GENERALFORSAMLING 06.10.2016 Sak om ny struktur av Quak!
NY STRUKTUR - OK Innledning Quak! har et behov for en endring for å kunne tilpasse seg det ny fusjonerte NTNU. Flere av studieprogrammene som hører til Kalvskinnet og Tunga skal inn i andre fakulteter fra 01.01.2017 noe som resulterer i at flere vil kunne kjenne på en ny tilhørlighet. Slik Quak! er bygd opp i dag er det fakultetene som er en del av Quak! og når de nå snart ikke eksiterer lenger er det behov for å se på en ny struktur av organisasjonen. Det er ønskelig at generalforsmalingen diskuterer de endringsforslagene som er nevnt å eventuelt kommer med sine egne før vedtektene blir tatt opp på neste generalforsamling. Forslag 1 Forslag medlemmer Fortsatt ha fakulteter som er medlemmer i Quak! Forslag 2 Endre strukturen slik at det er institutter som melder seg inn i Quak! i steden for fakultetene. NTNU vil bestå av 8 fakulteter og 54 institutter. Siden mange av studieprogrammene på gamle HiST sine fakulteter nå skal inn i nye fakulteter vil det trolig ikke være aktuelt for et helt fakultet å være medlem av Quak! men behovet vil likevel være til stedet på et instituttnivå. Forslag 3 Linjeforeningene er de som er medlemmer i Quak! Det er stadig flere og flere linjeforeninger som opprettes. Gløshaugen og Dragvoll har svært mange velfungerende linjeforeninger med lange tradisjoner. Det anses der i mot ikke som en god løsning fra Organisasjons komiteen å velge denne løsningen da Quak! i første omgang er for de som ikke klarer å arrangere linjeforeninger selv. I tillegg må vi huske på at Quak! ikke bare er for NTNU og da ville denne strukturen være vanskelig å få til praksis. Forslag 4 Innstillingen til OK Forslag 2 om at det er institutter som melder seg inn som medlemmer, men også åpne opp for at linjeforeninger kan melde seg inn dersom de ønsker det.
Forslag intern struktur Forslag 1 Beholde Quak! sin interne struktur slik den er i dag. Forslag 2 Innstillingen til OK Organisasjonsstyret. Her vil øverste styret være bestående av X personer inkludert leder og nestleder. De vil deretter velge til komiteer og arbeidsgrupper. Forslag 3 Quak! består av 2 faddersjefer, som deretter velger til komiteer og arbeidsgrupper. Forslag til arrangement/medlemsforskjeller Forslag 1 Quak! fortsetter slik det er i dag. Forslag 2 Innstillingen til OK Quak! deles i 2: En innmelding/arrangementer for de som trenger Quak! til å arrangere hele fadderuken for de. For den delen av medlemmene vil det fungere tilnærmet slik det gjør i dag. En annen innmelding/arrangementer for de som ønsker å ta del i deler av det Quak! tilbyr av arrangementer. Dette kan være en god løsning for de som i utgangspunktet klarer å arrangere fadderuke selv, men likevel ønsker å ta del i noen av de største arrangementene Quak! har slik som for eksempel større fester og festningslekene. Innstilling Organisasjonskomiteen har veid for å imot de forskjellige forslagene å kommet fram til at det vi anser som den beste løsningen for Quak! i framtiden vil være at: Institutter og linjeforeninger kan melde seg inn som medlemmer av Quak! Det opprettes et organisasjonsstyret bestående av X personer. Quak! deles i to ved at man kan være medlem å kun ta del i deler av arrangementene Quak! tilbyr eller få hjelp til å arrangere hele fadderuken.
