommune har fra 01.11.08 deltatt i ELIN-k prosjektet som har rettet seg mot forberedelse av å kunne ta i bruk e-meldinger mellom legetjenesten og pleie - omsorgstjenesten. Bakgrunnen for dette var blant annet å få en bedre kvalitetssikring av data i samhandlingen mellom legetjenesten og pleie - omsorgstjenesten, kvalitetssikre meldingsutveksling, unngå dobbelregistrering og på den måten spare tid og arbeid. Prosjektet har vært forankret i kommunens toppledelse med Helse og sosialsjefen som prosjektansvarlig. Styringsgruppa har i tillegg bestått av rådmann, medisinsk -faglig rådgiver og prosjektleder. Vi har i forprosjektet tatt utgangspunkt i våre delmål og laget en plan for gjennomføring av aktiviteter ut fra disse målene. Arbeidsgruppa har samarbeidet godt. Oppgaver har vært fordelt, og vår plan for gjennomføring var stort sett et nyttig styringsverktøy. Skriftlig avtale med Norsk Helsenett ble underskrevet i mars. Siden utprøving av meldingsutveksling fortsatt foregår i Pilotkommunene, avventer vi deres erfaringer før vi tar endelige avgjørelser med tanke på blant annet adresseringsnivå. Vi har i Pleie -omsorgstjenesten lagt til rette for å ta i bruk e-meldinger ved å legge medisincardex i vårt EPJ-system Profil. 2. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Aktiviteter i forprosjektet er beskrevet i Forprosjektrapportens kap.3 Gjennomføring Dette har vært utgangspunkt for fordeling av arbeidsoppgaver i arbeidsgruppa og justeringer underveis, og har fungert godt som et styringsverktøy i prosessen. Arbeidsgruppa har hatt medlemmer fra de ulike virksomheter som er direkte involvert i forhold til å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling. Vår erfaring er at dette var en praktisk og nyttig måte å samarbeide på. Den enkeltes erfaringsbakgrunn gjorde vår planlegging praksisnær i betydningen av å se de konkrete og praktiske utfordringer på ulike nivåer i de enkelte virksomhetene. Vi er en liten kommune hvor virksomhetene er nært tilknyttet hverandre og hvor det bare er ett legekontor å forholde seg til. Dette bidrar til at det er relativt enkelt å ha oversikt, samarbeide og følge opp underveis. Deltakerne i arbeidsgruppa fikk frigjort tid fra sitt daglige virke for å arbeide med prosjektet. Vi hadde i utgangspunket planlagt opplæring av involvert personell i forprosjektet. Denne aktiviteten utsettes til hovedprosjektet. Kartlegging er gjort i forhold til opplæringsbehov og hvilke personellgrupper dette angår. Det har vært skrevet statusrapport hver måned i forkant av telefonmøter med prosjektledelsen.
Godkjent av: Side 4 av 4 3. Målrealisering Hovedmål var Helhetlig pasient og brukerforløp gjennom elektronisk samhandling. Kommunen ønsker å være klar for å starte hovedprosjektet med elektronisk meldingsutveksling mellom legekontor og de tidligere beskrevne virksomhetene innenfor pleie og omsorgstjenesten når forprosjektet er ferdig. Vi mener hovedsaklig å ha nådd vårt hovedmål om å være klar for å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling mellom legekontor og pleie - omsorgstjenester. Vi må imidlertid avvente oppstart av hovedprosjekt til Pilotkommunene er ferdige med sin utprøving og testing av system og sikkerhet. Våre delmål i forprosjektet med kommentarer etter hvert: Godkjent prosjektplan Prosjektplanen ble skrevet i henhold til standard fra NSF og ble godkjent av kommunens styringsgruppe og prosjektledelsen i NSF Avklare hvilke virksomheter innefor helse og sosialtjenesten som skal involveres i prosjektet i første omgang Vi hadde møte i styringsgruppa 03.12.08 hvor dette ble avklart og begrunnet i forhold til kommunens oppbygning og struktur. De involverte virksomheter ble legekontor, hjemmetjeneste og sykehjem / sykestue. Sykestuen representerer seks senger som en medisinsk enhet i virksomheten. Ta i bruk alle deler av elektronisk pasientjournal i Profil Profil er oppgradert til siste versjon i uke 13-2009. I denne versjonen er det klargjort for å starte opp med e-meldinger. Vi har lagt til rette for å legge inn medisincardex. Få på plass oppkobling mot Norsk Helsenett for virksomhetene utenom legekontoret. Avtale med Norsk Helsenett underskrevet i mars. Legekontoret er fra før av koblet opp mot Norsk Helsenett. De øvrige virksomheter avventer selve oppkoblingen til meldingsutveksling er sikkerhetsklarert og godkjent fra sentralt hold (KITH) Avklare rutiner og ansvar i forhold til elektronisk meldingsutveksling. Dette er avklart i en nedskrevet plan som omhandler rutiner, avviksmeldinger og ansvar. Utarbeide rutiner for elektronisk avvikshåndtering. (Se over) Opplæring av involvert personell Den praktiske opplæringen overføres til hovedprosjektet Kartlegging i forhold til opplæringsbehov er foretatt.
