N O T A T TIL: Smedene DATO: 21. januar 2013 FRA: Berulf Vaagan GJELDER: Oppdatering etter det siste møtet i smia 18. januar 2013 1 Bakgrunnen for notatet Notatet er en videreføring av notatet til møtet i smia 18. januar 2013. Møtet 18. januar var det siste av fire møter: 16.11. og 13.12.2012, 7.1. og 18.1.2013. Konklusjonene og føringene er ikke kommet fram etter avstemninger, men har kommet til uttrykk som omforente synspunkter med bred tilslutning. Følgende har deltatt i smia: Formannskapsmedlemmene Brede Vestby Kristine Valebjørg Oddrun Søreng Folkevalgte medlemmer i gruppe 1 og 2 som ikke sitter i formannskapet, og andre folkevalgte Rådmannen og kommunalsjefene Sekretærene i prosjektgruppene 1 og 2 Erik Odlo Arne Fossmo Mette Haverstad Berulf Vaagan Ståle Sønsteli Jostein Tromsnes Per Lervåg Britt Åse Høyesveen Gro Li Sletvold Elisabeth Folland Bente Indergård 2 Oppdatert framdriftsplan: 7.11.2012 Formannskapet ga grønt lys til å etablere politisk tenkesmie og sammensetning av den. 16. november 2012 Første samling i politisk tenkesmie Uke 47 49 2012 Etterarbeid og forberedelse til andre samling 13. desember 2012 Andre samling i politisk tenkesmie 7. januar 2013 Tredje samling i politisk tenkesmie 18. januar 2013 Fjerde samling i politisk tenkesmie 21. januar 2013 Dette notatet Ultimo januar Videreføring inn i prosjektgruppenes rapportering, jf rådmannens mal. 3 Politisk organisering Kommunestyret Størrelse 21 som nå? Hensynet til et effektivt vedtaksorgan tilsier et relativt lite kommunestyre. I motsatt retning trekker hensynene til bred representasjon av befolkningen inn i kommunens øverste organ, rekruttering til politiske verv og bemanning av utvalgene. Synspunktene så langt synes å gå i retning av at argumentene for bred representasjon og bemanning av utvalgene veier tyngst hos de fleste smedene. Rådet fra smia er å beholde antall representanter på 21. 1
Ulike roller: Ombudsrollen Styringsrollen Politisk lederrolle Vedtaksorgan Formannskapet Størrelse Roller Ombudsrollen tilsier en viss bredde i grensesnittet mellom borger og folkevalgt. De politiske arenaene må også innrettes slik at ombudsrollen kan ivaretas. Styringsrollen vil i stor grad dreie seg om å utforme kommunens policy overfor administrasjonen, som igjen legger føringer for det administrative apparatets tjenesteproduksjon overfor innbyggerne. Lovens minimum er 5. Strategisk politisk styringsorgan Saksbehandlingsorgan De samme argumentene som for størrelsen på kommunestyret har relevans her også. I en bestemt sak i denne perioden har formannskapet valgt å invitere inn til formannskapet også kommunestyrerepresentantene fra H og Frp for å sikre full forankring i kommunestyret. Utvalgsstruktur Komml 10 nr 6 gir kommunestyret adgang til å omorganisere utvalg når som helst i perioden. Føringen fra smia er at antallet formannskapsmedlemmer beholdes på 7. Det er behov for et forenklet reglement. KOMMUNESTYRET Formannskapet UPT MUL UHS UKO Utfordringene knyttet til dagens organisering er i hovedsak to: a) Spesielt UKO og UHS i noen grad også MUL - har få saker, de har sjelden møter, og de må i blant avlyses. Dette virker demotiverende på medlemmene. b) Spesielt budsjettbehandlingen sist høst viste at det er en begrensning at UKO og UHS har relativt liten forankring i kommunestyret. Det bidrar til at ansvaret for helhetspolitikken i kommunen svekkes og evnen til å foreta sterke prioriteringer og nedskjæringer blir redusert. 2 Sammenslåing av UKO, UHS pg MUL er den anbefalte løsningen fra smia. Det gir det nye utvalget et bredt saksfelt og med så stor saksmengde at vil bli interessant og krevende å delta der. For enkelte oppgaver, typisk utmarkssaker, er det aktuelt å opprette et eget utvalg.