NY STRUKTUR - KS Fadderuka Quak! sitt kjernestyre har mottatt et dokument med flere forslag til strukturelle endringer i Fadderuka Quak! fra kontrollkomiteen. Kjernestyret avholdte møte 28.09.2016 for å diskutere forslaget, og eventuelt komme med egne forslag og forbedringer. Med bakgrunn i møtet, har kjernestyret besluttet å komme med følgende forslag: Forslag medlemmer: Tillate medlemskap for enhver organisasjon som representerer et gitt antall studenter under høyere utdanning i Trondheim. Dette kan være alt fra linjeforeninger, studentunioner, institutt, fakultet eller lignende, ved en hvilken som helst skole. Innmelding må skje innen en gitt tidsfrist, og innmelding må være bindende. Begrunnelse: Fadderuka Quak! ønsker å være en fadderuke for alle. For at dette skal la seg gjøre, må det være mulig for hvem som helst å melde seg inn. Om man kun skal begrense innmeldingen til fakultet, institutt eller lignende, vil man potensielt møte problemstillinger hvor et helt fakultet eller institutt ikke ønsker å være medlem, men hvor deler av studentene ønsker å være med i Quak!. Ved da å ha åpen innmelding, vil f.eks. en eller flere linjeforeninger eller lignende, underlagt dette instituttet eller fakultetet, likevel ha anledning til å kunne melde seg inn for å gi sine nye studenter en så god start på studietilværelsen som mulig. Forslag intern struktur: Quak!Leder og nestleder former sitt organisasjonsstyre (i dag kalt kjernestyret). Dette innebærer muligheten for å opprette nye verv, og fjerne eksisterende verv. Verv som ikke kan fjernes er: leder, nestleder, IT-ansvarlig og økonomiansvarlig. Kjernestyret i Quak!2016 anbefaler Quak!2017 å benytte følgende verv: Leder Nestleder Økonomiansvarlig Næringslivsansvarlig Programansvarlig
IT-ansvarlig Sosialansvarlig Redaktør Kommunikasjonsansvarlig Fadderkoordinator Begrunnelse: Basert på erfaringer gjort gjennom Fadderuka Quak! 2016, har ledelsen erfart at nevnte funksjoner over er nødvendige for å kunne skape en god fadderuke. Leder for 2016 valgte tidlig å skille redaktørvervet ut i to forskjellige verv; redaktør og kommunikasjonsansvarlig. Dette var et godt valg, som gjorde at redaktøren kunne fokusere mer spesifikt på redaksjonelle oppgaver, og en ny person kunne fokusere mer konkret på hva angår kommunikasjon. Valget om å dele dette vervet i to ulike verv, ble gjort på bakgrunn av anbefalinger fra leder for 2015, samt egne erfaringer. Kjernestyret anser det derfor som en nødvendighet at leder og nestleder skal kunne opprette og fjerne verv, basert på anbefalinger og egne tanker vedrørende behov for ulike funksjoner. Da det er leder og nestleder som skal lede Fadderuka Quak!, vil det være fordelaktig at de selv får avgjøre hvilke funksjoner det er behov for. Forslag til arrangementer/medlemsforskjeller: Todeling av Quak!. - Fullstendig medlemskap: En organisasjon eller lignende som representerer studenter overlater alt hva angår fadderuke til Quak! slik det har blitt gjort tidligere. - Delvis medlemskap: En organisasjon eller lignende får ta del i et eller flere arrangementer i regi av Quak! her vil det være nødvendig med et sett regler som definerer noen sentrale punkter: o Påmeldingsfrist må være i så god tid at Quak! kan planlegge deltakelsen utover sine fullstendige medlemmer. o Økonomi det må avklares økonomiske rammer rundt deltakelse på enkeltarrangementer. o Håndtering ved ulike medlemskap som tillater deltakelse på ulike arrangementer, må det lages en ordning som gjør det mulig for vakter etc. som slipper inn folk å kunne se forskjell på hvem som skal få delta og ikke. Begrunnelse: Det har i flere år vært slik at Quak! har innledet samarbeid med andre organisasjoner om enkeltdager. Dette var også tilfelle i 2016, noe som fungerte bra. Det burde likevel i enda større grad åpnes for deltakelse på enkeltarrangementer i framtiden. Quak!2016 er bekjent med at blant annet Fadderutvalget Dragvoll legges ned, noe som skaper behov for fadderuke for omkring 3-4000 nye studenter utover de som deltar i Quak! p.t. Quak! vil for enkelte av disse være en aktuell løsning i større og mindre grad, avhengig av selvstendigheten til de ulike linjeforeningene etc. som representerer de respektive studentene ved institusjonen. Quak!2016 er også bekjent med at BI har et ønske om å se på muligheten for samarbeid om en eller flere dager i fadderuka 2017.
Med bakgrunn i behovet som har meldt seg, ser kjernestyret det som en gylden mulighet for Quak! til å kunne utvide sin virksomhet. For å kunne utvide vil det være nødvendig å tillate ulike former for deltakelse, og da vil denne todelingen være en god løsning å starte med.