NAV Eiendom og kontordrift BILAG A KRAVSPESIFIKASJON Rammeavtale for rådgivende ingeniørtjenester i det sentrale østlandsområdet Side 1 av 7
Kravspesifikasjon Bilag A Side 2 av 7 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 INNLEDNING... 3 1 KUNDENS KRAVSPESIFIKASJON... 3 1.1 FORMÅL... 3 1.2 OM KRAVSPESIFIKASJONEN... 3 1.3 OMFANG... 3 1.3.1 Avtaleperiode... 3 1.3.2 Volum... 3 1.3.3 Geografisk område... 4 2 YTELSER... 4 2.1 FAGOMRÅDER OG AKTIVITETER... 4 2.2 OMFANG OG RAPPORTERING... 4 2.3 PROSJEKTUTVIKLING OG ALTERNATIVSVURDERINGER... 4 2.4 MILJØ/GRØNN STAT... 5 2.5 UNIVERSELL UTFORMING... 5 3 BYGGING/PRODUKSJON... 5 3.1 ARBEIDSGRUNNLAG... 5 3.1.1 Tilleggs- og endringsarbeider... 5 3.1.2 Koordinering og oppfølging... 5 3.2 FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD (FDV)... 6 3.3 FERDIGSTILLELSE, PRØVEDRIFT OG OVERTAKELSE... 6 3.3.1 Ferdigbefaring... 6 3.3.2 Prøvedrift/Overtakelse... 6 3.3.3 Ferdigmelding... 6 3.3.4 Sluttoppgjør... 6 4 GARANTI OG REKLAMASJON... 7 4.1 OPPFØLGING GENERELT... 7 4.2 REKLAMASJONSBEFARINGER... 7 5 MERKANTILE KRAV... 7 5.1 KONTAKTPERSONER... 7 5.2 MØTER... 7 5.3 BETALINGSBETINGELSER... 7 5.4 FAKTURERINGSRUTINER... 7 5.5 REKLAMASJONER... 7 Side 2 av 7
Kravspesifikasjon Bilag A Side 3 av 7 Innledning Dette bilaget skal i utfylt stand utgjøre et omforent Bilag B til kontrakten. Leverandøren skal legge inn sine svar på krav og beskrivelser i Bilag B med blå skrift. Oppdragsgivers tekst skal ikke endres. 1 Kundens kravspesifikasjon 1.1 Formål Det skal inngås en rammeavtale for byggtekniske konsulenttjenester i Oslo. Alle enheter i NAV i det sentrale østlandsområdet skal kunne gjøre avrop på rammeavtalen. Avtalen er bindende for Arbeids- og velferdsdirektoratet og NAV Eiendom og kontordrift. Avtalen gir NAVs spesialenheter samt NAVs fylkesledd med underordnede enheter opsjon på å gjøre avrop på avtalen i det omfang de ikke er bundet av tilsvarende lokale avtaler. Når en enhet utløser opsjonen ved å gjøre avrop på Avtalen, er enheten bundet av avtalen for resten av avtaleperioden med mindre annet avtales særskilt. 1.2 Om kravspesifikasjonen 1.3 Omfang Denne kravspesifikasjonen angir de ytelser som tilbyderne av byggtekniske konsulenttjenestertjenester kan bli etterspurt i sin rådgivningstjeneste ovenfor NAV Eiendom og kontordrift (EKD) (Oppdragsgiver) ved Seksjon for HR og Administrasjonsstab med Fellestjenester. Aktiviteter som det ønskes bistand til etter denne avtalen er ombygginger, relokaliseringer, oppgraderinger og interne omflyttinger som skal gjennomføres i egne lokaler eller bistand ovenfor andre organisasjonsenheter i etaten i forbindelse med innleie av nye lokaler. Kravspesifikasjonen beskriver krav stilt til faggruppene arkitekter (ARK) og rådgivende ingeniører (RI) og prosjektledere (PL). I denne kravspesifikasjonen er en rekke krav listet opp som skal-krav. Oppdragsgiver har anledning til å benytte egne ressurser til å utføre enkelte av disse oppgavene selv i forbindelse med et konkret oppdrag. Dette vil i så fall bli regulert i avropsavtalen for oppdraget. NAV skal som statlig etat ikke eie bygg og dermed ikke gjennomføre nybyggingsprosjekter. Dette innebærer at alle arbeider som skal utføres som avrop på denne avtalen skal skje i overensstemmelse med en huseier som Oppdragsgiver har inngått en leiekontrakt med. Etaten vil hovedsakelig ha behov for bistand når huseiers arbeider skal kontrolleres, eller når vi etter avtale med huseier selv skal gjennomføre ombygginger og lignende. I tillegg vil Oppdragsgiver ha behov for bistand når eller i forkant av at en utbygger i kontrakt har forpliktet seg til å utforme et prosjekt i samsvar med våre krav basert på en langsiktig leieavtale. Det kan også være behov for bistand i prosesser der Oppdragsgiver skal utarbeides retningslinjer og lignende til bruk i Arbeids- og velferdsetaten. 1.3.1 Avtaleperiode Det er hensiktsmessig å inngå en rammeavtale for to år, med mulighet for å forlenge avtalen med ett år, to ganger. 1.3.2 Volum Det er vanskelig å anslå omfanget ved denne anskaffelsen, siden avrop i hovedsak vil kunne komme som følge av inntrådte endringsbehov. Side 3 av 7