Godkjent av: Side 5 av 5 Evaluering av forprosjekt Vi har samarbeidet godt og hatt oversikt underveis At Pilotkommunene ikke hadde testet ut og sikkerhetsklarert systemet var et negativt moment for oss. Vi hadde forventinger om å kunne høste av andres erfaringer og komme raskere i gang med det praktiske. Overføring til hovedprosjekt Opplæring av involvert personell overføres til hovedprosjekt. Utprøving og oppstart må utsettes til systemene er utprøvd og godkjent i Pilot-.kommunene. 4. Prosjektorganisering Prosjektet har vært organisert med Rådmannen som prosjektansvarlig. Styringsgruppa har foruten rådmann bestått av helse og sosialsjef, medisinsk -.faglig rådgiver og prosjektledelsen. Arbeidsgruppa har bestått av to prosjektledere, henholdsvis virksomhetsleder i hjemmebaserte tjenester og rådgiver ved helsestasjonen. Medlemmer ellers har vært sykepleier, legesekretær, kontormedarbeider og IKT - ansvarlig Det har vært avholdt ett møte i styringsgruppa.de har i tillegg vært orientert om framdriften i arbeidet via referater fra møter i arbeidsgruppa og annen relevant orientering. Arbeidsgruppa har hatt jevnlige møter, har samarbeidet godt og fått avsatt tid til å arbeide med prosjektet. 5. Erfaringer som samspill kommune Det har vært utfordrende å være med i et større prosjekt på landsbasis. Vi er en av to deltagende kommuner fra Nord-Troms. Selv om vi er en liten kommune og befinner oss i utkant-norge er det spennende og lærerikt å delta i et så stort prosjekt. Innholdet i nettverkssamlingene har vært relevant og det var avsatt nok tid. Det har vært nyttig å bruke Pilotkommunene som rådgivere pr. E-post i forhold til å lære av deres erfaringer. Vi har også hentet ut rapporter fra andre samspillkommuner. Telefonmøter har vært nyttige i forhold til å få tilbakemeldinger og veiledning, samt gi oss en trygghet i at vi har vært på rett vei. God nok oppfølging som har bidratt til at vi har jobbet kontinuerlig med forprosjektet og nådd våre mål så langt det har vært mulig. Samarbeid med øvrige aktører har fungert tilfredsstillende. NHN har vært tilgjengelige på to telefonmøter med prosjektledelsen bra. Det vil være ønskelig med videre oppfølging av Samspillkommunene ved gjennomføring av hovedprosjekt. ( på samme måte som i forprosjektet) Den største fordelen ved en slik videre
Godkjent av: Side 6 av 6 oppfølging er å kunne få veiledning underveis og dra nytte av andres positive og eventuelt negativer erfaringer 6. Viktige erfaringer Det er svært viktig og helt nødvendig at de som i sine hverdager skal forholde seg til å innføre nye rutiner og systemer snarest mulig får et eierforhold til dette. Derfor er det en forutsetning å ha deltagere i arbeidsgruppen som er representanter fra alle involverte virksomheter. Forankring i toppledelse og mot IKT-ansvarlig i kommunen er også en forutsetning. Utfordringen videre om å nå alle involverte grupper med kunnskap, holdninger og bevisstgjøring i forhold til innføring av nye rutiner og systemer står fortsatt ved lag. Vi ser at det er meget viktig med tydelige rutiner og at alle ledd forplikter seg på å følge disse når de skal innføres i praksis. Tett oppfølging og kontinuerlig vurdering og evaluering vil sannsynligvis være nødvendig, Alle endringer tar tid og må få ta sin tid det må vi ta høyde for og se på som en nødvendig suksessfaktor for å lykkes. 7. Regnskap Kostnader: Norsk helsenett medlemsavgift kr.1990 / mnd x 12 =kr. 23 880 +moms 25% kr. 29 850 Norsk helsenett brukeravgift kr.1990 / mnd x 12= kr 23 880 + moms 25% kr. 29 850 Diverse andre utgifter ( møter, planlegging, reising etc.) kr. 30.250 Personellutgifter 40% stilling 6 mnd. kr. 94 200 Totale kostnader kr.184 150 8. Avslutning I hovedprosjektet er planen å bruke hovedsakelig samme styringsgruppe og arbeidsgruppe som i forprosjektet. Videre framdrift er å samle arbeidsgruppa og planlegge hvordan hovedprosjektet skal gjennomføres. Med utgangspunkt i malen for hovedprosjekt lager vi ferdig en plan i løpet av april. Oppstart av konkret opplæring og iverksetting av e-meldinger mellom legekontor og hjemmetjeneste, sykestue /sykehjem vil tidligst skje høsten 2009. Vi avventer Pilotkommunenes erfaringer før oppstart