Det nye sammenslåtte utvalget har inntil videre betegnelsen levekårsutvalget (LKU). Ansvarsområdet foreslås å omfatte hele UKOs og hele UHS sitt. MULs anvarsområde foreslås delt: Til UPT: Konsesjons- og delingssaker, omdisponeringer og bo- og drivepliktsaker etter jordvernlov, alle landbrukssaker og planer som behandles i MUL under nåværende struktur med unntak av viltplaner. Til levekårsutvalget (LKU): Dyrevern, tildeling av tilskudd til skiløypekjøring Til formannskapet: Landsbruksbaserte søknader til utviklingsfondet. Til rest står da en del typer saker angående miljø og utmark som ikke representerer noe stort antall, men som det ofte er korte behandlingsfrister på: forvaltning av alle viltarter, skadefelling og rovviltsaker med kontaktledd mot rovviltjaktlag, driftsplaner, avskytingsplaner, bestandsplaner, jakttidsrammer, tildeling av kvoter, behandle de overordna retningslinjene for bever- og hjorteviltforvaltning med eventuelle endringer i forskrift om jakt/felling/ fangst, behandle endringer i forskrift om jakt og fangstider samt sanking av egg og dun, behandle søknader til det kommunale viltfondet ang tilskudd osv., saker vedr. motorferdselloven. Smia har vurdert ulike måter som disse sakstypene kan håndteres på: a) Legges til formannskapet Argumenter: formannskapet har sentrale og koordinerende oppgaver og har en sammensetning som avspeiler dette. Arbeidsbelastningen er på forhånd ganske stor. Miljø- og utmarkssakene atskiller seg fra de fleste sakene som formannskapet ellers har. Saksområdet krever spesiell innsikt og engasjement. Behandlingsformen fjernmøte (jf komml 30 nr 2) benytte en i blant når MUL behandler denne aktuelle typen saker. Formannskapet som organ bør benytte ordinære møter i sin saksbehandling. Oppsummert: det er en dårlig løsning å legge sakene til formannskapet. b) Legges til et nytt, eget utvalg Argumenter: Det kan synes å være i strid med formålet med å endre utvalgsstrukturen hvis en oppretter et nytt. På den annen side kan et nytt utvalg gis en sammensetning som er spesielt tilpasset oppgavene. Bruken av fjernmøter kan lettere forsvares i et eget utvalg enn i formannskapet. Oppsummert: et nytt eget utvalg framstår som en aktuell løsning. c) Delegeres til administrasjonen i nytt delegasjonsreglement Argumenter: hastepreget i en del av sakene kan tale for å delegere beslutningsmyndighet i disse saksområdene til administrasjonen. Et visst moment er det også at sakstypene har et klart faglig innslag. På den annen side er mange av de opplistede sakstypene lite regelstyrt, men krever mye skjønn. Mange av sakene har sterkt engasjement blant dem som er berørt, og det finnes mange personer utenom kommuneadministrasjonen som har høg kompetanse i form av erfaring og innsikt. Oppsummert: miljø- og utmarkssakene egner seg spesielt godt til behandling i folkevalgt organ som er hensiktsmessig sammensatt. Smia anbefaler variant b eget utvalg for disse spesifikke sakstypene. Valg av representanter til andre organ (f. eks. villreinnemda for Rondane og Sølenkletten Ringebu og valg til nasjonalparkstyret) bør prinsipielt foretas av kommunestyret ved starten på valgperioden. Hvis utvalgsstrukturen skal endres, blir spørsmålet: fra hvilket tidspunkt? Smia har kommet til at endring bør gjennomføres i denne perioden og ikke med virkning fra neste periode. Størrelsen på det nye levekårsutvalget (LKU) gir seg selv: det bør ha like mange medlemmer som formannskapet og UPT. Smia har vurdert om det kunne være aktuelt med et større utvalg for resten av inneværende periode. Konklusjonen er at ved LKU bør ha sju medlemmer fra omorganisering i denne perioden. 3 Størrelsen på det reorganiserte utvalget for miljø og utmark (UMU) har ikke vært særskilt drøftet. Det er ikke uten videre gitt at det må ha sju medlemmer.