Kravspesifikasjon Bilag A Side 4 av 7 1.3.3 Geografisk område Det vil være aktuelt å gjøre bruk av konsulenttjenester både i forbindelse med drift av lokaler i Oslo som forvaltes av EKD, samt i forbindelse med den bistands- og rådgivningsfunksjon som EKD bedriver ovenfor etaten som sådan. Denne bistanden vil kunne skje over hele Norge. 2 Ytelser 2.1 Fagområder og aktiviteter I den etterfølgende opplistingen fremgår aktuelle områder bistand kan ytes innenfor og hvilke roller det kan være aktuelt at bistandsyteren skal utøve.(hvem som har hovedansvar og hvem som skal delta i forskjellige typer aktiviteter). Prosjektlederkompetanse vil som hovedregel bli utført av egne ressurser, men kan pga ressurssituasjonen i EKD være aktuelt å utføre med eksterne krefter. Oversikten er ikke nødvendigvis uttømmende. Endringsarbeider m.v. innenfor: A) Byggteknisk rådgivning B) Elektroteknisk rådgivning C) VVS-teknisk rådgivning D) Brannteknisk rådgivning E) Prosjektering arkitektur F) Prosjektledelse G) Energirådgivning I) Akustisk rådgiving Rådgivning/bistand der EKD deltar i aktiviteter hos andre enheter i etaten, i hele landet. Delta i befaringer og møter Vurdere etatens standarddokumenter som byggteknisk kravspesifikasjon, universell utforming osv, samt utleiers tilsvarende dokumenter 2.2 Omfang og rapportering Bistandens omfang vil fremgå av det enkelte avrop. Med mindre oppdraget er av tidsbegrenset natur, skal ARK/RI/PL hver måned rapportere framdrift i henhold til framdrifts- og leveranseplan. Framdrift skal også rapporteres separat for hver justering og tillegg til avropet. Rapporteringsplikten gjelder i tillegg til kontraktsbestemmelsenes varslingsplikt ved forsinkelse. I de perioder det ikke er aktivitet, er det ikke behov for rapportering. 2.3 Prosjektutvikling og alternativsvurderinger ARK/RI/PL skal foreta alternativsvurderinger for den foreliggende situasjon/problemstilling knyttet til endringsarbeider. Vurderingene kan omfatte f.eks. funksjonalitet, systemløsning, fleksibilitet, forsyning, drift, sikkerhet, energiforbruk, miljø, kostnader og virksomhet. ARK/RI/PL skal også kunne gjennomføre kost-/nyttebaserte avveininger mellom ulike miljørettede tiltak med sikte på å komme fram til løsninger som totalt sett gir størst miljøgevinst. Alternativer, inkludert anbefalt valg med begrunnelse legges fram for Oppdragsgiver til gjennomgåelse og beslutning. Det kan være aktuelt at ARK/RI prosjekterer de valgte løsningene. Side 4 av 7
Kravspesifikasjon Bilag A Side 5 av 7 2.4 Miljø/Grønn stat Med Grønn stat menes at staten forplikter seg til å ta miljøhensyn i saker som gjelder innkjøp, transport, energi og avfall. Det er ønskelig at tjenestene som tilbys og foreslåtte løsninger i prosjekter som tjenestene leveres inn i er minst mulig miljøbelastende. Dersom leverandøren har innført miljøkartleggingssystem som ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende, skal dokumentasjon på dette vedlegges. Dersom tiltak er innført uten sertifisering, dokumenteres disse tiltakene, og dokumentasjonen vedlegges tilbudet. Tilbyderen bes å beskrive foretakets miljøpolicy for