Formannskapet, UPT og LKU er politiske styringsorganer med brede ansvarsområder. UMU vil derimot få et smalere ansvarsområde, men med større krav til faglig/ saklig innsikt, og med større krav til å være operativt på kortere varsel. En størrelse på fem medlemmer kan derfor være aktuelt. Men også UMU vil i en framstilling av utvalgsstrukturen ligge på linje med de nevnte utvalgene på den måten at det ikke sorterer under noen av de andre. UMU-saker som skal til kommunestyret bør heller ikke innom noen andre utvalg. Prinsippet om maksimum to folkevalgte behandlingstrinn beholdes derfor. Utvalgsstrukturen vil etter smias føringer bli slik: KOMMUNESTYRET Kontrollutv Adm.utv. Formannskapet Utvalg for plan og teknisk Utvalg for levekår Utvalg for miljø og utmark Myndighet Roller Ordførerrollen Varaordførerrollen Utvalgslederne Delegasjonsmulighet etter kommuneloven Komml 9 nr 5: Kommunestyret kan gi ordfører myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer saker som ikke er av prinsipiell betydning. Møteleder, saksbehandler, rettslig representant, representasjonsrolle, politisk strateg, ombudsrolle, partipolitiker, Arbeidsdeling med ordføreren? Definerte oppgaver? Det er ingen offisiell arbeidsdeling nå. Faste møtepunkter er etablert. Varaordføreren har spesielt overlappet og tatt ansvar for beredskapssaker Møteleder Ombudsrolle Saksutreder Ordføreren har delegert vedtaksmyndighet i enkeltsaker nå, se delegasjonsreglementet pkt 12. Denne adgangen anses som tilstrekkelig. Ordføreren bør ha sin egen representasjonskonto i budsjettet. Det ble uttrykt ønske om at formannskapet blir nærmere orientert om oppgave- og rollefordelingen mellom ordfører og varaordfører. Det anbefales utarbeidet et enkelt reglement for utvalgene. 4
4 Forholdet politikk/administrasjon Smia legger til grunn følgende prinsipielle momenter for arbeids- og ansvarsfordelingen mellom folkevalgte og administrasjonen: regelstyrte/målstyrte saker, rutinesaker og kurante saker/saker som oppstår sjelden, saker av små/store konsekvenser, politisk ukontroversielle/kontroversielle saker, organisasjonsinterne saker/organisasjonseksterne saker,.. Figuren til venstre viser bare halve sannheten. Folkevalgte har også en profesjonalitet og kompetanse, men ofte på andre områder enn de kommunale tjenesteområdene. Denne profesjonaliteten og kompetansen er en utfordring å utnytte, og den kommer best til sin rett når de folkevalgte har andre roller enn å være voteringsmaskiner. En særskilt problemstilling er når folkevalgte har spesiell kompetanse innenfor bestemte kommunale tjenesteområder. Da er det særdeles viktig å skjerpe rolleforståelsen, og å holde samhandlingsregelen høgt: det gjelder å spille hverandre gode til fellesskapets beste. Demokrati tar tid, men ønsket om å utrette resultater mens de er i posisjon kan også medvirke til en politisk utålmodighet som kan komme kommunen og innbyggerne til gode. Figuren til venstre illustrerer det faktum at mennesker (både ledere og medarbeidere) er ulike når det gjelder hvilket nivå de har tilbøyelighet til å holde størst fokus på. I utgangspunktet har vi kanskje en forestilling om at de folkevalgte bør ha det langsiktige og visjonære perspektivet og ta de strategiske beslutningene, mens løpende drift og rutiner kan administrasjonen ta seg av. En slik tilnærming kan være naturlig når vi tar fatt på delegasjonsreglementet. En slik forenkling kan imidlertid lede oss på avveier. Vi ønsker visjonære og strategiske administrative ledere, gjør vi ikke? Og trenger ikke folkevalgte å behandle enkeltsaker og å forstå detaljer for å kunne behandle de store og prinsipielle sakene på en god måte? Og for å kunne ivareta ombudsrollen? Politisk styring av administrasjonen -? Mellom folkevalgte organer, administrative ledere og tjenesteapparatet er det etablert faste og regelmessige styrings- og rapporteringsordninger, jf f eks årshjulet. Tilbakemeldinger fra brukerne til tjenesteenhetene er ikke like systematiske. Brukernes (i egenskap av velgere) tilbakemelding til de folkevalgte skjer bare hvert fjerde år. Er oppretting av brukerpanel for de ulike kommunale tjenestene noe å tenke på for Ringebu? 5