de tjenestene foretaket tilbyr, samt gjøre rede for hvilke tiltak som er satt i verk for å redusere miljøbelastningen som tjenesten innebærer. Tilbyderen bes beskrive eksempler på forslag til tiltak som kan gjøre et spesifikt prosjekt mindre miljøbelastende. Tilbyderen bes også gjøre rede for hvilke målbare effekter de nevnte tiltakene har hatt/kan ha. For nylig igangsatte tiltak skal det framlegges en kvalifisert vurdering av hvilke målbare effekter tiltakene beregnes å ha. NAV skal ikke benytte tropisk tømmer i sine bygg av hensyn til risikoen for å bidra til ødeleggelse av regnskog. Materialvalg skal beskrives slik at entreprenør ikke kan bruke tropisk tømmer. 2.5 Universell utforming Det skal spesielt være fokus på universell utforming og dette skal følges opp ved alle fasegjennomganger. Der etatens krav går lengre enn de til en hver tid gjeldende rettslige krav, skal etatens krav følges. 3 Bygging/produksjon 3.1 Arbeidsgrunnlag ARK/RI/PL skal utarbeide en leveranseplan iht. kontraktsbestemmelsene for hvert enkelt avrop. ARK/RI/PL skal komplettere eget arbeidsgrunnlag og levere arbeidstegninger iht. planen for hvert enkelt avrop. 3.1.1 Tilleggs- og endringsarbeider ARK/RI/PL skal fortløpende korrigere arbeidstegninger ettersom endringer foreslås. Disse skal forelegges oppdragsgiver sammen med en vurdering av foreslåtte endringer for beslutning. Endringshåndteringsregimer må identifiseres og følges. 3.1.2 Koordinering og oppfølging ARK/RI/PL skal delta i fellesmøter i forbindelse med hvert enkelt prosjekt, når det innkalles. De skal delta i andre byggemøter og særmøter (for eksempel kvalitetssikringsmøter, brukeravklaringer, fasemøter), når de innkalles. ARK/RI/PL skal gjennomgå entreprenørens system for egenkontroll for egne entrepriser, når det avropes for det. ARK/RI/PL skal følge opp at egne entrepriser på byggeplassen blir utført iht. tegninger og beskrivelse. Som minimumskrav skal ARK/RI/PL foreta kontroll på byggeplass hver 14. dag. Ved disse kontrollene skal det også tas stikkprøver av entreprenørens egenkontroll. Egen befaringsprotokoll for hver ARK/RI utarbeides. ARK/RI skal avklare faglige forhold slik at byggeleder kan foreta den daglige og nødvendige oppfølging på byggeplass. Side 5 av 7
Kravspesifikasjon Bilag A Side 6 av 7 ARK/RI skal vurdere og kontere fakturaer fra entreprenørene i samråd med stedlig byggeleder og NAV. Fakturaer videresendes via byggeleder til Oppdragsgiver. Rekvisisjoner fra byggeleder skal gjennomgås av ARK/RI og avstemmes mot kontrakt og bestillingslister. Regulerbare poster skal kontrolleres fortløpende av ARK/RI. ARK/RI skal gi faglige vurderinger til Oppdragsgiver ved kontraktsspørsmål. 3.2 Forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) ARK/RI/PL skal sørge for at all dokumentasjon iht. kontrakter og framdriftsplan leveres, og skal redigere og systematisere denne før overlevering til Oppdragsgiver. Dette gjelder både egen og entreprenørenes dokumentasjon. All dokumentasjon skal være som bygget (på grunnlag av anleggsdokumentasjon fra entreprenørene). ARK/RI/PL skal sørge for at FDV-dokumentasjon inkl. tegninger leveres komplett for hvert fag elektronisk, og ett sett papirkopier. ARK/RI/PL skal gi opplæring til driftspersonale og brukere på et overordnet nivå (system- og prosessforståelse) ARK/RI/PL skal bistå når entreprenører lærer opp brukere og driftspersonale. 