Politisk nivå Administrativt nivå Kommunestyret Formannskapet Utvalg Ordfører Rådmann Tjeneste. ledere Mellomledere Medarbeidere Viktig skjæringspunkt Ansatte som møter i folkevalgte organer: Hvordan bør denne kommunikasjonen foregå? Ved presentasjoner og orienteringer i kommunestyret og utvalg. Når ansatte møter for rådmannen i kommunestyret, formannskapet og utvalg. Behov for kjøreregler? Prinsipielt er rådmannen den eneste kommuneansatte de folkevalgte skal forholde seg til. Møtepunktet mellom de to pyramidene er ordfører- /rådmann-relasjonen. At dette møtepunktet fungerer godt er svært viktig for hele kommuneorganisasjonen og er ikke bare en sak for de to personene. Utvalgsleder/tjenesteleder-relasjonen er også viktig, og den er av stor betydning for ordføreren og rådmannen. Kommunikasjonskanalene mellom folkevalgte og ansatte kan ikke detaljreguleres. Rolleforståelse er også her et nøkkelbegrep. I bunnen av denne forståelsen må ligge en erkjennelse av at rådmannen kan instrueres kun av de sentrale folkevalgte organene kommunestyret og formannskapet, og at ansatte kan instrueres kun av rådmannen eller den rådmannen gir myndighet til det. Utøvelsen av arbeidsgivers styringsrett overfor ansatte må derfor ivaretas av rådmannen. Kommunestyrets reglement har bestemmelser om bl a møteledelse og representantenes opptreden. Noen stikkord: - Ordfører/møteleder er møteleder - Ordfører/møteleder bestemmer hvorvidt det skal åpnes for spørsmål - Spørsmålsrunde ledes også av ordfører/ møteleder - Tale til møteleder - Avbryt ikke møteleder eller andre folkevalgte Delegasjon til politisk nivå under kommunestyret: Lovens rammer finner vi i disse bestemmelsene: Formannskapet: Komml 8 nr 3 Utvalgene: Komml 10 nr 2 Ordføreren: Komml 9 nr 5 Utvalgslederne: Komml 10 nr 4 Delegasjonsreglementet er forlenget slik det lyder nå, jf K-sak 132/12. Delegasjonsreglement reiser prinsipielle spørsmål om ansvars- og oppgavefordelingen mellom politikk og administrasjon. Samtidig er det en typisk faglig jobb som krever kunnskaper om alle kommunens ansvarsområder. Nytt delegasjonsreglement reiser to spørsmål: 1) Framgangsmåten hvem gjør hva 2) Innholdet i reglementet omfanget av delegasjon Smia konkluderte med at arbeidet med nytt delegasjonsreglement bør skje i et samspill mellom folkevalgte og administrasjonen. Et par alternativer som ble nevnt i smia: a) prosjektgruppene 1 og 2 i fellesskap, dvs i praksis en videreføring av smia. b) formannskapet I begge alternativer må administrative ressurser trekkes inn. Detaljert opplegg foreslås ikke. På neste side er satt inn skannet versjon av generelle kapitler i gjeldende delegasjonsreglement. 6
7
8
5 Spesielt om arbeidsgiverrollen Kommunestyret Administrasjonsutvalget Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Forhandlingsutvalg Rolle som arbeidsgiver: Er øverste arbeidsgiverorgan HA del B 2-1 Ansette rådmann Vedtar arbeidsreglement Vedtar dokument om arbeidsgiverpolitikk Komml 25 om partssammen-satt utvalg Størrelse? Nå 7 folkevalgte + 2 arbeidstakervalgte Flertallet skal bestå av repr for kommunen I KS-området har vi fire store forhandlingssammenslutninger: LO Kommune YS Kommune UNIO Akademikerne I tillegg kommer noen frittstående forbund. Spørsmålsstillinger: o Hvor stort bør adm.utvalget være? o Fordelingen mellom arbeidsgiver- og arbeidstakersida Hvem bør representrer arbeidsgiver-sida? Arbeidsgiver- og arbeidstakersida skal ha like mange representanter. Lederen kommer vekselvis fra de to gruppene. Blant AMUs oppgaver nevnes at det kan i visse tilfeller vedta at arbeidsgiver skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet (aml 7 2, femte ledd). AMU skal hvert år avgi rapport om sin virk-somhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner ( 7-2, sjette ledd). Ordføreren er ett av fire medlemmer fra arbeidsgiversida, Føringen fra smia er at adm.utvalget bør aktiviseres som arena for de ansattes organisasjoner og kommunens som arbeidsgiver. Bevisstgjøring av arbeidsgiverrollen er viktig. Det er ikke realistisk at hele kommunestyret går aktivt inn i den rollen noen må gjøre det på kommunestyrets vegne. Administrasjonsutvalget er en egnet arena for bevisstgjøring av arbeidsgiverrollen og for utvikling av innsikt og kompetanse i denne rollen. Føringen fra smia er at administrasjonsutvalget bør ha en sammensetning 7 + 2. De sju arbeidsgiverrepresentantene bør utgjøres av formannskapets medlemmer. Smia drøftet særskilt om det er nødvendig eller ønskelig at ordføreren, evt en annen sentral folkevalgt, er arbeidsgiverrepresentant i AMU. Konklusjonen ble at rådmannen bør utpeke arbeidsgiverrepresentantene i AMU. Dette består i Ringebu av ordfører, opposisjonsleder og rådmann. De to folkevalgte i utvalget forhandler med rådmannen om vilkår. Ringebu kommunes delegasjonsreglement legger til forhandlingsutvalget å gjennomføre lokale forhandlinger etter enkelte bestemmelser i HTA. HA og HTA legger ansvar, oppgaver og plikter på arbeidsgiver. Hvem som utøver disse arbeidsgiverfunksjonene, er opp til hver enkelt kommune å bestemme. Det betyr at myndigheten ligger til kommunestyret hvis den ikke er delegert. Smia konkluderte med at forhandlingsutvalget bør bestå av to medlemmer som velges av formannskapet, og den ene av disse vil normalt være ordføreren. Den eneste oppgaven i praksis for forhandlingsutvalget vil være å forhandle med rådmannen om lønns- og arbeidsvilkår. Ansettelser I gjeldende delegasjonsreglement er rådmannen tillagt myndighet til å tilsette personell i alle kommunale stillinger. I rådmannens arbeidsavtale er det tatt inn en uttrykkelig bestemmelse om at rådmannen selv organiserer sin toppledelse og ansetter medarbeidere i disse stillingene. Etter meningsutveksling kom smia til at slik bør det fortsatt være. Det ble imidlertid pekt på at det er behov for å gjøre tilsettingsrutinene kjent for kommunestyret. 9
Lønnspolitikk Se Hovedtariffavtalen for KS-området. HTA pålegger arbeidsgiver en rekke plikter, og gir også rettigheter i forhold til tariffmotparter. Hvem er arbeidsgiver i disse sammenhengene? Hvordan skal folkevalgte organer kunne delta i utformingen av lokal lønnspolitikk? Bunn Lav Uorganisert Ytre virksomheter Ikke kjennskap Fra stor grad av sentral lønnsfastsetting Lønnsstrekk Utdanning Ufravikelighetsprinsippet Organisatorisk plassering Personlige relasjoner HTA KS-området Topp Høy Lønnsnivå i kommunen/distriktet, privat/offentlig Kjønn og lønn Objektive kontra skjønnsmessige kriterier, jf HTA (rom for lokale kriterier) Kommunens konkurransekraft på arbeidsmarkedet Politisk styring med lønnskostnadene totalt Prioritering mellom lønn og andre incentiver (kompetansebygging, arbeidsmiljø, Interessante og utfordrende oppgaver, ) Organisert Sentralt i adm Kjennskap Tilstor grad av lokal lønnsfasts Føringen fra smia er at lønnspolitikk inneholder en rekke prinsipielle elementer som tilsier politisk forankring og styring. Dette kan ivaretas ved at folkevalgte deltar i forhandlinger sammen med rådmannen. Alternativt eventuelt som et supplement kan rådmannen og forhandlingsutvalget/- arbeidsgivers medlemmer av adm.utvalget holde en lønnspolitisk konferanse i forkant av forhandlingene. Etter forhandlingene kan rådmannen rapportere tilbake. Det siste alternativet ble anbefalt av smia, og slik at konferansen med og tilbakemeldingen til folkevalgte skjer til formannskapet, som er etter smias anbefaling vil være identisk med administrasjonsutvalgets arbeidsgiverrepresentanter. Arbeidsgivers ansvar og rettigheter etter AML og HA og HTA. AML pålegger arbeidsgiver en rekke plikter og gir rettigheter. Hvem representerer arbeidsgiver i disse sammenhengene? Gjeldende AML er fra 2005, mens delegasjonsreglement er fra 2003. I forbindelse med nytt delegasjonsreglement kan en gjennomgang av AML være nyttig, men arbeidsgiverfunksjonene vil i utgangspunktet ligge hos rådmannen. Føringen fra smia er at rådmannen ivaretar rettighetene og pliktene som arbeidsgiver har etter AML. Hvis rådmannen ser behov for å forankre endringer eller beslutninger på politisk nivå, vil administrasjonsutvalget være naturlig å ta slike spørsmål opp i. 6 Smias plass i rapporteringssystemet Prosj. gruppe 1 Prosj. gruppe 1 Oppsummering Gruppas forslag Jf rådmannens mal SMIA Styringsgruppa Prosj. gruppe 2 Prosj. gruppe 2 Oppsummering Gruppas forslag Jf rådmannens mal 10