3.3 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse 3.3.1 Ferdigbefaring ARK/RI/PL skal sørge for at entreprenørene avholder planlagte tester innen hver entreprise og tverrfaglig (mellom entreprisene). ARK/RI/PL skal utarbeide testrapporter. Etter at entreprenøren har ferdigmeldt anleggene skal ARK/RI/PL bekrefte om anlegget er klart for ferdigbefaring eller ikke, og om tester er avholdt og akseptert gå ferdigbefaringer sammen med Oppdragsgiver og skrive mangellister gi råd til Oppdragsgiver om anleggene kan overtas eller om evt. prøvedrift kan starte Retting av feil og mangler skal følges opp av ARK/RI/PL. 3.3.2 Prøvedrift/Overtakelse ARK/RI/PL skal evaluere prøvedriftslogger fortløpende og gi tilbakemelding til Oppdragsgiver om eventuelle feil og mangler samt om eventuelle problemer som ikke omfattes av entreprenørens kontrakt. Før overtakelse skal ARK/RI/PL utarbeide rapport fra prøvedriftsperioden for hver entreprise hvor det gis råd om overtakelse eller ikke. ARK/RI/PL skal delta på overtakelsesforretning/befaring og skrive mangelliste. Retting av feil og mangler skal følges opp av ARK/RI/PL. 3.3.3 Ferdigmelding ARK/RI/PL lager forslag til ferdigmeldingens tekst. Hver anleggsdel/konstruksjonsdel beskrives kort og på overordnet nivå mht. funksjon, kvalitet og kvantitet. 3.3.4 Sluttoppgjør ARK/RI/PL skal gjennomgå sluttoppgjør for sine entrepriser og rapportere til Oppdragsgiver. Avregningsposter skal kontrolleres av ARK/RI/PL. Side 6 av 7
Kravspesifikasjon Bilag A Side 7 av 7 4 Garanti og reklamasjon 4.1 Oppfølging generelt ARK/RI/PL følger opp mangler ved egen prosjektering og reklamasjoner for egne entrepriser. Oppdragsgiver har i tillegg rett til å gjøre avrop på tilsvarende tjenester utenfor denne avtalen dersom det er behov for å overprøve denne oppfølgingen. 4.2 Reklamasjonsbefaringer ARK/RI/PL skal delta i og påvise feil og mangler under befaringene før utgangen av hvert reklamasjonsår. ARK/RI/PL skal kontakte driftspersonalet og forhøre seg om deres kjennskap til feil og mangler før de går reklamasjonsbefaringer. ARK/RI/PL skriver befaringsrapporter og følger opp retting av feil og mangler. 5 Merkantile krav 5.1 Kontaktpersoner 5.2 Møter Tilbyder skal utpeke to dedikerte personer som skal være kontaktpersoner ovenfor Kunden; en i forhold til Avtalen, og en i forhold til de faglige operative produktene og tjenestene som leveres. Endring av ressurspersoner skal på forhånd godkjennes av kunden. Tilbudte ressurspersoner skal inneha tilsvarende kompetanser og erfaringer som opprinnelig tilbudt. Partene skal ha oppfølgnings-/informasjonsmøter ved behov, minimum to ganger pr år. 5.3 Betalingsbetingelser Betaling skal skje innen 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er mottatt, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen fra Kundens side. Det skal ikke belastes faktura- eller ordregebyr. 5.4 Faktureringsrutiner All fakturering skal skje månedlig og etterskuddsvis til følgende adresse: NAV Økonomitjenester, Sognefjordvegen 56, 6863 Leikanger. Minimum betalingsfrist er 30 dager. Det skal fremkomme av fakturaen hvilken tjeneste som er levert og hvor dette har blitt levert.. Det kan benyttes samlefaktura hvis dette er hensiktsmessig. Ansattenummer (en ident sammensatt av tre bokstaver og fire tall) for den som har bestilt det aktuelle oppdraget skal følge hver faktura. Alle grunnlagsdata inkl. beløp, spesifisering av merverdiavgift, virksomhetens organisasjonsnummer, bankkontonummer, fakturadato, forfallsdato, KID og fakturanummer skal fremkomme på fakturaen, og dette må være tydelig og lesbart. Personnavn bør unngås i adressefeltet. Retningslinjer for fakturautforming ligger vedlagt dette dokumentet. Om Kunden skulle velge det, skal all fakturering kunne foregå elektronisk. 5.5 Reklamasjoner Leverandørens rutiner for mottatte reklamasjoner skal beskrives i tilbudet. Side 7 av 7